Projektportfolios

Ein Projektportfolio ist ein Managementinstrument, das dazu dient, verschiedene Projekte innerhalb eines Unternehmens zu sammeln, zu bewerten, zu priorisieren und zu überwachen. Es ist eine Sammlung von Initiativen, die entweder in Arbeit oder für die Zukunft geplant sind. Durch die Zusammenfassung mehrerer Projekte in einem Portfolio können Unternehmen ihre Anstrengungen besser planen, verfolgen und kontrollieren und so eine optimale Ressourcenzuweisung und Ausrichtung auf strategische Ziele gewährleisten.

Das Portfolio enthält auch umfassende grafische Berichte, die wichtige Projektkennzahlen in einem klaren, visuellen Format darstellen. Diese Dashboards ermöglichen einen schnellen Einblick in Leistung und Fortschritt und helfen den Beteiligten, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Anpassen und Speichern der Portfolioansicht

FlexiProject ermöglicht eine umfassende Anpassung der Datenansicht auf den einzelnen Portfolio-Registerkarten (Projekte, Zeitplan, Budget, Risiken).

Eine wichtige Funktion ist, dass alle Ansichtseinstellungen – wie die Reihenfolge, Breite und Sichtbarkeit von Spalten, aktive Filter oder Einstellungen für die Skalierung des Gantt-Diagramms – pro Portfolio und nicht pro Benutzer gespeichert werden. pro Portfolio und nicht pro Benutzer gespeichert werden.

Dadurch wird sichergestellt, dass jedes Teammitglied mit Zugriff auf das Portfolio die Daten auf dieselbe, standardisierte Weise sieht. Es fördert die Konsistenz der Berichterstattung und erleichtert die gemeinsame Datenanalyse.

Erstellen eines Projektportfolios

1. Wählen Sie im Hauptmenü das Modul Projektportfolios.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Portfolio hinzufügen.
3. Geben Sie in dem Fenster einen Namen für Ihr Projektportfolio ein.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Ihr neues Projektportfolio ist nun erstellt, und Sie können damit beginnen, ihm Projekte hinzuzufügen.

Projekte einem Portfolio zuordnen

1. Wählen Sie im Hauptmenü das Modul Projektportfolios.
2. Klicken Sie auf ein bestehendes Portfolio, um es zu öffnen.
   • Wenn Sie ein neues Portfolio erstellen möchten, lesen Sie bitte den Abschnitt Erstellen eines Projektportfolios.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Projekte auf Projekt hinzufügen.
4. In dem Fenster wird eine Liste der verfügbaren Projekte angezeigt.
5. Wählen Sie Projekte aus, indem Sie die Kästchen neben den Namen markieren.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die ausgewählten Projekte werden nun dem Portfolio zugewiesen.

Hinweis: Jedes Projekt kann zu mehreren Portfolios gehören.

Überwachung der Portfolio-Performance

Die Registerkarte Zeitplan des Projektportfolios zeigt ein zusammenfassendes Gantt-Diagramm, eine grafische Darstellung der Zeitpläne der Projekte, die dem Projektportfolio zugeordnet sind. Sie können die Ansicht des zusammenfassenden Gantt-Diagramms anpassen, indem Sie die angezeigten Projekte filtern.

1. Wählen Sie im Hauptmenü das Modul Projektportfolios.
2. Klicken Sie auf das Portfolio, das Sie überprüfen möchten.
3. Gehen Sie auf die Registerkarte Zeitplan.
4. Passen Sie das Portfolio Gantt Chart mit den folgenden Optionen an:

Schalten Sie bestimmte Elemente ein oder aus.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Zeitplan auf Einstellungen.
   Dadurch wird die Liste der Optionen zum Anpassen des Gantt-Diagramms erweitert.
2. Schalten Sie die Schalter um, um bestimmte Informationen im Gantt-Diagramm ein- oder auszublenden.
   Daten, die mit aktivierten Schaltern verbunden sind, werden im Diagramm angezeigt.

