Портфоліо проектів

Портфель проєктів об’єднує проєкти, щоб їх можна було оцінювати, порівнювати та відстежувати разом. Портфелі розташовано в головному меню, у розділі Портфелі проєктів. Список показує назви портфелів і їхні проєкти. Натискання назви відкриває портфель на вкладці Проєкти. Портфель має вкладки Огляд, Проєкти, Графік, Бюджет (коли модуль «Бюджет» увімкнено), Ризики (коли модуль «Ризики» увімкнено) і Симуляція.

Доступ до портфелів залежить від права Портфелі проєктів у правах користувача (див. Користувачі): Учасник бачить лише портфелі, до яких його призначено, Майстер може також створювати нові портфелі, а Адміністратор бачить і змінює всі портфелі. Проєкт може належати до кількох портфелів.

Запам’ятовування відображення. Порядок, ширина та видимість стовпців і налаштування діаграми Ганта зберігаються в портфелі особою з правом редагування портфеля й діють для всіх користувачів портфеля. Фільтри запам’ятовує браузер окремо для кожного користувача.

Створення й налаштування портфеля

Створення

1. Перейдіть до розділу Портфелі проєктів у головному меню. Кнопка додавання видима користувачам, які можуть створювати портфелі.
2. Натисніть Додати портфоліо. Відкриється вікно Проєктне портфоліо.
3. Заповніть поле Назва і натисніть Додати.

Після створення портфеля відкривається його вкладка Проєкти з вікном додавання проєктів (див. Додавання проєктів до портфеля). Користувач, який не є адміністратором портфелів, автоматично отримує право редагувати новий портфель.

Список портфелів має стовпці Назва (із сортуванням) і Проєкти (аватари проєктів, а якщо їх більше — позначка +N зі списком у підказці). Поле Фільтрувати за назвою звужує список, і фільтр запам’ятовується.

Налаштування портфеля

Значок шестірні поруч із назвою портфеля відкриває меню з пунктами Редагувати, Права доступу та Видалити. Меню доступне користувачам, які можуть редагувати портфель. Вікно Редагувати портфоліо проєктів має поля:

• Назва проєктного портфоліо,
• Ціль проєктного портфоліо (опис),
• Витрати проєктного портфоліо – сума, з якою порівнюється сума витрат проєктів на вкладці Симуляція.

Видалення портфеля потребує підтвердження. Воно видаляє портфель і його зв’язки з проєктами, а самі проєкти залишаються без змін. Права доступу до портфелів описано в розділі Права доступу до портфеля.

Список проєктів у портфелі

Вкладка Проєкти показує проєкти портфеля. За замовчуванням показано стовпці Назва, Робочі області (лише коли в організації більше однієї робочої області), Статус проєкту, Стан проєкту, Контрольні події, Прогрес, Керівник проєкту, Кінець, Кінець – останній план, Бюджет і Бюджет – останній план (два останні, коли модуль «Бюджет» увімкнено). Кнопка Стовпці додає інші дані, наприклад дати та відхилення від першого й останнього плану, часові витрати, облік часу роботи, ризики, дату створення та атрибути проєкту. Рядок підсумків угорі таблиці підсумовує числові значення.

Список звужується полем Фільтрувати за назвою і фільтрами за статусом, керівником проєкту, робочою областю та атрибутами проєкту. Архівні проєкти за замовчуванням приховано. Натискання назви відкриває проєкт.

У меню рядка є пункт Видалити, який вилучає проєкт із портфеля. Сам проєкт залишається в системі. Примітка: вилучення з портфеля відбувається одразу, без вікна підтвердження. Додавання та вилучення проєктів потребує права редагувати портфель.

Додавання проєктів до портфеля

1. Перейдіть до розділу Портфелі проєктів і відкрийте портфель (новий портфель описано в розділі Створення й налаштування портфеля).
2. Відкрийте вкладку Проєкти і натисніть Додати проєкт. У порожньому портфелі кнопка розташована в повідомленні Немає проєктів. Натисніть.
3. Виберіть проєкти у списку.
4. Натисніть Додати.

Список містить лише проєкти, у яких користувач має право змінювати налаштування проєкту (зазвичай як керівник проєкту або адміністратор) і яких ще немає в портфелі. Кожен проєкт може належати до багатьох портфелів.

Користувач, який може створювати проєкти, має стрілку поруч із кнопкою з меню Порожній проєкт, З шаблону, З Microsoft Excel, Імпорт з Microsoft Project і, коли функцію ввімкнено, З ШІ. Новий проєкт одразу потрапляє до портфеля (див. Створення проєкту).

Портфель показує всі свої проєкти на всіх вкладках особам, які мають до нього доступ.

Графік портфеля

Вкладка Графік показує проєкти портфеля на діаграмі Ганта. Кожен проєкт є рядком зі смугою від дати початку до дати завершення. Фільтр звужує список проєктів.

Налаштування діаграми

1. Натисніть Графік. Розгорнеться список перемикачів.
2. Вмикайте або вимикайте елементи: Контрольні події, Залежності (залежності між завданнями з різних проєктів), Дати, Керівник проєкту, Останній план і Перший план (смуги планів), Лінія сьогоднішнього дня і Статус проєкту.
3. За потреби в полі Колір виберіть, за чим розфарбовуються смуги: Прогрес, Стан проєкту, Статус проєкту або атрибут проєкту типу «список». Поле доступне, коли в організації є принаймні один такий атрибут.
4. Повзунок задає масштаб.

Експорт

Кнопка Експорт зберігає діаграму як Документ (.pdf) або Зображення (.png). Файл містить діаграму в поточному відображенні. PDF-документ відкривається в засобі перегляду PDF браузера в новій вкладці, де його можна зберегти або надрукувати.

