Projektová portfolia

Projektové portfolio sdružuje projekty, abyste je mohli společně hodnotit, porovnávat a sledovat. Portfolia najdete v hlavní nabídce pod položkou Projektová portfolia. Seznam zobrazuje názvy portfolií a jejich projekty. Kliknutím na název otevřete portfolio na záložce Projekty. Portfolio má záložky Přehled, Projekty, Harmonogram, Rozpočet (když je zapnutý modul Rozpočet), Rizika (když je zapnutý modul Rizika) a Simulace.

Přístup k portfoliím závisí na oprávnění Projektová portfolia v oprávněních uživatele (viz Uživatelé): Účastník vidí jen portfolia, ke kterým je přiřazen, Průvodce může navíc vytvářet nová portfolia a Správce vidí a mění všechna portfolia. Projekt může patřit do několika portfolií.

Zapamatování zobrazení. Pořadí, šířku a viditelnost sloupců a nastavení Ganttova diagramu ukládá v portfoliu osoba s právem úprav portfolia a platí pro všechny uživatele portfolia. Filtry si prohlížeč pamatuje zvlášť pro každého uživatele.

Vytvoření a nastavení portfolia

Vytvoření

1. V hlavní nabídce přejděte na Projektová portfolia. Tlačítko pro přidání vidí uživatelé, kteří smějí vytvářet portfolia.
2. Klikněte na Přidat portfolio. Otevře se okno Portfolio projektů.
3. Zadejte Název a klikněte na Přidat.

Po vytvoření portfolia se otevře jeho záložka Projekty s oknem pro přidání projektů (viz Přidání projektů do portfolia). Uživatel, který není správcem portfolií, automaticky získá právo nové portfolio upravovat.

Seznam portfolií má sloupce Název (lze řadit) a Projekty (avatary projektů a u většího počtu značka +N se seznamem v nápovědě). Pole Filtrovat podle názvu zúží seznam a filtr se pamatuje.

Nastavení portfolia

Ozubené kolo vedle názvu portfolia otevře nabídku s položkami Upravit, Oprávnění a Odstranit. Nabídka je dostupná uživatelům, kteří smějí portfolio upravovat. Okno Upravit portfolio projektů obsahuje pole:

• Název portfolia projektů,
• Cíl projektového portfolia (popis),
• Náklady projektového portfolia – částka, se kterou se na záložce Simulace porovnává součet nákladů projektů.

Odstranění portfolia vyžaduje potvrzení. Smaže portfolio a jeho vazby na projekty, samotné projekty zůstanou beze změny. Oprávnění k portfoliu jsou popsána v části Oprávnění k portfoliu.

Seznam projektů v portfoliu

Záložka Projekty zobrazuje projekty portfolia. Ve výchozím nastavení ukazuje sloupce Název, Pracovní prostory (jen když má organizace více než jeden pracovní prostor), Stav projektu, Kondice projektu, Milníky, Pokrok, Projektový vedoucí, Konec, Konec – poslední plán, Rozpočet a Rozpočet – poslední plán (poslední dva při zapnutém modulu Rozpočet). Tlačítko Sloupce přidá další údaje, například data a odchylky od prvního a posledního plánu, časovou náročnost, sledování času, rizika, datum vytvoření a atributy projektu. Součtový řádek v horní části tabulky sčítá číselné hodnoty.

Seznam zúžíte polem Filtrovat podle názvu a filtry podle stavu, projektového vedoucího, pracovního prostoru a atributů projektu. Archivované projekty jsou ve výchozím nastavení skryté. Kliknutím na název otevřete projekt.

Nabídka řádku obsahuje položku Odstranit, která projekt z portfolia odebere. Samotný projekt zůstane v systému. Poznámka: odebrání z portfolia proběhne okamžitě, bez potvrzovacího okna. Přidávání a odebírání projektů vyžaduje právo portfolio upravovat.

