Lista zadań użytkownika

Lista zadań użytkownika to zbiór wszystkich zadań, które należy wykonać lub które użytkownik chce wykonać. Mogą to być codzienne obowiązki, zadania do wykonania w ramach projektów, w których uczestniczy użytkownik, lub pojedyncze zadania, które zostały zapisane.
Zorganizowanie tych zadań w jednym miejscu pomaga zachować porządek i zorganizować pracę. Użytkownik może łatwo zobaczyć, co należy zrobić i śledzić postęp zadań, w których uczestniczy. Jeśli zadania są zapisane w jednym miejscu, użytkownik ma lepszą kontrolę nad tym, co należy zrobić i unika niedopatrzeń. Pomaga również w ustalaniu priorytetów poszczególnych zadań i decydowaniu, które z nich wymagają natychmiastowej uwagi, a które mogą poczekać.
Widoczność wszystkich zadań w jednym miejscu ułatwia organizowanie, planowanie i monitorowanie postępów, daje poczucie kontroli i zmniejsza stres związany z zapominaniem lub gubieniem istotnych zadań. Zwiększa to kontrolę nad zadaniami i pomaga efektywnie zarządzać czasem.

Lista moich zadań

Zakładka Zadania jest domyślną zakładką widoczną po zalogowaniu się do FlexiProject.
Listę zadań można dostosować, wyświetlając wybrane kolumny i filtrując wyświetlane zadania i kamienie milowe.

Zmiana wyglądu listy zadań

Włączanie i wyłączanie widoczności kolumny

1. Przejdź do zakładki „Zadania/Moje zadania” i kliknij przycisk „Kolumny”.
   Pojawi się lista dostępnych kolumn dla listy zadań.
2. Zaznacz lub odznacz pola obok nazw kolumn, aby kontrolować ich widoczność.
   Kolumny z niebieskim polem wyboru będą widoczne w tabeli zadań.

Zmiana kolejności wyświetlanych kolumn

1. Przejdź do zakładki „Zadania/Moje zadania” i kliknij przycisk „Kolumny”.
   Pojawi się lista dostępnych kolumn dla listy zadań.
2. Najedź kursorem na wiersz kolumny, którą chcesz przenieść.
   Przed nazwą kolumny pojawi się symbol sześciu kropek.
3. Kliknij i przytrzymaj symbol sześciu kropek, a następnie przeciągnij wiersz kolumny w wybrane miejsce.
   Kolumny będą wyświetlane na liście w kolejności, w jakiej pojawiają się na liście kolumn. Przeniesiona kolumna pojawi się w miejscu przeciągnięcia.

Praca z zadaniami

Niestandardowe, indywidualne zadania dodane przez użytkownika z karty Zadania>Moje zadania są indywidualnymi zadaniami widocznymi tylko dla użytkownika, który je utworzył. Zarządzanie poszczególnymi zadaniami jest możliwe tylko w zakładce Moje zadania.

Dodawanie zadania operacyjnego

1. Przejdź do zakładki „Zadania/Moje zadania”.
2. Kliknij „Nowe zadanie”.
   Na liście podświetli się pole do wprowadzenia nazwy.
3. Wpisz nazwę zadania.
4. Potwierdź, klikając poza polem nazwy lub naciskając Enter na klawiaturze.
   Nowa nazwa zadania pojawi się teraz w kolumnie „Nazwa”. Otworzy się panel nowego zadania.

   Pamiętaj, że domyślnie zadania operacyjne są widoczne tylko dla Ciebie.

   

Edycja daty rozpoczęcia/zakończenia pojedynczego zadania.

1. W sekcji Zadania/Moje zadania kliknij nazwę wybranego zadania indywidualnego.
   Po prawej stronie ekranu otworzy się panel zadania.
2. Kliknij pole kalendarza rozpoczęcia/zakończenia w panelu zadania.
   Otworzy się kalendarz do wyboru daty.
3. Wybierz datę, klikając żądany dzień w kalendarzu.
   Po kliknięciu nowa data zostanie zapisana.

Edycja czasu trwania pojedynczego zadania

1. W sekcji Zadania/Moje zadania kliknij nazwę wybranego zadania indywidualnego.
   Po prawej stronie ekranu otworzy się panel zadania.
2. W panelu kliknij pole Czas trwania.
3. Wprowadź liczbę dni kalendarzowych potrzebnych do ukończenia wybranego zadania za pomocą klawiatury lub strzałek po prawej stronie pola.
4. Kliknij poza polem Czas trwania lub kliknij przycisk Enter na klawiaturze, aby zatwierdzić.
   Wartość zostanie zatwierdzona i zapisana.

