Lista de tareas del usuario

La lista de tareas de un usuario es una colección de todas las tareas que necesita completar o que desea completar. Puede tratarse de tareas cotidianas, tareas que deben completarse en proyectos en los que participa el usuario o tareas individuales que se han guardado. Organizar estas tareas en un solo lugar te ayuda a mantenerte organizado y a gestionar tu trabajo con eficacia.

El usuario puede ver fácilmente lo que hay que hacer y seguir el progreso de las tareas en las que participa. Si las tareas se guardan en un solo lugar, el usuario controla mejor lo que hay que hacer y evita descuidos. También ayuda a priorizar las tareas individuales y decidir cuáles necesitan atención inmediata y cuáles pueden esperar.

Tener visibilidad de todas las tareas en un solo lugar facilita la organización, la planificación y el seguimiento del progreso. Da sensación de control y reduce el estrés de olvidar o perder tareas esenciales. Esto aumenta el control sobre sus tareas y le ayuda a gestionar su tiempo con eficacia.

Mis tareas

La pestaña Mis Tareas es la pestaña por defecto visible tras iniciar sesión en FlexiProject.
Puedes personalizar la vista de la lista Mis Tareas mostrando las columnas seleccionadas y filtrando las tareas e hitos mostrados.

Lista de tareas Actividades

Añadir una tarea individual

1. Vaya a la pestaña «Tareas/Mis tareas».
2. Haga clic en «Nueva tarea».
   El campo vacío «Nombre» aparecerá resaltado.
3. Escriba el nombre de su tarea.
4. Confírmalo haciendo clic fuera del campo «Nombre» o pulsando INTRO.
   El nuevo nombre de la tarea aparecerá ahora en la columna «Nombre».

   Recuerda, estas tareas son individuales y sólo son visibles para ti.

   

Activar y desactivar la visibilidad de la columna

1. Vaya a la pestaña «Tareas/Mis tareas» y haga clic en el botón «Columnas». Aparecerá una lista de columnas disponibles para la lista de tareas.
2. Marque o desmarque las casillas situadas junto a los nombres de las columnas para controlar su visibilidad. Las columnas con una casilla de verificación azul serán visibles en la lista, mientras que las que no la tienen no lo serán.

Cambiar el orden de las columnas mostradas

1. Vaya a la pestaña «Tareas/Mis tareas» y haga clic en el botón «Columnas».
2. Aparecerá una lista de columnas disponibles para la lista de tareas.
3. Sitúe el cursor sobre la fila de la columna que desea desplazar.
4. Aparecerá un símbolo de seis puntos delante del nombre de la columna.
5. Mantenga pulsado el símbolo de los seis puntos y arrastre la fila de columnas hasta la posición deseada.
6. Las columnas se mostrarán en la lista en el orden en que aparecen en la lista de columnas. La columna movida aparecerá donde la hayas arrastrado.
   Las columnas se muestran en la lista en el orden en que aparecen en la lista de columnas. La columna seleccionada aparece en el lugar donde se arrastró.

Operaciones sobre tareas individuales

Las tareas individuales personalizadas añadidas por el usuario desde la pestaña Tareas>Mis Tareas son tareas individuales visibles sólo para el usuario que las ha creado. La gestión de tareas individuales sólo es posible en la pestaña Mis tareas.

Editar la fecha de Inicio/Fin de una tarea individual.

1. En Tareas/Mis tareas, haz clic en el nombre de la tarea individual seleccionada.
   Se abrirá un panel de tareas en la parte derecha de la pantalla.
2. Haz clic en el campo de calendario Inicio/Fin en el panel de tareas individuales.
   Se abrirá un calendario para la selección de fechas.
3. Seleccione una fecha haciendo clic en el día deseado en el calendario.

