Projektportfóliók

A projektportfólió projekteket csoportosít, hogy együtt lehessen értékelni, összehasonlítani és nyomon követni őket. A portfóliók a főmenüben, a Projektportfóliók pont alatt találhatók. A lista a portfóliók nevét és projektjeit mutatja. A névre kattintva a portfólió a Projektek fülön nyílik meg. A portfóliónak a következő fülei vannak: Áttekintés, Projektek, Ütemterv, Költségvetés (ha a Költségvetés modul be van kapcsolva), Kockázatok (ha a Kockázatok modul be van kapcsolva) és Szimuláció.

A portfóliókhoz való hozzáférés a felhasználói jogosultságokban beállított Projektportfóliók jogosultságtól függ (lásd: Felhasználók): a Résztvevő szint csak azokat a portfóliókat engedi látni, amelyekhez a felhasználó hozzá van rendelve, a Varázsló szint új portfóliók létrehozását is lehetővé teszi, az Adminisztrátor szint pedig minden portfólió megtekintését és módosítását. Egy projekt több portfólióhoz is tartozhat.

A nézet megjegyzése. Az oszlopok sorrendjét, szélességét és láthatóságát, valamint a Gantt-diagram beállításait a portfólió szerkesztési jogával rendelkező személy menti a portfólióban, és ezek a portfólió minden felhasználójára érvényesek. A szűrőket a böngésző felhasználónként külön jegyzi meg.

Portfólió létrehozása és beállítása

Létrehozás

1. A főmenüben lépjen a Projektportfóliók pontra. A hozzáadás gomb azoknak a felhasználóknak látható, akik portfóliót hozhatnak létre.
2. Kattintson a Portfólió hozzáadása gombra. Megnyílik a Projekt portfólió ablak.
3. Adja meg a Név mezőben a portfólió nevét, és kattintson a Hozzáadás gombra.

A portfólió létrehozása után megnyílik a Projektek füle a projektek hozzáadására szolgáló ablakkal (lásd: Projektek hozzáadása a portfólióhoz). Az a felhasználó, aki nem portfólió-adminisztrátor, automatikusan megkapja az új portfólió szerkesztési jogát.

A portfóliólista oszlopai: Név (rendezhető) és Projektek (a projektek avatarjai, több projekt esetén pedig egy +N jelölés, a listával egy eszköztippben). A Szűrj név szerint mező szűkíti a listát, és a szűrőt az alkalmazás megjegyzi.

A portfólió beállításai

A portfólió neve melletti fogaskerék egy menüt nyit meg a Szerkesztés, Jogosultságok és Törlés lehetőségekkel. A menü azoknak a felhasználóknak érhető el, akik szerkeszthetik a portfóliót. A Projekt portfólió szerkesztése ablak mezői:

• A projektportfólió neve,
• A projektportfólió célja (leírás),
• A projektportfólió költségei – az az összeg, amellyel a projektek költségeinek összegét összehasonlítja a Szimuláció fül.

A portfólió törléséhez megerősítés szükséges. Törli a portfóliót és a projektekhez fűződő kapcsolatait, maguk a projektek változatlanok maradnak. A portfólió jogosultságait a A portfólió jogosultságai rész írja le.

A portfólió projektlistája

A Projektek fül a portfólió projektjeit mutatja. Alapértelmezés szerint a következő oszlopokat jeleníti meg: Név, Munkaterületek (csak akkor, ha a szervezetnek egynél több munkaterülete van), Projekt státusz, Projekt egészsége, Mérföldkövek, Haladás, Projektvezető, Vége, Vége – utolsó alapterv, Költségvetés és Költségvetés – utolsó alapterv (az utolsó kettő a Költségvetés modul bekapcsolt állapotában). Az Oszlopok gomb további adatokat ad hozzá, például a dátumokat és az első, illetve az utolsó alaptervtől való eltéréseket, az időszükségletet, a munkaidő-rögzítést, a kockázatokat, a létrehozás dátumát és a projektattribútumokat. A táblázat tetején lévő összesítő sor összeadja a numerikus értékeket.

A listát a Szűrj név szerint mező, valamint az állapot, a projektvezető, a munkaterület és a projektattribútumok szűrői szűkítik. Az archivált projektek alapértelmezés szerint rejtve vannak. A névre kattintva megnyílik a projekt.

A sor menüjében van egy Törlés lehetőség, amely eltávolítja a projektet a portfólióból. Maga a projekt a rendszerben marad. Megjegyzés: a portfólióból való eltávolítás azonnal megtörténik, megerősítő ablak nélkül. A projektek hozzáadásához és eltávolításához szükség van a portfólió szerkesztési jogára.

