Zadania użytkownika

Zakładka Zadania zbiera w jednym miejscu wszystkie zadania, do których jest przypisany zalogowany użytkownik. Znajdują się tu zadania z projektów i zadania operacyjne, czyli zadania spoza projektów. Jest to domyślny widok po zalogowaniu do systemu.

Moduł ma trzy zakładki:

• Moje zadania — zadania do wykonania przez zalogowanego użytkownika,
• Oddelegowane — zadania operacyjne przekazane przez zalogowanego użytkownika innym osobom (zakładkę widzi użytkownik z licencją Pełna),
• Obserwowane — zadania, o których zmianach użytkownik dostaje powiadomienia.

Lista moich zadań

Zakładka Moje zadania pokazuje:

• zadania i kamienie milowe z projektów, w których użytkownik jest właścicielem,
• zadania operacyjne, których użytkownik jest autorem lub właścicielem

Kolumna Źródło pokazuje projekt, z którego pochodzi zadanie projektowe. Przy zadaniu operacyjnym w tej kolumnie widać autora. Daty zakończenia zaległych zadań wyświetlają się na czerwono.

Nad listą są trzy przyciski:

• Filtr — otwiera pasek z polem Filtruj po nazwie oraz filtrami Data końca i Archiwizacja. Zadania z zarchiwizowanych projektów są widoczne po zaznaczeniu opcji Pokaż projekty zarchiwizowane.
• Kolumny — włącza i wyłącza kolumny Start, Koniec, Czas trwania i Źródło. Kolejność zmienia się, przeciągając kolumnę za uchwyt widoczny po najechaniu kursorem. Kolumna Nazwa jest zawsze widoczna.
• Wykonane — określa, które wykonane zadania zostają na liście: Ukryj, Dzisiaj, Od Wczoraj, Ostatnie 7 dni, Ostatnie 30 dni albo Wszystkie.

Kliknięcie nagłówka kolumny Nazwa, Start, Koniec lub Czas trwania sortuje listę. Filtr, układ kolumn i wybór w przycisku Wykonane są zapamiętywane.

Praca z zadaniami

Zakończenie zadania 

Zadanie oznacza się jako wykonane kliknięciem ikony statusu (kółko) przy jego nazwie. Postęp zmieni się na 100%. Ponowne kliknięcie przywraca postęp 0%.

Jeśli w organizacji jest włączone przypomnienie o rejestracji czasu, po zamknięciu zadania otworzy się okno rejestracji czasu pracy. Okno pojawi się, gdy licencja użytkownika pozwala rejestrować czas, zadanie nie ma podzadań i nie ma jeszcze zarejestrowanego czasu.

Dodatkowe informacje przy zakończeniu zadania projektowego

• gdy zadanie ma podzadania — okno z informacją, że zamknięcie zadania kończy też wszystkie jego podzadania,
• gdy powiązane zadania nie są jeszcze wykonane — okno z listą tych zadań i informacją, że ich postęp się nie zmieni.

Panel zadania projektowego

Kliknięcie nazwy zadania z projektu otwiera ten sam panel co w harmonogramie projektu. Menu panelu (ikona trzech kropek) ma opcje Oznacz jako wykonane, Przejdź do projektu (otwiera listę harmonogramu z zaznaczonym zadaniem) i Rejestruj czas pracy.

Zadania operacyjne

Zadanie operacyjne to zadanie spoza projektu, na przykład cykliczny raport albo sprawa administracyjna. Nie trafia do żadnego harmonogramu. Widzi je autor i osoby dodane jako właściciele.

Dodawanie zadania

1. Po kliknięciu przycisku Nowe zadanie w zakładce Moje zadania na górze listy pojawi się wiersz do wpisania nazwy.
2. Należy wpisać nazwę zadania w tym wierszu.
3. Następnie należy nacisnąć Enter albo kliknąć poza polem.

Zadanie zostanie zapisane, a po prawej stronie otworzy się jego panel.

Panel zadania

W panelu ustawia się:

• nazwę,
• datę rozpoczęcia i zakończenia oraz czas trwania w dniach,
• postęp — wartość w procentach wpisywana w polu postępu; 100% oznacza zadanie wykonane,
• właścicieli — pole Dodaj Właściciela (zobacz Delegowanie zadania operacyjnego),
• opis — pole Dodaj więcej szczegółów,
• załączniki — ikona spinacza, opcja Pliki albo Link,
• obserwowanie — ikona dzwonka w prawym górnym rogu panelu (zobacz Obserwowanie zadań).

Na dole panelu są zakładki Komentarze i Historia. Historia pokazuje, kto i kiedy zmienił zadanie.

Menu zadania

Menu otwiera ikona trzech kropek w prawym górnym rogu panelu:

• Ustaw powtarzanie — zobacz Powtarzanie zadania operacyjnego,
• Rejestruj czas pracy — gdy organizacja korzysta z modułu Czas pracy,
• Klonuj — tworzy kopię zadania z dopiskiem „Kopia” na końcu nazwy. Kopia nie ma komentarzy ani zarejestrowanego czasu pracy,
• Usuń.

