Arbeitsbereiche

Ein Arbeitsbereich ist ein Teil der Organisation (zum Beispiel ein Unternehmen, eine Niederlassung oder eine Geschäftseinheit) mit eigenen Projekten, Vorlagen und Einstellungen. Arbeitsbereiche trennen den Zugriff auf Daten: Personen sehen Projekte und nutzen die Konfiguration nur in den Arbeitsbereichen, für die sie Berechtigungen erhalten haben. Jede Organisation hat mindestens einen Arbeitsbereich.

Administratoren erstellen und löschen Arbeitsbereiche in den Systemeinstellungen (Arbeitsbereiche). Berechtigungen in Arbeitsbereichen werden Benutzern und Benutzergruppen unter Benutzer und Berechtigungen erteilt.

Arbeitsbereiche verwalten

Die Liste der Arbeitsbereiche befindet sich unter Systemeinstellungen > Arbeitsbereiche. Sie steht Systemadministratoren zur Verfügung. Ein Arbeitsbereich hat die Felder Name und Farbe; die Farbe unterscheidet Arbeitsbereiche in Listen und Diagrammen.

1. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Fenster Arbeitsbereich hinzufügen öffnet sich mit einer zufällig gewählten Farbe.
2. Geben Sie den Namen ein und ändern Sie bei Bedarf die Farbe.
3. Bestätigen Sie mit Hinzufügen.

Ein Klick auf den Namen eines Arbeitsbereichs in der Liste öffnet das Fenster Arbeitsbereich bearbeiten, in dem Sie Name und Farbe ändern.

Einen Arbeitsbereich löschen

Die Schaltfläche Löschen im Bearbeitungsfenster ist verfügbar, wenn die Organisation mindestens zwei Arbeitsbereiche hat — der letzte Arbeitsbereich lässt sich nicht löschen. Vor dem Löschen wählen Sie einen Ersatz-Arbeitsbereich aus. Wie die Meldung besagt (Das Löschen eines Arbeitsbereichs entfernt ihn aus allen Projekten, Projektvorlagen, Projektkartenvorlagen, Genehmigungspfaden und Scoring-Vorlagen, denen er zugewiesen ist. Wähle einen neuen Bereich aus, den du ihnen zuweisen kannst:), wird der gelöschte Arbeitsbereich in diesen Elementen durch den gewählten ersetzt. Die Berechtigungen von Benutzern und Gruppen im gelöschten Arbeitsbereich gehen verloren.

Berechtigungen in Arbeitsbereichen

Berechtigungen in Arbeitsbereichen werden in der Tabelle Arbeitsbereiche im Fenster für Lizenz und Berechtigungen des Benutzers und im Fenster der Benutzergruppe erteilt (siehe Berechtigungen in Arbeitsbereichen). Eine Tabellenzeile ist ein Arbeitsbereich, die Spalten sind Berechtigungsarten:

• Projekte — drei Spalten: Hinzufügen (Projekte im Arbeitsbereich erstellen), Vorschau (Zugriff auf alle Projekte des Arbeitsbereichs) und Administration (vollständige Verwaltung aller Projekte des Arbeitsbereichs; aktiviert auch die beiden anderen Spalten).
• Konfiguration — vier Spalten: Vorlagen (Projektvorlagen), Attribute (Projektattribute), Chartas (Vorlagen für Projektchartas) und Akzeptanzen (Vorlagen für Genehmigungspfade). Mit einem Häkchen in einer Spalte erhalten Sie die vollständige Verwaltung dieser Elementart im Arbeitsbereich: Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen.

Berechtigungen, die ein Benutzer direkt und über Gruppen erhält, addieren sich. Eine Berechtigung, die aus einer Gruppe stammt, ist angehakt und gesperrt; wenn Sie mit der Maus darüber fahren, werden die Gruppennamen angezeigt. Ist Administration angehakt, sind die übrigen Kästchen in der Gruppe Projekte gesperrt.

Hinweis: Berechtigungen in Arbeitsbereichen gelten für Benutzer mit der Lizenz Voll. Ein Systemadministrator hat vollen Zugriff auf alle Arbeitsbereiche, ohne dass ihm Berechtigungen erteilt werden.

