Portofolii de proiecte

Un portofoliu de proiecte grupează proiecte pentru a le putea evalua, compara și monitoriza împreună. Portofoliile se află în meniul principal, la Portofolii de proiecte. Lista afișează numele portofoliilor și proiectele lor. Un clic pe un nume deschide portofoliul în fila Proiecte. Un portofoliu are filele Prezentare generală, Proiecte, Programare, Buget (când modulul Buget este activat), Riscuri (când modulul Riscuri este activat) și Simulare.

Accesul la portofolii depinde de permisiunea Portofolii de proiecte din permisiunile utilizatorului (vezi Utilizatori): un Participant vede doar portofoliile la care este alocat, un Asistent poate crea și portofolii noi, iar un Administrator vede și modifică toate portofoliile. Un proiect poate face parte din mai multe portofolii.

Reținerea vizualizării. Ordinea, lățimea și vizibilitatea coloanelor și setările graficului Gantt sunt salvate în portofoliu de o persoană cu drept de editare a portofoliului și se aplică tuturor utilizatorilor portofoliului. Filtrele sunt reținute de browser separat pentru fiecare utilizator.

Crearea și configurarea unui portofoliu

Crearea

1. Mergeți la Portofolii de proiecte în meniul principal. Butonul de adăugare este vizibil utilizatorilor care pot crea portofolii.
2. Faceți clic pe Adaugă portofoliu. Se deschide fereastra Portofoliu de proiecte.
3. Completați câmpul Nume și faceți clic pe Adaugă.

După crearea portofoliului se deschide fila lui Proiecte cu fereastra de adăugare a proiectelor (vezi Adăugarea proiectelor într-un portofoliu). Un utilizator care nu este administrator de portofolii primește automat dreptul de a edita noul portofoliu.

Lista portofoliilor are coloanele Nume (care se poate sorta) și Proiecte (avatarurile proiectelor și, când sunt mai multe, un marcaj +N cu lista într-o sugestie). Câmpul Filtrează după nume restrânge lista, iar filtrul este reținut.

Setările portofoliului

Roata dințată de lângă numele portofoliului deschide un meniu cu Editați, Drepturi și Ștergeți. Meniul este disponibil utilizatorilor care pot edita portofoliul. Fereastra Editați portofoliul de proiecte are câmpurile:

• Denumirea portofoliului de proiecte,
• Obiectivul portofoliului de proiecte (descriere),
• Costurile portofoliului de proiecte – suma cu care este comparată suma costurilor proiectelor în fila Simulare.

Ștergerea unui portofoliu necesită confirmare. Se șterg portofoliul și legăturile lui cu proiectele, iar proiectele în sine rămân neschimbate. Permisiunile portofoliilor sunt descrise în Permisiunile portofoliului.

Lista proiectelor dintr-un portofoliu

Fila Proiecte afișează proiectele portofoliului. Implicit afișează coloanele Nume, Spații de lucru (doar când organizația are mai mult de un spațiu de lucru), Starea proiectului, Sănătatea proiectului, Jaloane, Progres, Manager de proiect, Sfârșit, Sfârșit – ultima bază, Buget și Buget – ultima bază (ultimele două când modulul Buget este activat). Butonul Coloane adaugă mai multe date, de exemplu date și abateri față de prima bază și ultima bază, consum de timp, timp de lucru, riscuri, data creării și atributele proiectului. Rândul de total din partea de sus a tabelului însumează valorile numerice.

Lista se restrânge cu câmpul Filtrează după nume și cu filtrele după stare, manager de proiect, spațiu de lucru și atributele proiectului. Proiectele arhivate sunt ascunse implicit. Un clic pe un nume deschide proiectul.

Meniul rândului are elementul Ștergeți, care elimină proiectul din portofoliu. Proiectul în sine rămâne în sistem. Notă: eliminarea din portofoliu are loc imediat, fără fereastră de confirmare. Adăugarea și eliminarea proiectelor necesită dreptul de a edita portofoliul.

