Munkaterületek

A munkaterület a szervezet egy része (például egy vállalat, egy telephely vagy egy üzleti egység), saját projektekkel, sablonokkal és beállításokkal. A munkaterületek elválasztják az adatokhoz való hozzáférést: az emberek a projekteket csak azokban a munkaterületekben látják, és a konfigurációt csak azokban használják, amelyekhez jogosultságot kaptak. Minden szervezetnek legalább egy munkaterülete van.

A rendszergazdák a Rendszerbeállítások között (Munkaterületek) hozzák létre és törlik a munkaterületeket. A munkaterületekhez tartozó jogosultságokat a felhasználóknak és a felhasználói csoportoknak a Felhasználók és jogosultságok részben lehet megadni.

Munkaterületek kezelése

A munkaterületek listája a Rendszerbeállítások > Munkaterületek alatt található. A rendszergazdák számára érhető el. A munkaterületnek van Név és Szín mezője; a szín segít megkülönböztetni a munkaterületeket a listákon és a diagramokon.

1. Kattintson a Hozzáadás gombra. Megnyílik a Munkaterület hozzáadása ablak, véletlenszerűen kiválasztott színnel.
2. Adja meg a nevet, és ha szeretné, módosítsa a színt.
3. Erősítse meg a Hozzáadás gombbal.

A listán a munkaterület nevére kattintva megnyílik a Munkaterület szerkesztése ablak, ahol módosíthatja a nevet és a színt.

Munkaterület törlése

A szerkesztőablak Törlés gombja akkor érhető el, ha a szervezetnek legalább két munkaterülete van — az utolsó munkaterület nem törölhető. Törlés előtt ki kell választania egy helyettesítő munkaterületet. Ahogy az üzenet is mondja (Egy munkaterület törlése eltávolítja az összes projektből, projektsablonból, projektkártya-sablonból, jóváhagyási útvonalból és értékelési sablonból, amelyhez hozzá van rendelve. Válassz egy új területet, amit hozzájuk rendelhetsz:), a törölt munkaterület helyébe ezekben az elemekben a kiválasztott munkaterület lép. A felhasználók és csoportok jogosultságai a törölt munkaterületen elvesznek.

Munkaterület-jogosultságok

A munkaterület-jogosultságokat a felhasználó licenc- és jogosultságablakának Munkaterületek táblázatában, valamint a felhasználói csoport ablakában lehet megadni (lásd: Munkaterület-jogosultságok). A táblázat egy sora egy munkaterület, az oszlopok pedig a jogosultságtípusok:

• Projektek — három oszlop: Hozzáadás (projektek létrehozása a munkaterületen), Előnézet (hozzáférés a munkaterület összes projektjéhez) és Adminisztráció (a munkaterület összes projektjének teljes körű kezelése; a másik két oszlopot is bejelöli).
• Konfiguráció — négy oszlop: Sablonok (projektsablonok), Attribútumok (projektattribútumok), Alapokmányok (projektalapokmány-sablonok) és Jóváhagyások (jóváhagyási útvonal sablonok). Egy oszlop bejelölése teljes körű kezelést ad az adott típusú elemek felett a munkaterületen: hozzáadás, szerkesztés és törlés.

A felhasználónak közvetlenül és csoportokon keresztül megadott jogosultságok összeadódnak. A csoportból származó jogosultság be van jelölve és zárolva van; ha az egérmutatót fölé viszi, megjelennek a csoportok nevei. Ha az Adminisztráció be van jelölve, a Projektek csoport többi jelölőnégyzete zárolva van.

Megjegyzés: a munkaterület-jogosultságok a Teljes licenccel rendelkező felhasználókra vonatkoznak. A rendszergazda minden munkaterülethez teljes hozzáféréssel rendelkezik, jogosultságok megadása nélkül.

