Carteras de proyectos
Una cartera de proyectos agrupa proyectos para que puedas evaluarlos, compararlos y supervisarlos conjuntamente. Las carteras están en el menú principal, en Carteras de proyectos. La lista muestra los nombres de las carteras y sus proyectos. Al hacer clic en un nombre se abre la cartera en la pestaña Proyectos. Una cartera tiene las pestañas Resumen, Proyectos, Cronograma, Presupuesto (cuando el módulo Presupuesto está activado), Riesgos (cuando el módulo Riesgos está activado) y Simulación.
El acceso a las carteras depende del permiso Carteras de proyectos de los permisos del usuario (consulta Usuarios): un Participante ve solo las carteras a las que está asignado, un Asistente también puede crear carteras nuevas y un Administrador ve y modifica todas las carteras. Un proyecto puede pertenecer a varias carteras.
Recordar la vista. El orden, el ancho y la visibilidad de las columnas y la configuración del diagrama de Gantt los guarda en la cartera una persona con derechos de edición de la cartera, y se aplican a todos los usuarios de la cartera. Los filtros los recuerda el navegador por separado para cada usuario.
Crear y configurar una cartera
Crear
- Ve a Carteras de proyectos en el menú principal. El botón de añadir lo ven los usuarios que pueden crear carteras.
- Haz clic en Añadir portafolio. Se abre la ventana Cartera de proyectos.
- Escribe el nombre en el campo Nombre y haz clic en Añadir.
Cuando se crea la cartera, se abre su pestaña Proyectos con la ventana para añadir proyectos (consulta Añadir proyectos a una cartera). Un usuario que no es administrador de carteras obtiene automáticamente el derecho a editar la cartera nueva.
La lista de carteras tiene las columnas Nombre (ordenable) y Proyectos (avatares de los proyectos y, si son más, un indicador +N con la lista en una información emergente). El campo Filtrar por nombre reduce la lista, y el filtro se recuerda.
Configuración de la cartera
La rueda dentada junto al nombre de la cartera abre un menú con Editar, Permisos y Borrar. El menú está disponible para los usuarios que pueden editar la cartera. La ventana Editar la cartera de proyectos tiene los campos:
- Nombre de la cartera de proyectos,
- Objetivo de la cartera de proyectos (descripción),
- Costes de la cartera de proyectos – el importe con el que se compara la suma de los costes de los proyectos en la pestaña Simulación.
Borrar una cartera requiere confirmación. Elimina la cartera y sus vínculos con los proyectos, y los proyectos permanecen sin cambios. Los permisos de la cartera se describen en Permisos de la cartera.
Lista de proyectos de una cartera
La pestaña Proyectos muestra los proyectos de la cartera. De forma predeterminada muestra las columnas Nombre, Espacios de trabajo (solo cuando la organización tiene más de un espacio de trabajo), Estado del proyecto, Salud del proyecto, Hitos, Progreso, Gerente de proyecto, Fin, Fin – último plan, Presupuesto y Presupuesto – último plan (las dos últimas cuando el módulo Presupuesto está activado). El botón Columnas añade más datos, por ejemplo fechas y diferencias respecto al primer y al último plan, tiempo requerido, registro de tiempo, riesgos, fecha de creación y atributos del proyecto. La fila de totales de la parte superior de la tabla suma los valores numéricos.
La lista se reduce con el campo Filtrar por nombre y con los filtros de estado, gerente de proyecto, espacio de trabajo y atributos del proyecto. Los proyectos archivados están ocultos de forma predeterminada. Al hacer clic en un nombre se abre el proyecto.
El menú de la fila tiene un elemento Borrar que quita el proyecto de la cartera. El proyecto en sí permanece en el sistema. Nota: la eliminación de la cartera se produce de inmediato, sin ventana de confirmación. Añadir y quitar proyectos requiere el derecho a editar la cartera.
Añadir proyectos a una cartera
- Ve a Carteras de proyectos y abre una cartera (una cartera nueva se describe en Crear y configurar una cartera).