Passen Sie die Zeitskala für mehr oder weniger Details an.

Die Daten im Diagramm werden entsprechend der gewählten Zoomstufe aggregiert.

Laden Sie das Gantt-Diagramm herunter

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Zeitplan auf die Schaltfläche Exportieren. Dadurch wird die Liste der verfügbaren Exportoptionen erweitert.
2. Wählen Sie das Dateiformat ( PDF oder PNG.) für den Export des Gantt-Diagramms. Wenn Filter angewendet wurden, wird nur der sichtbare Teil des Diagramms exportiert.
3. Die Datei wird automatisch heruntergeladen und enthält das Gantt-Diagramm nach Ihren Vorgaben.

Neues Verhalten bei der PDF-Vorschau: Wenn Sie bei ausgewähltem PDF-Format auf Exportieren klicken, wird das Dokument in der integrierten PDF-Vorschau des Browsers in einer neuen Registerkarte geöffnet, anstatt direkt heruntergeladen zu werden. Von der Vorschau aus können Sie die Datei speichern, drucken oder schließen – mit den Standard-Browserkontrollen.

Überwachung des Portfolio Budgets

Die Registerkarte Budget des Projektportfolios zeigt eine Zusammenfassung der Budgets der Projekte, die dem Projektportfolio zugeordnet sind. Sie können die Ansicht der Budgetaufstellung des Projektportfolios anpassen, indem Sie ausgewählte Spalten anzeigen und die angezeigten Projekte filtern.

Budget-Ansicht

1. Wählen Sie im Hauptmenü das Modul Projektportfolios.
2. Klicken Sie auf das Portfolio, das Sie überprüfen möchten.
3. Navigieren Sie zur Registerkarte Budget.

Anpassen der Budget-Ansicht

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Budget auf Spalten, um die angezeigten Finanzdetails anzupassen.
2. Schalten Sie die Schalter um, um bestimmte Informationen in der Budgetübersicht anzuzeigen oder auszublenden.

Die Registerkarte Risiken in einem Portfolio

Die Portfolioansicht enthält eine „Risiken“ die eine aggregierte Ansicht aller Risiken bietet, die in den zu diesem Portfolio gehörenden Projekten identifiziert wurden. Die Registerkarte ist sichtbar, wenn das Modul Risiken in den Systemeinstellungen aktiviert ist.

Die Liste der Risiken im Portfolio ermöglicht es Ihnen:

• Zeigen Sie die gleichen Daten wie im Modul Berichte an, einschließlich: Name, Status, Eigentümer, Wahrscheinlichkeit, Auswirkungen und Quellprojekt.

• Sortieren und filtern Sie die Daten nach Schlüsselattributen.

• Navigieren Sie schnell zu den Details eines Risikos in seinem übergeordneten Projekt, indem Sie auf seinen Namen klicken.

Überwachung von Portfolio-Projekten Bewertungen

Die Registerkarte Simulation im Projektportfolio fasst die Projektbewertungen zusammen. Sie können die Simulationsansicht im Projektportfolio anpassen, indem Sie bestimmte Spalten zur Anzeige auswählen und Filter auf die Projektliste anwenden.

Simulationsansicht (Projektbewertungen)

1. Wählen Sie im Hauptmenü das Modul Projektportfolios.
2. Klicken Sie auf das Portfolio, das Sie überprüfen möchten.
3. Navigieren Sie zur Registerkarte Simulation.
4. Passen Sie die Bewertungsansicht an:
   • Grafik anzeigen/Grafik ausblenden zu t

Sichtbarkeit der Simulationsbewertungstabelle ein- und ausschalten

1. Klicken Sie in der Simulationsansicht auf die Schaltfläche Grafik ausblenden/anzeigen.
   Je nach vorheriger Einstellung wird das Diagramm mit dieser Aktion ein- oder ausgeblendet.

