Portafogli di progetti
Un portafoglio di progetti raggruppa progetti per valutarli, confrontarli e monitorarli insieme. I portafogli si trovano nel menu principale, sotto Portafogli di progetti. L’elenco mostra i nomi dei portafogli e i loro progetti. Cliccando su un nome si apre il portafoglio nella scheda Progetti. Un portafoglio ha le schede Panoramica, Progetti, Cronoprogramma, Budget (quando il modulo Budget è attivo), Rischi (quando il modulo Rischi è attivo) e Simulazione.
L’accesso ai portafogli dipende dal permesso Portafogli di progetti nei permessi dell’utente (vedi Utenti): un Partecipante vede solo i portafogli a cui è assegnato, un Assistente può anche creare nuovi portafogli e un Amministratore vede e modifica tutti i portafogli. Un progetto può appartenere a più portafogli.
Memorizzazione della vista. L’ordine, la larghezza e la visibilità delle colonne e le impostazioni del diagramma di Gantt vengono salvati nel portafoglio da una persona con diritti di modifica del portafoglio e valgono per tutti gli utenti del portafoglio. I filtri vengono memorizzati dal browser separatamente per ogni utente.
Creare e configurare un portafoglio
Creazione
- Vai a Portafogli di progetti nel menu principale. Il pulsante di aggiunta è visibile agli utenti che possono creare portafogli.
- Clicca su Aggiungi portafoglio. Si apre la finestra Portafoglio progetti.
- Inserisci il Nome e clicca su Aggiungi.
Dopo la creazione del portafoglio si apre la sua scheda Progetti con la finestra per l’aggiunta dei progetti (vedi Aggiungere progetti a un portafoglio). Un utente che non è amministratore dei portafogli ottiene automaticamente il diritto di modificare il nuovo portafoglio.
L’elenco dei portafogli ha le colonne Nome (ordinabile) e Progetti (gli avatar dei progetti e, se sono più numerosi, un indicatore +N con l’elenco in un suggerimento). Il campo Filtrare per nome restringe l’elenco e il filtro viene memorizzato.
Impostazioni del portafoglio
L’ingranaggio accanto al nome del portafoglio apre un menu con Modifica, Permessi e Cancellare. Il menu è disponibile per gli utenti che possono modificare il portafoglio. La finestra Modifica del portafoglio progetti contiene i campi:
- Nome del portafoglio progetti,
- Obiettivo del portafoglio progetti (descrizione),
- Costi del portafoglio progetti – l’importo con cui viene confrontata la somma dei costi dei progetti nella scheda Simulazione.
L’eliminazione di un portafoglio richiede una conferma. Elimina il portafoglio e i suoi collegamenti con i progetti, mentre i progetti stessi restano invariati. I permessi del portafoglio sono descritti in Permessi del portafoglio.
Elenco dei progetti in un portafoglio
La scheda Progetti mostra i progetti del portafoglio. Per impostazione predefinita mostra le colonne Nome, Spazi di lavoro (solo quando l’organizzazione ha più di uno spazio di lavoro), Stato del progetto (lo stato), Stato del progetto (la salute del progetto), Pietre miliari, Progresso, Project Manager, Fine, Fine – ultima baseline, Budget e Budget – ultima baseline (le ultime due quando il modulo Budget è attivo). Il pulsante Colonne aggiunge altri dati, per esempio le date e le deviazioni rispetto alla prima e all’ultima baseline, il tempo richiesto, la registrazione ore, i rischi, la data di creazione e gli attributi di progetto. La riga dei totali in cima alla tabella somma i valori numerici.
L’elenco si restringe con il campo Filtrare per nome e con i filtri per stato, project manager, spazio di lavoro e attributi di progetto. I progetti archiviati sono nascosti per impostazione predefinita. Cliccando su un nome si apre il progetto.
Il menu della riga ha una voce Cancellare che rimuove il progetto dal portafoglio. Il progetto stesso resta nel sistema. Nota: la rimozione dal portafoglio avviene subito, senza finestra di conferma. L’aggiunta e la rimozione di progetti richiedono il diritto di modificare il portafoglio.
Aggiungere progetti a un portafoglio
- Vai a Portafogli di progetti e apri un portafoglio (un nuovo portafoglio è descritto in Creare e configurare un portafoglio).