- Abre la pestaña Proyectos y haz clic en Añadir proyecto. En una cartera vacía, el botón está dentro del mensaje No hay proyectos disponibles. Haga clic en.
- Selecciona proyectos en la lista.
- Haz clic en Añadir.
La lista contiene solo los proyectos en los que el usuario tiene derecho a cambiar la configuración del proyecto (normalmente como gerente de proyecto o administrador) y que aún no están en la cartera. Cada proyecto puede pertenecer a muchas carteras.
Un usuario que puede crear proyectos tiene junto al botón una flecha con el menú Proyecto vacío, De la plantilla, Desde Microsoft Excel, Importaciones desde Microsoft Project y, cuando la función está activada, Con IA. El proyecto nuevo se añade a la cartera de inmediato (consulta Crear un proyecto).
Una cartera muestra todos sus proyectos en todas las pestañas a las personas que tienen acceso a ella.
Cronograma de la cartera
La pestaña Cronograma muestra los proyectos de la cartera en un diagrama de Gantt. Cada proyecto es una fila con una barra desde su fecha de inicio hasta su fecha de fin. El filtro reduce la lista de proyectos.
Configuración del gráfico
- Haz clic en Gráfico. Se despliega una lista de interruptores.
- Activa o desactiva los elementos: Hitos, Dependencias (dependencias entre tareas de proyectos distintos), Fechas, Gerente de proyecto, Último plan y Primer plan (barras de los planes), La línea de hoy y Estado del proyecto.
- Opcionalmente, en el campo Color, elige según qué se colorean las barras: Progreso, Salud del proyecto, Estado del proyecto o un atributo de proyecto de tipo lista. El campo está disponible cuando la organización tiene al menos uno de esos atributos.
- El control deslizante ajusta el zoom.
Exportación
El botón Exportación guarda el gráfico como Documento (.pdf) o Imagen (.png). El archivo contiene el gráfico en la vista actual. El documento PDF se abre en el visor de PDF del navegador en una pestaña nueva, donde puedes guardarlo o imprimirlo.
Presupuesto de la cartera
La pestaña Presupuesto es visible cuando el módulo Presupuesto está activado en la organización. Reúne los presupuestos de los proyectos de la cartera en una tabla con una fila Total.
Columnas de la tabla:
- Nombre (siempre visible),
- Real, Pronóstico y Cantidad (el real junto con el pronóstico),
- Costes [%] e Ingresos [%] (barras porcentuales),
- Plan (presupuesto del plan) y Desviación.
De forma predeterminada se muestran las columnas Nombre, Real, Costes [%], Pronóstico y Cantidad. Activa más con el botón Columnas marcando las casillas junto a sus nombres, y oculta las que no necesites desmarcándolas. El filtro reduce la lista de proyectos. Los importes están en la moneda de la organización. El presupuesto de un solo proyecto se describe en Presupuesto del proyecto.
Riesgos de los proyectos de una cartera
La pestaña Riesgos es visible cuando el módulo Riesgos está activado en la organización. Reúne los riesgos de todos los proyectos de la cartera en una tabla.
- De forma predeterminada se muestran las columnas Nombre, Estado, Propietario, Impacto, Probabilidad y Proyecto. El botón Columnas añade, entre otros, el estado del proyecto, la categoría, la descripción, el impacto en el presupuesto, el impacto en el cronograma y el impacto en el producto final.
- Encima de la tabla hay una matriz de riesgos. El botón Ocultar matriz (Mostrar matriz) alterna su visibilidad. Al hacer clic en una celda de la matriz, la tabla se filtra por los riesgos con el impacto y la probabilidad elegidos.
- El filtro reduce los riesgos por nombre, propietario, proyecto, estado, categoría, impacto y probabilidad.
- Al hacer clic en un riesgo se abre en el proyecto al que pertenece (consulta Riesgos).
Cuando la cartera no tiene riesgos, aparece el mensaje No hay riesgos asignados a la cartera.
