Projektportfolios

Ein Projektportfolio fasst Projekte zusammen, damit Sie sie gemeinsam bewerten, vergleichen und überwachen können. Portfolios finden Sie im Hauptmenü unter Projektportfolios. Die Liste zeigt die Namen der Portfolios und ihre Projekte. Ein Klick auf einen Namen öffnet das Portfolio auf der Registerkarte Projekte. Ein Portfolio hat die Registerkarten Übersicht, Projekte, Zeitplan, Budget (wenn das Modul Budget eingeschaltet ist), Risiken (wenn das Modul Risiken eingeschaltet ist) und Simulation.

Der Zugriff auf Portfolios hängt von der Berechtigung Projektportfolios in den Benutzerberechtigungen ab (siehe Benutzer): Ein Teilnehmer sieht nur die Portfolios, denen er zugewiesen ist, ein Assistent kann außerdem neue Portfolios erstellen, und ein Administrator sieht und ändert alle Portfolios. Ein Projekt kann zu mehreren Portfolios gehören.

Ansicht merken. Reihenfolge, Breite und Sichtbarkeit der Spalten sowie die Einstellungen des Gantt-Diagramms speichert im Portfolio eine Person mit Bearbeitungsrechten für das Portfolio, und sie gelten für alle Benutzer des Portfolios. Filter merkt sich der Browser für jeden Benutzer getrennt.

Portfolio erstellen und konfigurieren

Erstellen

1. Wechseln Sie im Hauptmenü zu Projektportfolios. Die Schaltfläche zum Hinzufügen sehen Benutzer, die Portfolios erstellen dürfen.
2. Klicken Sie auf Portfolio hinzufügen. Das Fenster Projektportfolio wird geöffnet.
3. Geben Sie im Feld Name den Namen ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

Nachdem das Portfolio erstellt wurde, öffnet sich seine Registerkarte Projekte mit dem Fenster zum Hinzufügen von Projekten (siehe Projekte zu einem Portfolio hinzufügen). Ein Benutzer, der kein Portfolioadministrator ist, erhält automatisch das Recht, das neue Portfolio zu bearbeiten.

Die Portfolioliste hat die Spalten Name (sortierbar) und Projekte (Avatare der Projekte, bei mehreren eine Markierung +N mit der Liste in einem Tooltip). Das Feld Nach Namen filtern schränkt die Liste ein, und der Filter bleibt erhalten.

Portfolioeinstellungen

Das Zahnrad neben dem Portfolionamen öffnet ein Menü mit bearbeiten, Berechtigungen und Löschen. Das Menü steht Benutzern zur Verfügung, die das Portfolio bearbeiten dürfen. Das Fenster Projektportfolio bearbeiten hat die Felder:

• Name des Projektportfolios,
• Zielsetzung des Projektportfolios (Beschreibung),
• Projektportfolio-Kosten – der Betrag, mit dem die Summe der Projektkosten auf der Registerkarte Simulation verglichen wird.

Das Löschen eines Portfolios erfordert eine Bestätigung. Es löscht das Portfolio und seine Verknüpfungen mit Projekten, die Projekte selbst bleiben unverändert. Die Portfolioberechtigungen sind unter Portfolioberechtigungen beschrieben.

Projektliste in einem Portfolio

Die Registerkarte Projekte zeigt die Projekte des Portfolios. Standardmäßig zeigt sie die Spalten Name, Arbeitsbereiche (nur wenn die Organisation mehr als einen Arbeitsbereich hat), Projektstatus, Projektzustand, Meilensteine, Fortschritt, Projektleiter, Ende, Ende – letzter Basisplan, Budget und Budget – letzter Basisplan (die letzten beiden, wenn das Modul Budget eingeschaltet ist). Die Schaltfläche Spalten fügt weitere Angaben hinzu, zum Beispiel Daten und Abweichungen gegenüber dem ersten und letzten Basisplan, Zeitaufwand, Zeiterfassung, Risiken, Erstellungsdatum und Projektattribute. Die Summenzeile am Anfang der Tabelle summiert die numerischen Werte.

Die Liste wird mit dem Feld Nach Namen filtern und den Filtern für Status, Projektleiter, Arbeitsbereich und Projektattribute eingeschränkt. Archivierte Projekte sind standardmäßig ausgeblendet. Ein Klick auf einen Namen öffnet das Projekt.

Das Zeilenmenü hat den Eintrag Löschen, der das Projekt aus dem Portfolio entfernt. Das Projekt selbst bleibt im System. Hinweis: Das Entfernen aus dem Portfolio erfolgt sofort, ohne Bestätigungsfenster. Das Hinzufügen und Entfernen von Projekten erfordert das Recht, das Portfolio zu bearbeiten.