- Apri la scheda Progetti e clicca su Aggiungi progetto. In un portafoglio vuoto il pulsante si trova nel messaggio Non ci sono progetti disponibili. Cliccare.
- Seleziona i progetti nell’elenco.
- Clicca su Aggiungi.
L’elenco contiene solo i progetti in cui l’utente ha il diritto di modificare le impostazioni del progetto (di solito come project manager o amministratore) e che non sono ancora nel portafoglio. Ogni progetto può appartenere a più portafogli.
Un utente che può creare progetti ha una freccia accanto al pulsante con il menu Progetto vuoto, Dal modello, Da Microsoft Excel, Importazioni da Microsoft Project e, quando la funzione è attiva, Con l’IA. Il nuovo progetto viene aggiunto subito al portafoglio (vedi Creare un progetto).
Un portafoglio mostra tutti i suoi progetti, in tutte le schede, alle persone che hanno accesso al portafoglio.
Cronoprogramma del portafoglio
La scheda Cronoprogramma mostra i progetti del portafoglio su un diagramma di Gantt. Ogni progetto è una riga con una barra dalla data di inizio alla data di fine. Il filtro restringe l’elenco dei progetti.
Impostazioni del grafico
- Clicca su Grafico. Si apre un elenco di interruttori.
- Attiva o disattiva gli elementi: Pietre miliari, Dipendenze (dipendenze tra attività di progetti diversi), Date, Project Manager, Ultima baseline e Prima baseline (barre delle baseline), La linea di oggi e Stato del progetto.
- Facoltativamente, nel campo Colore scegli in base a che cosa sono colorate le barre: Progresso, Stato del progetto (salute), Stato del progetto (stato) oppure un attributo di progetto di tipo elenco. Il campo è disponibile quando l’organizzazione ha almeno un attributo di questo tipo.
- Il cursore imposta lo zoom.
Esportazione
Il pulsante Esportazione salva il grafico come Documento (.pdf) o Immagine (.png). Il file contiene il grafico nella vista corrente. Il documento PDF si apre nel visualizzatore PDF del browser in una nuova scheda, dove puoi salvarlo o stamparlo.
Budget del portafoglio
La scheda Budget è visibile quando il modulo Budget è attivo nell’organizzazione. Riunisce i budget dei progetti del portafoglio in un’unica tabella con una riga Totale.
Colonne della tabella:
- Nome (sempre visibile),
- Effettivo, Previsione e Importo (l’effettivo insieme alla previsione),
- Costi [%] e Ricavi [%] (barre percentuali),
- Baseline (budget della baseline) e Deviazione.
Per impostazione predefinita sono mostrate le colonne Nome, Effettivo, Costi [%], Previsione e Importo. Attiva le altre con il pulsante Colonne selezionando le caselle accanto ai loro nomi, e nascondi quelle che non servono deselezionandole. Il filtro restringe l’elenco dei progetti. Gli importi sono espressi nella valuta dell’organizzazione. Il budget di un singolo progetto è descritto in Budget del progetto.
Rischi dei progetti in un portafoglio
La scheda Rischi è visibile quando il modulo Rischi è attivo nell’organizzazione. Raccoglie in un’unica tabella i rischi di tutti i progetti del portafoglio.
- Per impostazione predefinita sono mostrate le colonne Nome, Stato, Proprietario, Impatto, Probabilità e Progetto. Il pulsante Colonne aggiunge, tra l’altro, lo stato del progetto, la categoria, la descrizione, l’impatto sul budget, l’impatto sul cronoprogramma e l’impatto sul prodotto finale.
- Sopra la tabella c’è una matrice dei rischi. Il pulsante Nascondi matrice (Mostra matrice) ne cambia la visibilità. Cliccando su una cella della matrice la tabella viene filtrata sui rischi con l’impatto e la probabilità scelti.
- Il filtro restringe i rischi in base a nome, proprietario, progetto, stato, categoria, impatto e probabilità.
- Cliccando su un rischio lo si apre nel progetto a cui appartiene (vedi Rischi).
Quando il portafoglio non ha rischi, compare il messaggio Non ci sono rischi assegnati al portafoglio.