Přidání projektů do portfolia

1. Přejděte na Projektová portfolia a otevřete portfolio (nové portfolio popisuje Vytvoření a nastavení portfolia).
2. Otevřete záložku Projekty a klikněte na Přidat projekt. V prázdném portfoliu je tlačítko ve zprávě Žádné projekty nejsou k dispozici. Klikněte na.
3. Vyberte projekty v seznamu.
4. Klikněte na Přidat.

Seznam obsahuje jen projekty, ve kterých má uživatel právo měnit nastavení projektu (obvykle jako projektový vedoucí nebo správce) a které ještě nejsou v portfoliu. Každý projekt může patřit do mnoha portfolií.

Uživatel, který smí vytvářet projekty, má vedle tlačítka šipku s nabídkou Prázdný projekt, Ze šablony, Z Microsoft Excel, Dovoz z Microsoft Project a po zapnutí funkce také S AI. Nový projekt se do portfolia přidá okamžitě (viz Vytvoření projektu).

Portfolio zobrazuje všechny své projekty na všech záložkách osobám, které k němu mají přístup.

Harmonogram portfolia

Záložka Harmonogram zobrazuje projekty portfolia na Ganttově diagramu. Každý projekt je řádek s pruhem od data zahájení do data ukončení. Filtr zúží seznam projektů.

Nastavení grafu

1. Klikněte na Graf. Rozbalí se seznam přepínačů.
2. Zapněte nebo vypněte prvky: Milníky, Závislosti (závislosti mezi úkoly různých projektů), Data, Projektový vedoucí, Poslední plán a První plán (pruhy plánů), Dnešní čára a Stav projektu.
3. Volitelně v poli Barva zvolte, podle čeho se pruhy barví: Pokrok, Kondice projektu, Stav projektu nebo atribut projektu typu seznam. Pole je dostupné, když má organizace alespoň jeden takový atribut.
4. Posuvník nastavuje přiblížení.

Export

Tlačítko Export uloží graf jako Dokument (.pdf) nebo Obrázek (.png). Soubor obsahuje graf v aktuálním zobrazení. Dokument PDF se otevře v prohlížeči PDF na nové záložce, kde ho můžete uložit nebo vytisknout.

Rozpočet portfolia

Záložka Rozpočet je viditelná, když je pro organizaci zapnutý modul Rozpočet. Shrnuje rozpočty projektů portfolia do jedné tabulky s řádkem Celkem.

Sloupce tabulky:

• Název (viditelný vždy),
• Skutečnost, Předpověď a Částka (skutečnost spolu s předpovědí),
• Náklady [%] a Příjmy [%] (procentní pruhy),
• Plán (rozpočet z plánu) a Odchylka.

Ve výchozím nastavení se zobrazují sloupce Název, Skutečnost, Náklady [%], Předpověď a Částka. Další zapnete tlačítkem Sloupce zaškrtnutím políček u jejich názvů a nepotřebné skryjete jejich zrušením. Filtr zúží seznam projektů. Částky jsou v měně organizace. Rozpočet jednotlivého projektu popisuje Rozpočet projektu.

Rizika projektů v portfoliu

Záložka Rizika je viditelná, když je pro organizaci zapnutý modul Rizika. Shromažďuje rizika všech projektů portfolia do jedné tabulky.

• Ve výchozím nastavení se zobrazují sloupce Název, Stav, Majitel, Dopad, Pravděpodobnost a Projekt. Tlačítko Sloupce přidá mimo jiné stav projektu, kategorii, popis, dopad na rozpočet, dopad na harmonogram a dopad na konečný produkt.
• Nad tabulkou je matice rizik. Tlačítko Skrýt matici (Zobrazit matici) přepíná její viditelnost. Kliknutím na buňku matice se tabulka vyfiltruje na rizika s vybraným dopadem a pravděpodobností.
• Filtr zúží rizika podle názvu, majitele, projektu, stavu, kategorie, dopadu a pravděpodobnosti.
• Kliknutím na riziko ho otevřete v projektu, do kterého patří (viz Rizika).

Když portfolio nemá žádná rizika, zobrazí se zpráva Žádná rizika přiřazená k portfoliu.

