Aufgabenliste für Benutzer

Die Aufgabenliste eines Benutzers ist eine Sammlung aller Aufgaben, die erledigt werden müssen oder die der Benutzer erledigen möchte. Dabei kann es sich um tägliche Aufgaben handeln, um Aufgaben, die im Rahmen von Projekten zu erledigen sind, an denen der Nutzer beteiligt ist, oder um einzelne Aufgaben, die gespeichert wurden. Die Organisation dieser Aufgaben an einem Ort hilft Ihnen, organisiert zu bleiben und Ihre Arbeit effizient zu erledigen.

Der Benutzer kann leicht sehen, was zu tun ist, und den Fortschritt der Aufgaben verfolgen, an denen er beteiligt ist. Wenn die Aufgaben an einem Ort gespeichert werden, hat der Benutzer eine bessere Kontrolle darüber, was zu tun ist, und vermeidet Versäumnisse. Es hilft auch dabei, einzelne Aufgaben zu priorisieren und zu entscheiden, welche sofort erledigt werden müssen und welche warten können.

Die Übersicht über alle Aufgaben an einem Ort macht die Organisation, Planung und Überwachung des Fortschritts einfacher. Es vermittelt ein Gefühl der Kontrolle und reduziert den Stress, wichtige Aufgaben zu vergessen oder zu verlieren. So haben Sie mehr Kontrolle über Ihre Aufgaben und können Ihre Zeit besser einteilen.

Meine Aufgaben

Die Registerkarte Meine Aufgaben ist die Standardregisterkarte, die nach der Anmeldung bei FlexiProject sichtbar ist.
Sie können die Ansicht der Liste Meine Aufgaben anpassen, indem Sie ausgewählte Spalten anzeigen und die angezeigten Aufgaben und Meilensteine filtern.

Aufgabenliste Aktivitäten

Hinzufügen einer individuellen Aufgabe

1. Gehen Sie auf die Registerkarte „Aufgaben/Meine Aufgaben“.
2. Klicken Sie auf „Neue Aufgabe“.
   Das leere Feld „Name“ wird hervorgehoben.
3. Geben Sie den Namen Ihrer Aufgabe ein.
4. Bestätigen Sie, indem Sie außerhalb des Feldes ‚Name‘ klicken oder ENTER drücken.
   Der neue Aufgabenname wird nun in der Spalte ‚Name‘ angezeigt.

   Denken Sie daran, dass diese Aufgaben individuell und nur für Sie sichtbar sind.

   

Ein- und Ausschalten der Säulensichtbarkeit

1. Gehen Sie auf die Registerkarte „Aufgaben/Meine Aufgaben“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Spalten“. Es wird eine Liste der verfügbaren Spalten für die Aufgabenliste angezeigt.
2. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kästchen neben den Spaltennamen, um deren Sichtbarkeit zu steuern. Spalten mit einem blauen Kontrollkästchen werden in der Liste angezeigt, während Spalten ohne Kontrollkästchen nicht angezeigt werden.

Ändern der Reihenfolge der angezeigten Spalten

1. Gehen Sie auf die Registerkarte „Aufgaben/Meine Aufgaben“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Spalten“.
2. Es wird eine Liste der verfügbaren Spalten für die Aufgabenliste angezeigt.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile der Spalte, die Sie verschieben möchten.
4. Vor dem Spaltennamen erscheint ein Sechs-Punkte-Symbol.
5. Klicken Sie auf das Sechs-Punkte-Symbol, halten Sie es gedrückt und ziehen Sie die Spaltenreihe an die gewünschte Stelle.
6. Die Spalten werden in der Liste in der Reihenfolge angezeigt, in der sie in der Spaltenliste erscheinen. Die verschobene Spalte wird an der Stelle angezeigt, an die Sie sie gezogen haben.
   Die Spalten werden in der Liste in der Reihenfolge angezeigt, in der sie in der Spaltenliste erscheinen. Die ausgewählte Spalte wird an der Stelle angezeigt, an die sie gezogen wurde.

