Projektportfóliók

Projektportfóliók egy olyan irányítási eszköz, amelyet a szervezeten belüli különböző projektek összegyűjtésére, értékelésére, rangsorolására és nyomon követésére használnak. Ez a folyamatban lévő vagy a jövőre tervezett kezdeményezések gyűjteménye. Több projekt egyetlen portfólióba történő egyesítése lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy jobban megtervezzék, nyomon kövessék és ellenőrizzék erőfeszítéseiket, biztosítva az erőforrások optimális elosztását és a stratégiai célokkal való összhangot.

A portfólió átfogó grafikus jelentéseit is tartalmaz, amelyek a legfontosabb projektmutatókat világos, vizuális formában mutatják be. Ezek az irányítópultok gyors betekintést nyújtanak a teljesítménybe és az előrehaladásba, segítve az érdekelt feleket a tendenciák azonosításában és a megalapozott döntéshozatalban.

A portfóliónézet testreszabása és mentése

A FlexiProject lehetővé teszi az egyes portfólió lapok (Projektek, Ütemterv, Költségvetés, Kockázatok) adatnézetének széles körű testreszabását.

Fontos jellemzője, hogy minden nézetbeállítás – például az oszlopok sorrendje, szélessége és láthatósága, az aktív szűrők vagy a Gantt-diagram méretarányának beállításai – a portfóliónként, nem pedig felhasználónként tárolódnak..

Ez biztosítja, hogy a portfólióhoz hozzáférő minden csapattag ugyanolyan, szabványosított módon lássa az adatokat. Ez elősegíti a jelentések következetességét és megkönnyíti a közös adatelemzést.

Projektportfóliók létrehozása

1. A főmenüben lépjen a Projektportfóliók modulra.
2. Kattintson a Portfólió hozzáadása gombra.
3. A felugró ablakban adjon nevet a projektportfólióknak.
4. Kattintson a Hozzáadás gombra. Az új projektportfólió mostantól létrejön, és elkezdheti hozzáadni a projekteket.

Projektek hozzárendelése egy portfólióhoz

1. A főmenüben lépjen a Projektportfóliók modulra.
2. Kattintson egy meglévő portfólióra a megnyitásához.
   • Ha új Projektportfóliót kell létrehoznia, olvassa el a Projektportfóliók létrehozása című részt.
3. A Projektek lapon kattintson a Projekt hozzáadása gombra .
4. A felugró ablakban megjelenik a rendelkezésre álló projektek listája.
5. Válassza ki a projekteket a nevük melletti négyzet bejelölésével.
6. Kattintson a Hozzáadás gombra. A kiválasztott projektek mostantól a portfólióhoz vannak rendelve.

Megjegyzés: Minden projekt több portfólióhoz is tartozhat.

A portfólió teljesítményének nyomon követése

A projektportfóliók ütemezés lapján egy összefoglaló Gantt-diagram látható, amely a projektportfólióhoz rendelt projektek ütemezésének grafikus ábrázolása. Az összefoglaló Gantt-diagram nézete testre szabható a megjelenített projektek szűrésével.

1. A főmenüben lépjen a Projektportfóliók modulra.
2. Kattintson az áttekintendő portfólióra.
3. Menjen az Ütemterv fülre.
4. Állítsa be a portfólió Gantt-diagramot a következő beállításokkal:

Bizonyos elemek be- vagy kikapcsolása.

1. Az Ütemterv lapon kattintson a Beállítások gombra.
   Ezáltal kibővül a Gantt-diagram testreszabási lehetőségeinek listája.
2. A kapcsolók kapcsolásával megjeleníthet vagy elrejthet bizonyos információkat a Gantt-diagramon.
   A bekapcsolt kapcsolókhoz tartozó adatok láthatóak lesznek a diagramon.

Állítsa be az időskálát a több vagy kevesebb részletességhez.

A grafikonon megjelenő dátumok a kiválasztott nagyítási szintnek megfelelően aggregálódnak.

A Gantt-diagram letöltése

1. Az Ütemterv lapon kattintson az Exportálás gombra. Ez kibővíti a rendelkezésre álló exportálási lehetőségek listáját.
2. Válassza ki a fájlformátumot ( PDF vagy PNG.) a Gantt-diagram exportálásához. Ha szűrőket alkalmaztak, csak a diagram látható része kerül exportálásra.
3. A fájl automatikusan letöltődik, és tartalmazza az Ön által megadott Gantt-diagramot.

Új PDF előnézet viselkedés: ha a PDF formátum kiválasztásával az Exportálás gombra kattint, a dokumentum a böngésző beépített PDF előnézetében nyílik meg egy új lapon ahelyett, hogy közvetlenül letöltődne. Az előnézetből mentheti a fájlt, kinyomtathatja vagy bezárhatja – a Standard böngésző vezérlőelemeinek segítségével.

A portfólió költségvetésének nyomon követése

A projektportfóliók Költségvetés lapja a projektportfólióhoz rendelt projektek költségvetésének összefoglalóját mutatja. A projektportfólió költségvetési kimutatásának nézete testre szabható a kiválasztott oszlopok megjelenítésével és a megjelenített projektek szűrésével.

Költségvetési nézet

1. A főmenüben lépjen a Projektportfóliók modulra.
2. Kattintson az áttekintendő portfólióra.
3. Navigáljon a Költségvetés fülre.

