Atrybuty projektu

Atrybuty projektu to własne pola, w których przechowuje się dodatkowe dane o projekcie: numer, klienta, kategorię, datę zatwierdzenia czy wartość liczoną z budżetu. Definiuje się je w module Projekty, w zakładce Atrybuty, a wartości wpisuje w panelu Informacje każdego projektu (zobacz Informacje projektowe).

Atrybuty można pokazać na liście projektów, w raportach, w podsumowaniach graficznych oraz na karcie projektu i w przeglądach. Obsługiwane rodzaje to: Krótki tekst, Długi tekst, Lista jednokrotnego wyboru, Lista wielokrotnego wyboru, Numer, Data, Funkcja i Link.

Zarządzanie atrybutami projektu

Zakładka Atrybuty jest obok zakładek Projekty i Szablony w module Projekty. Zawiera tabelę atrybutów z kolumnami Nazwa i Rodzaj oraz, gdy organizacja ma więcej niż jeden obszar pracy, Obszary pracy.

Dodawanie atrybutu

1. Po kliknięciu przycisku Nowy atrybut otworzy się okno Dodaj atrybut.
2. Należy wpisać Nazwę (pole wymagane).
3. Opcjonalnie można wpisać Opis. Opis pojawi się jako podpowiedź przy ikonie informacji obok nazwy atrybutu.
4. Opcjonalnie można włączyć przełącznik Atrybut widoczny na liście projektów. Atrybut będzie wtedy dostępny jako kolumna na liście projektów u wszystkich użytkowników (zobacz Lista projektów).
5. Należy wybrać Obszary pracy, do których atrybut należy (pole jest widoczne przy więcej niż jednym obszarze w organizacji, zobacz Obszary pracy).
6. Następnie należy wybrać Rodzaj atrybutu i ustawić opcje zależne od rodzaju:
   • listy – należy dodać opcje, każda ma nazwę i kolor,
   • Numer – należy ustawić liczbę Miejsc dziesiętnych (od 0 do 6),
   • Funkcja – należy zbudować formułę w konstruktorze (opis niżej).
7. Po zapisaniu okna atrybut zostanie dodany do tabeli atrybutów.

Uwaga: rodzaju atrybutu nie można zmienić po utworzeniu. Nowy atrybut pojawia się od razu w każdym projekcie organizacji z pustą wartością. Atrybut typu Data można w projekcie powiązać z elementem harmonogramu, a atrybut typu Link pokazuje się jako klikalna nazwa atrybutu.

Usuwanie atrybutu

Po wybraniu usunięcia atrybutu otworzy się okno z pytaniem Czy na pewno chcesz usunąć atrybut „nazwa”?. Po potwierdzeniu atrybut wraz z wpisanymi wartościami zniknie ze wszystkich projektów w powiązanych obszarach pracy. Zniknie też z szablonów karty projektu, z przeglądów i zapisanych raportów, a funkcje, które go używały, stracą wynik. Operacji nie można cofnąć.

Numer projektu

Numer projektu jest atrybutem typu Krótki tekst i zachowuje się jak każdy inny atrybut: można go ukryć, pokazać na liście projektów, dodać do raportów, portfeli i przeglądów oraz do szablonu karty projektu. Organizacja, która nie używa numerów, może go wyłączyć w ustawieniach atrybutów.

Atrybut typu Funkcja

Funkcja i konstruktor formuł

Wartość atrybutu typu Funkcja jest tylko do odczytu i przelicza się automatycznie. Formułę składa się przeciąganiem elementów z listy do pola Formuła. Elementy można przestawiać, a usuwa się je krzyżykiem. Dostępne grupy elementów:

• Operatory – dodawanie, odejmowanie, mnożenie, dzielenie i nawiasy,
• Wartości – własny numer, własna data i Dzisiejsza data,
• Informacje projektowe – Data utworzenia,
• Harmonogram – Start projektu, Koniec projektu, Czas trwania projektu, Czasochłonność, Czas pracy, Postęp oraz daty, czas trwania i odchylenia względem pierwszego i ostatniego planu,
• Budżet – koszty, przychody i budżet projektu (planowane i wykonane) oraz ich wartości z pierwszego i ostatniego planu,
• Atrybuty projektu – inne atrybuty typu numer i data.

Format wyniku (Liczba albo Data) wybiera się przy tworzeniu i nie można go potem zmienić. Przy liczbie ustawia się Miejsca dziesiętne. Pole Podgląd obliczeń pokazuje wynik po zbudowaniu formuły. Możliwe komunikaty:

• Formuła nie może być pusta,
• Wykryto dzielenie przez zero,
• Formuła zawiera niepoprawne atrybuty projektowe,
• Formuła zawiera błąd, prosimy o poprawienie formuły lub spróbowanie ponownie,
• Przekroczono maksymalną ilość elementów.

Gdy w projekcie brakuje danych potrzebnych do obliczenia, atrybut pokazuje Brak danych, a przy błędzie wyniku – Błąd.

Data powiązana z harmonogramem

Atrybut typu Data może brać datę z harmonogramu projektu. Wtedy aktualizuje się sam, gdy zmieni się termin zadania lub kamienia milowego, na przykład data odbioru albo zakończenia fazy planowania.