Hozzáférés a munkaterület projektjeihez

A munkaterületen megadott projektjogosultság úgy működik, mint az automatikus tagság a munkaterület minden projektjében, a később létrehozottakban is:

• Előnézet — a felhasználó látja a munkaterület projektjeit a projektlistában, a projekten belül pedig megtekintheti az ütemtervet, a költségvetést, a kockázatokat, a termékeket, az erőforrásokat, a munkaidő-rögzítést, a fájlokat, az értékelést, az ellenőrzéseket és az alaptervet. Semmit sem szerkeszthet, és az alaptervet sem fogadhatja el.
• Adminisztráció — a felhasználó a munkaterület minden projektjének adminisztrátora, és projektadminisztrátorként kezeli azt (lásd: Projektjogosultságok).
• Hozzáadás — a felhasználó projekteket hozhat létre a munkaterületen: sablonból, fájlból és klónozással. Az adott munkaterülethez rendelt sablonokat kínálja fel a rendszer (lásd: Projekt létrehozása).

Ez a jogosultság nem zárja ki a magában a projektben megadott jogosultságokat — a projekthez való hozzáférés ezek közül a legmagasabbikból adódik.

Megjegyzés: csak a Teljes licenccel rendelkező felhasználók kapnak automatikus hozzáférést a munkaterület projektjeihez. A Standard vagy Ingyenes licenccel rendelkező felhasználók csak azokat a projekteket látják, amelyekhez a projektjogosultságokban hozzá lettek adva.

Munkaterületek egy projektben

Minden projekt legalább egy munkaterülethez tartozik. Projekt létrehozásakor olyan munkaterületek közül választ, amelyekben Önnek Hozzáadás jogosultsága van. Ha csak egy munkaterület közül lehet választani, a mező magától kitöltődik, és el van rejtve.

A projekt munkaterületeit a projekt Információ paneljén, a Munkaterületek mezőben módosíthatja. A mező akkor látható, ha a szervezetnek legalább két munkaterülete van. Egy projekt egyszerre több munkaterülethez is tartozhat, de az utolsót nem lehet eltávolítani. Munkaterület hozzáadásához vagy eltávolításához az adott munkaterületen Adminisztráció jogosultság szükséges. A munkaterületek módosítása hatással van a kijelölt munkaterületekre korlátozott projektattribútumokra.

A projektlistában a Munkaterület oszlop lehetővé teszi a projektek csoportosítását és szűrését (lásd: A projektlista oszlopai).

Hatás a sablonokra, attribútumokra, alapokmányokra és jóváhagyási útvonalakra

A konfigurációs elemek munkaterületekhez vannak rendelve:

• Projekt sablonok — ha sablonból hoz létre projektet, a kiválasztott munkaterülethez rendelt sablonokat kínálja fel a rendszer (lásd: Projekt sablonok). A sablonokat az a személy hozza létre és szerkeszti, akinek az adott munkaterületen megvan a Sablonok jogosultsága.
• Projekt attribútumok — egy attribútum korlátozható kijelölt munkaterületekre; ekkor csak az ezekhez a munkaterületekhez tartozó projektekben jelenik meg (lásd: Projekt attribútumok). Az attribútumokat az a személy hozza létre, akinek megvan az Attribútumok jogosultsága.
• Projektalapokmányok — a projekt használhat olyan alapokmány-sablont, amely közös munkaterülettel rendelkezik a projekttel (lásd: Projektalapokmány sablonok). Az alapokmány-sablonokat az a személy konfigurálja, akinek megvan az Alapokmányok jogosultsága.
• Jóváhagyási útvonalak — a projekt használhat olyan útvonalat, amely közös munkaterülettel rendelkezik a projekttel (lásd: Jóváhagyási útvonalak). Az útvonalakat az a személy konfigurálja, akinek megvan a Jóváhagyások jogosultsága.

Sablon, attribútum, alapokmány vagy útvonal létrehozásakor csak azokat a munkaterületeket kínálja fel a rendszer, amelyekben Önnek megvan a megfelelő jogosultsága.

Munkaterületek a portfóliókban, ellenőrzésekben és jelentésekben

A munkaterület az összesítő nézetekben is elérhető:

• a portfóliókban és a projektellenőrzésekben megjelenítheti a Munkaterület oszlopot, és munkaterület szerint szűrheti a projekteket; a munkaterület a projektek hozzáadására szolgáló ablakban is megjelenik és szűrhető,
• a grafikus jelentésekben a munkaterület szűrő (lásd: Egyetlen diagram szűrői) és csoportosítási lehetőség, például a projektek száma vagy a numerikus attribútumok összege munkaterületenként.

Ha a szervezetnek csak egy munkaterülete van, az oszlop és a szűrő el van rejtve.