Usuwanie zadania

1. Należy wybrać opcję Usuń w menu panelu. Otworzy się okno Usunięcie zadania.
2. W oknie należy potwierdzić usunięcie. Zadanie zniknie z listy.

Uwaga: usuniętego zadania nie można przywrócić. Klonuj i Usuń dostępne są tylko dla autora zadania.

Powtarzanie zadania operacyjnego

Zadanie operacyjne może się powtarzać. Gdy jego postęp dojdzie do 100%, aplikacja tworzy kolejne zadanie z nowym terminem.

Ustawianie powtarzania

1. Należy wybrać opcję Ustaw powtarzanie w menu panelu zadania (ikona trzech kropek). Otworzy się okno Powtarzanie zadania.
2. W polu Powtarzaj koniec zadania należy wybrać jedną z opcji:
   • Co tydzień — z zaznaczeniem dni tygodnia w polu W następne dni,
   • Co miesiąc — z wyborem w polu W następujący dzień dnia od 1 do 28 albo Ostatni,
   • Co rok — kolejne zadanie kończy się tego samego dnia za rok.
3. Następnie należy kliknąć Zapisz. Reguła zostanie zapisana, a przy nazwie zadania pojawi się ikona okrągłej strzałki.

Na liście zadanie z ustawionym powtarzaniem ma ikonę okrągłej strzałki przy nazwie. W panelu widać opis reguły, na przykład Powtarzanie co miesiąc 5 dzień. Kliknięcie opisu otwiera okno Powtarzanie zadania.

Kolejne zadanie

Kolejne zadanie przejmuje nazwę, autora, właścicieli, opis, załączniki i czas trwania. Datę zakończenia wyznacza reguła, a datę rozpoczęcia — czas trwania zadania. Nowe zadanie ma postęp 0%, nie ma komentarzy ani zarejestrowanego czasu pracy.

Regułę powtarzania przejmuje nowe zadanie. Zadanie wykonane zostaje na liście już bez reguły.

Usuwanie powtarzania

Regułę usuwa przycisk Usuń w oknie Powtarzanie zadania. Zadanie zostaje, znika tylko reguła.

Delegowanie zadania operacyjnego

Delegowanie to przekazanie zadania operacyjnego innym osobom przez dodanie ich jako właścicieli. Delegowanie zadań jest dostępne tylko dla użytkowników z licencją Pełna.

1. Należy otworzyć panel zadania operacyjnego.
2. Po kliknięciu pola Dodaj Właściciela otworzy się lista użytkowników.
3. Następnie należy zaznaczyć osoby na liście (pole wyszukiwania nad listą zawęża ją po nazwie użytkownika). Zaznaczone osoby zostaną właścicielami zadania.

Każdy nowy właściciel dostaje powiadomienie w aplikacji i e-mail, a zadanie pojawia się w jego zakładce Moje zadania. Właściciel może zmieniać zadanie i oznaczyć je jako wykonane. Klonować i usuwać zadanie może tylko autor.

Zadanie przekazane innym osobom znika z zakładki Moje zadania autora i przechodzi do jego zakładki Oddelegowane. Żeby autor nadal widział je w Moich zadaniach, musi dodać jako właściciela również siebie.

Zakładka Oddelegowane

Zakładka pokazuje zadania operacyjne, których autorem jest użytkownik i które mają co najmniej jednego właściciela. Domyślnie widać kolumny Koniec, Właściciel i Ostatnia zmiana; kolumnę Start włącza się przyciskiem Kolumny. Filtr zawęża listę po nazwie, właścicielu i dacie końca. Przycisk Wykonane działa tak samo jak w zakładce Moje zadania.

Usuwanie właściciela

Właściciela usuwa się, odznaczając go w polu właścicieli w panelu zadania. Dostanie ona powiadomienie w aplikacji, a zadanie zniknie z jej listy. Po usunięciu wszystkich właścicieli zadanie wraca do zakładki autora Moje zadania.

Obserwowanie zadań

Obserwowanie zadania oznacza otrzymywanie powiadomień o jego zmianach, także przez osobę, która nie jest jego właścicielem. Obserwować można zadania i kamienie milowe z projektów oraz zadania operacyjne.

1. Należy otworzyć panel zadania.
2. Po kliknięciu ikony dzwonka w prawym górnym rogu panelu zadanie trafi do zakładki Obserwowane.

Ponowne kliknięcie dzwonka kończy obserwowanie. Aplikacja nie włącza obserwowania sama — ani autorowi, ani właścicielom zadania.

Powiadomienie przychodzi wtedy, gdy obserwowane zadanie zmieni inna osoba. Własne zmiany nie wywołują powiadomień.

Zakładka Obserwowane

Na górze listy są zadania zmienione ostatnio. Domyślnie widać kolumny Właściciel, Koniec, Źródło i Ostatnia zmiana; kolumny Start i Czas trwania włącza się przyciskiem Kolumny. Filtr zawęża listę po nazwie, statusie i dacie końca. Kolejne zadania wczytuje przycisk Pokaż więcej.

Panel zadania operacyjnego otwarty z tej zakładki służy tylko do podglądu.