1. W panelu Informacje projektu (zobacz Informacje projektowe) należy kliknąć pole atrybutu typu Data. Otworzy się okno Wybierz datę.
2. Należy zaznaczyć Powiąż z elementem harmonogramu i wybrać element harmonogramu z listy.
3. Następnie należy wskazać, czy atrybut ma brać Data startu, czy Data końca elementu, i zatwierdzić. Pole pokaże datę elementu i ikonę łańcucha.

Po przesunięciu elementu w harmonogramie data atrybutu zmieni się automatycznie. Na karcie projektu, w przeglądach i na listach projektów przy takiej dacie widać ikonę łańcucha z podpowiedzią Data wynika z elementu harmonogramu. Żeby wpisać datę ręcznie, należy w tym samym oknie wybrać Wybierz z kalendarza.

Atrybuty projektów w raportach

Atrybuty projektów można dodać jako kolumny i filtry w raportach tabelarycznych. Wyjątek to atrybuty typu Link, które w raportach nie są dostępne.

1. Należy przejść do zakładki Raporty i otworzyć raport.
2. Po kliknięciu przycisku Kolumny otworzy się lista kolumn raportu.
3. Następnie należy kliknąć Dodaj kolumnę i wybrać atrybut projektu z listy.
4. Po zapisaniu zmian w raporcie pojawi się kolumna z wybranym atrybutem.

Atrybuty typu Funkcja zachowują się w raporcie jak liczby albo daty, zależnie od formatu wyniku, więc można po nich sortować i filtrować.

Więcej o raportach w dziale Raporty.

Atrybuty w podsumowaniu graficznym

Widżety Atrybut projektu (słupkowy i kołowy) w podsumowaniu graficznym grupują projekty według wybranego atrybutu. Podsumowanie graficzne jest dostępne w portfelu (zobacz Portfele projektów) i w przeglądzie projektów (zobacz Przeglądy).

• Do grupowania nadają się tylko atrybuty typu Lista jednokrotnego wyboru i Lista wielokrotnego wyboru. Każda wartość atrybutu to osobny słupek albo wycinek.
• Kolor i kolejność wartości pochodzą z definicji atrybutu.
• Projekty bez wartości trafiają do kategorii Brak. Wartość, której nie ma żaden projekt, nie pojawia się na wykresie.
• Przy liście wielokrotnego wyboru projekt z kilkoma wartościami liczy się w każdym pasującym słupku, więc suma może przekroczyć liczbę projektów.
• Domyślnie słupek lub wycinek pokazuje liczbę projektów. W edycji widżetu można wybrać atrybut liczbowy albo funkcję zwracającą liczbę – wtedy widżet sumuje ich wartości.
• Tytuł widżetu to domyślnie nazwa atrybutu grupującego i można go zmienić.

Atrybuty typu data, krótki i długi tekst oraz link nie mają widżetu w podsumowaniu graficznym.

Atrybuty projektów na Karcie i Przeglądzie

Karta projektu. Atrybuty projektu można dodać jako pola szablonu karty projektu (zobacz Tworzenie szablonu karty projektu). Na karcie pole pokazuje wartość atrybutu z projektu i zależy od rodzaju atrybutu: data ma kalendarz, numer – pole liczbowe z ustawioną precyzją, a lista – rozwijaną listę z kolorowymi opcjami. Atrybuty typu Funkcja pokazują wartość obliczoną z formuły.

Atrybut typu Data powiązany z elementem harmonogramu ma przy polu ikonę łańcucha z podpowiedzią Data wynika z elementu harmonogramu. Datę taką zmienia się w harmonogramie albo przez zmianę powiązania (zobacz Informacje projektowe).

Przegląd. Atrybuty projektów są dostępne jako kolumny na listach projektów w przeglądzie. Wartości wyświetlają się tak samo jak w innych tabelach projektów: data z ikoną powiązania z harmonogramem, liczba z precyzją atrybutu, lista z kolorami, a funkcja z wynikiem lub komunikatem Brak danych albo Błąd. Atrybut typu Link pokazuje się jako klikalna nazwa atrybutu. Sposób pracy z przeglądami opisano w dziale Przeglądy.

Obszary pracy i atrybuty projektu

Każdy atrybut projektu jest przypisany do jednego lub kilku obszarów pracy (pole Obszary pracy w oknie atrybutu, widoczne przy więcej niż jednym obszarze w organizacji). Obszar decyduje o tym, kto może atrybut konfigurować, a nie o tym, w których projektach ma wartość: atrybut jest dostępny we wszystkich projektach organizacji.

• Zakładkę Atrybuty widzą użytkownicy z uprawnieniem do atrybutów projektów.
• Nowy atrybut może dodać administrator oraz użytkownik z uprawnieniem do atrybutów w co najmniej jednym obszarze pracy. Uprawnienie to ustawia się w kolumnie Atrybuty w sekcji Konfiguracja uprawnień obszaru pracy (zobacz Obszary pracy i Użytkownicy).
• Atrybut może edytować administrator oraz użytkownik z takim uprawnieniem w co najmniej jednym z obszarów tego atrybutu. Dodanie lub usunięcie obszaru z atrybutu wymaga uprawnienia w danym obszarze.
• Okno usuwania wskazuje obszary, z których atrybut zostanie usunięty, także te, w których nie ma się uprawnień do atrybutów.