Elenco delle attività dell’utente

L’elenco delle attività di un utente è una raccolta di tutte le attività che devono essere completate o che l’utente desidera completare. Possono essere faccende quotidiane, compiti da completare in progetti a cui l’utente partecipa o compiti individuali che sono stati salvati. Organizzare questi compiti in un unico posto ti aiuta a rimanere organizzato e a gestire il tuo lavoro in modo efficiente.

L’utente può vedere facilmente ciò che deve essere fatto e seguire l’avanzamento dei compiti a cui partecipa. Se le attività vengono salvate in un unico posto, l’utente ha un migliore controllo su ciò che deve essere fatto ed evita le sviste. Inoltre, aiuta a stabilire le priorità dei singoli compiti e a decidere quali necessitano di attenzione immediata e quali invece possono aspettare.

Avere la visibilità di tutti i compiti in un unico posto rende più facile l’organizzazione, la pianificazione e il monitoraggio dei progressi. Dà un senso di controllo e riduce lo stress di dimenticare o perdere compiti essenziali. Questo aumenta il controllo sulle attività e aiuta a gestire il tempo in modo efficace.

I miei compiti

La scheda Le mie attività è la scheda predefinita visibile dopo l’accesso a FlexiProject.
Puoi personalizzare la visualizzazione dell’elenco Le mie attività visualizzando le colonne selezionate e filtrando le attività e le tappe visualizzate.

Elenco dei compiti Attività

Aggiunta di un compito individuale

1. Andare alla scheda “Attività/Mie attività”.
2. Fare clic su “Nuova attività”.
   Il campo vuoto “Nome” viene evidenziato.
3. Digitare il nome dell’attività.
4. Conferma cliccando all’esterno del campo “Nome” o premendo INVIO.
   Il nuovo nome dell’attività verrà ora visualizzato nella colonna “Nome”.

   Ricorda che queste attività sono individuali e visibili solo a te.

   

Attivazione e disattivazione della visibilità della colonna

1. Andare alla scheda “Attività/Mie attività” e fare clic sul pulsante “Colonne”. Viene visualizzato un elenco di colonne disponibili per l’elenco delle attività.
2. Selezionare o deselezionare le caselle accanto ai nomi delle colonne per controllarne la visibilità. Le colonne con una casella di controllo blu saranno visibili nell’elenco, mentre quelle senza non lo saranno.

Modifica dell’ordine delle colonne visualizzate

1. Andare alla scheda “Attività/Mie attività” e fare clic sul pulsante “Colonne”.
2. Viene visualizzato un elenco di colonne disponibili per l’elenco delle attività.
3. Passare il cursore sulla riga della colonna che si desidera spostare.
4. Davanti al nome della colonna viene visualizzato un simbolo a sei punti.
5. Fare clic tenendo premuto il simbolo dei sei punti, quindi trascinare la riga della colonna nella posizione desiderata.
6. Le colonne vengono visualizzate nell’elenco nell’ordine in cui appaiono nell’elenco delle colonne. La colonna spostata apparirà nel punto in cui l’hai trascinata.
   Le colonne vengono visualizzate nell’elenco nell’ordine in cui appaiono nell’elenco delle colonne. La colonna selezionata viene visualizzata nel punto in cui è stata trascinata.

Operazioni su singole attività

Le attività personalizzate e individuali aggiunte dall’utente dalla scheda Attività>sono attività individuali visibili solo all’utente che le ha create. La gestione delle singole attività è possibile solo nella scheda Le mie attività.

Modificare la data di inizio/fine di una singola attività.

1. Alla voce Attività/Mie Attività, clicca sul nome della singola attività selezionata.
   Si aprirà un pannello di attività sul lato destro dello schermo.
2. Clicca sul campo Inizio/Fine del calendario nel pannello delle singole attività.
   Si aprirà un calendario per la selezione della data.
3. Selezionare una data facendo clic sul giorno desiderato nel calendario.

