Obszary pracy

Obszar pracy to część organizacji (na przykład spółka, oddział albo pion biznesowy), która ma własne projekty, szablony i ustawienia. Obszary rozdzielają dostęp do danych: pracownik widzi projekty i korzysta z konfiguracji tylko tych obszarów, do których dostał uprawnienia. Każda organizacja ma co najmniej jeden obszar pracy.

Obszary pracy zakłada i usuwa administrator w Ustawieniach systemowych (Obszary pracy). Uprawnienia w obszarach nadaje się użytkownikom i grupom użytkowników w dziale Użytkownicy i uprawnienia.

Zarządzanie obszarami pracy

Lista obszarów pracy jest w Ustawieniach systemowych > Obszary pracy. Dostęp do niej ma administrator systemu. Obszar ma Nazwę i Kolor; kolor odróżnia obszar na listach i w wykresach.

1. Po kliknięciu przycisku Dodaj otworzy się okno Dodaj obszar pracy z losowo dobranym kolorem.
2. Należy wpisać nazwę i w razie potrzeby zmienić kolor.
3. Po zatwierdzeniu przyciskiem Dodaj obszar pracy zostanie utworzony i pojawi się na liście.

Po kliknięciu nazwy obszaru na liście otworzy się okno Edytuj obszar pracy, w którym można zmienić nazwę i kolor.

Usuwanie obszaru pracy

Przycisk Usuń w oknie edycji jest dostępny, gdy w organizacji są co najmniej dwa obszary — ostatniego obszaru nie można usunąć. Po kliknięciu przycisku Usuń należy wybrać obszar zastępczy i potwierdzić usunięcie. Zgodnie z komunikatem Usunięcie obszaru pracy spowoduje usunięcie go ze wszystkich projektów, szablonów projektów, szablonów kart projektów, ścieżek akceptacji, szablonów scoringów, do których jest przypisany — w tych elementach usuwany obszar zostaje zastąpiony wybranym. Uprawnienia użytkowników i grup w usuniętym obszarze przepadają.

Uprawnienia w obszarach pracy

Aby nadać uprawnienia w obszarze pracy, należy zaznaczyć pola w tabeli Obszary pracy w oknie licencji i uprawnień użytkownika albo w oknie grupy użytkowników (zobacz Uprawnienia do obszarów pracy). Wiersz tabeli to obszar pracy, kolumny to rodzaje uprawnień:

• Projekty — trzy kolumny: Dodawanie (zakładanie projektów w obszarze), Podgląd (wgląd we wszystkie projekty obszaru) i Administracja (pełne zarządzanie wszystkimi projektami obszaru; zaznacza ona też pozostałe dwie kolumny).
• Konfiguracja — cztery kolumny: Szablony (szablony projektów), Atrybuty (atrybuty projektu), Karty (szablony kart projektu) i Akceptacje (szablony ścieżek akceptacji). Zaznaczenie kolumny daje pełne zarządzanie danym rodzajem elementów w obszarze: dodawanie, edycję i usuwanie.

Uprawnienia nadane użytkownikowi bezpośrednio i przez grupy sumują się. Uprawnienie pochodzące z grupy jest zaznaczone i zablokowane; po najechaniu widać nazwy grup. Zaznaczona Administracja blokuje pozostałe pola w grupie Projekty.

Uwaga: uprawnienia w obszarach dotyczą użytkowników z licencją Pełna. Administrator systemu ma pełny dostęp do wszystkich obszarów bez nadawania uprawnień.

Dostęp do projektów obszaru

Uprawnienie do projektów w obszarze działa jak automatyczne członkostwo w każdym projekcie tego obszaru, także w projektach założonych później:

• Podgląd — użytkownik widzi projekty obszaru na liście projektów i w projekcie ma podgląd harmonogramu, budżetu, ryzyk, produktów, zasobów, czasu pracy, plików, scoringu, przeglądów i planu. Niczego nie edytuje i nie akceptuje planu.
• Administracja — użytkownik jest administratorem każdego projektu obszaru i zarządza nim tak, jak administrator projektu (zobacz Uprawnienia w projekcie).
• Dodawanie — użytkownik może zakładać projekty w obszarze: z szablonu, z pliku i przez kopiowanie. Do wyboru są szablony przypisane do tego obszaru (zobacz Tworzenie projektu).

To uprawnienie nie wyklucza uprawnień nadanych w samym projekcie — dostęp do projektu wynika z najwyższego z nich.

Uwaga: automatyczny dostęp do projektów obszaru mają tylko użytkownicy z licencją Pełna. Użytkownicy z licencją standardową i bezpłatną widzą wyłącznie projekty, do których dodano ich w uprawnieniach projektu.

Obszary pracy w projekcie

Każdy projekt należy do co najmniej jednego obszaru pracy. Przy zakładaniu projektu należy wybrać obszar spośród tych, w których użytkownik ma uprawnienie Dodawanie. Gdy do wyboru jest tylko jeden obszar, pole wypełnia się samo i jest ukryte.

Aby zmienić obszary projektu, należy w panelu Informacje projektu wybrać je w polu Obszary pracy. Pole jest widoczne, gdy w organizacji są co najmniej dwa obszary. Projekt może należeć do kilku obszarów jednocześnie, ale nie można usunąć ostatniego. Po zapisaniu zmiany projekt pojawi się w nowych obszarach. Dodanie i usunięcie obszaru wymaga uprawnienia Administracja w tym obszarze. Zmiana obszarów wpływa na atrybuty projektu ograniczone do wybranych obszarów.

Na liście projektów kolumna Obszar pracy pozwala grupować i filtrować projekty (zobacz Kolumny listy projektów).

Wpływ na szablony, atrybuty, karty i ścieżki akceptacji

Elementy konfiguracji są przypisane do obszarów pracy:

• Szablony projektów — przy zakładaniu projektu z szablonu do wyboru są szablony przypisane do wybranego obszaru (zobacz Szablony projektów). Szablony zakłada i edytuje osoba z uprawnieniem Szablony w danym obszarze.
• Atrybuty projektu — atrybut można ograniczyć do wybranych obszarów; wtedy pojawia się tylko w projektach z tych obszarów (zobacz Atrybuty projektu). Atrybuty tworzy osoba z uprawnieniem Atrybuty.
• Karty projektu — w projekcie można użyć szablonu karty, który ma wspólny obszar z projektem (zobacz Szablony kart projektu). Szablony kart konfiguruje osoba z uprawnieniem Karty.
• Ścieżki akceptacji — w projekcie można wybrać ścieżkę, która ma wspólny obszar z projektem (zobacz Ścieżki akceptacji). Ścieżki konfiguruje osoba z uprawnieniem Akceptacje.

Przy zakładaniu szablonu, atrybutu, karty lub ścieżki proponowane są tylko obszary, w których użytkownik ma odpowiednie uprawnienie.

Obszary pracy w portfelach, przeglądach i raportach

Obszar pracy jest dostępny także w widokach zbiorczych:

• w portfelach i przeglądach projektów można pokazać kolumnę Obszar pracy i filtrować projekty po obszarze; obszar jest widoczny i filtrowalny także w oknie dodawania projektów,
• w raportach graficznych obszar pracy jest filtrem (zobacz Filtry pojedynczego wykresu) oraz sposobem grupowania, na przykład liczby projektów albo sumy atrybutów liczbowych według obszarów.

Gdy w organizacji jest tylko jeden obszar pracy, kolumna i filtr są ukryte.