Operationen an einzelnen Aufgaben

Benutzerdefinierte, individuelle Aufgaben, die vom Benutzer auf der Registerkarte Aufgaben>Meine Aufgaben hinzugefügt werden, sind individuelle Aufgaben, die nur für den Benutzer sichtbar sind, der sie erstellt hat. Die Verwaltung einzelner Aufgaben ist nur auf der Registerkarte Meine Aufgaben möglich.

Bearbeiten Sie das Start-/Enddatum einer einzelnen Aufgabe.

1. Klicken Sie unter Aufgaben/Meine Aufgaben auf den Namen der ausgewählten Einzelaufgabe.
   Auf der rechten Seite des Bildschirms öffnet sich ein Aufgabenfenster.
2. Klicken Sie auf das Feld Start/Ende des Kalenders im individuellen Aufgabenbereich.
   Ein Kalender zur Datumsauswahl wird geöffnet.
3. Wählen Sie ein Datum aus, indem Sie den gewünschten Tag im Kalender anklicken.

Dauer einer einzelnen Aufgabe bearbeiten

1. Klicken Sie unter Aufgaben/Meine Aufgaben auf den Namen der ausgewählten Einzelaufgabe
   . Auf der rechten Seite des Bildschirms öffnet sich ein Aufgabenfenster.
2. Klicken Sie auf der Seite für die einzelnen Aufgaben auf das Feld Dauer.
3. Geben Sie die Anzahl der Kalendertage ein, die für die Erledigung der ausgewählten Aufgabe benötigt werden, indem Sie die Tastatur oder die Pfeile auf der rechten Seite des Feldes verwenden.
4. Klicken Sie außerhalb des Feldes Dauer oder klicken Sie auf ENTER. Der Wert wird validiert und gespeichert.

Markierung des Fortschritts einer einzelnen Aufgabe

Der Aufgabenfortschritt gibt an, wie viel Sie bereits erledigt haben, und wird als Prozentsatz angezeigt. Sie können dies ändern, indem Sie auf die Aufgabe in „Meine Aufgaben“ klicken und sie als erledigt oder nicht erledigt markieren. Sie können sie auch im Aufgabenbereich bearbeiten. Wenn der Fortschritt 100% beträgt, ist die Aufgabe abgeschlossen.

1. Gehen Sie zu “Aufgaben/Meine Aufgaben“ und klicken Sie auf eine Aufgabe.
   Auf der rechten Seite öffnet sich ein Panel.
2. Klicken Sie auf das Feld „Fortschritt“ in diesem Bereich.
3. Geben Sie ein, wie viel von der Aufgabe erledigt ist, oder verwenden Sie die Pfeile.
4. Um sie zu speichern, klicken Sie außerhalb des Feldes oder drücken Sie ENTER.

Klonen einer einzelnen Aufgabe

1. Navigieren Sie zu “Aufgaben/Meine Aufgaben“ und wählen Sie die Aufgabe, die Sie klonen möchten, indem Sie auf ihren Namen klicken.
   Das Aufgabenfenster öffnet sich auf der rechten Seite Ihres Bildschirms.
2. Suchen Sie in diesem Bereich das Symbol “…“ (drei Punkte) in der oberen rechten Ecke und klicken Sie darauf.
   Daraufhin wird ein Dropdown-Menü mit verschiedenen Optionen angezeigt.
3. Suchen Sie die Option “Klonen“ und klicken Sie darauf.
   Daraufhin erscheint eine neue Aufgabe, die als “Kopie“ des Originals gekennzeichnet ist, in Ihrer Aufgabenliste, direkt unter der ursprünglichen Aufgabe.

