Spații de lucru

Un spațiu de lucru este o parte a organizației (de exemplu o companie, o filială sau o unitate de afaceri) cu propriile proiecte, șabloane și setări. Spațiile de lucru separă accesul la date: persoanele văd proiectele și folosesc configurația doar în spațiile de lucru pentru care au primit permisiuni. Fiecare organizație are cel puțin un spațiu de lucru.

Administratorii creează și șterg spații de lucru în Setări de sistem (Spații de lucru). Permisiunile în spațiile de lucru se acordă utilizatorilor și grupurilor de utilizatori în Utilizatori și permisiuni.

Gestionarea spațiilor de lucru

Lista spațiilor de lucru se află în Setări de sistem > Spații de lucru. Este disponibilă administratorilor de sistem. Un spațiu de lucru are un câmp Nume și un câmp Culoare; culoarea deosebește spațiile de lucru în liste și în diagrame.

1. Faceți clic pe butonul Adaugă. Se deschide fereastra Adaugă spațiu de lucru, cu o culoare aleasă aleatoriu.
2. Introduceți numele și, dacă doriți, schimbați culoarea.
3. Confirmați cu butonul Adaugă.

Faceți clic pe numele unui spațiu de lucru din listă pentru a deschide fereastra Editați spațiul de lucru, în care modificați numele și culoarea.

Ștergerea unui spațiu de lucru

Butonul Ștergeți din fereastra de editare este disponibil când organizația are cel puțin două spații de lucru — ultimul spațiu de lucru nu poate fi șters. Înainte de ștergere se alege un spațiu de lucru de înlocuire. Mesajul din fereastră este: Ștergerea unui spațiu de lucru îl va elimina din toate proiectele, șabloanele de proiect, șabloanele de carduri de proiect, căile de aprobare, șabloanele de punctaj cărora este atribuită. Selectează o zonă nouă pe care să o atribui lor: Spațiul de lucru șters este apoi înlocuit cu cel ales în aceste elemente. Permisiunile utilizatorilor și ale grupurilor în spațiul de lucru șters se pierd.

Permisiunile în spațiile de lucru

Permisiunile în spațiile de lucru se acordă în tabelul Spații de lucru din fereastra licenței și a permisiunilor utilizatorului și din fereastra grupului de utilizatori (vezi Permisiunile în spațiile de lucru). Un rând al tabelului este un spațiu de lucru, iar coloanele sunt tipurile de permisiuni:

• Proiecte — trei coloane: Adăugare (crearea de proiecte în spațiul de lucru), Previzualizare (acces la toate proiectele spațiului de lucru) și Administrare (gestionarea completă a tuturor proiectelor spațiului de lucru; bifează și celelalte două coloane).
• Configurare — patru coloane: Șabloane (șabloane de proiect), Atribute (atribute de proiect), Carte de proiect (șabloane de cartă a proiectului) și Aprobări (șabloane de căi de aprobare). Bifarea unei coloane oferă gestionarea completă a acelui tip de elemente din spațiul de lucru: adăugare, editare și ștergere.

Permisiunile acordate unui utilizator direct și prin grupuri se adună. O permisiune care provine dintr-un grup este bifată și blocată; treceți cursorul peste ea pentru a vedea numele grupurilor. Când Administrare este bifată, celelalte casete din grupul Proiecte sunt blocate.

Notă: permisiunile în spațiile de lucru se aplică utilizatorilor cu licență Completă. Un administrator de sistem are acces complet la toate spațiile de lucru fără a i se acorda permisiuni.