Adăugarea proiectelor într-un portofoliu

1. Mergeți la Portofolii de proiecte și deschideți un portofoliu (un portofoliu nou este descris în Crearea și configurarea unui portofoliu).
2. Deschideți fila Proiecte și faceți clic pe Adaugă proiect. Într-un portofoliu gol, butonul se află în mesajul Nu există proiecte disponibile. Faceți clic pe.
3. Selectați proiectele din listă.
4. Faceți clic pe Adaugă.

Lista conține doar proiectele la care utilizatorul are dreptul de a modifica setările proiectului (de obicei ca manager de proiect sau administrator) și care nu sunt încă în portofoliu. Fiecare proiect poate face parte din mai multe portofolii.

Un utilizator care poate crea proiecte are o săgeată lângă buton, cu meniul Proiect gol, Din șablon, Din Microsoft Excel, Importuri din Microsoft Project și, când funcția este activată, Cu AI. Noul proiect ajunge imediat în portofoliu (vezi Crearea unui proiect).

Un portofoliu afișează toate proiectele sale, în toate filele, persoanelor care au acces la el.

Programarea portofoliului

Fila Programare afișează proiectele portofoliului pe o diagramă Gantt. Fiecare proiect este un rând cu o bară de la data de început până la data de sfârșit. Filtrul restrânge lista proiectelor.

Setările graficului

1. Faceți clic pe Grafic. Se extinde o listă de comutatoare.
2. Activați sau dezactivați elementele: Jaloane, Dependențe (dependențe între activități din proiecte diferite), Date, Manager de proiect, Ultima bază și Prima bază (barele bazelor), Linia de astăzi și Starea proiectului.
3. Opțional, în câmpul Culoare, alegeți după ce se colorează barele: Progres, Sănătatea proiectului, Starea proiectului sau un atribut de proiect de tip listă. Câmpul este disponibil când organizația are cel puțin un astfel de atribut.
4. Cursorul stabilește nivelul de zoom.

Export

Butonul Export salvează graficul ca Document (.pdf) sau Imagine (.png). Fișierul conține graficul în vizualizarea curentă. Documentul PDF se deschide în vizualizatorul PDF al browserului, într-o filă nouă, unde îl puteți salva sau tipări.

Bugetul portofoliului

Fila Buget este vizibilă când modulul Buget este activat în organizație. Ea reunește bugetele proiectelor portofoliului într-un singur tabel cu un rând Total.

Coloanele tabelului:

• Nume (întotdeauna vizibilă),
• Real, Previziune și Suma (valoarea reală împreună cu previziunea),
• Costuri [%] și Venituri [%] (bare procentuale),
• Baza (bugetul din bază) și Abatere.

Implicit sunt afișate coloanele Nume, Real, Costuri [%], Previziune și Suma. Activați altele cu butonul Coloane, bifând casetele de lângă numele lor, și ascundeți-le pe cele de care nu aveți nevoie debifându-le. Filtrul restrânge lista proiectelor. Sumele sunt în moneda organizației. Bugetul unui singur proiect este descris în Bugetul proiectului.

Riscurile proiectelor dintr-un portofoliu

Fila Riscuri este vizibilă când modulul Riscuri este activat în organizație. Ea adună riscurile tuturor proiectelor portofoliului într-un singur tabel.

• Implicit sunt afișate coloanele Nume, Stare, Proprietar, Impact, Probabilitate și Proiect. Butonul Coloane adaugă, printre altele, starea proiectului, categoria, descrierea, impactul asupra bugetului, impactul asupra programării și impactul asupra produsului final.
• Deasupra tabelului se află o matrice a riscurilor. Butonul Ascundeți matricea (Arată matricea) comută vizibilitatea ei. Un clic pe o celulă a matricei filtrează tabelul la riscurile cu impactul și probabilitatea alese.
• Filtrul restrânge riscurile după nume, proprietar, proiect, stare, categorie, impact și probabilitate.
• Un clic pe un risc îl deschide în proiectul din care face parte (vezi Riscuri).

Când portofoliul nu are riscuri, apare mesajul Fără riscuri atribuite portofoliului.

Evaluarea proiectelor dintr-un portofoliu (simulare)

Fila Simulare vă ajută să evaluați dacă un set de proiecte se încadrează în costurile portofoliului și cum sunt punctate proiectele.