Zugriff auf Projekte des Arbeitsbereichs

Eine Projektberechtigung in einem Arbeitsbereich wirkt wie eine automatische Mitgliedschaft in jedem Projekt dieses Arbeitsbereichs, auch in später erstellten Projekten:

• Vorschau — der Benutzer sieht die Projekte des Arbeitsbereichs in der Projektliste und kann innerhalb eines Projekts Zeitplan, Budget, Risiken, Produkte, Ressourcen, Zeiterfassung, Dateien, Scoring, Überprüfungen und Basisplan ansehen. Er kann nichts bearbeiten und den Basisplan nicht genehmigen.
• Administration — der Benutzer ist Administrator jedes Projekts im Arbeitsbereich und verwaltet es wie ein Projektadministrator (siehe Projektberechtigungen).
• Hinzufügen — der Benutzer kann im Arbeitsbereich Projekte erstellen: aus einer Vorlage, aus einer Datei und durch Klonen. Angeboten werden die Vorlagen, die diesem Arbeitsbereich zugeordnet sind (siehe Projekt erstellen).

Diese Berechtigung schließt Berechtigungen nicht aus, die im Projekt selbst erteilt wurden — der Zugriff auf ein Projekt ergibt sich aus der höchsten von ihnen.

Hinweis: Nur Benutzer mit der Lizenz Voll erhalten automatischen Zugriff auf die Projekte des Arbeitsbereichs. Benutzer mit der Lizenz Standard oder Kostenlos sehen nur die Projekte, zu denen sie in den Projektberechtigungen hinzugefügt wurden.

Arbeitsbereiche in einem Projekt

Jedes Projekt gehört zu mindestens einem Arbeitsbereich. Beim Erstellen eines Projekts wählen Sie einen Arbeitsbereich aus denjenigen, in denen Sie die Berechtigung Hinzufügen haben. Gibt es nur einen Arbeitsbereich zur Auswahl, füllt sich das Feld von selbst und wird ausgeblendet.

Die Arbeitsbereiche eines Projekts ändern Sie im Panel Informationen des Projekts, im Feld Arbeitsbereiche. Das Feld ist sichtbar, wenn die Organisation mindestens zwei Arbeitsbereiche hat. Ein Projekt kann gleichzeitig zu mehreren Arbeitsbereichen gehören, der letzte lässt sich jedoch nicht entfernen. Das Hinzufügen oder Entfernen eines Arbeitsbereichs erfordert die Berechtigung Administration in diesem Arbeitsbereich. Eine Änderung der Arbeitsbereiche wirkt sich auf Projektattribute aus, die auf ausgewählte Arbeitsbereiche beschränkt sind.

In der Projektliste können Sie mit der Spalte Arbeitsbereich Projekte gruppieren und filtern (siehe Spalten und Sortierung).

Auswirkung auf Vorlagen, Attribute, Chartas und Genehmigungspfade

Konfigurationselemente werden Arbeitsbereichen zugeordnet:

• Projektvorlagen — beim Erstellen eines Projekts aus einer Vorlage werden die Vorlagen angeboten, die dem gewählten Arbeitsbereich zugeordnet sind (siehe Projektvorlagen). Vorlagen erstellt und bearbeitet eine Person mit der Berechtigung Vorlagen in diesem Arbeitsbereich.
• Projektattribute — ein Attribut lässt sich auf ausgewählte Arbeitsbereiche beschränken; es erscheint dann nur in Projekten aus diesen Arbeitsbereichen (siehe Projektattribute). Attribute erstellt eine Person mit der Berechtigung Attribute.
• Projektcharta — ein Projekt kann eine Chartavorlage verwenden, die mit dem Projekt einen Arbeitsbereich gemeinsam hat (siehe Projektcharta-Vorlagen). Chartavorlagen konfiguriert eine Person mit der Berechtigung Chartas.
• Genehmigungspfade — ein Projekt kann einen Pfad verwenden, der mit dem Projekt einen Arbeitsbereich gemeinsam hat (siehe Genehmigungspfade). Pfade konfiguriert eine Person mit der Berechtigung Akzeptanzen.

Beim Erstellen einer Vorlage, eines Attributs, einer Charta oder eines Pfads werden nur die Arbeitsbereiche angeboten, in denen Sie die jeweilige Berechtigung haben.

Arbeitsbereiche in Portfolios, Überprüfungen und Berichten

Der Arbeitsbereich ist auch in Übersichtsansichten verfügbar:

• in Portfolios und Projektüberprüfungen können Sie die Spalte Arbeitsbereich einblenden und Projekte nach Arbeitsbereich filtern; der Arbeitsbereich wird auch im Fenster zum Hinzufügen von Projekten angezeigt und lässt sich dort filtern,
• in der grafischen Übersicht von Berichten ist der Arbeitsbereich ein Filter (siehe Filter eines einzelnen Diagramms) und eine Gruppierungsoption, zum Beispiel die Anzahl der Projekte oder die Summe numerischer Attribute nach Arbeitsbereich.

Hat die Organisation nur einen Arbeitsbereich, sind die Spalte und der Filter ausgeblendet.