Modifica Durata di un’attività individuale

1. Alla voce Attività/Mie Attività, clicca sul nome dell’attività individuale selezionata
   Si aprirà un pannello di attività sul lato destro dello schermo.
2. Nel pannello delle attività individuali, fare clic sul campo Durata.
3. Inserire il numero di giorni di calendario necessari per completare l’attività selezionata utilizzando la tastiera o le frecce sul lato destro del campo.
4. Fare clic all’esterno del campo Durata o fare clic su INVIO. Il valore verrà convalidato e salvato.

Segnare l’avanzamento di un compito individuale

L’avanzamento dell’attività è la quantità di lavoro svolto, indicata in percentuale. È possibile modificarla facendo clic sull’attività in ”Le mie attività” e contrassegnandola come completata o meno. È anche possibile modificarlo nel pannello dell’attività. Se l’avanzamento è del 100%, l’attività è terminata.

1. Vai su ”Attività/Mie Attività” e clicca su un’attività.
   Si apre un pannello sulla destra.
2. Fare clic sulla casella ”progresso” di questo pannello.
3. Digitare la quantità di attività svolta o utilizzare le frecce.
4. Per salvarlo, fare clic all’esterno della casella o premere INVIO.

Clonazione di un singolo task

1. Vai su ”Attività/Le mie attività” e seleziona l’attività che vuoi clonare cliccando sul suo nome.
   Il pannello delle attività si aprirà sul lato destro dello schermo.
2. In questo pannello, individua il simbolo ”…” (tre punti) nell’angolo in alto a destra e cliccaci sopra.
   Si aprirà un menu a tendina con varie opzioni.
3. Trova e clicca sull’opzione ”Clona”.
   Dopo aver fatto questo, una nuova attività, etichettata come ”Copia” dell’originale, apparirà nell’elenco delle attività, proprio sotto l’attività originale.

Allegati a un’attività individuale

1. Andare su ”Attività/Mie attività” e selezionare l’attività che si desidera aggiungere agli allegati.
2. Fare clic sul simbolo della graffetta nell’angolo destro del pannello attività.
3. Scegliere ”File” per allegare un file o ”Link” per allegare un link.Per i file:
4. Selezionare e confermare il file.
5. Il file appare nel pannello delle attività e può essere scaricato o eliminato:
6. Inserire l’URL e il nome del link.
7. Fare clic su ”Aggiungi”.
8. Il collegamento apparirà nel pannello delle attività e potrà essere aperto o rimosso.

Ripetizione di singoli compiti

Per i singoli compiti, c’è un’opzione per impostare la ripetizione automatica dei compiti dopo il loro completamento (100% di avanzamento). Dopo l’esecuzione, viene creata una copia che eredita il nome, il creatore e i proprietari, la durata, la descrizione e gli allegati. I commenti sono omessi. La data di fine viene impostata in base alla regola impostata. La data di inizio è uguale alla data di fine o è derivata dalla durata dell’attività impostata.

Impostazione della ripetizione del compito al di fuori il progetto

1. Nella scheda Attività/Mie attività, fare clic sul nome dell’attività non di progetto selezionata. Sul lato destro dello schermo si aprirà un pannello delle attività.
2. Nel pannello delle attività, fare clic sul simbolo dei tre puntini nell’angolo superiore destro e selezionare l’opzione Imposta ripetizione.
   Si aprirà la finestra “Ripetizione dell’attività”.
   
3. Impostare il periodo di ripetizione selezionando una delle opzioni dall’elenco: Settimanale, Mensile o Annuale.
   
4. Nel campo sotto l’elenco di selezione, specifica il giorno in cui vuoi che l’attività venga ripetuta e clicca su Salva.
   
   Avete risparmiato la ripetizione del compito. Nel pannello delle attività, si vedrà una freccia sfalsata che indica la ripetizione. Accanto ad essa si trova un’etichetta che mostra la regola di ripetizione impostata. Nell’elenco delle attività, l’attività è contrassegnata da una freccia sfalsata.
   

È possibile modificare ed eliminare una regola di ripetizione facendo nuovamente clic sull’etichetta di ripetizione dell’attività o selezionando l’opzione Imposta ripetizione disponibile facendo clic sul simbolo dei tre punti nell’angolo superiore destro del pannello dell’attività.