Hodnocení projektů v portfoliu (simulace)

Záložka Simulace pomáhá posoudit, zda soubor projektů vyhovuje nákladům portfolia a jak projekty dopadají v bodování.

Tabulka projektů

• Výchozí sloupce jsou Název, Stav projektu, Kondice projektu, Pokrok, Projektový vedoucí a Plánové náklady (při zapnutém modulu Rozpočet). Sloupce změníte tlačítkem Sloupce a seznam zúžíte filtrem (název, stav, kondice, vedoucí).
• Zaškrtávací políčko v každém řádku určuje, zda se projekt počítá do součtu. Ve výchozím nastavení jsou zaškrtnuty všechny projekty a záhlaví sloupce zaškrtne a zruší zaškrtnutí všech najednou. Zaškrtnutí se neukládá.
• Při zapnutém modulu Rozpočet jsou ve spodní části tabulky tři řádky: Celkem (plánové náklady zaškrtnutých projektů), Parametry projektového portfolia (náklady portfolia z jeho nastavení, se znaménkem mínus) a Odchylky (rozdíl mezi nimi). Ukazují, o kolik soubor zaškrtnutých projektů překračuje náklady portfolia nebo kolik prostoru zbývá (viz Vytvoření a nastavení portfolia).

Graf

Při zapnutém modulu Bodování tlačítko Skrýt graf (Zobrazit graf) přepíná graf, ve kterém projekty leží na osách Výhody a Složitost podle aktuální verze bodování projektu (viz Bodování). Barva bodu odpovídá barvě stavu projektu. Kliknutím na řádek se zvýrazní bod projektu a vedle grafu se zobrazí jeho údaje: název, portfolio, plánované náklady, projektový vedoucí, začátek a konec plánu a počet dní.

Grafický přehled portfolia

Záložka Přehled je mřížka grafů (widgetů), které ukazují klíčové ukazatele projektů portfolia. Stejný mechanismus funguje v portfoliích, přehledech a projektových zprávách, proto jsou podrobnosti popsány v článku Zprávy: rozsah údajů a typy grafů, grafy číselných atributů, filtry grafů a rozložení, úprava a odstranění grafů.

1. Klikněte na Přidat graf (vidí ho uživatelé, kteří smějí upravovat portfolia). Otevře se okno Přidat graf.
2. Vyberte Rozsah údajů (skupiny Projekty, Harmonogram a Rizika) a Typ grafu: Kruhový, Sloupec, Počítadlo, Procento nebo Seznam. U kruhových a sloupcových grafů můžete nastavit Seskupení (například podle stavu, kondice a vedoucího projektu, pokroku projektu, překročení rozpočtu nebo atributu projektu typu seznam), Popisky (Hodnota, Procento) a Barva.
3. Volitelně nastavte filtr, který omezí projekty nebo rizika v grafu.
4. Klikněte na Přidat. Graf se objeví v mřížce.

Když najedete myší na záhlaví grafu, objeví se ikona nabídky s příkazy Upravit, Klonovat a Odstranit. Grafy přesouváte přetažením za záhlaví a velikost měníte přetažením rohu. Rozložení se ukládá v portfoliu a platí pro všechny uživatele; změna rozložení a grafů vyžaduje právo upravovat portfolia.

Oprávnění k portfoliu

Nabídka ozubeného kola vedle názvu portfolia obsahuje položku Oprávnění. Otevře okno Oprávnění se seznamem uživatelů a jejich úrovní přístupu k portfoliu: Náhled nebo Úprava.

1. Klikněte na Přidat. Otevře se okno Přidat.
2. Vyberte uživatele a úroveň přístupu a klikněte na Přidat.
3. Uložte změny v okně Oprávnění. Odebráním uživatele ze seznamu mu zrušíte přístup k portfoliu.

Osoby s oprávněním Správce k portfoliím jsou na seznamu trvale a vždy mají právo úprav (nápověda Oprávnění pocházejí z funkce správce projektových portfolií). Úroveň Úprava umožňuje měnit nastavení portfolia, jeho projekty, oprávnění, rozložení a grafy, úroveň Náhled umožňuje jen prohlížet záložky portfolia.