Projekte zu einem Portfolio hinzufügen

1. Wechseln Sie zu Projektportfolios und öffnen Sie ein Portfolio (ein neues Portfolio ist unter Portfolio erstellen und konfigurieren beschrieben).
2. Öffnen Sie die Registerkarte Projekte und klicken Sie auf Projekt hinzufügen. In einem leeren Portfolio befindet sich die Schaltfläche in der Meldung Keine Projekte verfügbar. Klicken Sie auf.
3. Wählen Sie in der Liste Projekte aus.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Die Liste enthält nur Projekte, in denen der Benutzer das Recht hat, die Projekteinstellungen zu ändern (meist als Projektleiter oder Administrator) und die noch nicht im Portfolio sind. Jedes Projekt kann zu mehreren Portfolios gehören.

Ein Benutzer, der Projekte erstellen darf, hat neben der Schaltfläche einen Pfeil mit dem Menü Leeres Projekt, Aus der Vorlage, Aus Microsoft Excel, Einfuhren aus Microsoft Project und, wenn die Funktion eingeschaltet ist, Mit KI. Das neue Projekt wird sofort zum Portfolio hinzugefügt (siehe Projekt erstellen).

Ein Portfolio zeigt Personen, die Zugriff darauf haben, alle seine Projekte auf allen Registerkarten.

Portfolio-Zeitplan

Die Registerkarte Zeitplan zeigt die Projekte des Portfolios in einem Gantt-Diagramm. Jedes Projekt ist eine Zeile mit einem Balken vom Startdatum bis zum Enddatum. Der Filter schränkt die Liste der Projekte ein.

Diagrammeinstellungen

1. Klicken Sie auf Diagramm. Eine Liste mit Schaltern wird aufgeklappt.
2. Schalten Sie die Elemente ein oder aus: Meilensteine, Abhängigkeiten (Abhängigkeiten zwischen Aufgaben verschiedener Projekte), Daten, Projektleiter, Letzter Basisplan und Erster Basisplan (Basisplanbalken), Die heutige Linie und Projektstatus.
3. Wählen Sie optional im Feld Farbe, wonach die Balken eingefärbt werden: Fortschritt, Projektzustand, Projektstatus oder ein Projektattribut vom Typ Liste. Das Feld ist verfügbar, wenn die Organisation mindestens ein solches Attribut hat.
4. Der Schieberegler stellt den Zoom ein.

Export

Die Schaltfläche Export speichert das Diagramm als Dokument (.pdf) oder Bild (.png). Die Datei enthält das Diagramm in der aktuellen Ansicht. Das PDF-Dokument wird im PDF-Viewer des Browsers in einer neuen Registerkarte geöffnet, wo Sie es speichern oder drucken können.

Portfoliobudget

Die Registerkarte Budget ist sichtbar, wenn das Modul Budget in der Organisation eingeschaltet ist. Sie fasst die Budgets der Portfolioprojekte in einer Tabelle mit einer Zeile Insgesamt zusammen.

Spalten der Tabelle:

• Name (immer sichtbar),
• Ist, Vorhersage und Betrag (Ist zusammen mit der Vorhersage),
• Kosten [%] und Einnahmen [%] (Prozentbalken),
• Basisplan (Budget aus dem Basisplan) und Abweichung.

Standardmäßig werden die Spalten Name, Ist, Kosten [%], Vorhersage und Betrag angezeigt. Weitere schalten Sie mit der Schaltfläche Spalten ein, indem Sie die Kontrollkästchen neben ihren Namen anhaken, und nicht benötigte blenden Sie aus, indem Sie diese abwählen. Der Filter schränkt die Liste der Projekte ein. Beträge sind in der Währung der Organisation angegeben. Das Budget eines einzelnen Projekts ist unter Projektbudget beschrieben.

Projektrisiken in einem Portfolio

Die Registerkarte Risiken ist sichtbar, wenn das Modul Risiken in der Organisation eingeschaltet ist. Sie sammelt die Risiken aller Portfolioprojekte in einer Tabelle.

• Standardmäßig werden die Spalten Name, Status, Eigentümer, Auswirkungen, Wahrscheinlichkeit und Projekt angezeigt. Die Schaltfläche Spalten fügt unter anderem den Projektstatus, die Kategorie, die Beschreibung, die Auswirkungen auf das Budget, die Auswirkungen auf den Zeitplan und die Auswirkungen auf das Endprodukt hinzu.
• Über der Tabelle befindet sich eine Risikomatrix. Die Schaltfläche Matrix ausblenden (Matrix anzeigen) schaltet ihre Sichtbarkeit um. Ein Klick auf eine Zelle der Matrix filtert die Tabelle auf Risiken mit den gewählten Auswirkungen und der gewählten Wahrscheinlichkeit.
• Der Filter schränkt Risiken nach Name, Eigentümer, Projekt, Status, Kategorie, Auswirkungen und Wahrscheinlichkeit ein.
• Ein Klick auf ein Risiko öffnet es in dem Projekt, zu dem es gehört (siehe Risiken).

Wenn das Portfolio keine Risiken hat, erscheint die Meldung Dem Portfolio sind keine Risiken zugewiesen.