Anhänge zu einer einzelnen Aufgabe

1. Navigieren Sie zu “Aufgaben/Meine Aufgaben“ und wählen Sie die Aufgabe aus, die Sie zu den Anhängen hinzufügen möchten.
2. Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol in der rechten oberen Ecke des Aufgabenbereichs.
3. Wählen Sie “Dateien“, um eine Datei anzuhängen, oder “Link“, um einen Link anzuhängen.für Dateien:
4. Wählen Sie Ihre Datei aus und bestätigen Sie sie.
5. Die Datei wird im Aufgabenbereich angezeigt und kann heruntergeladen oder gelöscht werden(Link):
6. Geben Sie die URL und den Namen des Links ein.
7. Klicken Sie auf “Hinzufügen“.
8. Der Link wird im Aufgabenbereich angezeigt und kann geöffnet oder entfernt werden.

Wiederholung einzelner Aufgaben

Für einzelne Aufgaben gibt es die Möglichkeit, eine automatische Wiederholung der Aufgabe nach Abschluss (100% Fortschritt) einzustellen. Nach der Ausführung wird eine Kopie davon erstellt, die den Namen, den Ersteller und die Eigentümer, die Dauer, die Beschreibung und die Anhänge übernimmt. Kommentare werden weggelassen. Das Enddatum wird auf der Grundlage der festgelegten Regel festgelegt. Das Startdatum ist gleich dem Enddatum oder ergibt sich aus der festgelegten Aufgabendauer.

Einstellung der Wiederholung der Aufgabe außerhalb des Projekts

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgaben/Meine Aufgaben auf den Namen der ausgewählten Nicht-Projektaufgabe. Auf der rechten Seite des Bildschirms wird ein Aufgabenbereich geöffnet.
2. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf das Drei-Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie die Option Wiederholung einstellen.
   Das Fenster „Wiederholung der Aufgabe“ wird geöffnet.
   
3. Legen Sie den Wiederholungszeitraum fest, indem Sie eine der Optionen aus der Liste auswählen: Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich.
   
4. Geben Sie in dem Feld unter der Auswahlliste den Tag an, an dem die Aufgabe wiederholt werden soll, und klicken Sie auf Speichern.
   
   Sie haben sich die Wiederholung der Aufgabe erspart. Auf dem Aufgabenfeld sehen Sie einen gestaffelten Pfeil, der die Wiederholung anzeigt. Daneben finden Sie eine Beschriftung, die die von Ihnen festgelegte Wiederholungsregel anzeigt. In der Aufgabenliste sehen Sie, dass die Aufgabe mit einem gestaffelten Pfeil markiert ist.
   

Sie können eine Wiederholungsregel bearbeiten und löschen, indem Sie erneut auf das Wiederholungsetikett der Aufgabe klicken oder die Option Wiederholung einstellen wählen, die durch Klicken auf das Drei-Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke des Aufgabenfensters verfügbar ist.

Delegation von einzelnen Aufgaben

Der Ersteller einer einzelnen Aufgabe kann die Aufgabe an einen anderen Benutzer delegieren, indem er ihn als Eigentümer zuweist. Die Liste Delegierte Aufgaben enthält eine Sammlung von Aufgaben, denen Eigentümer zugewiesen sind. Dies können operative Aufgaben sein, die erledigt werden in der Organisation oder zyklische Verwaltungsaufgaben.

Delegierte Aufgaben sind verfügbar, indem Sie auf die Registerkarte Aufgaben und dann auf die Registerkarte Delegiert klicken.

Das Delegieren einer Aufgabe bedeutet, dass Sie einer von Ihnen erstellten Nicht-Projekt-Aufgabe mindestens einen Verantwortlichen zuweisen. Es ermöglicht Ihnen, die in der Organisation durchgeführten operativen Aufgaben in die Planung und Koordination der Projektaufgaben einzubeziehen. Mit dieser Funktion, alle Aufgaben, die in der Organisation ausgeführt werden, enthalten sein können in einem gemeinsamen FlexiProject Kommunikationskanal. Die Funktion der Aufgabendelegation kann für Vorstandsmitglieder und PMO-Manager hilfreich sein. Damit können Sie wiederkehrende Aufgaben auslagern, z. B. die Erstellung von Berichten, die Bereitstellung von Unterlagen und andere Verwaltungsaufgaben. Es hilft bei der Planung und Koordinierung der Arbeit. Außerdem werden dadurch Kommunikationsprobleme und die daraus resultierenden Verzögerungen minimiert.

