Atrybuty projektu

Atrybuty projektu to niestandardowe pola służące do przechowywania dodatkowych danych o projekcie (np. numer projektu, klient, kategoria, data zatwierdzenia czy wartość wyliczana z budżetu).

Definiuje się je w module Projekty w zakładce Atrybuty, natomiast wartości wprowadza się w projekcie, w panelu Informacje (zobacz Informacje projektowe).

Atrybuty można wyświetlać na liście projektów, w raportach, w podsumowaniach graficznych, na karcie projektu oraz w przeglądach.

Obsługiwane rodzaje atrybutów:

• Krótki tekst — jedna linia tekstu, np. numer projektu albo nazwa klienta.
• Długi tekst — dłuższy opis z możliwością formatowania tekstu, np. zakres projektu.
• Lista jednokrotnego wyboru — jedna wartość z przygotowanej listy opcji, np. kategoria projektu. Każda opcja ma nazwę i kolor.
• Lista wielokrotnego wyboru — kilka wartości z przygotowanej listy opcji, np. lokalizacje albo technologie.
• Numer — wartość liczbowa z ustaloną liczbą miejsc dziesiętnych (od 0 do 6), np. wartość kontraktu.
• Data — data wybierana z kalendarza albo pobierana z elementu harmonogramu (zobacz Data powiązana z harmonogramem).
• Funkcja — wartość wyliczana automatycznie z formuły, np. z dat harmonogramu albo kwot budżetu. Nie wpisuje się jej ręcznie (zobacz Atrybut typu Funkcja).
• Link — adres strony internetowej. W projekcie wyświetla się jako klikalna nazwa atrybutu.

Zarządzanie atrybutami projektu

Zakładka Atrybuty znajduje się obok zakładek Projekty i Szablony w module Projekty. Zawiera tabelę ze spisem atrybutów oraz kolumnami Nazwa i Rodzaj (a w organizacjach z więcej niż jednym obszarem pracy również kolumnę Obszary pracy).

Dodawanie atrybutu

1. Kliknij przycisk Nowy atrybut. Otworzy się okno Dodaj atrybut.
2. Wpisz Nazwę (pole wymagane).
3. Opcjonalnie wpisz Opis — pojawi się on jako podpowiedź przy ikonie informacji obok nazwy atrybutu.
4. Opcjonalnie włącz przełącznik Atrybut widoczny na liście projektów, aby atrybut był dostępny jako kolumna listy projektów dla wszystkich użytkowników (zobacz Lista projektów).
5. Wybierz Obszary pracy, do których przypisany jest atrybut (pole widoczne, gdy w organizacji jest więcej niż jeden obszar pracy; zobacz Obszary pracy i atrybuty projektu).
6. Wybierz Rodzaj atrybutu i skonfiguruj opcje szczegółowe:
   • Listy — dodaj opcje wyboru (każda ma nazwę i przypisany kolor),
   • Numer — określ liczbę Miejsc dziesiętnych (od 0 do 6),
   • Funkcja — zbuduj formułę w konstruktorze (zobacz Atrybut typu Funkcja).
7. Zapisz okno. Atrybut zostanie dodany do tabeli.

Ważne: Rodzaju atrybutu nie można zmienić po jego utworzeniu. Nowo dodany atrybut pojawia się automatycznie, we wszystkich projektach należących do obszarów pracy przypisanych do atrybutu.

• Atrybut typu Data można powiązać z elementem harmonogramu (zobacz Data powiązana z harmonogramem).
• Atrybut typu Link wyświetla się w projekcie jako klikalna nazwa atrybutu.

Usuwanie atrybutu

Po wybraniu usunięcia pojawi się okno z pytaniem: Czy na pewno chcesz usunąć atrybut „nazwa”?

Po potwierdzeniu atrybut wraz ze wszystkimi wprowadzonymi wartościami zostanie usunięty z projektów we wszystkich powiązanych obszarach pracy. Zniknie również z szablonów karty projektu, przeglądów i zapisanych raportów, a formuły korzystające z tego atrybutu utracą swój wynik.

Uwaga: Usunięcia atrybutu nie można cofnąć.

Atrybut typu Funkcja

Atrybut typu Funkcja bazuje na obliczeniach wykonywanych według formuły zbudowanej w kreatorze.

Ważne: Wartość atrybutu typu Funkcja jest tylko do odczytu i przelicza się automatycznie.

Funkcja i kreator formuły

Formułę tworzy się, przeciągając elementy z listy do pola Formuła. Elementy można dowolnie przestawiać i usuwać.

Dostępne grupy elementów:

• Operatory — dodawanie (+), odejmowanie (-), mnożenie (*), dzielenie (/) oraz nawiasy,
• Wartości — własny numer, własna data, Dzisiejsza data,
• Informacje projektowe — Data utworzenia,
• Harmonogram — Start projektu, Koniec projektu, Czas trwania projektu, Czasochłonność, Czas pracy, Postęp oraz daty, czas trwania i odchylenia względem pierwszego i ostatniego planu,
• Budżet — koszty, przychody i budżet projektu (planowane oraz wykonane), a także ich wartości z pierwszego i ostatniego planu,
• Atrybuty projektu — własne atrybuty typu Numer oraz Data.

Format wyniku (Liczba albo Data) wybiera się podczas tworzenia atrybutu i nie można go potem zmienić. Przy formacie liczbowym określa się Miejsca dziesiętne.

Pole Podgląd obliczeń pokazuje wynik formuły i sprawdza jej poprawność.