A költségvetési nézet beállítása

1. A Költségvetés lapon kattintson az Oszlopok gombra a megjelenített pénzügyi adatok testreszabásához.
2. A kapcsolók kapcsolásával megjelenítheti vagy elrejtheti az egyes információkat a költségvetési összefoglalón.

A kockázatok lap a portfólióban

A portfólió nézet tartalmaz egy „Kockázatok” lap, amely az adott portfólióhoz tartozó projektekben azonosított összes kockázat összesített áttekintését nyújtja. A lap akkor látható, ha a rendszerbeállításokban engedélyezve van a Kockázatok modul.

A portfólió kockázatainak listája lehetővé teszi, hogy:

• Ugyanazok az adatok megjelenítése, mint a Jelentések modulban, beleértve: Név, státusz, tulajdonos, valószínűség, hatás és forrásprojekt.

• Rendezze és szűrje az adatokat a legfontosabb attribútumok szerint.

• Gyorsan navigálhat egy kockázat adataihoz a szülőprojektben, ha a nevére kattint.

Projektportfólióprojektek nyomon követése Értékelések

A projektportfólió Szimuláció lapja összefoglalja a projektminősítéseket. A projektportfólió szimulációs nézetét testre szabhatja a megjelenítendő oszlopok kiválasztásával és szűrők alkalmazásával a projektlistára.

Szimulációs nézet (projektértékelések)

1. A főmenüben lépjen a Projektportfóliók modulra.
2. Kattintson az áttekintendő portfólióra.
3. Navigáljon a Szimuláció fülre.
4. A minősítési nézet testreszabása:
   • Show Graph/Hide Graph to t

Szimulációs minősítési diagram láthatóságának átkapcsolása

1. Kattintson a szimulációs nézetben a grafikon elrejtése/megjelenítése gombra.
   Az előző beállítástól függően ez a művelet elrejti vagy megjeleníti a grafikont.

Projektértékelési összefoglaló nézet beállítása.

1. Kattintson a projektportfólió szimulációs nézetében az Oszlopok gombra a rendelkezésre álló oszlopok listájának megjelenítéséhez.
2. A kapcsolók kapcsolásával szabályozhatja az egyes információk láthatóságát az összefoglalóban.
   Ha engedélyez egy kapcsolót, a kapcsolódó adatok láthatóvá válnak az összefoglalóban.

A portfólió grafikus összefoglalója

Az Összefoglaló lap interaktív grafikonok segítségével vizuálisan mutatja be a projektportfóliók legfontosabb mutatóit. Lehetővé teszi a felhasználók számára a teljesítmény nyomon követését, a trendek elemzését és a portfólióadatok megjelenítésének testreszabását a jobb döntéshozatal érdekében.

Az Összefoglaló lap teljes mértékben testreszabható, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy grafikonokat adjanak hozzá, szerkesszenek, duplikáljanak, átrendezzenek és átméretezzenek.

Az Összefoglaló lap elérése

1. A főmenüben lépjen a Projektportfóliók modulra.
2. Kattintson az áttekintendő portfólióra.
3. Navigáljon az Összegzés fülre.

Új diagram hozzáadása

1. Az Összefoglaló lapon kattintson az Ábra hozzáadása gombra.
2. Megjelenik egy konfigurációs ablak.
3. Határozza meg a következő paramétereket:
   • Adattartomány – Válassza ki, hogy mely portfólióadatokat kívánja megjeleníteni.
   • Diagramtípus – Válasszon a rendelkezésre álló formátumok közül (pl. oszlopdiagram, kördiagram, vonaldiagram).
   • Szűrők – Alkalmazzon speciális feltételeket a megjelenített adatok finomításához.
4. Adjon meg egy nevet a diagramnak (opcionális). Ha üresen hagyja, az adattartományon alapuló alapértelmezett név kerül hozzárendelésre.
5. Kattintson a Mentés gombra . Az új diagram az Összegzés lapon jelenik meg.

Meglévő diagram szerkesztése

1. Keresse meg a szerkeszteni kívánt diagramot az Összefoglaló lapon.
2. Kattintson a táblázat jobb felső sarkában lévő hárompontos menüre (⋮ ).
3. Válassza a Szerkesztés lehetőséget.
4. Módosítsa szükség szerint a következő beállításokat:
   • Adattartomány – Állítsa be, hogy mely adatok jelenjenek meg.
   • Diagramtípus – A megjelenítési formátum módosítása.
   • Szűrők – Az adatok megjelenítésének finomítása.
   • Név – A diagram címének frissítése.
5. Kattintson a Mentés gombra a módosítások alkalmazásához.

Az összefoglaló elrendezésének testreszabása

Az Összefoglaló lapon található diagramok rács alapú elrendezésben helyezkednek el , ami lehetővé teszi a rugalmas elrendezést és méretezést.

Diagramok átrendezése

• Kattintson és húzza a diagramot egy új pozícióba a rácson belül.
• A grafikonok automatikusan beállítódnak, hogy elkerüljék az átfedéseket.

Diagramok átméretezése

• Vigye a mutatót a grafikon jobb alsó sarka fölé.
• Kattintson és húzza a kívánt méretre a diagramot.

Egy diagram klónozása

• Kattintson a táblázat jobb felső sarkában lévő hárompontos menüre (⋮).
• Válassza a Klónozás lehetőséget.
• A duplikált diagram az eredeti mellett jelenik meg.
• Ha az eredeti diagram nem tartalmaz adatokat, a klónozás le lesz tiltva.