Passen Sie die Ansicht „Zusammenfassung der Projektbewertung“ an.

1. Klicken Sie in der Simulationsansicht des Projektportfolios auf die Schaltfläche Spalten, um eine Liste der verfügbaren Spalten anzuzeigen.
2. Schalten Sie die Schalter um, um die Sichtbarkeit bestimmter Informationen in der Zusammenfassung zu steuern.
   Wenn Sie einen Schalter aktivieren, werden die zugehörigen Daten in der Zusammenfassung sichtbar.

Grafische Zusammenfassung des Portfolios

Die Registerkarte Zusammenfassung bietet eine visuelle Darstellung der wichtigsten Projektportfoliokennzahlen durch interaktive Diagramme. Hier können Sie die Leistung verfolgen, Trends analysieren und die Anzeige der Portfoliodaten anpassen, um bessere Entscheidungen zu treffen.

Die Registerkarte Zusammenfassung ist vollständig anpassbar und ermöglicht es, Diagramme hinzuzufügen, zu bearbeiten, zu duplizieren, neu anzuordnen und die Größe zu ändern.

Zugriff auf die Registerkarte Zusammenfassung

1. Wählen Sie im Hauptmenü das Modul Projektportfolios.
2. Klicken Sie auf das Portfolio, das Sie überprüfen möchten.
3. Navigieren Sie zur Registerkarte Zusammenfassung.

Ein neues Diagramm hinzufügen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Zusammenfassung auf die Schaltfläche Diagramm hinzufügen.
2. Es wird ein Konfigurationsfenster angezeigt.
3. Definieren Sie die folgenden Parameter:
   • Datenbereich – Wählen Sie, welche Portfoliodaten visualisiert werden sollen.
   • Diagrammtyp – Wählen Sie aus den verfügbaren Formaten (z.B. Balkendiagramm, Kreisdiagramm, Liniendiagramm).
   • Filter – Wenden Sie bestimmte Bedingungen an, um die angezeigten Daten zu verfeinern.
4. Geben Sie einen Namen für das Diagramm ein (optional). Wenn Sie ihn leer lassen, wird ein Standardname basierend auf dem Datenbereich zugewiesen.
5. Klicken Sie auf Speichern. Das neue Diagramm wird auf der Registerkarte Zusammenfassung angezeigt.

Vorhandenes Diagramm bearbeiten

1. Suchen Sie das Diagramm, das Sie bearbeiten möchten, auf der Registerkarte Zusammenfassung.
2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) in der oberen rechten Ecke des Diagramms.
3. Wählen Sie Bearbeiten.
4. Ändern Sie die folgenden Einstellungen nach Bedarf:
   • Datenbereich – Stellen Sie ein, welche Daten angezeigt werden sollen.
   • Diagrammtyp – Ändern Sie das Visualisierungsformat.
   • Filter – Verfeinern Sie die Datendarstellung.
   • Name – Aktualisieren Sie den Titel des Diagramms.
5. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Anpassen des Layouts der Zusammenfassung

Die Diagramme auf der Registerkarte Zusammenfassung werden in einem rasterbasierten Layout platziert, das eine flexible Anordnung und Größe ermöglicht.

Diagramme neu anordnen

• Klicken Sie auf ein Diagramm und ziehen Sie es an eine neue Position innerhalb des Rasters.
• Die Diagramme werden automatisch angepasst, um Überschneidungen zu vermeiden.

Größe von Diagrammen ändern

• Bewegen Sie den Mauszeiger über die untere rechte Ecke eines Diagramms.
• Klicken und ziehen Sie, um die Größe des Diagramms an die gewünschten Abmessungen anzupassen.

Klonen eines Charts

• Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) in der oberen rechten Ecke des Diagramms.
• Wählen Sie Klonen.
• Die doppelte Karte wird neben dem Original angezeigt.
• Wenn das ursprüngliche Diagramm keine Daten enthält, wird das Klonen deaktiviert.