Revisiones de proyectos
Una revisión es una valoración periódica de un grupo de proyectos en un día elegido. Cada proyecto de la revisión tiene su propia ficha de revisión, creada a partir de una plantilla (consulta Plantillas de revisión), y la revisión completa tiene una tabla de proyectos y un resumen en gráficos. Las revisiones están en el menú principal, en Revisiones, siempre que el módulo de revisiones esté activado para tu organización (Configuración del sistema, pestaña Revisiones). El elemento es visible para los usuarios con el permiso global Revisiones (consulta Usuarios y permisos). Tiene dos pestañas: Revisiones y Plantillas.
La lista de revisiones se presenta como un árbol: grupos de revisiones y las revisiones que contienen. Las columnas son Fecha, Nombre y Estado (Abierto o Archivado con fecha). El campo Filtrar por nombre y el filtro Estado reducen la lista, y el selector Alcance la limita a las revisiones de un período elegido. El navegador recuerda los filtros y el período.
El equipo de un proyecto también ve las revisiones del proyecto, en la pestaña Revisiones del proyecto (usuarios con el permiso de proyecto Revisiones; la pestaña debe estar marcada en el menú del proyecto, Funcionalidades; consulta Funcionalidades del proyecto). La pestaña muestra las revisiones a las que se ha añadido el proyecto, con las columnas Fecha, Nombre y Estado. Si el proyecto no está en ninguna revisión, la pestaña lo indica con el mensaje El proyecto no se ha sometido a ninguna revisión.
Grupos de revisiones
Los grupos organizan las revisiones en un árbol, por ejemplo por año o por departamento. Un grupo puede estar dentro de otro grupo.
- Haz clic en la flecha situada junto al botón Nueva revisión y elige Nuevo grupo.
- En la ventana Añadir grupo, escribe el nombre y, si quieres, elige un grupo superior en el campo Grupo.
- Haz clic en Añadir.
Haz clic en el nombre de un grupo de la lista para abrir la ventana Editar grupo, donde cambias el nombre y el grupo superior o borras el grupo. Al borrar un grupo también se borran todas las revisiones y subgrupos que contiene (Al eliminar un grupo de revisiones se eliminarán todas las revisiones asignadas al grupo. ¿Está seguro de que desea eliminar el grupo?). Los grupos de revisiones se expanden y se contraen en el árbol.
Crear una revisión
- Haz clic en Nueva revisión en la lista de revisiones.
- En la ventana Añadir revisión, escribe el nombre (obligatorio), rellena los campos Plantilla (obligatorio) y Fecha de la revisión y, si quieres, Grupo y Descripción.
- Haz clic en Añadir. La revisión aparece en la lista con el estado Abierto.
Si la organización no tiene ninguna plantilla de revisión, la ventana muestra el mensaje Falta de plantillas de revisión definidas en el sistema. La revisión recibe una copia de los campos de la plantilla desde el momento de su creación; los cambios posteriores de la plantilla no modifican las revisiones existentes, y la plantilla de la revisión ya no se puede cambiar.
Cambiar los datos de la revisión
En una revisión abierta, el menú de la revisión (el icono de menú junto al nombre) tiene la opción Editar. La ventana Editar revisión permite cambiar el nombre, la fecha, el grupo y la descripción. En una revisión archivada no se puede cambiar la fecha. La descripción se ve al hacer clic en el icono de información junto al nombre de la revisión.
Añadir proyectos a una revisión
- Abre la revisión (haz clic en el nombre de la lista) y su pestaña Proyectos.
- Haz clic en Añadir proyecto. Se abre la ventana Añadir proyectos a la revisión con una lista de proyectos que se puede filtrar.
- Marca los proyectos y haz clic en Añadir.
Los proyectos solo se pueden añadir a una revisión abierta; una revisión archivada no tiene ese botón. Un proyecto puede estar en varias revisiones. Mientras una revisión todavía no tiene proyectos, la pestaña muestra la indicación No hay elementos. Haga clic Añadir para añadir proyectos a la revisión.
Nota: los gerentes de los proyectos añadidos reciben una notificación en la aplicación y, si tienen activada la notificación Nueva revisión del proyecto, un correo electrónico con el nombre, la descripción y la fecha de la revisión. La notificación no se envía para un proyecto archivado ni cuando el módulo de revisiones está desactivado.
Para quitar un proyecto de una revisión, usa Borrar en el menú de la fila. Al quitarlo se borran los campos de revisión introducidos para ese proyecto y los adjuntos.
Rellenar una revisión en un proyecto
- Abre la revisión y haz clic en el nombre de un proyecto de la tabla o en la opción Ver detalles del menú de la fila. También puedes abrir la revisión en la pestaña Revisiones del propio proyecto.
- Rellena los campos de la ficha de revisión. La ficha sigue la disposición de la plantilla.
El encabezado de la ficha muestra la fecha y el nombre de la revisión, el proyecto (un enlace a su cronograma) y el estado. El icono de historial del encabezado abre la lista de todas las revisiones del proyecto (la ventana Seleccione revisión) y el icono x vuelve a la tabla de proyectos.
- Puedes editar campos de texto, numéricos y de fecha, listas de selección, tablas, adjuntos, enlaces, listas de tareas, hitos, riesgos, productos y partidas de presupuesto, y los campos Seleccionados…. Los valores introducidos se guardan al instante, al salir del campo.
- Los datos del proyecto (nombre, descripción, estado, gerente, roles, atributos, fechas, presupuesto) y los campos calculados son de solo lectura en una revisión; cámbialos en el proyecto.
- Debajo de la ficha hay una sección de comentarios con menciones (Añade un comentario. Utilice @ para mencionar al usuario…).
