Pracovní prostory

Pracovní prostor je část organizace (například společnost, pobočka nebo obchodní jednotka) s vlastními projekty, šablonami a nastavením. Pracovní prostory oddělují přístup k datům: lidé vidí projekty a používají konfiguraci jen v těch pracovních prostorech, ke kterým mají oprávnění. Každá organizace má alespoň jeden pracovní prostor.

Správci vytvářejí a odstraňují pracovní prostory v Nastavení systému (Pracovní prostory). Oprávnění v pracovních prostorech se uživatelům a skupinám uživatelů přidělují v části Uživatelé a oprávnění.

Správa pracovních prostorů

Seznam pracovních prostorů je v části Nastavení systému > Pracovní prostory. Je dostupný správcům systému. Pracovní prostor má pole Název a Barva; barva odlišuje pracovní prostory v seznamech a grafech.

1. Klikněte na Přidat. Otevře se okno Přidat pracovní prostor s náhodně vybranou barvou.
2. Zadejte název a podle potřeby změňte barvu.
3. Potvrďte tlačítkem Přidat.

Kliknutím na název pracovního prostoru v seznamu otevřete okno Upravit pracovní prostor, kde změníte název a barvu.

Odstranění pracovního prostoru

Tlačítko Odstranit v okně úprav je dostupné, když má organizace alespoň dva pracovní prostory — poslední pracovní prostor odstranit nelze. Před odstraněním vyberete náhradní pracovní prostor. Jak uvádí zpráva (Smazání pracovního prostoru ho odstraní ze všech projektů, šablon projektů, šablon projektových karet, schvalovacích cest a šablon bodování, ke kterým je přiřazen. Vyberte novou oblast, kterou jim přiřadíte:), odstraněný pracovní prostor se v těchto položkách nahradí vybraným. Oprávnění uživatelů a skupin v odstraněném pracovním prostoru zanikají.

Oprávnění v pracovních prostorech

Oprávnění v pracovních prostorech se přidělují v tabulce Pracovní prostory v okně licence a oprávnění uživatele a v okně skupiny uživatelů (viz Oprávnění v pracovních prostorech). Řádek tabulky představuje pracovní prostor a sloupce jsou typy oprávnění:

• Projekty — tři sloupce: Přidávání (vytváření projektů v pracovním prostoru), Náhled (přístup ke všem projektům pracovního prostoru) a Administrace (úplná správa všech projektů pracovního prostoru; zaškrtne také zbývající dva sloupce).
• Konfigurace — čtyři sloupce: Šablony (šablony projektů), Atributy (atributy projektů), Charty (šablony chart projektů) a Přijetí (šablony schvalovacích cest). Zaškrtnutím sloupce získáte úplnou správu daného druhu položek v pracovním prostoru: přidávání, úpravy a odstraňování.

Oprávnění přidělená uživateli přímo a prostřednictvím skupin se sčítají. Oprávnění pocházející ze skupiny je zaškrtnuté a uzamčené; po najetí myší se zobrazí názvy skupin. Při zaškrtnutém sloupci Administrace jsou ostatní políčka ve skupině Projekty uzamčena.

Poznámka: oprávnění v pracovních prostorech se vztahují na uživatele s licencí Úplná. Správce systému má úplný přístup ke všem pracovním prostorům, aniž by mu byla přidělena jakákoli oprávnění.

Přístup k projektům pracovního prostoru

Oprávnění k projektům v pracovním prostoru funguje jako automatické členství v každém projektu daného pracovního prostoru, včetně projektů vytvořených později:

• Náhled — uživatel vidí projekty pracovního prostoru v seznamu projektů a uvnitř projektu si může prohlížet harmonogram, rozpočet, rizika, produkty, zdroje, sledování času, soubory, bodování, přehledy a plán. Nemůže nic upravovat ani schvalovat plán.
• Administrace — uživatel je správcem každého projektu v pracovním prostoru a spravuje ho jako správce projektu (viz Oprávnění v projektu).
• Přidávání — uživatel může v pracovním prostoru vytvářet projekty: ze šablony, ze souboru a klonováním. Nabízejí se šablony přiřazené k tomuto pracovnímu prostoru (viz Vytvoření projektu).

Toto oprávnění nevylučuje oprávnění přidělená přímo v projektu — přístup k projektu vychází z nejvyššího z nich.

Poznámka: automatický přístup k projektům pracovního prostoru získávají jen uživatelé s licencí Úplná. Uživatelé s licencí Standardní nebo Bezplatná vidí jen projekty, do kterých byli přidáni v oprávněních projektu.

Pracovní prostory v projektu

Každý projekt patří alespoň do jednoho pracovního prostoru. Při vytváření projektu vyberete pracovní prostor z těch, v nichž máte oprávnění Přidávání. Pokud lze vybírat jen z jednoho pracovního prostoru, pole se vyplní samo a skryje se.

Pracovní prostory projektu změníte v panelu Informace projektu, v poli Pracovní prostory. Pole je viditelné, když má organizace alespoň dva pracovní prostory. Projekt může patřit do několika pracovních prostorů současně, ale poslední z nich nelze odebrat. Přidání nebo odebrání pracovního prostoru vyžaduje oprávnění Administrace v daném pracovním prostoru. Změna pracovních prostorů ovlivňuje atributy projektů omezené na vybrané pracovní prostory.

V seznamu projektů umožňuje sloupec Pracovní prostor seskupovat a filtrovat projekty (viz Sloupce a řazení).

Vliv na šablony, atributy, charty a schvalovací cesty

Konfigurační položky se přiřazují k pracovním prostorům:

• Šablony projektů — při vytváření projektu ze šablony se nabízejí šablony přiřazené k vybranému pracovnímu prostoru (viz Šablony projektů). Šablony vytváří a upravuje osoba s oprávněním Šablony v daném pracovním prostoru.
• Atributy projektů — atribut lze omezit na vybrané pracovní prostory; pak se zobrazuje jen v projektech z těchto pracovních prostorů (viz Atributy projektů). Atributy vytváří osoba s oprávněním Atributy.
• Charty projektů — projekt může používat šablonu charty, která má s projektem společný pracovní prostor (viz Šablony chart projektu). Šablony chart nastavuje osoba s oprávněním Charty.
• Schvalovací cesty — projekt může používat cestu, která má s projektem společný pracovní prostor (viz Schvalovací cesty). Cesty nastavuje osoba s oprávněním Přijetí.

Při vytváření šablony, atributu, charty nebo cesty se nabízejí jen pracovní prostory, v nichž máte příslušné oprávnění.

Pracovní prostory v portfoliích, přehledech a zprávách

Pracovní prostor je k dispozici také v souhrnných zobrazeních:

• v portfoliích a přehledech projektů můžete zobrazit sloupec Pracovní prostor a filtrovat projekty podle pracovního prostoru; pracovní prostor se zobrazuje a filtruje také v okně přidání projektů,
• v grafickém přehledu zpráv je pracovní prostor filtrem (viz Filtry jednotlivého grafu) a možností seskupení, například počet projektů nebo součet číselných atributů podle pracovního prostoru.

Pokud má organizace jen jeden pracovní prostor, sloupec i filtr jsou skryté.