Der Bereich Genehmigungen bündelt alle Genehmigungen eines Benutzers aus allen Projekten: solche, die auf seine Entscheidung warten, solche, die er eingereicht hat, und solche, an denen er beteiligt war. Sie müssen nicht ein Projekt nach dem anderen öffnen, um zu sehen, was auf eine Entscheidung wartet. Der Bereich befindet sich im Hauptmenü unter Akzeptanzen und steht Benutzern mit Volllizenz zur Verfügung. Der Menüpunkt zeigt einen Zähler der Entscheidungen, die auf den Benutzer warten (siehe Zähler offener Genehmigungen).
Der Bereich hat zwei Registerkarten: Akzeptanzen (die unten beschriebene Liste) und Genehmigungspfade, also Pfadvorlagen (siehe Genehmigungspfade). Die zweite Registerkarte ist nur für Benutzer mit der Berechtigung für Genehmigungspfade in einem Arbeitsbereich sichtbar; alle anderen sehen nur die Genehmigungsliste.
Eine Genehmigung betrifft einen Basisplan eines Projekts, an den eine Projektcharta angehängt sein kann (siehe Änderung des Basisplans genehmigen und Projektcharta genehmigen). Die Genehmigung wird aus dem Projekt beantragt, die Entscheidung fällt im Fenster des Basisplans auf der Registerkarte Akzeptanz.
Genehmigungsliste
Die Liste auf der Registerkarte Akzeptanzen enthält Genehmigungen, in denen der Benutzer:
- Genehmiger auf der aktuellen Ebene eines Pfads ist oder es auf Ebenen war, die der Pfad bereits erreicht hat,
- einen Genehmigungsantrag eingereicht hat.
Spalten:
- Name — der Name des Basisplans. Eine rote Markierung Entscheidung erforderlich kennzeichnet eine Genehmigung, die auf die Entscheidung des Benutzers wartet,
- Status — In Genehmigung, Genehmigt, Abgelehnt, Noch zu verbessern, Abgebrochen oder Ausstehend (siehe Genehmigungsstatus),
- Akzeptanz — der Pfad als Reihe von Pfeilen dargestellt, ein Pfeil pro Ebene. Die Farbe des Pfeils zeigt das Ergebnis der Ebene: grün — genehmigt, rot — abgelehnt, blau — in Bearbeitung, orange — noch zu verbessern, grau — noch nicht gestartet,
- Antragsteller — die Person, die den Genehmigungsantrag gesendet hat,
- Entscheidungsdatum — leer, solange der Pfad läuft; nach seinem Abschluss das Datum der letzten Entscheidung,
- Projekt — das Projekt, zu dem der Antrag gehört.
Die Reihenfolge ist fest: zuerst Genehmigungen ohne Entscheidungsdatum, also offene, und unter ihnen die mit der Markierung Entscheidung erforderlich; danach entschiedene, beginnend mit der neuesten Entscheidung. Ein Klick auf den Namen oder den dargestellten Pfad öffnet den Basisplan in seinem Projekt direkt auf der Registerkarte Akzeptanz, wo Sie die Entscheidung treffen.
Der Zugriff auf das Projekt für die Dauer der Genehmigung ergibt sich aus Berechtigungen, die ein Genehmiger erhält, wenn der Pfad seine Ebene erreicht.
Filter der Genehmigungsliste
Der Filter rechts schränkt die Liste ein. Bedingungen werden kombiniert: Wenn Sie zwei festlegen, bleiben die Zeilen übrig, die beide erfüllen.
- Nach Namen filtern — findet jeden Teil des Namens des Basisplans,
- Status — In Genehmigung, Genehmigt, Abgelehnt, Noch zu verbessern, Abgebrochen; Sie können mehrere auswählen,
- Antragsteller — die Liste enthält nur Personen, die einen in der Liste sichtbaren Antrag gesendet haben.
