La sezione Accettazioni riunisce in un unico posto tutte le accettazioni legate all’utente, di tutti i progetti: quelle che attendono la sua decisione, quelle che ha inviato e quelle a cui ha partecipato. Non occorre aprire i progetti uno per uno per vedere cosa attende una decisione. La sezione si trova nel menu principale, alla voce Accettazioni, ed è disponibile per gli utenti con licenza completa. La voce di menu mostra un contatore delle decisioni in attesa dell’utente (vedi Contatore delle accettazioni in sospeso).
La sezione ha due schede: Accettazioni (l’elenco descritto sotto) e Percorsi di approvazione, cioè i modelli di percorso (vedi Percorsi di approvazione). La seconda scheda è visibile solo agli utenti che hanno in uno spazio di lavoro il permesso sui percorsi di approvazione; gli altri vedono solo l’elenco delle accettazioni.
Un’accettazione riguarda una baseline di progetto, a cui può essere allegata una carta di progetto (vedi Accettazione di una modifica della baseline e Accettazione di una carta di progetto). La richiesta di accettazione si invia dal progetto e la decisione si prende nella finestra della baseline, nella scheda Accettazione.
Elenco delle accettazioni
L’elenco nella scheda Accettazioni contiene le accettazioni in cui l’utente:
- è approvatore al livello attuale di un percorso, oppure lo era ai livelli che il percorso ha già raggiunto,
- ha inviato una richiesta di accettazione.
Colonne:
- Nome — il nome della baseline. Un’etichetta rossa Richiede una decisione contrassegna un’accettazione che attende la decisione dell’utente,
- Stato — In fase di accettazione, Approvato, Rifiutato, Da migliorare, Annullato o In attesa (vedi Stati dell’accettazione),
- Accettazione — il percorso disegnato come una fila di frecce, una per livello. Il colore della freccia indica il risultato del livello: verde — approvato, rosso — rifiutato, blu — in corso, arancione — da migliorare, grigio — non ancora iniziato,
- Richiedente — la persona che ha inviato la richiesta di accettazione,
- Data della decisione — vuota finché il percorso è in corso; dopo la chiusura, la data dell’ultima decisione,
- Progetto — il progetto a cui appartiene la richiesta.
L’ordine è fisso: prima le accettazioni senza data della decisione, cioè quelle aperte, e tra queste quelle con l’etichetta Richiede una decisione; poi quelle decise, dalla decisione più recente. Clicca sul nome o sul percorso disegnato per aprire la baseline nel suo progetto, direttamente nella scheda Accettazione, dove prendi la decisione.
L’accesso al progetto per la durata dell’accettazione deriva dai permessi che l’approvatore riceve quando il percorso raggiunge il suo livello.
Filtro dell'elenco delle accettazioni
Il filtro a destra restringe l’elenco. Le condizioni si combinano: impostandone due restano le righe che soddisfano entrambe.
- Filtrare per nome — trova qualsiasi parte del nome della baseline,
- Stato — In fase di accettazione, Approvato, Rifiutato, Da migliorare, Annullato; puoi sceglierne più di uno,
- Richiedente — l’elenco contiene solo le persone che hanno inviato una richiesta visibile nell’elenco.
La chiusura della barra del filtro cancella tutte le impostazioni e ripristina l’elenco completo.
Contatore delle accettazioni in sospeso
Un contatore rosso compare accanto a Accettazioni nel menu principale e nella scheda Accettazioni. Mostra il numero di decisioni che attendono l’utente: il percorso ha raggiunto un livello in cui l’utente è approvatore e non ha ancora deciso. Le righe in cui l’utente è solo osservatore o richiedente non vengono contate.
Il contatore cambia mentre lavori, senza ricaricare la pagina: aumenta quando un percorso raggiunge il livello dell’utente e arriva la notifica In attesa di accettazione, e diminuisce dopo che l’utente ha deciso. Il contatore viene caricato solo per gli utenti con licenza completa, perché solo loro possono essere approvatori.
Stati dell'accettazione
Lo stato dell’accettazione nella colonna Stato segue il risultato del percorso:
- In fase di accettazione — il percorso è in corso e un livello attende decisioni,
- Approvato — tutti i livelli sono approvati,
- Rifiutato — un approvatore ha scelto Rifiuto,
- Da migliorare — un approvatore ha scelto Da migliorare,
- Annullato — il richiedente ha ritirato l’accettazione con Ritirare l’accettazione,
- In attesa — il percorso non è ancora iniziato.
Da migliorare rimanda la richiesta al richiedente invece di chiuderla: l’accettazione termina, la baseline e le carte allegate ricevono lo stato Da migliorare e possono essere corrette e inviate di nuovo. Il richiedente riceve una notifica con il risultato. Un percorso concluso (anche rifiutato, da migliorare e annullato) resta nella cronologia della baseline, così i commenti degli approvatori si possono rileggere. Un percorso approvato resta con la baseline come quello attuale.
Un amministratore dell’organizzazione può prendere una decisione al posto di un approvatore: nella scheda Accettazione della baseline, passando il mouse sulla riga di un approvatore compare l’icona Aggiungi decisione. La finestra Accettazione con il messaggio Accettazione in sostituzione di: salva la decisione e la voce mostra l’annotazione al posto di. Una decisione presa non può essere modificata.
Gli stati della baseline e della carta hanno nomi propri (Approvato, In attesa per una baseline; Approvata, Bozza per una carta) — vedi Baseline di progetto e Carta di progetto.
Colonna Accettazione negli altri elenchi
Il percorso di accettazione disegnato, una fila di frecce colorate, compare ovunque serva sapere a che punto è una richiesta:
- nell’elenco delle baseline di un progetto (la scheda Baseline, la colonna Accettazione),
- nell’elenco delle carte di progetto (la scheda Carta di progetto),
- nei rapporti sulle baseline, come colonna Accettazione aggiunta nelle impostazioni delle colonne del rapporto.
Funziona allo stesso modo ovunque: clicca sulle frecce per aprire la baseline nella scheda Accettazione. La colonna è visibile quando l’organizzazione ha il modulo Accettazioni. Il percorso è visibile anche sulla stampa di una carta di progetto con l’opzione Con accettazione (vedi Esportazione di una carta di progetto).
