Seznam uživatelských úkolů

Seznam úkolů uživatele je soubor všech úkolů, které je třeba dokončit nebo které chce uživatel dokončit. Může se jednat o každodenní úkoly, úkoly, které je třeba splnit v rámci projektů, na nichž se uživatel podílí, nebo o jednotlivé uložené úkoly. Uspořádání těchto úkolů na jednom místě vám pomůže udržet si přehled a efektivně řídit práci.

Uživatel může snadno zjistit, co je třeba udělat, a sledovat průběh úkolů, na kterých se podílí. Pokud jsou úkoly uloženy na jednom místě, uživatel má lepší kontrolu nad tím, co je třeba udělat, a vyhne se přehlédnutí. Pomáhá také stanovit priority jednotlivých úkolů a rozhodnout, kterým je třeba věnovat pozornost okamžitě a které mohou počkat.

Přehled o všech úkolech na jednom místě usnadňuje organizaci, plánování a sledování pokroku. Poskytuje pocit kontroly a snižuje stres ze zapomenutí nebo ztráty důležitých úkolů. To zvyšuje kontrolu nad vašimi úkoly a pomáhá efektivně řídit váš čas.

Moje úkoly

Karta Moje úkoly je výchozí kartou viditelnou po přihlášení do aplikace FlexiProject.
Zobrazení seznamu Moje úkoly můžete přizpůsobit zobrazením vybraných sloupců a filtrováním zobrazených úkolů a milníků.

Seznam úkolů Činnosti

Přidání individuálního úkolu

1. Přejděte na kartu Úkoly/Moje úkoly.
2. Klikněte na tlačítko „Nová úloha“.
   Prázdné pole „Název“ se zvýrazní.
3. Zadejte název úlohy.
4. Potvrďte kliknutím mimo pole „Název“ nebo stisknutím klávesy ENTER.
   Nový název úkolu se nyní zobrazí ve

   sloupci

   „Název“.
   Nezapomeňte, že tyto úkoly jsou individuální a viditelné pouze pro vás.
   

Zapnutí a vypnutí viditelnosti sloupců

1. Přejděte na kartu „Úkoly/Moje úkoly“ a klikněte na tlačítko „Sloupce“. Zobrazí se seznam dostupných sloupců pro seznam úloh.
2. Zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí políček vedle názvů sloupců určíte jejich viditelnost. Sloupce s modrým zaškrtávacím políčkem budou v seznamu viditelné, zatímco ty bez něj nikoli.

Změna pořadí zobrazených sloupců

1. Přejděte na kartu „Úkoly/Moje úkoly“ a klikněte na tlačítko „Sloupce“.
2. Zobrazí se seznam dostupných sloupců pro seznam úloh.
3. Najeďte kurzorem na řádek sloupce, který chcete přesunout.
4. Před názvem sloupce se zobrazí symbol šesti teček.
5. Klikněte a podržte symbol šesti teček a poté přetáhněte řádek sloupce na požadované místo.
6. Sloupce se v seznamu zobrazí v pořadí, v jakém jsou uvedeny v seznamu sloupců. Přesunutý sloupec se zobrazí na místě, kam jste jej přetáhli.
   Sloupce se v seznamu zobrazují v pořadí, v jakém jsou uvedeny v seznamu sloupců. Vybraný sloupec se zobrazí v místě, kam byl přetažen.

Operace na jednotlivých úlohách

Vlastní, individuální úkoly přidané uživatelem z karty Úkoly>Moje úkoly jsou individuální úkoly viditelné pouze uživateli, který je vytvořil. Správa jednotlivých úkolů je možná pouze na kartě Moje úkoly.

Upravit datum zahájení/ukončení jednotlivého úkolu.

1. V části Úkoly/Moje úkoly klikněte na název vybraného individuálního úkolu.
   V pravé části obrazovky se otevře panel úkolů.
2. Klikněte na pole kalendáře Start/End na panelu jednotlivých úkolů.
   Otevře se kalendář pro výběr data.
3. Datum vyberete kliknutím na požadovaný den v kalendáři.

