Portfele projektów

Portfel projektów grupuje projekty, aby oceniać je, porównywać i monitorować razem. Portfele są w menu głównym, w pozycji Portfele projektów. Lista pokazuje nazwy portfeli i ich projekty. Kliknięcie nazwy otwiera portfel na zakładce Projekty. Portfel ma zakładki: Podsumowanie, Projekty, Harmonogram, Budżet (gdy jest włączony moduł Budżet), Ryzyka (gdy jest włączony moduł Ryzyka) i Symulacja.

Dostęp do portfeli zależy od uprawnienia Portfele projektów w uprawnieniach użytkownika (zobacz Użytkownicy): Uczestnik widzi tylko portfele, do których został przypisany, Kreator dodatkowo tworzy nowe portfele, a Administrator widzi i zmienia wszystkie portfele. Projekt może należeć do kilku portfeli.

Zapamiętywanie widoku. Kolejność, szerokość i widoczność kolumn oraz ustawienia wykresu Gantta zapisuje w portfelu osoba z prawem edycji portfela, a obowiązują one wszystkich użytkowników portfela. Filtry przeglądarka zapamiętuje osobno dla każdego użytkownika.

Tworzenie i ustawienia portfela

Tworzenie

1. Należy przejść do pozycji Portfele projektów w menu głównym. Wyświetli się lista portfeli, a na niej przycisk dodawania, widoczny dla użytkowników z prawem tworzenia portfeli.
2. Po kliknięciu przycisku Dodaj portfel otworzy się okno Portfel projektowy.
3. Należy wpisać Nazwę i kliknąć przycisk Dodaj. Zostanie utworzony nowy portfel.

Po utworzeniu portfela otwiera się jego zakładka Projekty z oknem dodawania projektów (zobacz Dodawanie projektów do portfela). Użytkownik, który nie jest administratorem portfeli, dostaje w nowym portfelu prawo do edycji automatycznie.

Lista portfeli ma kolumny Nazwa (z sortowaniem) i Projekty (awatary projektów, a przy większej liczbie znacznik +N z listą w podpowiedzi). Pole Filtruj po nazwie zawęża listę, a filtr jest zapamiętywany.

Ustawienia portfela

Po kliknięciu koła zębatego obok nazwy portfela otworzy się menu z pozycjami Edytuj, Uprawnienia i Usuń. Menu jest dostępne dla użytkowników z prawem edycji portfela. Po wybraniu pozycji Edytuj otworzy się okno Edytuj portfel projektowy ma pola:

• Nazwa portfela projektowego,
• Cel portfela projektowego (opis),
• Koszty portfela projektowego – kwota, z którą porównuje się sumę kosztów projektów na zakładce Symulacja.

Po wybraniu pozycji Usuń należy potwierdzić usunięcie portfela. Zostanie usunięty portfel i jego powiązania z projektami, a same projekty zostają bez zmian. Uprawnienia do portfela opisano w części Uprawnienia do portfela.

Lista projektów w portfelu

Zakładka Projekty pokazuje projekty portfela. Domyślnie widać kolumny: Nazwa, Obszary pracy (tylko gdy organizacja ma więcej niż jeden obszar pracy), Status projektu, Kondycja projektu, Kamienie milowe, Postęp, Kierownik projektu, Koniec, Koniec – ostatni plan, Budżet i Budżet – ostatni plan (dwie ostatnie przy włączonym module Budżet). Przycisk Kolumny dodaje kolejne dane, na przykład daty i odchylenia od pierwszego i ostatniego planu, czasochłonność, czas pracy, ryzyka, datę utworzenia i atrybuty projektu. Wiersz sumy na górze tabeli zlicza wartości liczbowe.

Listę zawęża pole Filtruj po nazwie oraz filtry statusu, kierownika projektu, obszaru pracy i atrybutów projektu. Projekty zarchiwizowane są domyślnie ukryte. Kliknięcie nazwy otwiera projekt.

Menu wiersza ma pozycję Usuń, która usuwa projekt z portfela. Sam projekt zostaje w systemie. Uwaga: usunięcie z portfela następuje od razu, bez okna potwierdzenia. Dodawanie i usuwanie projektów wymaga prawa edycji portfela.

