A Jóváhagyások szakasz egy helyen gyűjti össze a felhasználóhoz kapcsolódó összes jóváhagyást az összes projektből: azokat, amelyek az ő döntésére várnak, azokat, amelyeket ő nyújtott be, és azokat, amelyekben részt vett. Nem kell egyenként megnyitnia a projekteket, hogy lássa, mi vár döntésre. A szakasz a főmenüben található, a Jóváhagyások menüpont alatt, és a teljes licenccel rendelkező felhasználók számára érhető el. A menüpont mellett számláló jelzi a felhasználó döntésére váró jóváhagyások számát (lásd: A függőben lévő jóváhagyások számlálója).
A szakasznak két füle van: a Jóváhagyások (az alább ismertetett lista) és a Jóváhagyási útvonalak, vagyis az útvonalsablonok (lásd: Jóváhagyási útvonalak). A második fül csak azoknak a felhasználóknak látható, akik egy munkaterületen rendelkeznek a jóváhagyási útvonalakra vonatkozó jogosultsággal; a többiek csak a jóváhagyások listáját látják.
A jóváhagyás egy projekt alaptervére vonatkozik, amelyhez projektalapokmány is csatolható (lásd: Az alapterv módosításának jóváhagyása és A projektalapokmány jóváhagyása). A jóváhagyási kérelmet a projektből küldik el, a döntés pedig az alapterv ablakában, a Jóváhagyás fülön születik meg.
Jóváhagyások listája
A Jóváhagyások fül listája azokat a jóváhagyásokat tartalmazza, amelyekben a felhasználó:
- jóváhagyó az útvonal aktuális szintjén, vagy jóváhagyó volt azokon a szinteken, amelyeket az útvonal már elért,
- jóváhagyási kérelmet nyújtott be.
Oszlopok:
- Név — az alapterv neve. A piros Döntést igényel címke olyan jóváhagyást jelöl, amely a felhasználó döntésére vár,
- Állapot — Elfogadás alatt, Jóváhagyva, Visszautasított, Javítandó, Törölve vagy Függőben (lásd: Jóváhagyási állapotok),
- Jóváhagyás — az útvonal nyilak soraként megrajzolva, szintenként egy nyíl. A nyíl színe a szint eredményét mutatja: zöld — jóváhagyva, piros — visszautasítva, kék — folyamatban, narancssárga — javítandó, szürke — még nem indult el,
- Beküldő — a jóváhagyási kérelmet elküldő személy,
- Döntés dátuma — üres, amíg az útvonal folyamatban van; a lezárása után az utolsó döntés dátuma,
- Projekt — a projekt, amelyhez a kérelem tartozik.
A sorrend rögzített: először a döntési dátum nélküli, vagyis a nyitott jóváhagyások, és közöttük azok, amelyeken a Döntést igényel címke látható; utána az eldöntöttek, a legfrissebb döntéstől kezdve. A névre vagy a megrajzolt útvonalra kattintva megnyithatja az alaptervet a projektjében, közvetlenül a Jóváhagyás fülön, ahol meghozhatja a döntést.
A projekthez a jóváhagyás idejére szóló hozzáférést azok a jogosultságok biztosítják, amelyeket a jóváhagyó akkor kap, amikor az útvonal eléri az ő szintjét.
A jóváhagyások listájának szűrője
A jobb oldali szűrő szűkíti a listát. A feltételek együtt érvényesülnek: ha kettőt állít be, csak azok a sorok maradnak, amelyek mindkettőnek megfelelnek.
- Szűrj név szerint — az alapterv nevének bármely részére keres,
- Állapot — Elfogadás alatt, Jóváhagyva, Visszautasított, Javítandó, Törölve; több értéket is kiválaszthat,
- Beküldő — a lista csak azokat a személyeket tartalmazza, akik a listában látható kérelmet nyújtottak be.
A szűrősáv bezárása törli az összes beállítást, és visszaállítja a teljes listát.
A függőben lévő jóváhagyások számlálója
Piros számláló jelenik meg a főmenüben a Jóváhagyások menüpont mellett és a Jóváhagyások fülön. A felhasználó döntésére váró jóváhagyások számát mutatja: az útvonal olyan szintre ért, amelyen a felhasználó jóváhagyó, és még nem döntött. Azok a sorok, amelyekben a felhasználó csak megfigyelő vagy beküldő, nem számítanak bele.
A számláló munka közben, az oldal újratöltése nélkül változik: nő, amikor egy útvonal eléri a felhasználó szintjét, és megérkezik a Jóváhagyásra vár értesítés, és csökken, miután a felhasználó döntött. A számláló csak a teljes licenccel rendelkező felhasználóknál töltődik be, mert csak ők lehetnek jóváhagyók.
Jóváhagyási állapotok
A jóváhagyás állapota az Állapot oszlopban az útvonal eredményét követi:
- Elfogadás alatt — az útvonal folyamatban van, és egy szint döntésekre vár,
- Jóváhagyva — minden szintet jóváhagytak,
- Visszautasított — egy jóváhagyó a Visszautasítom lehetőséget választotta,
- Javítandó — egy jóváhagyó a Javítandó lehetőséget választotta,
- Törölve — a beküldő a Visszavonja a jóváhagyást lehetőséggel visszavonta a jóváhagyást,
- Függőben — az útvonal még nem indult el.
A Javítandó nem zárja le a kérelmet, hanem visszaküldi a beküldőnek: a jóváhagyás véget ér, az alapterv és a csatolt projektalapokmányok Javítandó állapotot kapnak, kijavíthatók, majd újra elküldhetők. A beküldő értesítést kap az eredményről. A befejezett útvonal (a visszautasított, a javítandó és a törölt is) az alapterv előzményeiben marad, így a jóváhagyók megjegyzései később is újra elolvashatók. A jóváhagyott útvonal az alaptervnél marad mint a jelenlegi.
A szervezet adminisztrátora a jóváhagyó helyett is hozhat döntést: az alapterv Jóváhagyás fülén a jóváhagyó sora fölé víve az egérmutatót megjelenik a Döntés hozzáadása ikon. A Jóváhagyás ablak a Jóváhagyás helyett: üzenettel menti a döntést, a bejegyzésen pedig az a következők helyett megjegyzés látható. A meghozott döntés nem módosítható.
Az alapterv és a projektalapokmány állapotainak saját elnevezésük van (az alaptervnél Jóváhagyva, Függőben; a projektalapokmánynál Jóváhagyva, Tervezet) — lásd: Projekt alapterv és Projektalapokmány.
A Jóváhagyás oszlop más listákban
A megrajzolt jóváhagyási útvonal, vagyis a színes nyilak sora mindenütt megjelenik, ahol tudni kell, hol tart a kérelem:
- a projekt alapterveinek listájában (az Alapterv fül, a Jóváhagyás oszlop),
- a projektalapokmányok listájában (a Projektalapokmány fül),
- az alapterv-jelentésekben, a jelentés oszlopbeállításaiban hozzáadott Jóváhagyás oszlopként.
Mindenütt ugyanúgy működik: a nyilakra kattintva megnyithatja az alaptervet a Jóváhagyás fülön. Az oszlop akkor látható, ha a szervezetnél be van kapcsolva a Jóváhagyások modul. Az útvonal a projektalapokmány Jóváhagyással opcióval készült nyomatán is látható (lásd: A projektalapokmány exportálása).
