Seznam uživatelských úkolů

Modul Úkoly spojuje na jednom místě úkoly z vašich projektů a provozní úkoly, tedy úkoly, které nepatří do žádného projektu. Je to první obrazovka, kterou po přihlášení uvidíte.

Modul má tři záložky:

• Moje úkoly — úkoly, které máte splnit,
• Podpořeno — provozní úkoly, které jste předali jiným lidem (záložku vidí uživatelé s licencí Úplná),
• Pozorované — úkoly, u kterých dostáváte oznámení o změnách.

Seznam mých úkolů

Záložka Moje úkoly zobrazuje:

• úkoly a milníky z projektů, jejichž jste majitelem,
• provozní úkoly, které jste vytvořili a nikomu nepředali,
• provozní úkoly, jejichž jste majitelem.

Sloupec Zdroj: ukazuje projekt, ze kterého úkol pochází; kliknutím na název projektu otevřete jeho harmonogram s vybraným úkolem. U provozního úkolu sloupec ukazuje, kdo jej vytvořil. Termíny ukončení zpožděných úkolů jsou zobrazeny červeně.

Nad seznamem jsou tři tlačítka:

• Tlačítko Filtr otevře panel s polem Filtrovat podle názvu a s filtry Datum ukončení a Archivace. Zaškrtnutím volby Zobrazit archivované projekty zobrazíte i úkoly z archivovaných projektů.
• Tlačítko Sloupce zobrazí nebo skryje sloupce Start, Konec, Doba trvání a Zdroj:. Pořadí sloupců změníte přetažením za úchyt, který se zobrazí po najetí myší. Sloupec Název je vidět vždy.
• Tlačítko Dokončeno určuje, které dokončené úkoly zůstanou v seznamu: Skrýt, Dnes, Včera, Posledních 7 dní, Posledních 30 dní nebo Všechny.

Kliknutím na záhlaví sloupce Název, Start, Konec nebo Doba trvání seznam seřadíte. Prohlížeč si pro příští návštěvu pamatuje filtr, rozložení sloupců i nastavení tlačítka Dokončeno.

Práce s úkoly

Dokončení provozního úkolu

Chcete-li úkol označit jako hotový, klikněte na ikonu stavu (kolečko) vedle jeho názvu. Pokrok se změní na 100 %. Dalším kliknutím na ikonu vrátíte pokrok na 0 %.

Dokončení projektového úkolu

Projektový úkol zavřete stejným způsobem, milník kliknutím na kosočtverec. Poté se může zobrazit okno Splnění úkolu, ve kterém potvrdíte tlačítkem Ano, zavřete tento úkol:

• pokud má úkol dílčí úkoly — okno upozorní, že zavřením úkolu se dokončí i všechny jeho dílčí úkoly,
• pokud související úkoly ještě nejsou hotové — okno je vypíše a upozorní, že jejich pokrok se nezmění.

Pokud má vaše organizace zapnuté připomenutí sledování času, po zavření úkolu se otevře okno pro zápis odpracovaného času. Zobrazí se, jestliže vaše licence umožňuje sledování času, úkol nemá dílčí úkoly a nebyl na něj dosud zapsán žádný čas.

Panel projektového úkolu

Kliknutím na název projektového úkolu otevřete stejný panel jako v harmonogramu projektu. Nabídka panelu (ikona tří teček) obsahuje volby Označit jako dokončené, Přejít na projekt (otevře seznam harmonogramu s vybraným úkolem) a Zaznamenat sledování času.

Provozní úkoly

Provozní úkol je úkol mimo jakýkoli projekt, například pravidelný report nebo administrativní záležitost. Nezobrazuje se v žádném harmonogramu. Vidí ho jeho autor a osoby přidané jako majitelé.

Přidání úkolu

1. Na záložce Moje úkoly klikněte na Nový úkol.
2. Do řádku, který se objeví na začátku seznamu, napište název.
3. Stiskněte Enter nebo klikněte mimo pole.

Úkol se uloží a vpravo se otevře jeho panel.

Panel úkolu

V panelu nastavíte:

• název,
• datum zahájení a ukončení a dobu trvání ve dnech,
• pokrok — klikněte do pole pokroku a zadejte procenta; 100 % znamená, že úkol je hotový,
• majitele — pole Přidat vlastníka (viz Delegování provozních úkolů),
• popis — pole Přidat další podrobnosti,
• přílohy — ikona sponky a poté Soubory nebo Odkaz,
• sledování — ikona zvonku v pravém horním rohu panelu (viz Sledování úkolů).

Dole v panelu jsou záložky Komentáře a Historie. Historie ukazuje, kdo úkol změnil a kdy.

