El apartado de aprobaciones reúne en un solo lugar todas las aprobaciones relacionadas con el usuario, de todos los proyectos: las que esperan su decisión, las que envió y aquellas en las que participó. No necesitas abrir los proyectos uno por uno para ver qué está pendiente de decisión. El apartado está en el menú principal, en Aceptaciones, y está disponible para los usuarios con licencia completa. El elemento del menú muestra un contador de las decisiones que esperan al usuario (consulta Contador de aprobaciones pendientes).
El apartado tiene dos pestañas: Aceptaciones (la lista que se describe a continuación) y Rutas de aprobación, es decir, las plantillas de ruta (consulta Rutas de aprobación). La segunda pestaña solo es visible para los usuarios con el permiso de rutas de aprobación en un espacio de trabajo; los demás solo ven la lista de aprobaciones.
Una aprobación se refiere a un plan base de un proyecto, al que se puede adjuntar una carta de proyecto (consulta Aprobar un cambio de plan y Aprobar una carta de proyecto). La solicitud de aprobación se envía desde el proyecto y la decisión se toma en la ventana del plan base, en la pestaña Aceptación.
Lista de aprobaciones
La lista de la pestaña Aceptaciones contiene las aprobaciones en las que el usuario:
- es aprobador en el nivel actual de una ruta, o lo fue en niveles que la ruta ya ha recorrido,
- envió una solicitud de aprobación.
Columnas:
- Nombre — el nombre del plan base. Una etiqueta roja Requiere decisión marca una aprobación que espera la decisión del usuario,
- Estado — En proceso de aceptación, Aprobado, Rechazado, A mejorar, Anulado o En espera (consulta Estados de la aprobación),
- Aceptación — la ruta dibujada como una fila de flechas, una por nivel. El color de la flecha indica el resultado del nivel: verde, aprobado; rojo, rechazado; azul, en curso; naranja, a mejorar; gris, aún sin empezar,
- Solicitante — la persona que envió la solicitud de aprobación,
- Fecha de decisión — vacía mientras la ruta está en curso; cuando se cierra, la fecha de la última decisión,
- Proyecto — el proyecto al que pertenece la solicitud.
El orden es fijo: primero las aprobaciones sin fecha de decisión, es decir, las abiertas, y entre ellas las que tienen la etiqueta Requiere decisión; después las ya decididas, empezando por la decisión más reciente. Haz clic en el nombre o en la ruta dibujada para abrir el plan base en su proyecto, directamente en la pestaña Aceptación, donde se toma la decisión.
El acceso al proyecto mientras dura la aprobación procede de los permisos que recibe un aprobador cuando la ruta llega a su nivel.
Filtro de la lista de aprobaciones
El filtro de la derecha reduce la lista. Las condiciones se combinan: si defines dos, quedan las filas que cumplen ambas.
- Filtrar por nombre — coincide con cualquier parte del nombre del plan base,
- Estado — En proceso de aceptación, Aprobado, Rechazado, A mejorar, Anulado; puedes elegir varios,
- Solicitante — la lista contiene solo a las personas que enviaron alguna solicitud visible en la lista.
Al cerrar la barra de filtros se borran todos los ajustes y se restablece la lista completa.
Contador de aprobaciones pendientes
Aparece un contador rojo junto a Aceptaciones en el menú principal y en la pestaña Aceptaciones. Muestra el número de decisiones que esperan al usuario: la ruta ha llegado a un nivel en el que el usuario es aprobador y todavía no ha decidido. Las filas en las que el usuario es solo observador o solicitante no se cuentan.
El contador cambia mientras trabajas, sin recargar la página: sube cuando una ruta llega al nivel del usuario y llega la notificación En espera de aceptación, y baja cuando el usuario decide. El contador solo se carga para los usuarios con licencia completa, porque solo ellos pueden ser aprobadores.
Estados de la aprobación
El estado de la aprobación en la columna Estado sigue el resultado de la ruta:
- En proceso de aceptación — la ruta está en curso y un nivel espera decisiones,
- Aprobado — todos los niveles están aprobados,
- Rechazado — un aprobador eligió Rechazo,
- A mejorar — un aprobador eligió A mejorar,
- Anulado — el solicitante retiró la aprobación con Retirar la aceptación,
- En espera — la ruta aún no ha empezado.
A mejorar devuelve la solicitud al solicitante en lugar de cerrarla: la aprobación termina, el plan base y las cartas adjuntas reciben el estado A mejorar, y se pueden corregir y volver a enviar. El solicitante recibe una notificación con el resultado. Una ruta terminada (también rechazada, a mejorar y anulada) permanece en el historial del plan base, de modo que se pueden volver a consultar los comentarios de los aprobadores. Una ruta aprobada permanece con el plan base como la actual.
El administrador de la organización puede decidir en lugar de un aprobador: en la pestaña Aceptación del plan base, al pasar el cursor sobre la fila de un aprobador aparece el icono Añadir decisión. La ventana Aceptación con el mensaje Aceptación en lugar de: guarda la decisión y la entrada muestra la anotación en lugar de. Una decisión ya tomada no se puede cambiar.
Los estados del plan base y de la carta de proyecto tienen nombres propios (Aprobado, En espera en el plan base; Aprobada, Borrador en la carta de proyecto); consulta Plan del proyecto y Carta de proyecto.
Columna Aceptación en otras listas
La ruta de aprobación dibujada, una fila de flechas de colores, aparece siempre que necesitas saber en qué punto está una solicitud:
- en la lista de planes base de un proyecto (pestaña Plan, columna Aceptación),
- en la lista de cartas de proyecto (pestaña Carta de proyecto),
- en los informes de planes base, como la columna Aceptación añadida en los ajustes de columnas del informe.
Funciona igual en todas partes: haz clic en las flechas para abrir el plan base en la pestaña Aceptación. La columna es visible cuando la organización tiene el módulo de aprobaciones. La ruta también es visible en la impresión de una carta de proyecto con la opción Con aceptación (consulta Exportar una carta de proyecto).
