Portofolii de proiecte

Portofoliul de proiecte este un instrument de management utilizat pentru colectarea, evaluarea, prioritizarea și monitorizarea diferitelor proiecte din cadrul unei organizații. Acesta este o colecție de inițiative care sunt fie în curs de desfășurare, fie planificate pentru viitor. Combinarea mai multor proiecte într-un portofoliu permite organizațiilor să își planifice, să urmărească și să își controleze mai bine eforturile, asigurând alocarea optimă a resurselor și alinierea la obiectivele strategice.

Portofoliul include, de asemenea, Rapoarte grafice cuprinzătoare care prezintă parametrii cheie ai proiectului într-un format clar, vizual. Aceste tablouri de bord permit o înțelegere rapidă a performanței și progresului, ajutând părțile interesate să identifice tendințele și să ia decizii în cunoștință de cauză.

Personalizarea și salvarea vizualizării Portofoliu

FlexiProject permite personalizarea extensivă a vizualizării datelor în fiecare filă a portofoliului (Proiecte, Programare, Buget, Riscuri).

O caracteristică cheie este că toate setările de vizualizare – cum ar fi ordinea, lățimea și vizibilitatea coloanelor, filtrele active sau setările de scară ale diagramei Gantt – sunt sunt salvate per portofoliu, nu per utilizator.

Acest lucru asigură faptul că fiecare membru al echipei care are acces la portofoliu vede datele în același mod standardizat. Aceasta promovează coerența raportării și facilitează analiza colaborativă a datelor.

Crearea unui Portofolii de proiecte

1. În meniul principal, accesați modulul Portofolii de proiecte.
2. Faceți clic pe butonul Adăugați portofoliu.
3. În fereastra fereastră, introduceți un nume pentru Portofolii de proiecte.
4. Faceți clic pe Adăugare. Noul Portofolii de proiecte este acum creat și puteți începe să adăugați proiecte la acesta.

Atribuirea proiectelor unui portofoliu

1. În meniul principal, accesați modulul Portofolii de proiecte.
2. Faceți clic pe un portofoliu existent pentru a-l deschide.
   • Dacă trebuie să creați unul nou, consultați secțiunea Crearea unui Portofolii de proiecte.
3. În fila Proiecte, faceți clic pe Adăugare proiect.
4. În fereastra fereastră, va apărea o listă a proiectelor disponibile.
5. Selectați proiectele bifând căsuțele de lângă numele lor.
6. Faceți clic pe Adăugare. Proiectele selectate sunt acum atribuite portofoliului.

Notă: Fiecare proiect poate aparține mai multor portofolii de proiecte.

Monitorizarea performanței portofoliului

Fila Programare a portofoliului de proiecte afișează o diagramă Gantt sumară, o reprezentare grafică a programărilor proiectelor atribuite portofoliului de proiecte. Puteți personaliza vizualizarea graficului Gantt sumar prin filtrarea proiectelor afișate.

1. În meniul principal, accesați modulul Portofolii de proiecte.
2. Faceți clic pe portofoliul pe care doriți să îl revizuiți.
3. Mergeți la fila Programare.
4. Reglați diagrama Gantt a portofoliului utilizând următoarele opțiuni:

Activați sau dezactivați elemente specifice.

1. În fila Programare, faceți clic pe Setări.
   Aceasta va extinde lista de opțiuni pentru personalizarea diagramei Gantt.
2. Comutați comutatoarele pentru a afișa sau ascunde informații specifice pe graficul Gantt.
   Datele asociate cu comutatoarele activate vor fi vizibile pe grafic.

Reglați scara de timp pentru mai multe sau mai puține detalii.

Datele de pe grafic se vor agrega în funcție de nivelul de zoom selectat.

Descărcați diagrama Gantt

1. În fila Programare, faceți clic pe butonul Export. Astfel, se va extinde lista de opțiuni de export disponibile.
2. Alegeți formatul de fișier ( PDF sau PNG.) pentru exportul diagramei Gantt. Dacă au fost aplicate filtre, va fi exportată doar partea vizibilă a graficului.
3. Fișierul va fi descărcat automat și va conține graficul Gantt conform specificațiilor dvs.

Noul comportament al previzualizării PDF: când faceți clic pe Export cu formatul PDF selectat, documentul se deschide în previzualizarea PDF încorporată în browser într-un nou tab, în loc să fie descărcat direct. Din previzualizare puteți salva fișierul, îl puteți imprima sau închide – utilizând comenzile standard ale browserului.

Monitorizarea bugetului portofoliului

Fila Buget a portofoliului de proiecte prezintă un rezumat al bugetelor proiectelor atribuite portofoliului de proiecte. Puteți personaliza vizualizarea extrasului de buget al portofoliului de proiecte prin afișarea coloanelor selectate și prin filtrarea proiectelor afișate.

Buget

1. În meniul principal, accesați modulul Portofolii de proiecte.
2. Faceți clic pe portofoliul pe care doriți să îl revizuiți.
3. Navigați la fila Buget.