Editar Duración de una tarea individual

1. En Tareas/Mis tareas, haz clic en el nombre de la tarea individual seleccionada
   Se abrirá un panel de tareas en la parte derecha de la pantalla.
2. En el panel de tareas individuales, haga clic en el campo Duración.
3. Introduzca el número de días naturales que se tarda en completar la tarea seleccionada utilizando el teclado o las flechas situadas a la derecha del campo.
4. Haga clic fuera del campo Duración o pulse ENTER. El valor será validado y guardado.

Marcar el progreso de una tarea individual

El progreso de la tarea es cuánto has hecho, mostrado como un porcentaje. Puedes cambiarla haciendo clic en la tarea en »Mis tareas» y marcándola como realizada o no. También puede editarlo en el panel de la tarea. Si el progreso es del 100%, la tarea está terminada.

1. Ve a »Tareas/Mis Tareas» y haz clic en una tarea.
   Se abre un panel a la derecha.
2. Haz clic en la casilla »progreso» de este panel.
3. Escriba la cantidad de tarea realizada o utilice las flechas.
4. Para guardarlo, haga clic fuera de la casilla o pulse ENTER.

Clonación de una tarea individual

1. Navega hasta »Tareas/Mis Tareas» y selecciona la tarea que deseas clonar haciendo clic en su nombre.
   El panel de tareas se abrirá en la parte derecha de tu pantalla.
2. En este panel, localiza el símbolo »…» (tres puntos) en la esquina superior derecha y pulsa sobre él.
   Aparecerá un menú desplegable con varias opciones.
3. Busca y haz clic en la opción »Clonar».
   Al hacer esto, aparecerá una nueva tarea, etiquetada como »Copia» de la original, en tu lista de tareas, justo debajo de la tarea original.

Anexos a una tarea individual

1. Navega hasta »Tareas/Mis tareas» y selecciona la tarea que deseas añadir a los archivos adjuntos.
2. Haga clic en el símbolo del clip situado en la esquina superior derecha del panel de tareas.
3. Elige »Archivos» para adjuntar un archivo o »Enlace» para adjuntar un enlace.Para Archivos:
4. Seleccione y confirme su archivo.
5. El archivo aparecerá en el panel de tareas y podrá descargarse o borrarse.Para Enlace:
6. Introduzca la URL y el nombre del enlace.
7. Haz clic en »Añadir».
8. El enlace aparecerá en el panel de tareas y podrá abrirse o eliminarse.

Repetición de tareas individuales

Para las tareas individuales, hay una opción para establecer la repetición automática de la tarea una vez completada (100% de progreso). Tras la ejecución, se crea una copia de la misma, que hereda el nombre, el creador y los propietarios, la duración, la descripción y los archivos adjuntos. Se omiten los comentarios. La fecha final se fija en función de la regla establecida. La fecha de inicio es igual a la fecha de finalización o se deriva de la duración de la tarea establecida.

Establecer la repetición de la tarea fuera del proyecto

1. En la pestaña Tareas/Mis tareas, haga clic en el nombre de la tarea no relacionada con el proyecto seleccionada. Se abrirá un panel de tareas en la parte derecha de la pantalla.
2. En el panel de tareas, haga clic en el símbolo de tres puntos situado en su esquina superior derecha y seleccione la opción Establecer repetición.
   Se abrirá la ventana «Repetición de la tarea».
   
3. Establezca el periodo de repetición seleccionando una de las opciones de la lista: Semanal, Mensual o Anual.
   
4. En el campo situado bajo la lista de selección, especifique el día en que desea que se repita la tarea y haga clic en Guardar.
   
   Te has ahorrado la repetición de tareas. En el panel de tareas, verá una flecha escalonada que indica repetición. Junto a ella, encontrará una etiqueta que muestra la regla de repetición que ha establecido. En la lista de tareas, verá que la tarea está marcada con una flecha escalonada.
   

Es posible editar y eliminar una regla de repetición haciendo clic de nuevo en la etiqueta de repetición de la tarea o seleccionando la opción Establecer repetición disponible haciendo clic en el símbolo de los tres puntos situado en la esquina superior derecha del panel de tareas.