Oznaczanie postępu realizacji zadania

Postępy realizacji zadania to postęp wyrażony w procentach. Można go zmienić, klikając ikonę przy nazwie zadanie w sekcji „Moje zadania” oznaczając je jako wykonane lub nie. Można go również edytować w panelu zadania. Jeśli postęp wynosi 100%, zadanie jest wykonane.

1. Przejdź do zakładki „Zadania/Moje zadania” i kliknij nazwę zadania.
   Otworzy się panel po prawej stronie.
2. Kliknij pole „Postęp” w panelu zadania.
3. Wprowadź stopień wykonania wybranego zadania za pomocą klawiatury lub strzałek po prawej stronie pola.
4. Kliknij poza polem postępu lub kliknij przycisk Enter na klawiaturze, aby zatwierdzić.
   Wartość zostanie zatwierdzona i zapisana.

Klonowanie zadania

1. Przejdź do zakładki „Zadania/Moje zadania” i wybierz zadanie, które chcesz sklonować, klikając jego nazwę.
   Po prawej stronie ekranu otworzy się panel zadania.
2. W panelu zadania kliknij symbol trzech kropek w prawym górnym rogu.
   Pojawi się lista dostępnych opcji.
3. Wybierz opcję „Klonuj”.
   Po wykonaniu tej czynności na liście zadań pojawi się nowe zadanie, oznaczone dopiskiem „Kopia” w nazwie tuż pod oryginalnym zadaniem.

Załączniki do zadań

1. Kliknij nazwę zadania, do którego chcesz dodać załącznik.
   Otworzy się panel wybranego zadania.
2. Kliknij symbol spinacza w prawym górnym rogu panelu.
   Pojawi się lista opcji do wyboru.
3. Wybierz „Pliki”, aby załączyć plik lub „Link”, aby załączyć link.
   
   Załącznik w postaci pliku:
4. Wybierz i potwierdź wybór pliku.
   Plik pojawi się na panelu zadań i będzie można go pobrać lub usunąć.Załącznik w postaci Linku:
5. Wprowadź adres URL i nazwę łącza.
6. Kliknij „Dodaj”.
   Link pojawi się na panelu zadań i można go otworzyć lub usunąć.

Powtarzanie zadania operacyjnego

W przypadku zadań operacyjnych (poza projektowych) istnieje możliwość ustawienia automatycznego powtarzania zadań po ich ukończeniu (100% postępu). Po wykonaniu tworzona jest jego kopia, która dziedziczy nazwę, twórcę i właścicieli, czas trwania, opis i załączniki. Komentarze zostaną pominięte. Data zakończenia jest ustawiana na podstawie ustawionej reguły powtarzania. Data rozpoczęcia jest równa dacie zakończenia lub wynika z ustawionego czasu trwania zadania.

Ustawienie powtarzania zadania operacyjnego

1. Na karcie Zadania/Moje zadania kliknij nazwę wybranego zadania operacyjnego.
   Po prawej stronie ekranu otworzy się panel zadania.
2. W panelu zadania kliknij symbol z trzema kropkami w jego prawym górnym rogu.
   Pojawi się lista dostępnych opcji.
3. Wybierz opcję Ustaw powtarzanie.
   Otworzy się okno „Powtarzanie zadania”.
   
4. Ustaw okres powtarzania, wybierając jedną z opcji z listy: Tygodniowy, Miesięczny lub Roczny.
   
5. W polu pod listą wyboru określ dzień, w którym zadanie ma zostać powtórzone, i kliknij przycisk Zapisz .
   
   Powtarzanie zadania zostanie ustawione. W panelu obok dat zadań pojawi się pole oznaczone dwoma strzałkami oznaczające powtarzanie. Obok niego znajduje się etykieta wyświetlająca ustawioną regułę powtarzania. Na liście zadań zadanie powtarzane oznaczone będzie symbolem dwóch strzałek przy nazwie.
   

Edytowanie i usuwanie reguły powtarzania jest możliwe po ponownym kliknięciu etykiety powtarzania zadania lub wybraniu opcji Ustaw powtarzanie dostępnej po kliknięciu symbolu trzech kropek w prawym górnym rogu panelu zadań.