Upravit dobu trvání jednotlivého úkolu

1. V části Úkoly/Moje úkoly klikněte na název vybraného individuálního úkolu
   V pravé části obrazovky se otevře panel úkolů.
2. Na panelu jednotlivých úloh klikněte na pole Doba trvání.
3. Počet kalendářních dnů potřebných k dokončení vybraného úkolu zadejte pomocí klávesnice nebo šipek na pravé straně pole.
4. Klikněte mimo pole Doba trvání nebo klikněte na tlačítko ENTER. Hodnota bude ověřena a uložena.

Označování průběhu jednotlivých úkolů

Pokrok v plnění úkolu udává, kolik jste toho udělali, a zobrazuje se v procentech. Můžete to změnit kliknutím na úkol v části „Moje úkoly“ a jeho označením za splněný nebo nesplněný. Můžete jej také upravit na panelu úlohy. Pokud je pokrok 100 %, je úkol dokončen.

1. Přejděte na “Úkoly/Moje úkoly“ a klikněte na úkol.
   Vpravo se otevře panel.
2. Na tomto panelu klikněte do pole “progress“.
3. Zadejte, jak velká část úkolu je hotová, nebo použijte šipky.
4. Chcete-li ji uložit, klikněte mimo pole nebo stiskněte klávesu ENTER.

Klonování jednotlivých úloh

1. Přejděte na “Úkoly/Moje úkoly“ a vyberte úkol, který chcete klonovat, kliknutím na jeho název.
   V pravé části obrazovky se otevře panel úkolů.
2. Na tomto panelu vyhledejte v pravém horním rohu symbol “…“ (tři tečky) a klikněte na něj.
   Zobrazí se rozbalovací nabídka s různými možnostmi.
3. Najděte možnost “Klonovat“ a klikněte na ni.
   Po provedení tohoto úkonu se v seznamu úloh objeví nová úloha označená jako “Kopie“ původní úlohy, a to hned pod původní úlohou.

Přílohy k jednotlivým úkolům

1. Přejděte na “Úkoly/Moje úkoly“ a vyberte úkol, který chcete přidat do příloh.
2. Klikněte na symbol sponky v pravém horním rohu panelu úloh.
3. Chcete-li připojit soubor, zvolte možnost “Soubory“, chcete-li připojit odkaz, zvolte možnost “Odkaz“:
4. Vyberte a potvrďte svůj soubor.
5. Soubor se zobrazí na panelu úloh a lze jej stáhnout nebo smazat.Pro Odkaz:
6. Zadejte adresu URL a název odkazu.
7. Klikněte na tlačítko “Přidat“.
8. Odkaz se zobrazí na panelu úloh a lze jej otevřít nebo odstranit.

Opakování jednotlivých úkolů

U jednotlivých úkolů je možné nastavit automatické opakování úkolu po dokončení (100% pokrok). Po provedení se vytvoří jeho kopie, která zdědí název, tvůrce a vlastníky, dobu trvání, popis a přílohy. Komentáře jsou vynechány. Datum ukončení je nastaveno na základě nastaveného pravidla. Datum zahájení se rovná datu ukončení nebo je odvozeno od nastavené doby trvání úlohy.

Nastavení opakování úkolu venku projektu

1. Na kartě Úkoly/Moje úkoly klikněte na název vybraného neprojektového úkolu. Na pravé straně obrazovky se otevře panel úloh.
2. Na panelu úlohy klikněte na symbol tří teček v jeho pravém horním rohu a vyberte možnost Nastavit opakování.
   Otevře se okno „Opakování úlohy“.
   
3. Výběrem jedné z možností ze seznamu nastavte periodu opakování: Týdenní, Měsíční nebo Roční.
   
4. V poli pod výběrovým seznamem zadejte den, kdy se má úloha opakovat, a klikněte na tlačítko Uložit.
   
   Ušetřili jste si opakování úkolu. Na panelu úloh se zobrazí šipka označující opakování. Vedle něj najdete štítek zobrazující nastavené pravidlo opakování. V seznamu úkolů si všimněte úkolu označeného šipkou s odstupňováním.
   

Úprava a odstranění pravidla opakování je možná opětovným kliknutím na štítek opakování úlohy nebo výběrem možnosti Nastavit opakování, která je k dispozici po kliknutí na symbol tří teček v pravém horním rohu panelu úlohy.

