Spazi di lavoro

Uno spazio di lavoro è una parte dell’organizzazione (per esempio un’azienda, una filiale o un’unità di business) con i propri progetti, modelli e impostazioni. Gli spazi di lavoro separano l’accesso ai dati: le persone vedono i progetti e usano la configurazione solo negli spazi di lavoro per i quali hanno ricevuto permessi. Ogni organizzazione ha almeno uno spazio di lavoro.

Gli amministratori creano ed eliminano gli spazi di lavoro nelle Impostazioni del sistema (Spazi di lavoro). I permessi negli spazi di lavoro si assegnano a utenti e gruppi di utenti in Utenti e permessi.

Gestire gli spazi di lavoro

L’elenco degli spazi di lavoro si trova in Impostazioni del sistema > Spazi di lavoro. È disponibile per gli amministratori di sistema. Uno spazio di lavoro ha un Nome e un Colore; il colore distingue gli spazi di lavoro negli elenchi e nei grafici.

1. Clicca su Aggiungi. Si apre la finestra Aggiungi spazio di lavoro con un colore scelto a caso.
2. Inserisci il nome e, se vuoi, cambia il colore.
3. Conferma con Aggiungi.

Clicca sul nome di uno spazio di lavoro nell’elenco per aprire la finestra Modifica spazio di lavoro, dove cambi nome e colore.

Eliminare uno spazio di lavoro

Il pulsante Cancellare nella finestra di modifica è disponibile quando l’organizzazione ha almeno due spazi di lavoro — l’ultimo spazio di lavoro non può essere eliminato. Prima dell’eliminazione scegli uno spazio di lavoro sostitutivo. Come dice il messaggio (Eliminare uno spazio di lavoro lo rimuoverà da tutti i progetti, modelli di progetto, modelli di scheda progetto, percorsi di approvazione e modelli di punteggio a cui è assegnato. Seleziona una nuova area da assegnare a loro:), lo spazio di lavoro eliminato viene sostituito da quello scelto in questi elementi. I permessi di utenti e gruppi nello spazio di lavoro eliminato vanno persi.

Permessi negli spazi di lavoro

I permessi negli spazi di lavoro si assegnano nella tabella Spazi di lavoro della finestra della licenza e dei permessi dell’utente e nella finestra del gruppo di utenti (vedi Permessi negli spazi di lavoro). Una riga della tabella è uno spazio di lavoro e le colonne sono i tipi di permesso:

• Progetti — tre colonne: Aggiunta (creazione di progetti nello spazio di lavoro), Visualizzazione (accesso a tutti i progetti dello spazio di lavoro) e Amministrazione (gestione completa di tutti i progetti dello spazio di lavoro; seleziona anche le altre due colonne).
• Configurazione — quattro colonne: Modelli (modelli di progetto), Attributi (attributi di progetto), Carte (modelli di carte di progetto) e Accettazioni (modelli di percorsi di approvazione). Selezionare una colonna dà la gestione completa di quel tipo di elementi nello spazio di lavoro: aggiunta, modifica ed eliminazione.

I permessi assegnati direttamente a un utente e quelli ottenuti tramite i gruppi si sommano. Un permesso che proviene da un gruppo è selezionato e bloccato; passaci sopra con il mouse per vedere i nomi dei gruppi. Con Amministrazione selezionata, le altre caselle del gruppo Progetti sono bloccate.

Nota: i permessi negli spazi di lavoro valgono per gli utenti con licenza Completa. Un amministratore di sistema ha accesso completo a tutti gli spazi di lavoro senza che gli vengano assegnati permessi.