Projektbewertung in einem Portfolio (Simulation)

Die Registerkarte Simulation hilft Ihnen zu beurteilen, ob eine Menge von Projekten zu den Portfoliokosten passt und wie die Projekte beim Scoring abschneiden.

Projekttabelle

• Die Standardspalten sind Name, Projektstatus, Projektzustand, Fortschritt, Projektleiter und Basisplan-Kosten (wenn das Modul Budget eingeschaltet ist). Die Spalten ändern Sie mit der Schaltfläche Spalten, und die Liste schränken Sie mit dem Filter ein (Name, Status, Zustand, Leiter).
• Das Kontrollkästchen in jeder Zeile entscheidet, ob das Projekt in die Summe einfließt. Standardmäßig sind alle Projekte angehakt, und die Spaltenüberschrift hakt alle an bzw. wählt alle ab. Die Häkchen werden nicht gespeichert.
• Bei eingeschaltetem Modul Budget gibt es am Ende der Tabelle drei Zeilen: Insgesamt (Basisplan-Kosten der angehakten Projekte), Parameter des Projektportfolios (die Portfoliokosten aus seinen Einstellungen, mit einem Minuszeichen) und Abweichungen (die Differenz zwischen ihnen). Sie zeigen, um wie viel die Menge der angehakten Projekte die Portfoliokosten überschreitet oder wie viel Spielraum bleibt (siehe Portfolio erstellen und konfigurieren).

Diagramm

Bei eingeschaltetem Modul Scoring schaltet die Schaltfläche Diagramm ausblenden (Grafik anzeigen) das Diagramm um, in dem die Projekte entsprechend der aktuellen Scoring-Version des Projekts auf den Achsen Vorteile und Komplexität liegen (siehe Scoring). Die Farbe des Punkts entspricht der Farbe des Projektstatus. Ein Klick auf eine Zeile hebt den Punkt des Projekts hervor und zeigt neben dem Diagramm seine Daten: Name, Portfolio, geplante Kosten, Projektleiter, Start und Ende des Basisplans und die Anzahl der Tage.

Grafische Zusammenfassung des Portfolios

Die Registerkarte Übersicht ist ein Raster aus Diagrammen (Widgets), die die wichtigsten Kennzahlen der Portfolioprojekte zeigen. Derselbe Mechanismus funktioniert in Portfolios, Überprüfungen und Projektberichten, daher sind die Details unter Berichte beschrieben: Datenbereich und Diagrammtypen, Diagramme für numerische Attribute, Diagrammfilter und Layout, Bearbeiten und Löschen von Diagrammen.

1. Klicken Sie auf Diagramm hinzufügen (sichtbar für Benutzer, die Portfolios bearbeiten dürfen). Das Fenster Diagramm hinzufügen wird geöffnet.
2. Wählen Sie den Datenbereich (die Gruppen Projekte, Zeitplan und Risiken) und den Diagrammtyp: Kreisdiagramm, Säule, Zähler, Prozent oder Liste. Bei Kreis- und Säulendiagrammen können Sie die Gruppierung festlegen (zum Beispiel nach Projektstatus, Projektzustand und Projektleiter, Projektfortschritt, Budgetüberschreitung oder einem Projektattribut vom Typ Liste), die Beschriftungen (Wert, Prozent) und die Farbe.
3. Legen Sie optional einen Filter fest, der die Projekte oder Risiken im Diagramm einschränkt.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Diagramm erscheint im Raster.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die Titelleiste eines Diagramms zeigen, erscheint ein Menüsymbol mit den Befehlen bearbeiten, Klonen und Löschen. Diagramme verschieben Sie, indem Sie die Titelleiste ziehen, und die Größe ändern Sie, indem Sie an einer Ecke ziehen. Das Layout wird im Portfolio gespeichert und gilt für alle Benutzer; das Ändern des Layouts und der Diagramme erfordert das Recht, Portfolios zu bearbeiten.

Portfolioberechtigungen

Das Zahnradmenü neben dem Portfolionamen enthält den Eintrag Berechtigungen. Er öffnet das Fenster Berechtigungen mit einer Liste der Benutzer und ihrer Zugriffsstufe auf das Portfolio: Vorschau oder Bearbeitung.

1. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Fenster Hinzufügen wird geöffnet.
2. Wählen Sie einen Benutzer und eine Zugriffsstufe und klicken Sie auf Hinzufügen.
3. Speichern Sie die Änderungen im Fenster Berechtigungen. Wenn Sie einen Benutzer aus der Liste entfernen, verliert er den Zugriff auf das Portfolio.

Personen mit der Berechtigung Administrator für Portfolios stehen dauerhaft auf der Liste und haben immer das Bearbeitungsrecht (der Tooltip Die Berechtigungen stammen aus der Funktion des Administrators für Projektportfolios). Die Stufe Bearbeitung erlaubt es, die Portfolioeinstellungen, seine Projekte, die Berechtigungen, das Layout und die Diagramme zu ändern, die Stufe Vorschau erlaubt nur, die Registerkarten des Portfolios anzusehen.