Data powiązana z harmonogramem

Atrybut typu Data może pobierać wartość bezpośrednio z harmonogramu projektu (np. datę odbioru albo termin zakończenia fazy). Wartość aktualizuje się wtedy automatycznie przy każdej zmianie terminu zadania lub kamienia milowego.

Powiązanie daty z harmonogramem:

1. W panelu Informacje projektu (zobacz Informacje projektowe) kliknij pole atrybutu typu Data. Otworzy się okno Wybierz datę.
2. Zaznacz opcję Powiąż z elementem harmonogramu i wybierz element z listy.
3. Wskaż, czy atrybut ma pobierać Data startu, czy Data końca elementu, a następnie zatwierdź.

Pole wyświetli wyznaczoną datę oraz ikonę łańcucha. Na karcie projektu, w przeglądach i na listach projektów przy takiej dacie pojawi się podpowiedź Data wynika z elementu harmonogramu.

Aby wrócić do ręcznego wprowadzania daty, wybierz w tym samym oknie opcję Wybierz z kalendarza.

Atrybuty projektów w raportach

Atrybuty projektów mogą być wykorzystywane jako kolumny oraz filtry w raportach tabelarycznych.

Ważne: Wyjątek stanowią atrybuty typu Link, które nie są dostępne w raportach.

Dodawanie atrybutu do raportu:

1. Przejdź do zakładki Raporty i otwórz wybrany raport.
2. Kliknij przycisk Kolumny.
3. Kliknij Dodaj kolumnę i wybierz atrybut z listy.
4. Zapisz zmiany w raporcie.

Atrybuty typu Funkcja zachowują się w raportach jak liczby albo daty (w zależności od formatu wyniku), co umożliwia sortowanie i filtrowanie po nich (zobacz Raporty).

Atrybuty w podsumowaniu graficznym

Widżety Atrybut projektu (wykres słupkowy i kołowy) w podsumowaniu graficznym pozwalają grupować projekty według wybranego atrybutu. Podsumowanie graficzne jest dostępne w portfelach (zobacz Portfele projektów) oraz w przeglądach projektów (zobacz Przeglądy).

Zasady działania widżetów:

• Grupowanie — do grupowania nadają się wyłącznie atrybuty typu Lista jednokrotnego wyboru oraz Lista wielokrotnego wyboru. Każda wartość tworzy osobny słupek lub wycinek koła.
• Wygląd — kolor i kolejność wartości na wykresie pochodzą z definicji atrybutu.
• Kategorie — projekty bez przypisanej wartości trafiają do kategorii Brak. Wartości nieprzypisane do żadnego projektu nie są wyświetlane.
• Agregacja — domyślnie widżet zlicza projekty. W edycji widżetu można wybrać atrybut liczbowy lub funkcję zwracającą liczbę — widżet zsumuje wtedy ich wartości.
• Tytuł — domyślnie jest nim nazwa atrybutu grupującego; można go zmienić.

Ważne: W przypadku listy wielokrotnego wyboru projekt z kilkoma zaznaczonymi opcjami jest uwzględniany w każdym pasującym słupku, dlatego suma wartości na wykresie może być wyższa niż liczba projektów.

Atrybuty typu Data, Krótki tekst, Długi tekst oraz Link nie mają widżetów w podsumowaniu graficznym.

Atrybuty projektów na Karcie i Przeglądzie

Karta projektu

Atrybuty można dodawać jako pola szablonu karty projektu (zobacz Tworzenie szablonu karty projektu). Na karcie wyświetlana jest aktualna wartość atrybutu z danego projektu.

Wygląd i zachowanie pól:

• Data — pole z kalendarzem (przy powiązaniu z harmonogramem z ikoną łańcucha i podpowiedzią Data wynika z elementu harmonogramu),
• Numer — pole liczbowe z ustawioną precyzją,
• Lista — rozwijana lista z kolorowymi opcjami wyboru,
• Funkcja — pole z wartością obliczoną automatycznie z formuły.

Przegląd

Atrybuty projektów są dostępne jako kolumny na listach projektów w przeglądach (zobacz Przeglądy). Dane wyświetlają się tak samo jak w innych tabelach: listy z kolorami, liczby z ustawioną precyzją, daty z ikoną powiązania z harmonogramem, a funkcje z wynikiem albo komunikatem Brak danych lub Błąd. Atrybut typu Link jest wyświetlany jako klikalny odnośnik.

Obszary pracy i atrybuty projektu

Każdy atrybut jest przypisany do jednego lub kilku obszarów pracy (określa to pole Obszary pracy w oknie edycji atrybutu).

Ważne: Przypisanie do obszaru pracy decyduje o tym, w których projektach atrybut jest dostępny, oraz o tym, kto może go konfigurować (zobacz Obszary pracy).

Atrybutami zarządza użytkownik z licencją Pełna, który ma uprawnienie Atrybuty w co najmniej jednym obszarze pracy (sekcja Konfiguracja, kolumna Atrybuty; zobacz Uprawnienia w obszarach pracy i Licencja i uprawnienia użytkownika). Administrator ma dostęp do wszystkich atrybutów. Takie uprawnienie:

• odblokowuje zakładkę Atrybuty,
• pozwala dodawać nowe atrybuty,
• pozwala edytować i usuwać atrybuty przypisane do obszaru, w którym ma się to uprawnienie.

Edytując atrybut, możesz dodać lub odebrać mu tylko te obszary pracy, w których masz uprawnienie Atrybuty. Pozostałe obszary atrybutu zostają bez zmian.

Uwaga: Usuwając atrybut, usuwasz go ze wszystkich jego obszarów pracy, również z tych, w których nie masz uprawnień. Okno potwierdzenia wymienia wszystkie te obszary.