Lista de sarcini a utilizatorului

Lista de sarcini a unui utilizator este o colecție a tuturor sarcinilor care trebuie îndeplinite sau pe care utilizatorul dorește să le îndeplinească. Acestea pot fi sarcini zilnice, sarcini care trebuie îndeplinite în cadrul proiectelor la care participă utilizatorul sau sarcini individuale care au fost salvate. Organizarea acestor sarcini într-un singur loc vă ajută să rămâneți organizat și să vă gestionați eficient activitatea.

Utilizatorul poate vedea cu ușurință ce trebuie făcut și poate urmări progresul sarcinilor la care participă. Dacă sarcinile sunt salvate într-un singur loc, utilizatorul are un control mai bun asupra a ceea ce trebuie făcut și evită neglijențele. De asemenea, vă ajută să prioritizați sarcinile individuale și să decideți care necesită atenție imediată și care pot aștepta.

Vizibilitatea tuturor sarcinilor într-un singur loc facilitează organizarea, planificarea și monitorizarea progresului. Aceasta oferă un sentiment de control și reduce stresul de a uita sau pierde sarcini esențiale. Acest lucru sporește controlul asupra sarcinilor dumneavoastră și vă ajută să vă gestionați eficient timpul.

Sarcinile mele

Fila Sarcinile mele este fila implicită vizibilă după conectarea la FlexiProject.
Puteți personaliza vizualizarea listei Sarcinile mele prin afișarea coloanelor selectate și filtrarea sarcinilor și a etapelor afișate.

Lista de sarcini Activități

Adăugarea unei sarcini individuale

1. Accesați fila „Tasks/My Tasks” (Sarcini/Misiunile mele).
2. Faceți clic pe „New Task” (Sarcină nouă).
   Câmpul gol „Name” va fi evidențiat.
3. Introduceți numele sarcinii.
4. Confirmați făcând clic în afara câmpului „Nume” sau apăsând ENTER.
   Noul nume al sarcinii va apărea acum în coloana „Nume”.

   Nu uitați, aceste sarcini sunt individuale și vizibile numai pentru dvs.

   

Activarea și dezactivarea vizibilității coloanei

1. Mergeți la fila „Tasks/My Tasks” (Sarcini/Misiunile mele) și faceți clic pe butonul „Columns” (Coloane). Se va afișa o listă de coloane disponibile pentru lista de sarcini.
2. Bifați sau debifați căsuțele de lângă numele coloanelor pentru a controla vizibilitatea acestora. Coloanele cu o căsuță de selectare albastră vor fi vizibile în listă, în timp ce cele fără căsuță de selectare nu vor fi vizibile.

Modificarea ordinii coloanelor afișate

1. Mergeți la fila „Tasks/My Tasks” (Sarcini/Misiunile mele) și faceți clic pe butonul „Columns” (Coloane).
2. Se va afișa o listă de coloane disponibile pentru lista de sarcini.
3. Treceți cursorul peste rândul coloanei pe care doriți să o mutați.
4. Un simbol cu șase puncte va apărea în fața numelui coloanei.
5. Faceți clic și țineți apăsat simbolul cu șase puncte, apoi trageți rândul de coloane în locația dorită.
6. Coloanele vor fi afișate în listă în ordinea în care apar în lista de coloane. Coloana mutată va apărea în locul în care ați tras-o.
   Coloanele sunt afișate în listă în ordinea în care apar în lista de coloane. Coloana selectată este afișată în locul în care a fost trasă.

Operațiuni pe sarcini individuale

Sarcinile personalizate, individuale adăugate de utilizator din tabul Sarcini>Sarcinile mele sunt sarcini individuale vizibile doar pentru utilizatorul care le-a creat. Gestionarea sarcinilor individuale este posibilă numai în fila Sarcini mele.

Modificați data de începere/finalizare a unei sarcini individuale.

1. Sub Tasks/My Tasks, faceți clic pe numele sarcinii individuale selectate.
   În partea dreaptă a ecranului se va deschide un panou de sarcini.
2. Faceți clic pe câmpul calendar Start/End din panoul sarcinii individuale.
   Se va deschide un calendar pentru selectarea datei.
3. Selectați o dată făcând clic pe ziua dorită din calendar.