Projektek hozzáadása a portfólióhoz

1. Lépjen a Projektportfóliók pontra, és nyisson meg egy portfóliót (az új portfóliót a Portfólió létrehozása és beállítása rész írja le).
2. Nyissa meg a Projektek fület, és kattintson a Projekt hozzáadása gombra. Üres portfólióban a gomb az üzenetben található: Nincsenek elérhető projektek. Kattintson a címre.
3. Jelöljön ki projekteket a listán.
4. Kattintson a Hozzáadás gombra.

A lista csak azokat a projekteket tartalmazza, amelyeknél a felhasználó jogosult a projektbeállítások módosítására (általában projektvezetőként vagy adminisztrátorként), és amelyek még nincsenek a portfólióban. Minden projekt több portfólióhoz is tartozhat.

A projektek létrehozására jogosult felhasználónak a gomb mellett egy nyíl is látható, amely megnyitja a menüt: Üres projekt, A sablonból, Microsoft Excelből, Importálás a Microsoft Projectből, és ha a funkció be van kapcsolva, AI-val. Az új projekt azonnal a portfólióba kerül (lásd: Projekt létrehozása).

A portfólió az összes projektjét az összes fülön megmutatja azoknak, akik hozzáférnek.

A portfólió ütemterve

Az Ütemterv fül a portfólió projektjeit Gantt-diagramon mutatja. Minden projekt egy sor, amelyen egy sáv húzódik a kezdő dátumtól a befejező dátumig. A szűrő szűkíti a projektek listáját.

A grafikon beállításai

1. Kattintson a Grafikon gombra. Kibomlik a kapcsolók listája.
2. Kapcsolja be vagy ki az elemeket: Mérföldkövek, Függőségek (a különböző projektek feladatai közötti függőségek), Dátumok, Projektvezető, Utolsó alapterv és Első alapterv (az alaptervek sávjai), A mai vonal és Projekt státusz.
3. Igény szerint a Szín mezőben válassza ki, mi szerint legyenek színezve a sávok: Haladás, Projekt egészsége, Projekt státusz vagy egy lista típusú projektattribútum. A mező akkor érhető el, ha a szervezetnek van legalább egy ilyen attribútuma.
4. A csúszka a nagyítást állítja.

Exportálás

Az Exportálás gomb a grafikont Dokumentum (.pdf) vagy Kép (.png) formátumban menti. A fájl a grafikont az aktuális nézetben tartalmazza. A PDF-dokumentum a böngésző PDF-megjelenítőjében, új lapon nyílik meg, ahol elmentheti vagy kinyomtathatja.

A portfólió költségvetése

A Költségvetés fül akkor látható, ha a szervezetben be van kapcsolva a Költségvetés modul. A portfólió projektjeinek költségvetését egyetlen táblázatban gyűjti össze, Összesen sorral.

A táblázat oszlopai:

• Név (mindig látható),
• Tény, Előrejelzés és Összeg (a tény az előrejelzéssel együtt),
• Költségek [%] és Bevételek [%] (százalékos sávok),
• Alapterv (az alaptervből származó költségvetés) és Eltérés.

Alapértelmezés szerint a Név, Tény, Költségek [%], Előrejelzés és Összeg oszlopok láthatók. A többit az Oszlopok gombbal kapcsolhatja be a nevük melletti jelölőnégyzetek bejelölésével, a szükségteleneket pedig a jelölés törlésével rejtheti el. A szűrő szűkíti a projektek listáját. Az összegek a szervezet pénznemében szerepelnek. Egyetlen projekt költségvetését A projekt költségvetése írja le.

A portfólió projektjeinek kockázatai

A Kockázatok fül akkor látható, ha a szervezetben be van kapcsolva a Kockázatok modul. A portfólió összes projektjének kockázatait egyetlen táblázatban gyűjti össze.

• Alapértelmezés szerint a Név, Állapot, Tulajdonos, Hatás, Valószínűség és Projekt oszlop látható. Az Oszlopok gomb többek között a projekt státuszát, a kategóriát, a leírást, a költségvetésre gyakorolt hatást, az ütemtervre gyakorolt hatást és a végtermékre gyakorolt hatást adja hozzá.
• A táblázat fölött kockázati mátrix található. A Mátrix elrejtése (Mátrix megjelenítése) gomb a láthatóságát váltja. A mátrix egy cellájára kattintva a táblázat a kiválasztott hatású és valószínűségű kockázatokra szűkül.
• A szűrő a kockázatokat név, tulajdonos, projekt, állapot, kategória, hatás és valószínűség szerint szűkíti.
• Egy kockázatra kattintva az megnyílik abban a projektben, amelyhez tartozik (lásd: Kockázatok).

Ha a portfóliónak nincsenek kockázatai, megjelenik ez az üzenet: Nincsenek kockázatok hozzárendelve a portfólióhoz.

Projektek értékelése a portfólióban (szimuláció)

A Szimuláció fül segít megítélni, hogy a projektek egy csoportja belefér-e a portfólió költségeibe, és hogyan pontozódnak a projektek.