Tabelul proiectelor

• Coloanele implicite sunt Nume, Starea proiectului, Sănătatea proiectului, Progres, Manager de proiect și Costuri de bază (când modulul Buget este activat). Schimbați coloanele cu butonul Coloane și restrângeți lista cu filtrul (nume, stare, sănătate, manager).
• Caseta din fiecare rând decide dacă proiectul intră în total. Implicit toate proiectele sunt bifate, iar antetul coloanei le bifează și le debifează pe toate. Bifările nu se salvează.
• Cu modulul Buget activat, tabelul are la sfârșit trei rânduri: Total (costurile de bază ale proiectelor bifate), Parametrii portofoliului de proiecte (costurile portofoliului din setările lui, cu semnul minus) și Abateri (diferența dintre ele). Ele arată cu cât depășește setul de proiecte bifate costurile portofoliului sau cât loc rămâne (vezi Crearea și configurarea unui portofoliu).

Grafic

Cu modulul Punctaj activat, butonul Ascunde graficul (Arată graficul) comută graficul, în care proiectele sunt așezate pe axele Beneficii și Complexitate după versiunea curentă de punctaj a proiectului (vezi Punctaj). Culoarea punctului este culoarea stării proiectului. Un clic pe un rând evidențiază punctul proiectului și afișează datele lui lângă grafic: nume, portofoliu, costuri planificate, manager de proiect, începutul și sfârșitul bazei și numărul de zile.

Rezumatul grafic al portofoliului

Fila Prezentare generală este o grilă de diagrame (widgeturi) care arată indicatorii-cheie ai proiectelor portofoliului. Același mecanism funcționează în portofolii, în revizuiri și în rapoartele de proiect, așa că detaliile sunt descrise în Rapoarte: intervalul de date și tipurile de diagrame, diagramele pentru atribute numerice, filtrele diagramelor și aranjarea, editarea și ștergerea diagramelor.

1. Faceți clic pe Adaugă diagramă (vizibil utilizatorilor care pot edita portofolii). Se deschide fereastra Adaugă diagramă.
2. Alegeți Interval de date (grupurile Proiecte, Programare și Riscuri) și Tip de diagramă: Circular, Coloană, Contor, Procent sau Lista. Pentru diagramele circulare și cu coloane puteți seta Gruparea (de exemplu starea, sănătatea și managerul proiectului, progresul proiectului, depășirea bugetului sau un atribut de proiect de tip listă), Etichete (Valoare, Procent) și Culoare.
3. Opțional, setați un filtru care limitează proiectele sau riscurile din diagramă.
4. Faceți clic pe Adaugă. Diagrama apare în grilă.

Când treceți cursorul peste bara de titlu a unei diagrame, apare o pictogramă de meniu cu comenzile Editați, Clonează și Ștergeți. Diagramele se mută trăgând bara de titlu și se redimensionează trăgând de un colț. Aranjarea este salvată în portofoliu și se aplică tuturor utilizatorilor; modificarea aranjării și a diagramelor necesită dreptul de a edita portofolii.

Permisiunile portofoliului

Meniul roții dințate de lângă numele portofoliului are elementul Drepturi. Acesta deschide fereastra Drepturi cu o listă de utilizatori și nivelul lor de acces la portofoliu: Previzualizare sau Editare.

1. Faceți clic pe Adaugă. Se deschide fereastra Adaugă.
2. Alegeți un utilizator și un nivel de acces, apoi faceți clic pe Adaugă.
3. Salvați modificările în fereastra Drepturi. Eliminarea unui utilizator din listă îi retrage accesul la portofoliu.

Persoanele cu permisiunea Administrator pentru portofolii se află permanent în listă și au întotdeauna dreptul de editare (textul explicativ Drepturile provin de la funcția de administrator al portofoliilor de proiecte). Nivelul Editare permite modificarea setărilor portofoliului, a proiectelor lui, a drepturilor, a aranjării și a diagramelor, în timp ce nivelul Previzualizare permite doar vizualizarea filelor portofoliului.