Evaluación de proyectos en una cartera (simulación)
La pestaña Simulación te ayuda a evaluar si un conjunto de proyectos encaja en los costes de la cartera y qué puntuación obtienen los proyectos.
Tabla de proyectos
- Las columnas predeterminadas son Nombre, Estado del proyecto, Salud del proyecto, Progreso, Gerente de proyecto y Costes del plan (cuando el módulo Presupuesto está activado). Cambia las columnas con el botón Columnas y reduce la lista con el filtro (nombre, estado, salud, gerente).
- La casilla de cada fila decide si el proyecto cuenta en el total. De forma predeterminada todos los proyectos están marcados, y el encabezado de la columna los marca y desmarca todos. Las marcas no se guardan.
- Con el módulo Presupuesto activado, hay tres filas al final de la tabla: Total (costes del plan de los proyectos marcados), Parámetros de la cartera de proyectos (los costes de la cartera según su configuración, con signo menos) y Desviaciones (la diferencia entre ambos). Muestran en cuánto el conjunto de proyectos marcados supera los costes de la cartera o cuánto margen queda (consulta Crear y configurar una cartera).
Gráfico
Con el módulo Puntuación activado, el botón Ocultar gráfico (Mostrar gráfico) alterna el gráfico, en el que los proyectos se sitúan en los ejes Beneficios y Complejidad según la versión actual de la puntuación del proyecto (consulta Puntuación). El color del punto es el color del estado del proyecto. Al hacer clic en una fila se resalta el punto del proyecto y se muestran sus datos junto al gráfico: nombre, cartera, costes previstos, gerente de proyecto, inicio y fin del plan y número de días.
Resumen gráfico de la cartera
La pestaña Resumen es una cuadrícula de gráficos (widgets) que muestran los indicadores clave de los proyectos de la cartera. El mismo mecanismo funciona en las carteras, las revisiones y los informes de proyectos, por lo que los detalles se describen en Informes: rango de datos y tipos de gráfico, gráficos de atributos numéricos, filtros de gráficos y disposición, edición y eliminación de gráficos.
- Haz clic en Añadir gráfico (visible para los usuarios que pueden editar carteras). Se abre la ventana Añadir gráfico.
- Elige el Rango de datos (los grupos Proyectos, Cronograma y Riesgos) y el Tipo de gráfico: Circular, Columna, Contador, Porcentaje o Lista. En los gráficos circulares y de columnas puedes definir la Agrupación (por ejemplo, por estado, salud y gerente del proyecto, progreso del proyecto, superación del presupuesto o un atributo de proyecto de tipo lista), las Etiquetas (Valor, Porcentaje) y el Color.
- Opcionalmente, define un filtro que limite los proyectos o riesgos del gráfico.
- Haz clic en Añadir. El gráfico aparece en la cuadrícula.
Cuando pasas el cursor sobre la barra de título de un gráfico, aparece un icono de menú con los comandos Editar, Clonar y Borrar. Los gráficos se mueven arrastrando la barra de título y se redimensionan arrastrando una esquina. La disposición se guarda en la cartera y se aplica a todos los usuarios; cambiar la disposición y los gráficos requiere el derecho a editar carteras.
Permisos de la cartera
El menú de la rueda dentada junto al nombre de la cartera tiene el elemento Permisos. Abre la ventana Permisos con una lista de usuarios y su nivel de acceso a la cartera: Vista previa o Edición.
- Haz clic en Añadir. Se abre la ventana Añadir.
- Elige un usuario y un nivel de acceso y haz clic en Añadir.
- Guarda los cambios en la ventana Permisos. Quitar a un usuario de la lista le retira el acceso a la cartera.
Las personas con el permiso Administrador para carteras están en la lista de forma permanente y siempre tienen derecho de edición (la información emergente Los permisos provienen de la función de administrador de carteras de proyectos). El nivel Edición permite cambiar la configuración de la cartera, sus proyectos, los permisos, la disposición y los gráficos, mientras que el nivel Vista previa solo permite ver las pestañas de la cartera.