Valutazione dei progetti in un portafoglio (simulazione)
La scheda Simulazione aiuta a valutare se un insieme di progetti rientra nei costi del portafoglio e come vengono valutati i progetti.
Tabella dei progetti
- Le colonne predefinite sono Nome, Stato del progetto (lo stato), Stato del progetto (la salute del progetto), Progresso, Project Manager e Costi di baseline (quando il modulo Budget è attivo). Cambia le colonne con il pulsante Colonne e restringi l’elenco con il filtro (nome, stato, salute, manager).
- La casella di ogni riga decide se il progetto conta nel totale. Per impostazione predefinita tutti i progetti sono selezionati, e la casella nell’intestazione di colonna li seleziona e deseleziona tutti. Le selezioni non vengono salvate.
- Con il modulo Budget attivo ci sono tre righe in fondo alla tabella: Totale (costi di baseline dei progetti selezionati), Parametri del portafoglio di progetti (costi del portafoglio dalle sue impostazioni, con il segno meno) e Deviazioni (la differenza tra i due valori). Mostrano di quanto l’insieme dei progetti selezionati supera i costi del portafoglio o lascia margine (vedi Creare e configurare un portafoglio).
Grafico
Con il modulo Punteggio attivo, il pulsante Nascondi grafico (Mostra il grafico) attiva o disattiva il grafico, in cui i progetti si dispongono sugli assi Vantaggi e Complessità in base alla versione corrente del punteggio del progetto (vedi Punteggio). Il colore del punto è il colore dello stato del progetto. Cliccando su una riga si evidenzia il punto del progetto e si mostrano i suoi dati accanto al grafico: nome, portafoglio, costi pianificati, project manager, inizio e fine della baseline e numero di giorni.
Riepilogo grafico del portafoglio
La scheda Panoramica è una griglia di grafici (widget) che mostrano gli indicatori chiave dei progetti del portafoglio. Lo stesso meccanismo funziona nei portafogli, nelle revisioni e nei rapporti di progetto, quindi i dettagli sono descritti in Rapporti: intervallo di dati e tipi di grafico, grafici per attributi numerici, filtri dei grafici e disposizione, modifica ed eliminazione dei grafici.
- Clicca su Aggiungi grafico (visibile agli utenti che possono modificare i portafogli). Si apre la finestra Aggiungi grafico.
- Scegli l’Intervallo di dati (i gruppi Progetti, Cronoprogramma e Rischi) e il Tipo di grafico: Circolare, Colonna, Contatore, Percentuale o Elenco. Per i grafici circolari e a colonne puoi impostare il Raggruppamento (per esempio stato del progetto, salute e project manager, avanzamento del progetto, superamento del budget o un attributo di progetto di tipo elenco), le Etichette (Valore, Percentuale) e il Colore.
- Facoltativamente imposta un filtro che limita i progetti o i rischi nel grafico.
- Clicca su Aggiungi. Il grafico compare nella griglia.
Quando passi il mouse sulla barra del titolo di un grafico, compare un’icona di menu con i comandi Modifica, Clona e Cancellare. I grafici si spostano trascinando la barra del titolo e si ridimensionano trascinando un angolo. La disposizione viene salvata nel portafoglio e vale per tutti gli utenti; modificare la disposizione e i grafici richiede il diritto di modificare i portafogli.
Permessi del portafoglio
Il menu dell’ingranaggio accanto al nome del portafoglio contiene la voce Permessi. Apre la finestra Permessi con l’elenco degli utenti e il loro livello di accesso al portafoglio: Anteprima o Modifica.
- Clicca su Aggiungi. Si apre la finestra Aggiungi.
- Scegli un utente e un livello di accesso, poi clicca su Aggiungi.
- Salva le modifiche nella finestra Permessi. La rimozione di un utente dall’elenco gli toglie l’accesso al portafoglio.
Le persone con il permesso Amministratore per i portafogli di progetti sono sempre presenti nell’elenco e hanno sempre il diritto di modifica (il suggerimento I permessi provengono dalla funzione di amministratore dei portafogli di progetti). Il livello Modifica consente di cambiare le impostazioni del portafoglio, i suoi progetti, i permessi, la disposizione e i grafici, mentre il livello Anteprima consente solo di vedere le schede del portafoglio.