Dodawanie projektów do portfela

1. Należy przejść do pozycji Portfele projektów i otworzyć portfel (nowy portfel opisano w części Tworzenie i ustawienia portfela).
2. Następnie należy otworzyć zakładkę Projekty i kliknąć przycisk Dodaj projekt. W pustym portfelu przycisk jest w komunikacie Brak projektów. Kliknij. Otworzy się lista projektów do wyboru.
3. Na liście należy zaznaczyć projekty, które mają trafić do portfela.
4. Po kliknięciu przycisku Dodaj wybrane projekty pojawią się w portfelu.

Na liście są tylko projekty, w których użytkownik ma prawo do zmiany ustawień projektu (zwykle jako kierownik lub administrator projektu), a które nie należą jeszcze do portfela. Każdy projekt może należeć do wielu portfeli.

Użytkownik, który może tworzyć projekty, ma przy przycisku strzałkę z menu Pusty projekt, Z szablonu, Z Microsoft Excel, Z Microsoft Project oraz, gdy funkcja jest włączona, Za pomocą AI. Nowy projekt trafia do portfela od razu (zobacz Tworzenie projektu).

Portfel pokazuje na wszystkich zakładkach wszystkie swoje projekty osobom, które mają do niego dostęp.

Harmonogram portfela

Zakładka Harmonogram pokazuje na wykresie Gantta projekty portfela. Każdy projekt jest wierszem z paskiem od daty rozpoczęcia do zakończenia. Filtr zawęża listę projektów.

Ustawienia wykresu

1. Po kliknięciu przycisku Wykres rozwinie się lista przełączników.
2. Należy włączyć lub wyłączyć elementy wykresu: Kamienie milowe, Zależności (zależności między zadaniami z różnych projektów), Daty, Kierownik projektu, Ostatni plan i Pierwszy plan (paski planu bazowego), Linia dnia dzisiejszego i Status projektu.
3. Opcjonalnie należy wybrać w polu Kolor, według czego mają być kolorowane paski: Postęp, Kondycja projektu, Status projektu albo atrybut projektu typu lista. Pole jest dostępne, gdy w organizacji jest co najmniej jeden taki atrybut.
4. Suwak ustawia powiększenie. Zmiany widać od razu na wykresie.

Eksport

Po kliknięciu przycisku Eksport należy wybrać, czy wykres ma być zapisany jako Dokument (.pdf) albo Obraz (.png). Plik zawiera wykres w bieżącym widoku. Dokument PDF otwiera się w podglądzie PDF przeglądarki w nowej karcie, gdzie można go zapisać albo wydrukować.

Budżet portfela

Zakładka Budżet jest widoczna, gdy w organizacji jest włączony moduł Budżet. Zestawia budżety projektów portfela w jednej tabeli z wierszem Suma.

Kolumny tabeli:

• Nazwa (zawsze widoczna),
• Wykonanie, Prognoza i Kwota (wykonanie razem z prognozą),
• Koszty [%] i Przychody [%] (paski procentowe),
• Plan (budżet z planu bazowego) i Odchylenie.

Domyślnie widać kolumny Nazwa, Wykonanie, Koszty [%], Prognoza i Kwota. Kolejne włącza się przyciskiem Kolumny, zaznaczając pola wyboru przy nazwach, a niepotrzebne ukrywa się odznaczeniem. Filtr zawęża listę projektów. Kwoty są w walucie organizacji. Budżet pojedynczego projektu opisano w dziale Budżet projektu.

Ryzyka projektowe w portfelu

Zakładka Ryzyka jest widoczna, gdy w organizacji jest włączony moduł Ryzyka. Zbiera ryzyka ze wszystkich projektów portfela w jednej tabeli.

• Domyślnie widać kolumny Nazwa, Status, Właściciel, Wpływ, Prawdopodobieństwo i Projekt. Przycisk Kolumny dodaje między innymi status projektu, kategorię, opis, wpływ na budżet, wpływ na harmonogram i wpływ na produkt końcowy.
• Nad tabelą jest matryca ryzyk. Przycisk Ukryj matrycę (Pokaż matrycę) przełącza jej widoczność. Kliknięcie pola matrycy filtruje tabelę do ryzyk o wybranym wpływie i prawdopodobieństwie.
• Filtr zawęża ryzyka według nazwy, właściciela, projektu, statusu, kategorii, wpływu i prawdopodobieństwa.
• Kliknięcie ryzyka otwiera je w projekcie, do którego należy (zobacz Ryzyka).

Bez ryzyk w portfelu widać komunikat Brak ryzyk przypisanych do portfela.