Projekttáblázat

• Az alapértelmezett oszlopok: Név, Projekt státusz, Projekt egészsége, Haladás, Projektvezető és Alapterv szerinti költségek (ha a Költségvetés modul be van kapcsolva). Az oszlopokat az Oszlopok gombbal módosíthatja, a listát pedig a szűrővel szűkítheti (név, státusz, egészség, vezető).
• Az egyes sorokban lévő jelölőnégyzet dönti el, hogy a projekt beleszámít-e az összesítésbe. Alapértelmezés szerint minden projekt be van jelölve, az oszlopfejlécben lévő jelölőnégyzet pedig mindet bejelöli vagy törli a jelölést. A bejelölések nem kerülnek mentésre.
• Bekapcsolt Költségvetés modul esetén a táblázat alján három sor található: Összesen (a bejelölt projektek alapterv szerinti költségei), Projektportfólió paraméterek (a portfólió beállításaiból származó portfólióköltségek, mínusz előjellel) és Eltérések (a kettő különbsége). Megmutatják, hogy a bejelölt projektek csoportja mennyivel haladja meg a portfólió költségeit, vagy mennyi tartalékot hagy (lásd: Portfólió létrehozása és beállítása).

Grafikon

Bekapcsolt Értékelés modul esetén a Diagram elrejtése (Grafikon megjelenítése) gomb kapcsolja a grafikont, amelyen a projektek az Előnyök és a Komplexitás tengelyen helyezkednek el a projekt aktuális értékelési verziója szerint (lásd: Értékelés). A pont színe a projekt státuszának színe. Egy sorra kattintva a projekt pontja kiemelődik, és az adatai megjelennek a grafikon mellett: név, portfólió, tervezett költségek, projektvezető, az alapterv kezdete és vége, valamint a napok száma.

A portfólió grafikus összefoglalója

Az Áttekintés fül diagramok (widgetek) rácsa, amelyek a portfólió projektjeinek kulcsfontosságú mutatóit jelenítik meg. Ugyanez a mechanizmus működik a portfóliókban, az ellenőrzésekben és a projektjelentésekben, ezért a részleteket a Jelentések című rész írja le: az adatok köre és a diagramtípusok, diagramok numerikus attribútumokhoz, a diagramok szűrői és az elrendezés, a diagramok szerkesztése és törlése.

1. Kattintson a Diagram hozzáadása gombra (a portfóliók szerkesztésére jogosult felhasználóknak látható). Megnyílik a Diagram hozzáadása ablak.
2. Válassza ki az adatok körét (Az adatok köre mező; a Projektek, Ütemterv és Kockázatok csoport) és a diagram típusát (Diagram típusa mező): Kördiagram, Oszlop, Számláló, Százalék vagy Lista. Kör- és oszlopdiagramnál beállíthatja a Csoportosítás (például projektstátusz, egészség és vezető, a projekt haladása, költségvetés-túllépés vagy lista típusú projektattribútum), a Címkék (Érték, Százalék) és a Szín mezőt.
3. Igény szerint állítson be szűrőt, amely korlátozza a diagramon szereplő projekteket vagy kockázatokat.
4. Kattintson a Hozzáadás gombra. A diagram megjelenik a rácson.

Ha a diagram címsora fölé viszi az egeret, megjelenik egy menüikon a Szerkesztés, Klónozás és Törlés parancsokkal. A diagramokat a címsor húzásával lehet mozgatni, a sarok húzásával átméretezni. Az elrendezést a portfólió menti, és minden felhasználóra érvényes; az elrendezés és a diagramok módosításához szükség van a portfóliók szerkesztési jogára.

A portfólió jogosultságai

A portfólió neve melletti fogaskerékmenüben megtalálható a Jogosultságok pont. Megnyitja a Jogosultságok ablakot a felhasználók listájával és a portfólióhoz való hozzáférésük szintjével: Előnézet vagy Szerkesztés.

1. Kattintson a Hozzáadás gombra. Megnyílik a Hozzáadás ablak.
2. Válasszon felhasználót és hozzáférési szintet, majd kattintson a Hozzáadás gombra.
3. Mentse a módosításokat a Jogosultságok ablakban. Ha eltávolít egy felhasználót a listáról, megvonja tőle a portfólióhoz való hozzáférést.

A projektportfóliókra vonatkozó Adminisztrátor jogosultsággal rendelkező személyek állandóan szerepelnek a listán, és mindig szerkesztési joggal rendelkeznek (az eszköztipp szövege: A jogosultságok a projektportfóliók adminisztrátori funkciójából származnak). A Szerkesztés szint lehetővé teszi a portfólió beállításainak, projektjeinek, jogosultságainak, elrendezésének és diagramjainak módosítását, az Előnézet szint pedig csak a portfólió füleinek megtekintését.