Espacios de trabajo
Un espacio de trabajo es una parte de la organización (por ejemplo, una empresa, una sucursal o una unidad de negocio) con sus propios proyectos, plantillas y ajustes. Los espacios de trabajo separan el acceso a los datos: las personas ven proyectos y usan la configuración solo en los espacios de trabajo para los que tienen permisos. Toda organización tiene al menos un espacio de trabajo.
Los administradores crean y eliminan espacios de trabajo en Configuración del sistema (Espacios de trabajo). Los permisos en los espacios de trabajo se conceden a usuarios y grupos de usuarios en Usuarios y permisos.
Administrar espacios de trabajo
La lista de espacios de trabajo está en Configuración del sistema > Espacios de trabajo. Está disponible para los administradores del sistema. Un espacio de trabajo tiene los campos Nombre y Color; el color distingue los espacios de trabajo en listas y gráficos.
- Haz clic en Añadir. Se abre la ventana Añadir espacio de trabajo con un color elegido al azar.
- Escribe el nombre y cambia el color si lo deseas.
- Confirma con Añadir.
Haz clic en el nombre de un espacio de trabajo de la lista para abrir la ventana Editar espacio de trabajo, donde cambias el nombre y el color.
Eliminar un espacio de trabajo
El botón Borrar de la ventana de edición está disponible cuando la organización tiene al menos dos espacios de trabajo: el último no se puede eliminar. Antes de borrarlo, eliges un espacio de trabajo sustituto. Como indica el mensaje (Eliminar un espacio de trabajo lo eliminará de todos los proyectos, plantillas de proyectos, plantillas de tarjetas de proyecto, rutas de aprobación y plantillas de puntuación a las que está asignado. Selecciona una nueva zona para asignarles:), el espacio de trabajo eliminado se sustituye por el elegido en estos elementos. Los permisos de usuarios y grupos en el espacio de trabajo eliminado se pierden.
Permisos en espacios de trabajo
Los permisos en espacios de trabajo se conceden en la tabla Espacios de trabajo de la ventana de licencia y permisos del usuario y en la ventana del grupo de usuarios (consulta Permisos en espacios de trabajo). Una fila de la tabla es un espacio de trabajo y las columnas son tipos de permiso:
- Proyectos — tres columnas: Adición (crear proyectos en el espacio de trabajo), Vista previa (acceso a todos los proyectos del espacio de trabajo) y Administración (gestión completa de todos los proyectos del espacio de trabajo; marca también las otras dos columnas).
- Configuración — cuatro columnas: Plantillas (plantillas de proyectos), Atributos (atributos de proyectos), Cartas (plantillas de cartas de proyecto) y Aceptaciones (plantillas de rutas de aprobación). Al marcar una columna obtienes la gestión completa de ese tipo de elementos en el espacio de trabajo: añadir, editar y eliminar.
Los permisos concedidos a un usuario directamente y a través de grupos se suman. Un permiso que procede de un grupo aparece marcado y bloqueado; al pasar el cursor por encima se muestran los nombres de los grupos. Con Administración marcada, las demás casillas del grupo Proyectos están bloqueadas.
Nota: los permisos en espacios de trabajo se aplican a los usuarios con licencia Completa. Un administrador del sistema tiene acceso completo a todos los espacios de trabajo sin que se le conceda ningún permiso.
Acceso a los proyectos del espacio de trabajo
Un permiso de proyecto en un espacio de trabajo funciona como una pertenencia automática a todos los proyectos de ese espacio de trabajo, incluidos los creados más adelante:
- Vista previa — el usuario ve los proyectos del espacio de trabajo en la lista de proyectos y, dentro de un proyecto, puede consultar el cronograma, el presupuesto, los riesgos, los productos, los recursos, el registro de tiempo, los archivos, la puntuación, las revisiones y el plan. No puede editar nada ni aprobar el plan.
- Administración — el usuario es administrador de todos los proyectos del espacio de trabajo y los gestiona como un administrador de proyecto (consulta Permisos del proyecto).
- Adición — el usuario puede crear proyectos en el espacio de trabajo: a partir de una plantilla, de un archivo y por clonación. Se ofrecen las plantillas asignadas a ese espacio de trabajo (consulta Crear un proyecto).
Este permiso no excluye los permisos concedidos en el propio proyecto: el acceso a un proyecto procede del más alto de ellos.
Nota: solo los usuarios con licencia Completa obtienen acceso automático a los proyectos del espacio de trabajo. Los usuarios con licencia Estándar o Gratuita ven únicamente los proyectos a los que fueron añadidos en los permisos del proyecto.
Espacios de trabajo en un proyecto
Cada proyecto pertenece al menos a un espacio de trabajo. Al crear un proyecto, eliges un espacio de trabajo entre aquellos en los que tienes el permiso Adición. Cuando solo hay un espacio de trabajo para elegir, el campo se rellena solo y queda oculto.
Los espacios de trabajo de un proyecto se cambian en el panel Información del proyecto, en el campo Espacios de trabajo. El campo es visible cuando la organización tiene al menos dos espacios de trabajo. Un proyecto puede pertenecer a varios espacios de trabajo a la vez, pero no se puede quitar el último. Añadir o quitar un espacio de trabajo requiere el permiso Administración en ese espacio de trabajo. El cambio de espacios de trabajo afecta a los atributos de proyectos limitados a determinados espacios de trabajo.
En la lista de proyectos, la columna Espacio de trabajo permite agrupar y filtrar proyectos (consulta Columnas y orden).
Efecto en plantillas, atributos, cartas y rutas de aprobación
Los elementos de configuración se asignan a espacios de trabajo:
- Plantillas de proyectos — al crear un proyecto a partir de una plantilla, se ofrecen las plantillas asignadas al espacio de trabajo elegido (consulta Plantillas de proyectos). Las plantillas las crea y edita una persona con el permiso Plantillas en ese espacio de trabajo.
- Atributos de proyectos — un atributo se puede limitar a determinados espacios de trabajo; entonces aparece solo en los proyectos de esos espacios de trabajo (consulta Atributos de proyectos). Los atributos los crea una persona con el permiso Atributos.
- Cartas de proyectos — un proyecto puede usar una plantilla de carta que comparta un espacio de trabajo con el proyecto (consulta Plantillas de carta de proyecto). Las plantillas de carta las configura una persona con el permiso Cartas.
- Rutas de aprobación — un proyecto puede usar una ruta que comparta un espacio de trabajo con el proyecto (consulta Rutas de aprobación). Las rutas las configura una persona con el permiso Aceptaciones.
Al crear una plantilla, un atributo, una carta o una ruta, solo se ofrecen los espacios de trabajo en los que tienes el permiso correspondiente.
Espacios de trabajo en carteras, revisiones e informes
El espacio de trabajo también está disponible en las vistas de resumen:
- en las carteras y las revisiones de proyectos puedes mostrar la columna Espacio de trabajo y filtrar los proyectos por espacio de trabajo; el espacio de trabajo también se muestra y se puede filtrar en la ventana para añadir proyectos,
- en el resumen gráfico de los informes, el espacio de trabajo es un filtro (consulta Filtros de un gráfico individual) y una opción de agrupación, por ejemplo el número de proyectos o la suma de atributos numéricos por espacio de trabajo.
Cuando la organización tiene un solo espacio de trabajo, la columna y el filtro están ocultos.