Delegowanie zadania operacyjnego

Delegowanie zadania polega na przypisaniu co najmniej jednego właściciela do zadania operacyjnego. Dzięki tej funkcji wszystkie zadania poza projektowe realizowane w organizacji mogą być zawarte w jednym wspólnym kanale komunikacyjnym FlexiProject. Funkcja delegowania zadań może być pomocna dla członków zarządu i menedżerów PMO. Pozwala to na outsourcing powtarzających się zadań, takich jak raportowanie, dostarczanie dokumentacji i wykonywanie innych zadań administracyjnych. Pomaga w planowaniu i koordynowaniu pracy. Co więcej, minimalizuje również problemy komunikacyjne i wynikające z nich opóźnienia.

Lista zadań operacyjnych oddelegowanych przez użytkownika jest zbiorem zadań, które mają przypisanych właścicieli. Mogą to być zadania operacyjne do wykonania w organizacji lub cykliczne zadania administracyjne.

Delegowane zadania są dostępne po kliknięciu karty Zadania i przejściu do zakładki Oddelegowane.

Oddelegowanie zadania operacyjnego

1. Przejdź do zakładki Zadania.
2. Utwórz nowe zadanie operacyjne lub wybierz jedno z już utworzonych, klikając jego nazwę.
   Otworzy się panel zadań.
3. W panelu Zadania kliknij etykietę Właściciele.
   Otworzy się lista użytkowników organizacji.
4. Kliknij użytkownika, któremu chcesz delegować zadanie.
   Możesz wybrać kilku użytkowników.
5. Wybrany użytkownik zostanie przypisany do zadania. Zadanie z przypisanym właścicielem pojawia się w zakładce Oddelegowane. Przypisani właściciele zadań widzą to zadanie na liście w zakładce Moje zadania. Użytkownik przypisany do zadania otrzyma powiadomienie e-mail.

Obserwowanie zadań

Lista zadań obserwowanych przez użytkownika to zbiór zadań i kamieni milowych, które użytkownik oznaczył jako obserwowane za pomocą ikony dzwonka. Mogą to być zadania ważne dla użytkownika lub wymagające szczególnej uwagi. Obserwowanie zadań oznacza, że użytkownik otrzymuje powiadomienia o zmianach w tych zadaniach, w tym o aktualizacjach, nowych komentarzach, zmianach terminów lub postępach. Funkcja ta pozwala użytkownikowi być na bieżąco z postępami innych osób pracujących nad obserwowanym zadaniem, ułatwiając lepszą koordynację, współpracę i komunikację w zespole projektowym. Umożliwia również wczesną identyfikację potencjalnych opóźnień, pozwalając na podjęcie odpowiednich działań w celu uniknięcia niedotrzymania terminów i zminimalizowania konsekwencji.

Zakładkę Obserwowane zadania można znaleźć, klikając zakładkę „Zadania” i przechodząc do zakładki „Obserwowane”. Widok listy można dostosować, wyświetlając wybrane kolumny i filtrując wyświetlane zadania i kamienie milowe tak jak w zakładce moje zadania.

Dodawanie zadania do obserwowanych

Aby obserwować zadanie, kliknij dzwonek w panelu tego zadania.
Ikona dzwonka zmieni kolor na żółty, a zadanie pojawi się na liście obserwowanych zadań.

Włączanie i wyłączanie widoczności kolumny

1. Przejdź do zakładki Zadania i zakładki Obserwowane.
2. W zakładce kliknij przycisk Kolumny.
   Pojawi się lista dostępnych kolumn.
3. Zaznacz lub odznacz pola obok kolumn, aby kontrolować ich widoczność. Kolumny z zaznaczonym polem wyboru będą widoczne na liście zadań.

Zmiana kolejności wyświetlanych kolumn

1. Na karcie Zadania/Obserwowane kliknij przycisk Kolumny.
   Pojawi się lista dostępnych kolumn,
2. Najedź kursorem na wiersz z nazwą kolumny, którą chcesz przenieść.
   Przed nazwą kolumny pojawi się symbol sześciu kropek.
3. Najedź kursorem na symbol sześciu kropek i przytrzymaj go, a następnie przeciągnij wiersz w wybrane miejsce.
   Kolumny na liście zadań wyświetlą się w ustalonej kolejności.