Editare Durata unei sarcini individuale

1. Sub Tasks/My Tasks, faceți clic pe numele sarcinii individuale selectate
   În partea dreaptă a ecranului se va deschide un panou de sarcini.
2. În panoul sarcinilor individuale, faceți clic pe câmpul Duration (Durata).
3. Introduceți numărul de zile calendaristice necesare pentru a finaliza sarcina selectată utilizând tastatura sau săgețile din partea dreaptă a câmpului.
4. Faceți clic în afara câmpului Duration (Durata) sau faceți clic pe ENTER (Intră). Valoarea va fi validată și salvată.

Marcarea progresului unei sarcini individuale

Progresul sarcinii reprezintă cât de mult ați făcut, afișat ca procent. Puteți modifica acest lucru făcând clic pe sarcina din ”Sarcini mele” și marcând-o ca fiind îndeplinită sau nu. De asemenea, îl puteți edita în panoul sarcinii. Dacă progresul este de 100%, sarcina este finalizată.

1. Mergeți la ”Tasks/My Tasks” și faceți clic pe o sarcină.
   În dreapta se deschide un panou.
2. Faceți clic în caseta ”Progress” din acest panou.
3. Introduceți cât de mult a fost realizată sarcina sau folosiți săgețile.
4. Pentru a o salva, faceți clic în afara căsuței sau apăsați ENTER.

Clonarea unei sarcini individuale

1. Navigați la ”Tasks/My Tasks” și selectați sarcina pe care doriți să o clonați făcând clic pe numele acesteia.
   Panoul de sarcini se va deschide în partea dreaptă a ecranului.
2. În acest panou, localizați simbolul ”…” (trei puncte) în colțul din dreapta sus și faceți clic pe el.
   Acesta va dezvălui un meniu derulant cu diverse opțiuni.
3. Găsiți și faceți clic pe opțiunea ”Clone”.
   După ce faceți acest lucru, o nouă sarcină, etichetată ca o ”Copie” a sarcinii originale, va apărea în lista de sarcini, chiar sub sarcina originală.

Atașamente la o sarcină individuală

1. Navigați la ”Tasks/My Tasks” și selectați sarcina pe care doriți să o adăugați la atașamente.
2. Faceți clic pe simbolul de clește de hârtie din colțul din dreapta sus al panoului de sarcini.
3. Alegeți ”Fișiere” pentru a atașa un fișier sau ”Legătură” pentru a atașa o legătură.Pentru Fișiere:
4. Selectați și confirmați fișierul.
5. Fișierul va apărea pe panoul de sarcini și poate fi descărcat sau șters.Pentru Link:
6. Introduceți URL-ul și numele linkului.
7. Faceți clic pe ”Add”.
8. Legătura va apărea în panoul de sarcini și poate fi deschisă sau eliminată.

Repetarea sarcinilor individuale

Pentru sarcinile individuale, există o opțiune de a seta repetarea automată a sarcinii după finalizare (progres de 100%). După execuție, se creează o copie a acesteia, care moștenește numele, creatorul și proprietarii, durata, descrierea și atașamentele. Comentariile sunt omise. Data de încheiere este stabilită pe baza regulii stabilite. Data de începere este egală cu data de încheiere sau este derivată din durata stabilită a sarcinii.

Stabilirea repetiției sarcinii în exterior proiectului

1. În fila Tasks/My Tasks (Sarcini/Misiunile mele), faceți clic pe numele sarcinii selectate care nu face parte din proiect. În partea dreaptă a ecranului se va deschide un panou de sarcini.
2. În panoul de sarcini, faceți clic pe simbolul cu trei puncte din colțul din dreapta sus al acestuia și selectați opțiunea Set Repetition (Setare repetiție).
   Se va deschide fereastra „Repetition of the task” (Repetiția sarcinii).
   
3. Setați perioada de repetare selectând una dintre opțiunile din listă: Săptămânală, Lunară sau Anuală.
   
4. În câmpul de sub lista de selecție, specificați ziua în care doriți ca sarcina să fie repetată și faceți clic pe Salvare.
   
   Ați economisit repetarea sarcinii. Pe panoul de sarcini, veți vedea o săgeată eșalonată care indică repetiția. Alături de aceasta, veți găsi o etichetă care afișează regula de repetiție pe care ați stabilit-o. În lista de sarcini, veți observa sarcina marcată cu o săgeată eșalonată.
   

Editarea și ștergerea unei reguli de repetiție este posibilă făcând clic din nou pe eticheta de repetiție a sarcinii sau selectând opțiunea Set repetition (Setare repetiție) disponibilă făcând clic pe simbolul cu trei puncte din colțul din dreapta sus al panoului sarcinii.