Nabídka úkolu

Nabídku otevřete ikonou tří teček v pravém horním rohu panelu:

• Nastavit opakování — viz Opakování provozních úkolů,
• Zaznamenat sledování času — pokud vaše organizace používá modul Sledování času,
• Klonovat — vytvoří kopii úkolu s textem „Kopie“ na konci názvu. Kopie nemá žádné komentáře ani zapsaný pracovní čas,
• Odstranit.

Odstranění úkolu

1. V nabídce panelu vyberte Odstranit.
2. Potvrďte v okně Odstranění úkolu.

Poznámka: odstraněný úkol nelze obnovit. Volby Klonovat a Odstranit má jen autor úkolu.

Opakování provozních úkolů

Provozní úkol se může opakovat. Jakmile jeho pokrok dosáhne 100 %, aplikace vytvoří další úkol s novým termínem.

Nastavení opakování

1. V nabídce panelu úkolu (ikona tří teček) vyberte Nastavit opakování.
2. V okně Opakování úkolu zvolte u pole Opakovat konec úkolu jednu z možností:
   • Každý týden — poté zaškrtněte dny v týdnu v poli V následujících dnech,
   • Každý měsíc — poté v poli Následujícího dne vyberte den od 1 do 28 nebo Poslední,
   • Každý rok — další úkol končí ve stejný den o rok později.
3. Klikněte na Uložit.

V seznamu má opakující se úkol vedle názvu ikonu kruhové šipky. V panelu se zobrazí pravidlo, například Opakování každý měsíc 5 den. Kliknutím na pravidlo otevřete okno Opakování úkolu.

Další úkol

Další úkol si zachová název, autora, majitele, popis, přílohy a dobu trvání. Datum ukončení vychází z pravidla a datum zahájení z doby trvání. Začíná s pokrokem 0 %, bez komentářů a bez zapsaného pracovního času.

Pravidlo opakování se přesune na nový úkol. Dokončený úkol zůstane v seznamu bez pravidla.

Zrušení opakování

Otevřete okno Opakování úkolu a klikněte na Odstranit. Úkol zůstane, odstraní se jen pravidlo.

Delegování provozních úkolů

Provozní úkol delegujete tak, že k němu přidáte další osoby jako majitele. Majitele mohou přidávat a odebírat uživatelé s licencí Úplná.

1. Otevřete panel provozního úkolu.
2. Klikněte na Přidat vlastníka.
3. Vyberte osoby ze seznamu. Uživatele najdete podle jména pomocí vyhledávacího pole nad seznamem.

Každý nový majitel dostane oznámení v aplikaci i e-mail a úkol se mu zobrazí na záložce Moje úkoly. Majitelé mohou úkol upravovat a označit jako hotový. Klonovat nebo odstranit ho může jen autor.

Jakmile úkol delegujete jiným osobám, zmizí z vaší záložky Moje úkoly a přesune se na záložku Podpořeno. Chcete-li ho mít dál na záložce Moje úkoly, přidejte se jako majitel i sami.

Záložka Podpořeno

Záložka obsahuje provozní úkoly, které jste vytvořili a které mají alespoň jednoho majitele. Ve výchozím nastavení zobrazuje sloupce Konec, Majitel a Poslední změna; sloupec Start zapnete tlačítkem Sloupce. Filtr zúží seznam podle názvu, majitele a data ukončení. Tlačítko Dokončeno funguje stejně jako na záložce Moje úkoly.

Odebrání majitele

V panelu úkolu klikněte na pole majitelů a osobu zrušte. Dostane oznámení v aplikaci a úkol zmizí z jejího seznamu. Pokud odeberete všechny majitele, úkol se vrátí na vaši záložku Moje úkoly.

Sledování úkolů

Když úkol sledujete, dostáváte oznámení o jeho změnách, i když nejste jeho majitelem. Sledovat můžete projektové úkoly a milníky i provozní úkoly.

1. Otevřete panel úkolu.
2. Klikněte na ikonu zvonku v pravém horním rohu panelu.

Úkol se přidá na záložku Pozorované. Dalším kliknutím na zvonek sledování zrušíte. Aplikace nikdy nezačne sledovat úkol za někoho jiného — ani za autora, ani za majitele.

Oznámení dostanete, když sledovaný úkol změní někdo jiný. Vaše vlastní změny oznámení nevyvolají.

Záložka Pozorované

Nahoře jsou naposledy změněné úkoly. Ve výchozím nastavení záložka zobrazuje sloupce Majitel, Konec, Zdroj: a Poslední změna; sloupce Start a Doba trvání zapnete tlačítkem Sloupce. Filtr zúží seznam podle názvu, stavu a data ukončení. Další úkoly načtete tlačítkem Zobrazit více.

Panel provozního úkolu otevřený z této záložky je jen pro čtení.