Ajustați vizualizarea Buget

1. În fila Buget, faceți clic pe Coloane pentru a personaliza detaliile financiare afișate.
2. Comutați comutatoarele pentru a afișa sau a ascunde informații specifice în rezumatul bugetului.

Riscurile unui portofoliu

Vizualizarea portofoliului include o secțiune „Riscuri” care oferă o vedere agregată a tuturor Riscurilor identificate în proiectele care aparțin portofoliului respectiv. Fișa este vizibilă dacă modulul Riscuri este activat în setările sistemului.

Lista Riscurilor din portofoliu vă permite să:

• Afișează aceleași date ca în modulul Rapoarte, inclusiv: Nume, Stare, Proprietar, Probabilitate, Impact și Proiect sursă.

• Sortați și filtrați datele în funcție de principalele atribute.

• Navigați rapid la detaliile unui risc în proiectul său părinte făcând clic pe numele acestuia.

Monitorizarea ratingurilor Portofolii de proiecte

În fila „Simulare” din portofoliul de proiecte se rezumă evaluările proiectelor. Puteți personaliza vizualizarea simulării în portofoliul de proiecte prin alegerea unor coloane specifice de afișat și prin aplicarea de filtre la lista de proiecte.

Vizualizare simulare (Evaluări proiect)

1. În meniul principal, accesați modulul Portofolii de proiecte.
2. Faceți clic pe portofoliul pe care doriți să îl revizuiți.
3. Navigați la fila Simulare.
4. Personalizați vizualizarea ratingului:
   • Afișați graficul / Ascundeți graficul la t

Schimbarea vizibilității graficului de evaluare a simulării

1. Faceți clic pe butonul Hide Graph/Show Graph din vizualizarea simulării.
   În funcție de setarea anterioară, această acțiune va ascunde sau va afișa graficul.

Ajustați vizualizarea Rezumat evaluare proiect.

1. Faceți clic pe butonul Columns (Coloane) din vizualizarea simulării din portofoliul de proiecte pentru a afișa o listă de coloane disponibile.
2. Comutați comutatoarele pentru a controla vizibilitatea informațiilor specifice în rezumat.
   Atunci când activați un comutator, datele asociate devin vizibile în rezumat.

Rezumatul grafic al portofoliului

Fila Rezumat oferă o reprezentare vizuală a parametrilor cheie ai portofoliului de proiecte prin diagrame interactive. Aceasta permite utilizatorilor să urmărească performanța, să analizeze tendințele și să personalizeze afișarea datelor din portofoliu pentru a lua decizii mai bune.

Tab-ul Rezumat este complet personalizabil, permițând utilizatorilor să adauge, să editeze, să duplice, să rearanjeze și să redimensioneze diagrame.

Accesarea filei Rezumat

1. În meniul principal, accesați modulul Portofolii de proiecte.
2. Faceți clic pe portofoliul pe care doriți să îl revizuiți.
3. Navigați la fila Rezumat.

Adăugarea unui grafic nou

1. În fila Rezumat, faceți clic pe butonul Adăugați grafic.
2. Va apărea o fereastră de configurare.
3. Definiți următorii parametri:
   • Interval de date – Selectați datele din portofoliu care ar trebui vizualizate.
   • Tip grafic – Alegeți dintre formatele disponibile (de exemplu, grafic cu bare, grafic circular, grafic liniar).
   • Filtre – Aplicați condiții specifice pentru a rafina datele afișate.
4. Introduceți un nume pentru grafic (opțional). Dacă este lăsat gol, va fi atribuit un nume implicit bazat pe intervalul de date.
5. Faceți clic pe Salvare. Noul grafic va apărea în fila Rezumat.

Editarea unui grafic existent

1. Localizați graficul pe care doriți să îl modificați în fila Rezumat.
2. Faceți clic pe meniul cu trei puncte (⋮) din colțul din dreapta sus al graficului.
3. Selectați Editare.
4. Modificați următoarele setări după cum este necesar:
   • Intervalul de date – Reglați ce date sunt afișate.
   • Chart Type – Modificați formatul de vizualizare.
   • Filtre – Rafinarea reprezentării datelor.
   • Nume – Actualizează titlul graficului.
5. Faceți clic pe Salvare pentru a aplica modificările.

Personalizarea aspectului sumarului

Graficele din fila Rezumat sunt plasate pe un layout bazat pe grilă, permițând flexibilitate în aranjare și dimensionare.

Rearanjarea graficelor

• Faceți clic și trageți un grafic într-o poziție nouă în cadrul grilei.
• Graficele se vor ajusta automat pentru a evita suprapunerea.

Redimensionarea graficelor

• Treceți cursorul peste colțul din dreapta jos al unui grafic.
• Faceți clic și trageți pentru a redimensiona graficul la dimensiunile dorite.

Clonarea unui grafic

• Faceți clic pe meniul cu trei puncte (⋮) din colțul din dreapta sus al graficului.
• Selectați Clone.
• Diagrama duplicată va apărea lângă cea originală.
• Dacă graficul original nu conține date, clonarea va fi dezactivată.