Oceny projektów w portfelu (symulacja)

Zakładka Symulacja pomaga ocenić, czy zestaw projektów mieści się w kosztach portfela i jak projekty wypadają w ocenie scoringowej.

Tabela projektów

• Domyślne kolumny to Nazwa, Status projektu, Kondycja projektu, Postęp, Kierownik projektu i Planowe koszty (przy włączonym module Budżet). Kolumny zmienia się przyciskiem Kolumny, a listę zawęża filtr (nazwa, status, kondycja, kierownik).
• Pole wyboru w każdym wierszu decyduje, czy projekt liczy się w sumie. Domyślnie zaznaczone są wszystkie projekty, a nagłówek kolumny zaznacza i odznacza wszystkie. Zaznaczenia nie są zapisywane.
• Przy włączonym module Budżet na dole tabeli są trzy wiersze: Suma (planowe koszty zaznaczonych projektów), Parametry portfela projektowego (koszty portfela z jego ustawień, ze znakiem minus) i Odchylenia (różnica między nimi). Dzięki temu widać, o ile zestaw zaznaczonych projektów przekracza koszty portfela albo je zostawia (zobacz Tworzenie i ustawienia portfela).

Wykres

Przy włączonym module Scoring przycisk Ukryj wykres (Pokaż wykres) przełącza wykres, na którym projekty leżą na osiach Korzyści i Złożoność według aktualnej wersji scoringu projektu (zobacz Scoring). Kolor punktu to kolor statusu projektu. Kliknięcie wiersza podświetla punkt projektu i pokazuje obok wykresu jego dane: nazwę, portfel, planowe koszty, kierownika projektu, planowy start i koniec oraz liczbę dni.

Podsumowanie graficzne portfela

Zakładka Podsumowanie to siatka wykresów (widżetów), które pokazują kluczowe wskaźniki projektów portfela. Mechanizm jest wspólny dla portfeli, przeglądów i raportów projektów, dlatego szczegóły opisuje dział Raporty: zakres danych i rodzaje wykresów, wykresy dla atrybutów liczbowych, filtry wykresu oraz układ, edycja i usuwanie wykresów.

1. Po kliknięciu przycisku Dodaj wykres (widoczny dla użytkowników z prawem edycji portfeli) otworzy się okno Dodaj wykres.
2. Należy wybrać Zakres danych (grupy Projekty, Harmonogram i Ryzyka) oraz Rodzaj wykresu: Kołowy, Kolumnowy, Licznik, Procent albo Lista. Dla wykresów kołowych i kolumnowych można ustawić Grupowanie (na przykład status, kondycję i kierownika projektu, postęp projektów, przekroczenie budżetu albo atrybut projektu typu lista), Etykiety (Wartość, Procent) i Kolor.
3. Opcjonalnie można ustawić filtr, który ograniczy projekty lub ryzyka na wykresie.
4. Po kliknięciu przycisku Dodaj wykres pojawi się na siatce.

Po najechaniu na pasek tytułu wykresu pojawia się ikona menu z poleceniami Edytuj, Klonuj i Usuń. Wykresy przeciąga się za pasek tytułu, a rozmiar zmienia przeciągnięciem rogu. Układ zapisuje się w portfelu i dotyczy wszystkich użytkowników; zmiany układu i wykresów wymagają prawa edycji portfeli.

Uprawnienia do portfela

Aby nadać uprawnienia do portfela, należy kliknąć koło zębate obok nazwy portfela i wybrać pozycję Uprawnienia. Otworzy się okno Uprawnienia z listą użytkowników i ich poziomem dostępu do portfela: Podgląd albo Edycja.

1. Po kliknięciu przycisku Dodaj otworzy się okno Dodaj.
2. Należy wybrać użytkownika i poziom dostępu, a następnie kliknąć przycisk Dodaj. Użytkownik pojawi się na liście w oknie Uprawnienia.
3. Na koniec należy zapisać zmiany w oknie Uprawnienia. Użytkownik usunięty z listy straci dostęp do portfela.

Osoby z uprawnieniem Administrator do portfeli są na liście na stałe i mają zawsze prawo edycji (podpowiedź Uprawnienia pochodzą z funkcji administratora portfeli projektów). Poziom Edycja pozwala zmieniać ustawienia portfela, jego projekty, uprawnienia, układ i wykresy, a poziom Podgląd tylko oglądać zakładki portfela.