Delegieren einer Aufgabe außerhalb des Projekts

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Aufgaben.
2. Erstellen Sie eine neue projektfremde Aufgabe oder wählen Sie eine der bereits erstellten aus. Das Aufgabenfeld wird geöffnet.
3. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf das Etikett Eigentümer. Die Liste der Benutzer der Organisation wird geöffnet.
4. Klicken Sie auf den Benutzer, an den Sie die Aufgabe delegieren möchten.

Beobachtungsaufgaben

Eine Liste mit vom Benutzer beobachteten Aufgaben ist eine Sammlung von Aufgaben und Meilensteinen, die ein Benutzer mit einem Glockensymbol als beobachtet markiert hat. Dabei kann es sich um Aufgaben handeln, die für den Benutzer wichtig sind oder besondere Aufmerksamkeit erfordern. Die Überwachung von Aufgaben bedeutet, dass der Benutzer Benachrichtigungen über Änderungen an diesen Aufgaben erhält, einschließlich Aktualisierungen, neue Kommentare, Terminänderungen oder Fortschritte. Diese Funktion ermöglicht es dem Benutzer, sich über den Fortschritt der anderen, die an der überwachten Aufgabe arbeiten, auf dem Laufenden zu halten, was eine bessere Koordination, Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Projektteams ermöglicht. Es ermöglicht auch die frühzeitige Erkennung potenzieller Verzögerungen, so dass geeignete Maßnahmen ergriffen werden können, um Terminüberschreitungen zu vermeiden und die Folgen zu minimieren.

Die Aufgabenbeobachtungsfunktion von FlexiProject kommt dem Projektteam, den Managern und den Vorstandsmitgliedern zugute. Sie bietet eine bessere Kontrolle und ein besseres Bewusstsein für den Projektfortschritt und Änderungen, was zu einer besseren Planung, Koordination der Aktivitäten und Vermeidung von Verzögerungen beiträgt.

Die Registerkarte ‚Beobachtete Aufgaben‘ finden Sie, indem Sie auf die Registerkarte ‚Aufgaben‘ klicken und zur Registerkarte ‚Beobachtet‘ navigieren. Die Ansicht der Liste ‚Meine Aufgaben‘ kann angepasst werden indem Sie ausgewählte Spalten anzeigen und die angezeigten Aufgaben und Meilensteine filtern.

Hinzufügen einer Aufgabe zur überwachten

Um eine Aufgabe zu beobachten, klicken Sie auf die Glocke im Aufgabenbereich. Sie wird gelb, und die Aufgabe erscheint in Ihrer Liste der beobachteten Aufgaben.

Ein- und Ausschalten der Säulensichtbarkeit

1. Gehen Sie auf die Registerkarte „Aufgaben/Dienste“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Spalten“.
2. Es wird eine Liste der verfügbaren Spalten angezeigt.
3. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kästchen neben den Spalten, um deren Sichtbarkeit zu steuern. Spalten mit einem markierten Kästchen werden in der Aufgabenliste angezeigt.

Ändern der Reihenfolge der angezeigten Spalten

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgaben/Überwacht auf die Schaltfläche Spalten.
2. Es wird eine Liste der verfügbaren Spalten angezeigt,
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile mit dem Spaltennamen, den Sie verschieben möchten. Vor der Spaltenbezeichnung erschien ein Symbol aus sechs Punkten.
4. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Sechs-Punkte-Symbol und halten Sie ihn gedrückt. Ziehen Sie dann die Spaltenzeile, um sie an die gewünschte Stelle zu verschieben. Spalten in der Aufgabenliste werden angezeigt in einer bestimmten Reihenfolge.