Delega di compiti individuali

Il creatore di un’attività individuale può delegare l’attività a un altro utente assegnandoglielo come proprietario. L’elenco delle attività delegate contiene una raccolta di attività a cui sono stati assegnati dei proprietari. Questi possono essere compiti operativi per essere svolte nell’organizzazione o in attività amministrative cicliche.

I compiti delegati sono disponibili facendo clic sulla scheda Compiti e passando alla scheda Delegati.

La delega di un’attività comporta l’assegnazione di almeno un proprietario a un’attività non di progetto creata dall’utente. Permette di incorporare le attività operative svolte nell’organizzazione nella pianificazione e nel coordinamento delle attività di progetto. Con questa funzione, tutti i compiti svolti nell’organizzazione possono essere contenuti in un canale di comunicazione comune di FlexiProject. La funzione di delega dei compiti può essere utile per i membri del Consiglio di amministrazione e i responsabili del PMO. Permette di esternalizzare compiti ricorrenti, come la stesura di rapporti, la fornitura di documentazione e l’esecuzione di altre attività amministrative. Aiuta a pianificare e coordinare il lavoro. Inoltre, riduce al minimo i problemi di comunicazione e i conseguenti ritardi.

Delegare un compito al di fuori del progetto

1. Vai alla scheda Attività.
2. Creare una nuova attività non di progetto o selezionarne una tra quelle già create. Si aprirà il pannello delle attività.
3. Nel pannello Attività, clicca sull’etichetta Proprietari. Si aprirà l’elenco degli utenti dell’organizzazione.
4. Fare clic sull’utente a cui si desidera delegare l’attività.

Compiti di osservazione

Un elenco di attività controllate dall’utente è una raccolta di attività e tappe che l’utente ha contrassegnato come controllate con un’icona a forma di campana. Potrebbe trattarsi di attività importanti per l’utente o che richiedono un’attenzione particolare. Osservare le attività significa che l’utente riceve notifiche sulle modifiche apportate a tali attività, inclusi aggiornamenti, nuovi commenti, modifiche alle scadenze o progressi. Questa funzione consente all’utente di rimanere aggiornato sui progressi degli altri che stanno lavorando all’attività osservata, facilitando il coordinamento, la collaborazione e la comunicazione all’interno del team di progetto. Inoltre, consente di identificare tempestivamente i potenziali ritardi, permettendo di intervenire in modo appropriato per evitare il mancato rispetto delle scadenze e ridurre al minimo le conseguenze.

La funzione di osservazione delle attività di FlexiProject è utile al team di progetto, ai manager e ai membri del consiglio di amministrazione. Fornisce un maggiore controllo e consapevolezza dei progressi e delle modifiche del progetto, favorendo una migliore pianificazione, il coordinamento delle attività e la prevenzione dei ritardi.

Puoi trovare la scheda Attività osservate cliccando sulla scheda “Attività” e navigando fino alla scheda “Osservate”. La vista dell’elenco “Le mie attività” può essere personalizzata visualizzando le colonne selezionate e filtrando le attività e le tappe visualizzate.

Aggiunta di un’attività all’osservato

Per guardare un’attività, fare clic sulla campana nel pannello delle attività. Diventa giallo e l’attività appare nell’elenco delle attività osservate.

Attivazione e disattivazione della visibilità della colonna

1. Passare alla scheda “Attività/Servizi” e fare clic sul pulsante Colonne.
2. Viene visualizzato un elenco delle colonne disponibili.
3. Selezionare o deselezionare le caselle accanto alle colonne per controllarne la visibilità. Le colonne con una casella selezionata saranno visibili nell’elenco delle attività.

Modifica dell’ordine delle colonne visualizzate

1. Nella scheda Attività/Attese, fare clic sul pulsante Colonne.
2. Viene visualizzato un elenco delle colonne disponibili,
3. Passare il cursore sulla riga con il nome della colonna che si desidera spostare. Davanti al nome della colonna è comparso un simbolo di sei punti.
4. Tieni premuto il simbolo dei sei punti, quindi trascina la riga della colonna per spostarla nella posizione desiderata. Colonne nell’elenco attività vengono visualizzati in un ordine prestabilito.