Delegación de tareas individuales

El creador de una tarea individual puede delegar la tarea en otro usuario asignándole como propietario. La lista de tareas delegadas contiene una colección de tareas que tienen propietarios asignados. Pueden ser tareas operativas para realizar en la organización o tareas administrativas cíclicas.

Las tareas delegadas están disponibles haciendo clic en la pestaña Tareas y yendo a la pestaña Delegadas.

Delegar una tarea implica asignar al menos un propietario a una tarea no relacionada con el proyecto creada por usted. Permite incorporar las tareas operativas realizadas en la organización a la planificación y coordinación de las tareas del proyecto. Con esta función, se pueden contener todas las tareas realizadas en la organización en un canal común de comunicación FlexiProject. La función de delegación de tareas puede ser útil para los miembros del Consejo y los responsables de la PMO. Le permite externalizar tareas recurrentes, como la elaboración de informes, el suministro de documentación y la realización de otras tareas administrativas. Ayuda a planificar y coordinar el trabajo. Además, minimiza los problemas de comunicación y los consiguientes retrasos.

Delegar una tarea fuera del proyecto

1. Ve a la pestaña Tareas.
2. Cree una nueva tarea ajena al proyecto o seleccione una de las ya creadas. Se abrirá el panel de tareas.
3. En el panel Tareas, haz clic en la etiqueta Propietarios. Se abrirá la lista de usuarios de la organización.
4. Haga clic en el usuario al que desea delegar la tarea.

Tareas de observación

Una lista de tareas observadas por el usuario es una colección de tareas e hitos que un usuario ha marcado como observadas con un icono de campana. Puede tratarse de tareas importantes para el usuario o que requieran una atención especial. Vigilar las tareas significa que el usuario recibe notificaciones sobre los cambios en estas tareas, incluidas actualizaciones, nuevos comentarios, cambios en los plazos o progresos. Esta función permite al usuario mantenerse al día sobre el progreso de los demás que trabajan en la tarea observada, lo que facilita una mejor coordinación, colaboración y comunicación dentro del equipo del proyecto. También permite detectar a tiempo posibles retrasos, lo que permite tomar las medidas adecuadas para evitar que se incumplan los plazos y minimizar las consecuencias.

La función de observación de tareas de FlexiProject beneficia al Equipo del Proyecto, a los Gestores y a los miembros de la Junta Directiva. Proporciona un mayor control y conocimiento del progreso y los cambios del proyecto, ayudando a una mejor planificación, coordinación de actividades y evitación de retrasos.

Puedes encontrar la pestaña Tareas observadas haciendo clic en la pestaña «Tareas» y navegando hasta la pestaña «Observadas». La vista de la lista «Mis Tareas» puede personalizarse mostrando las columnas seleccionadas y filtrando las tareas e hitos mostrados.

Añadir una tarea al vigilado

Para ver una tarea, haga clic en la campana del panel de tareas. Se vuelve amarillo y la tarea aparece en su lista de tareas observadas.

Activar y desactivar la visibilidad de la columna

1. Vaya a la pestaña «Tareas/Servicios» y haga clic en el botón Columnas.
2. Aparecerá una lista de las columnas disponibles.
3. Marque o desmarque las casillas situadas junto a las columnas para controlar su visibilidad. Las columnas con una casilla marcada serán visibles en la lista de tareas.

Cambiar el orden de las columnas mostradas

1. En la pestaña Tareas/Vigiladas, haga clic en el botón Columnas.
2. Aparecerá una lista de las columnas disponibles,
3. Sitúe el cursor sobre la fila con el nombre de la columna que desea desplazar. Delante del nombre de la columna aparecía un símbolo de seis puntos.
4. Mantén pulsado el símbolo de los seis puntos y arrastra la fila de la columna para moverla a la ubicación deseada. Columnas de la lista de tareas se muestran en un orden establecido.