Accesso ai progetti di uno spazio di lavoro

Un permesso sui progetti in uno spazio di lavoro funziona come un’appartenenza automatica a ogni progetto di quello spazio di lavoro, compresi i progetti creati in seguito:

• Visualizzazione — l’utente vede i progetti dello spazio di lavoro nell’elenco dei progetti e, all’interno di un progetto, può consultare il cronoprogramma, il budget, i rischi, i prodotti, le risorse, la registrazione ore, i file, il punteggio, le revisioni e la baseline. Non può modificare nulla né accettare la baseline.
• Amministrazione — l’utente è amministratore di ogni progetto dello spazio di lavoro e lo gestisce come un amministratore di progetto (vedi Permessi di progetto).
• Aggiunta — l’utente può creare progetti nello spazio di lavoro: da un modello, da un file e per clonazione. Vengono proposti i modelli assegnati a quello spazio di lavoro (vedi Creazione di un progetto).

Questo permesso non esclude i permessi assegnati nel progetto stesso — l’accesso a un progetto deriva dal più alto tra essi.

Nota: solo gli utenti con licenza Completa ottengono l’accesso automatico ai progetti dello spazio di lavoro. Gli utenti con licenza Standard o Gratuita vedono solo i progetti a cui sono stati aggiunti nei permessi del progetto.

Spazi di lavoro in un progetto

Ogni progetto appartiene ad almeno uno spazio di lavoro. Quando crei un progetto, scegli uno spazio di lavoro tra quelli in cui hai il permesso Aggiunta. Quando c’è un solo spazio di lavoro tra cui scegliere, il campo si compila da solo ed è nascosto.

Cambia gli spazi di lavoro di un progetto nel pannello Informazioni del progetto, nel campo Spazi di lavoro. Il campo è visibile quando l’organizzazione ha almeno due spazi di lavoro. Un progetto può appartenere a più spazi di lavoro contemporaneamente, ma l’ultimo non può essere rimosso. Per aggiungere o rimuovere uno spazio di lavoro serve il permesso Amministrazione in quello spazio di lavoro. La modifica degli spazi di lavoro influisce sugli attributi di progetto limitati a determinati spazi di lavoro.

Nell’elenco dei progetti la colonna Spazio di lavoro permette di raggruppare e filtrare i progetti (vedi Colonne dell’elenco dei progetti).

Effetto su modelli, attributi, carte e percorsi di approvazione

Gli elementi di configurazione sono assegnati agli spazi di lavoro:

• Modelli di progetto — quando crei un progetto da un modello, vengono proposti i modelli assegnati allo spazio di lavoro scelto (vedi Modelli di progetto). I modelli vengono creati e modificati da chi ha il permesso Modelli in quello spazio di lavoro.
• Attributi dei progetti — un attributo può essere limitato a determinati spazi di lavoro; in tal caso compare solo nei progetti di quegli spazi di lavoro (vedi Attributi dei progetti). Gli attributi vengono creati da chi ha il permesso Attributi.
• Carte dei progetti — un progetto può usare un modello di carta che condivide uno spazio di lavoro con il progetto (vedi Modelli di carte di progetto). I modelli di carte vengono configurati da chi ha il permesso Carte.
• Percorsi di approvazione — un progetto può usare un percorso che condivide uno spazio di lavoro con il progetto (vedi Percorsi di approvazione). I percorsi vengono configurati da chi ha il permesso Accettazioni.

Quando crei un modello, un attributo, una carta o un percorso, vengono proposti solo gli spazi di lavoro in cui hai il permesso corrispondente.

Spazi di lavoro in portafogli, revisioni e rapporti

Lo spazio di lavoro è disponibile anche nelle viste di riepilogo:

• nei portafogli e nelle revisioni di progetti puoi mostrare la colonna Spazio di lavoro e filtrare i progetti per spazio di lavoro; lo spazio di lavoro è mostrato e filtrabile anche nella finestra di aggiunta dei progetti,
• nei rapporti grafici lo spazio di lavoro è un filtro (vedi Filtri di un singolo grafico) e un’opzione di raggruppamento, per esempio il numero di progetti o la somma degli attributi numerici per spazio di lavoro.

Quando l’organizzazione ha un solo spazio di lavoro, la colonna e il filtro sono nascosti.