Wenn Sie die Filterleiste schließen, werden alle Einstellungen gelöscht und die vollständige Liste wird wiederhergestellt.
Zähler offener Genehmigungen
Ein roter Zähler erscheint neben Akzeptanzen im Hauptmenü und auf der Registerkarte Akzeptanzen. Er zeigt die Anzahl der Entscheidungen, die auf den Benutzer warten: Der Pfad hat eine Ebene erreicht, auf der der Benutzer Genehmiger ist, und er hat noch nicht entschieden. Zeilen, in denen der Benutzer nur Beobachter oder Antragsteller ist, werden nicht gezählt.
Der Zähler ändert sich während der Arbeit, ohne dass die Seite neu geladen wird: Er steigt, wenn ein Pfad die Ebene des Benutzers erreicht und die Benachrichtigung Akzeptanz ausstehend eintrifft, und sinkt, nachdem der Benutzer entschieden hat. Der Zähler wird nur für Benutzer mit Volllizenz geladen, da nur sie Genehmiger sein können.
Genehmigungsstatus
Der Genehmigungsstatus in der Spalte Status folgt dem Ergebnis des Pfads:
- In Genehmigung — der Pfad läuft und eine Ebene wartet auf Entscheidungen,
- Genehmigt — alle Ebenen sind genehmigt,
- Abgelehnt — ein Genehmiger hat Ich lehne ab gewählt,
- Noch zu verbessern — ein Genehmiger hat Noch zu verbessern gewählt,
- Abgebrochen — der Antragsteller hat die Genehmigung mit Akzeptanz widerrufen zurückgezogen,
- Ausstehend — der Pfad hat noch nicht begonnen.
Noch zu verbessern schickt den Antrag an den Antragsteller zurück, statt ihn abzuschließen: Die Genehmigung endet, der Basisplan und die angehängten Projektchartas erhalten den Status Noch zu verbessern und können korrigiert und erneut gesendet werden. Der Antragsteller wird über das Ergebnis benachrichtigt. Ein abgeschlossener Pfad (auch abgelehnt, noch zu verbessern und abgebrochen) bleibt in der Historie des Basisplans, sodass die Kommentare der Genehmiger nachgelesen werden können. Ein genehmigter Pfad bleibt als aktueller beim Basisplan.
Ein Administrator der Organisation kann für einen Genehmiger entscheiden: Auf der Registerkarte Akzeptanz des Basisplans erscheint beim Überfahren der Zeile eines Genehmigers das Symbol Entscheidung hinzufügen. Das Fenster Akzeptanz mit der Meldung Akzeptanz anstelle von: speichert die Entscheidung, und der Eintrag zeigt den Vermerk anstelle von. Eine getroffene Entscheidung kann nicht geändert werden.
Die Status von Basisplan und Projektcharta haben eigene Bezeichnungen (Genehmigt, Ausstehend beim Basisplan; Genehmigt, Entwurf bei der Projektcharta) — siehe Projektplan und Projektcharta.
Spalte Akzeptanz in anderen Listen
Der dargestellte Genehmigungspfad, eine Reihe farbiger Pfeile, erscheint überall dort, wo Sie wissen müssen, wo ein Antrag steht:
- in der Liste der Basispläne in einem Projekt (Registerkarte Basisplan, Spalte Akzeptanz),
- in der Liste der Projektchartas (Registerkarte Projektcharta),
- in Basisplan-Berichten als Spalte Akzeptanz, die in den Spalteneinstellungen des Berichts hinzugefügt wird.
Er funktioniert überall gleich: Ein Klick auf die Pfeile öffnet den Basisplan auf der Registerkarte Akzeptanz. Die Spalte ist sichtbar, wenn die Organisation das Modul Genehmigungen hat. Der Pfad ist auch auf dem Ausdruck einer Projektcharta mit der Option Mit Akzeptanz sichtbar (siehe Projektcharta exportieren).