Delegarea sarcinilor individuale

Creatorul unei sarcini individuale poate delega sarcina unui alt utilizator prin atribuirea acestuia ca proprietar. Lista de sarcini delegate conține o colecție de sarcini care au proprietari atribuiți. Acestea pot fi sarcini operaționale pentru să fie efectuate în cadrul organizației sau sarcini administrative ciclice.

Sarcinile delegate sunt disponibile făcând clic pe fila Sarcini și accesând fila Delegat.

Delegarea unei sarcini implică atribuirea a cel puțin unui proprietar unei sarcini care nu face parte din proiect și pe care ați creat-o. Acesta vă permite să încorporați sarcinile operaționale efectuate în cadrul organizației în planificarea și coordonarea sarcinilor proiectului. Cu această caracteristică, toate sarcinile desfășurate în cadrul organizației pot fi cuprinse într-un canal comun de comunicare FlexiProject. Funcția de delegare a sarcinilor poate fi utilă pentru membrii consiliului de administrație și pentru managerii PMO. Aceasta vă permite să externalizați sarcinile recurente, cum ar fi raportarea, furnizarea de documentație și îndeplinirea altor sarcini administrative. Ajută la planificarea și coordonarea activității. În plus, reduce la minimum problemele de comunicare și întârzierile rezultate.

Delegarea unei sarcini în afara proiectului

1. Mergeți la fila Sarcini.
2. Creați o nouă sarcină care nu ține de proiect sau selectați una dintre cele deja create. Se va deschide panoul de sarcini.
3. În panoul Sarcini, faceți clic pe eticheta Proprietari. Se va deschide lista de utilizatori ai organizației.
4. Faceți clic pe utilizatorul căruia doriți să îi delegați sarcina.

Sarcini de observare

O listă de sarcini urmărite de utilizator este o colecție de sarcini și etape importante pe care un utilizator le-a marcat ca fiind urmărite cu o pictogramă de clopot. Acestea ar putea fi sarcini care sunt importante pentru utilizator sau care necesită o atenție specială. Urmărirea sarcinilor înseamnă că utilizatorul primește notificări cu privire la modificările aduse acestor sarcini, inclusiv actualizări, comentarii noi, modificări ale termenului limită sau progrese. Această funcție permite utilizatorului să fie la curent cu progresul celorlalți care lucrează la sarcina urmărită, facilitând o mai bună coordonare, colaborare și comunicare în cadrul echipei de proiect. De asemenea, permite identificarea timpurie a potențialelor întârzieri, permițând luarea de măsuri adecvate pentru a preveni nerespectarea termenelor limită și pentru a minimiza consecințele.

Funcția de observare a sarcinilor din FlexiProject aduce beneficii echipei de proiect, managerilor și membrilor consiliului de administrație. Aceasta oferă un control îmbunătățit și o mai bună cunoaștere a progresului și a modificărilor proiectului, contribuind la o mai bună planificare, coordonare a activităților și evitarea întârzierilor.

Puteți găsi fila Sarcini observate făcând clic pe fila „Sarcini” și navigând până la fila „Observate”. Vizualizarea listei „Sarcinile mele” poate fi personalizată prin afișarea coloanelor selectate și filtrarea sarcinilor și a etapelor afișate.

Adăugarea unei sarcini la activitatea supravegheată

Pentru a urmări o sarcină, faceți clic pe clopotul din panoul de sarcini. Se colorează în galben, iar sarcina apare în lista de sarcini observate.

Activarea și dezactivarea vizibilității coloanei

1. Mergeți la fila „Tasks/Services” (Sarcini/Servicii) și faceți clic pe butonul Columns (Coloane).
2. Va apărea o listă cu coloanele disponibile.
3. Bifați sau debifați căsuțele de lângă coloane pentru a controla vizibilitatea acestora. Coloanele cu o casetă bifată vor fi vizibile în lista de sarcini.

Modificarea ordinii coloanelor afișate

1. În fila Tasks/Watched (Sarcini/Avansate), faceți clic pe butonul Columns (Coloane).
2. Va apărea o listă cu coloanele disponibile,
3. Treceți cursorul peste rândul cu numele coloanei pe care doriți să o mutați. În fața numelui coloanei a apărut un simbol format din șase puncte.
4. Mențineți apăsat simbolul cu șase puncte, apoi trageți rândul coloanei pentru a-l muta în locația dorită. Coloane în lista de sarcini sunt afișate într-o ordine prestabilită.