Delegování jednotlivých úkolů

Tvůrce jednotlivého úkolu může úkol delegovat na jiného uživatele tak, že mu přiřadí vlastníka. Seznam delegovaných úkolů obsahuje kolekci úkolů, které mají přiřazené vlastníky. Mohou to být provozní úkoly být provedeno v organizaci nebo cyklické administrativní úkoly.

Delegované úkoly jsou dostupné po kliknutí na kartu Úkoly a přechodu na kartu Delegované.

Delegování úkolu zahrnuje přiřazení alespoň jednoho vlastníka k vytvořenému neprojektovému úkolu. Umožňuje začlenit operativní úkoly prováděné v organizaci do plánování a koordinace projektových úkolů. S touto funkcí, všechny úkoly prováděné v organizaci mohou být obsaženy. v jednom společném komunikačním kanálu FlexiProject. Funkce delegování úkolů může být užitečná pro členy představenstva a manažery PMO. Umožňuje zadávat opakující se úkoly, jako je podávání zpráv, poskytování dokumentace a provádění dalších administrativních úkonů. Pomáhá při plánování a koordinaci práce. Kromě toho také minimalizuje problémy s komunikací a z toho plynoucí zpoždění.

Delegování úkolu mimo projekt

1. Přejděte na kartu Úkoly.
2. Vytvořte nový neprojektový úkol nebo vyberte jeden z již vytvořených. Otevře se panel úloh.
3. Na panelu Úlohy klikněte na štítek Vlastníci.. Otevře se seznam uživatelů organizace.
4. Klikněte na uživatele, kterému chcete úkol delegovat.

Pozorovací úkoly

Seznam sledovaných úkolů uživatele je soubor úkolů a milníků, které uživatel označil jako sledované ikonou zvonku. Může se jednat o úkoly, které jsou pro uživatele důležité nebo vyžadují zvláštní pozornost. Sledování úkolů znamená, že uživatel dostává oznámení o změnách těchto úkolů, včetně aktualizací, nových komentářů, změn termínů nebo pokroku. Tato funkce umožňuje uživateli mít přehled o postupu ostatních pracovníků, kteří pracují na sledovaném úkolu, což usnadňuje lepší koordinaci, spolupráci a komunikaci v rámci projektového týmu. Umožňuje také včasnou identifikaci možných zpoždění, což umožňuje přijmout vhodná opatření, která zabrání nedodržení termínů a minimalizují následky.

Funkce pozorování úkolů ve FlexiProject přináší výhody projektovému týmu, manažerům i členům představenstva. Poskytuje lepší kontrolu a povědomí o průběhu projektu a jeho změnách, což napomáhá lepšímu plánování, koordinaci činností a zamezení zpoždění.

Kartu Pozorované úlohy najdete kliknutím na kartu Úlohy a přechodem na kartu Pozorované. Zobrazení seznamu „Moje úkoly“ lze přizpůsobit zobrazením vybraných sloupců a filtrováním zobrazených úkolů a milníků.

Přidání úlohy do sledovaných

Chcete-li sledovat úlohu, klikněte na zvonek na panelu úlohy. Změní barvu na žlutou a úkol se zobrazí v seznamu sledovaných úkolů.

Zapnutí a vypnutí viditelnosti sloupců

1. Přejděte na kartu Úlohy/Služby a klikněte na tlačítko Sloupce.
2. Zobrazí se seznam dostupných sloupců.
3. Zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí políček vedle sloupců určíte jejich viditelnost. Sloupce se zaškrtnutým políčkem budou viditelné v seznamu úloh.

Změna pořadí zobrazených sloupců

1. Na kartě Úlohy/Sledované klikněte na tlačítko Sloupce.
2. Zobrazí se seznam dostupných sloupců,
3. Najeďte kurzorem na řádek s názvem sloupce, který chcete přesunout. Před názvem sloupce se objevil symbol šesti teček.
4. Najeďte na symbol šesti teček, podržte jej a přetáhněte řádek sloupce na požadované místo. Sloupce v seznamu úloh jsou zobrazeny ve stanoveném pořadí.