Бюджет портфеля

Вкладка Бюджет видима, коли в організації увімкнено модуль «Бюджет». Вона збирає бюджети проєктів портфеля в одній таблиці з рядком Сума.

Стовпці таблиці:

• Назва (завжди видима),
• Виконання, Прогноз і Сума (виконання разом із прогнозом),
• Витрати [%] і Доходи [%] (відсоткові смуги),
• План (бюджет із плану) і Відхилення.

За замовчуванням показано стовпці Назва, Виконання, Витрати [%], Прогноз і Сума. Вмикайте інші кнопкою Стовпці, позначаючи прапорці біля їхніх назв, а непотрібні приховуйте, знімаючи позначки. Фільтр звужує список проєктів. Суми подано у валюті організації. Бюджет окремого проєкту описано в розділі Бюджет проєкту.

Ризики проєктів у портфелі

Вкладка Ризики видима, коли в організації увімкнено модуль «Ризики». Вона збирає ризики всіх проєктів портфеля в одній таблиці.

• За замовчуванням показано стовпці Назва, Статус, Власник, Вплив, Ймовірність і Проєкт. Кнопка Стовпці додає, зокрема, статус проєкту, категорію, опис, вплив на бюджет, вплив на графік і вплив на кінцевий продукт.
• Над таблицею розташовано матрицю ризиків. Кнопка Приховати матрицю (Показати матрицю) перемикає її видимість. Натискання клітинки матриці фільтрує таблицю за ризиками з вибраними впливом і ймовірністю.
• Фільтр звужує ризики за назвою, власником, проєктом, статусом, категорією, впливом і ймовірністю.
• Натискання ризику відкриває його в проєкті, до якого він належить (див. Ризики).

Коли в портфелі немає ризиків, з’являється повідомлення Відсутні ризики, призначені портфелю.

Оцінювання проєктів у портфелі (симуляція)

Вкладка Симуляція допомагає оцінити, чи вписується набір проєктів у витрати портфеля та як проєкти отримують бали.

Таблиця проєктів

• Типові стовпці — Назва, Статус проєкту, Стан проєкту, Прогрес, Керівник проєкту і Планові витрати (коли модуль «Бюджет» увімкнено). Змінюйте стовпці кнопкою Стовпці і звужуйте список фільтром (назва, статус, стан, керівник).
• Прапорець у кожному рядку визначає, чи враховується проєкт у підсумку. За замовчуванням позначено всі проєкти, а заголовок стовпця позначає й знімає позначки з усіх. Позначки не зберігаються.
• Коли модуль «Бюджет» увімкнено, унизу таблиці є три рядки: Сума (планові витрати позначених проєктів), Параметри портфоліо проєктів (витрати портфеля з його налаштувань зі знаком мінус) і Відхилення (різниця між ними). Вони показують, наскільки набір позначених проєктів перевищує витрати портфеля або залишає запас (див. Створення й налаштування портфеля).

Діаграма

Коли модуль «Скорінґ» увімкнено, кнопка Приховати діаграму (Показати діаграму) перемикає діаграму, на якій проєкти розташовано за осями Переваги та Складність відповідно до поточної версії скорінґу проєкту (див. Скорінґ). Колір точки — це колір статусу проєкту. Натискання рядка виділяє точку проєкту й показує його дані поруч із діаграмою: назву, портфель, заплановані витрати, керівника проєкту, початок і кінець за планом та кількість днів.

Графічний підсумок портфеля

Вкладка Огляд — це сітка діаграм (віджетів), що показують ключові показники проєктів портфеля. Той самий механізм працює в портфелях, оглядах і звітах проєктів, тому подробиці описано в розділі Звіти: діапазон даних і типи діаграм, діаграми для числових атрибутів, фільтри діаграм та розташування, редагування й видалення діаграм.

1. Натисніть Додати діаграму (видима користувачам, які можуть редагувати портфелі). Відкриється вікно Додати діаграму.
2. Виберіть Діапазон даних (групи Проєкти, Графік і Ризики) і Тип діаграми: Круговий, Стовпцевий, Лічильник, Відсоток або Список. Для кругових і стовпцевих діаграм можна задати Групування (наприклад, за статусом, станом і керівником проєкту, прогресом проєкту, перевищенням бюджету або атрибутом проєкту типу «список»), Мітки (Значення, Відсоток) і Колір.
3. За потреби задайте фільтр, що обмежує проєкти або ризики на діаграмі.
4. Натисніть Додати. Діаграма з’явиться в сітці.

Коли ви наводите курсор на рядок заголовка діаграми, з’являється значок меню з командами Редагувати, Клонувати та Видалити. Діаграми переміщують перетягуванням рядка заголовка, а розмір змінюють перетягуванням кута. Розташування зберігається в портфелі й діє для всіх користувачів; зміна розташування та діаграм потребує права редагувати портфелі.

Права доступу до портфеля

Меню шестірні поруч із назвою портфеля містить пункт Права доступу. Він відкриває вікно Права доступу зі списком користувачів і рівнем їхнього доступу до портфеля: Перегляд або Редагування.

1. Натисніть Додати. Відкриється вікно Додати.
2. Виберіть користувача та рівень доступу, а потім натисніть Додати.
3. Збережіть зміни у вікні Права доступу. Вилучення користувача зі списку забирає в нього доступ до портфеля.

Особи з правом Адміністратор для портфелів постійно перебувають у списку й завжди мають право редагування (підказка Права доступу надходять від функції адміністратора портфоліо проєктів). Рівень Редагування дає змогу змінювати налаштування портфеля, його проєкти, права доступу, розташування та діаграми, а рівень Перегляд дозволяє лише переглядати вкладки портфеля.