Accesul la proiectele spațiului de lucru

O permisiune de proiect într-un spațiu de lucru funcționează ca o calitate automată de membru în fiecare proiect al acelui spațiu de lucru, inclusiv în proiectele create ulterior:

• Previzualizare — utilizatorul vede proiectele spațiului de lucru în lista de proiecte și, în interiorul unui proiect, poate vizualiza programarea, bugetul, riscurile, produsele, resursele, timpul de lucru, fișierele, punctajul, revizuirile și planul. Nu poate edita nimic și nu poate aproba planul.
• Administrare — utilizatorul este administrator al fiecărui proiect din spațiul de lucru și îl gestionează ca administrator de proiect (vezi Permisiunile proiectului).
• Adăugare — utilizatorul poate crea proiecte în spațiul de lucru: dintr-un șablon, dintr-un fișier și prin clonare. Sunt oferite șabloanele atribuite acelui spațiu de lucru (vezi Crearea unui proiect).

Această permisiune nu exclude permisiunile acordate în proiectul însuși — accesul la un proiect rezultă din cea mai înaltă dintre ele.

Notă: doar utilizatorii cu licență Completă primesc acces automat la proiectele spațiului de lucru. Utilizatorii cu licență Standard sau Gratuită văd doar proiectele în care au fost adăugați în permisiunile proiectului.

Spațiile de lucru dintr-un proiect

Fiecare proiect aparține cel puțin unui spațiu de lucru. La crearea unui proiect alegeți un spațiu de lucru dintre cele în care aveți permisiunea Adăugare. Când există un singur spațiu de lucru de ales, câmpul se completează singur și este ascuns.

Spațiile de lucru ale unui proiect se schimbă în panoul Informații al proiectului, în câmpul Spații de lucru. Câmpul este vizibil când organizația are cel puțin două spații de lucru. Un proiect poate aparține mai multor spații de lucru simultan, dar ultimul nu poate fi eliminat. Adăugarea sau eliminarea unui spațiu de lucru necesită permisiunea Administrare în acel spațiu de lucru. Schimbarea spațiilor de lucru afectează atributele de proiect restricționate la anumite spații de lucru.

În lista de proiecte, coloana Spații de lucru permite gruparea și filtrarea proiectelor (vezi Coloane și sortare).

Efectul asupra șabloanelor, atributelor, cărților proiectului și căilor de aprobare

Elementele de configurare sunt atribuite spațiilor de lucru:

• Șabloane de proiect — la crearea unui proiect dintr-un șablon sunt oferite șabloanele atribuite spațiului de lucru ales (vezi Șabloane de proiect). Șabloanele sunt create și editate de o persoană cu permisiunea Șabloane în acel spațiu de lucru.
• Atributele proiectelor — un atribut poate fi restricționat la anumite spații de lucru; atunci apare doar în proiectele din acele spații de lucru (vezi Atribute de proiect). Atributele sunt create de o persoană cu permisiunea Atribute.
• Carta proiectului — un proiect poate folosi un șablon de cartă care are în comun un spațiu de lucru cu proiectul (vezi Șabloane de cartă a proiectului). Șabloanele de cartă sunt configurate de o persoană cu permisiunea Carte de proiect.
• Căi de aprobare — un proiect poate folosi o cale care are în comun un spațiu de lucru cu proiectul (vezi Căi de aprobare). Căile sunt configurate de o persoană cu permisiunea Aprobări.

La crearea unui șablon, a unui atribut, a unei carte sau a unei căi sunt oferite doar spațiile de lucru în care aveți permisiunea corespunzătoare.

Spațiile de lucru în portofolii, revizuiri și rapoarte

Spațiul de lucru este disponibil și în vizualizările de sinteză:

• în portofolii și în revizuirile de proiecte puteți afișa coloana Spații de lucru și filtra proiectele după spațiul de lucru; spațiul de lucru este afișat și poate fi filtrat și în fereastra de adăugare a proiectelor,
• în rapoartele grafice, spațiul de lucru este un filtru (vezi Filtrele unei singure diagrame) și o opțiune de grupare, de exemplu numărul de proiecte sau suma atributelor numerice pe spații de lucru.

Când organizația are un singur spațiu de lucru, coloana și filtrul sunt ascunse.