La edición es posible en una revisión abierta. Desde el elemento Revisiones del menú principal editan los usuarios con el permiso global Revisiones, y desde la pestaña Revisiones del proyecto, los usuarios con el permiso de proyecto Revisiones en el nivel Administración. Los demás ven la ficha de solo lectura. En una revisión archivada la ficha solo se consulta.
Clonar una revisión
- Abre la revisión y elige Clonar en su menú.
- En la ventana Añadir revisión, rellenada con los datos del original, ajusta el nombre (se le añade un sufijo), la fecha, el grupo y la descripción.
- Haz clic en Añadir. Se abre la nueva revisión.
La copia tiene los mismos proyectos, la misma disposición de columnas de la tabla y la misma disposición del resumen (gráficos) que el original, pero con los campos de revisión vacíos y sin comentarios, y sus campos proceden de la plantilla actual. Los gerentes de los proyectos añadidos a la copia reciben notificaciones, igual que al añadir proyectos (consulta Añadir proyectos a una revisión). Se puede clonar una revisión cuya plantilla sigue existiendo.
Exportar una revisión
Todos los proyectos de una revisión
- Abre la revisión, pestaña Proyectos.
- Si quieres, reduce la lista con el filtro.
- Haz clic en Exportación.
Se abre una nueva pestaña del navegador con las fichas de revisión de todos los proyectos visibles en la lista, una tras otra, y la ventana de impresión donde eliges guardar como PDF. La exportación abarca los proyectos una vez aplicado el filtro.
Un proyecto
En la pestaña Revisiones del proyecto, abre la revisión y haz clic en Exportación. La impresión contiene solo la ficha de ese proyecto.
Archivar una revisión
- Abre la revisión, pestaña Proyectos.
- Haz clic en Archivar.
- Confirma en la ventana Archivación de la revisión (Al archivar la revisión se guardarán los datos del proyecto en el momento del archivado y se bloqueará su edición. Archivar es una operación irreversible. ¿Está seguro de que desea archivar la revisión?).
La revisión recibe el estado Archivado con una fecha. Los datos de cada proyecto de la revisión se guardan en el momento de archivar, de modo que la tabla de proyectos y los gráficos muestran los valores de ese día también después de cambios posteriores en los proyectos. Una revisión archivada no se puede editar, no se le pueden añadir proyectos ni quitárselos, y el archivado no se puede deshacer. Aún se puede exportar, clonar y borrar.
Borrar una revisión
- Abre la revisión.
- Elige Borrar en el menú de la revisión (o el botón de borrar de la ventana Editar revisión).
- Confirma en la ventana Supresión de la revisión (La eliminación de la revisión es irreversible. ¿Está seguro de que quiere borrar la revisión?).
Al borrar se elimina la revisión junto con los campos de revisión introducidos en los proyectos y los datos guardados al archivar. También se puede borrar una revisión archivada. Borrar no se puede deshacer.
Resumen gráfico
La pestaña Resumen de una revisión es un panel de gráficos creados a partir de los datos de los proyectos de la revisión. Los gráficos se añaden, se editan y se organizan igual que en el resumen gráfico de los informes y las carteras (consulta Resumen gráfico de un informe).
- Haz clic en Añadir gráfico. Se abre la ventana Añadir gráfico.
- Elige el Rango de datos (por ejemplo, Proyectos, Progreso de las tareas, Progreso de los hitos o la Matriz de riesgos) y el Tipo de gráfico (Circular, Columna, Contador, Porcentaje, Lista). Para los gráficos circulares y de columnas, el campo Agrupación ofrece, por ejemplo, Estado del proyecto, Salud del proyecto, Progreso de los proyectos, Superación del presupuesto, Gerente de proyecto o un atributo de proyecto (consulta Rango de datos y tipos de gráfico).
- Si quieres, ponle un nombre al gráfico, define los filtros y haz clic en Guardar.
El menú del gráfico (tres puntos) tiene las opciones Editar, Clonar y Borrar. Los gráficos se calculan a partir de los proyectos de la revisión (en una revisión archivada, a partir de los datos del momento del archivado). La disposición de los gráficos se copia junto con la revisión al clonarla.
Lista de proyectos de una revisión
La pestaña Proyectos de una revisión muestra los proyectos de la revisión en una tabla. Las columnas predeterminadas son nombre, espacios de trabajo, gerente de proyecto, estado, salud, progreso, hitos y fecha de finalización.
- El botón Columnas abre la ventana Ajustes de columna: elige columnas de la lista y define su orden arrastrándolas. Los grupos entre los que elegir son Proyecto, Cronograma (fechas, duración, diferencias con el plan base actual y el inicial), Presupuesto (costes, ingresos, plan base y diferencias), Atributos de proyectos, Roles del proyecto y Campos de revisión. La configuración de columnas se guarda en la revisión, de modo que la ven todos.
- La fila Total de la parte inferior suma las columnas numéricas, incluidos los atributos y los campos de revisión de tipo numérico.
- El filtro reduce la lista por nombre, estado del proyecto, salud, gerente de proyecto y espacio de trabajo. Haz clic en el encabezado de una columna para ordenar.
- El menú de la fila tiene Ver detalles (la ficha de revisión del proyecto, consulta Rellenar una revisión en un proyecto) y Borrar (quitar el proyecto de la revisión). La misma ficha se abre al hacer clic en el nombre del proyecto.
El botón Añadir proyecto añade proyectos (consulta Añadir proyectos a una revisión), Exportación imprime las fichas (consulta Exportar una revisión) y Archivar cierra la revisión (consulta Archivar una revisión). La etiqueta del estado de la revisión está a la derecha de la barra.
En una revisión archivada, la tabla muestra los datos guardados en el momento del archivado, sin los botones de añadir, borrar y archivar.
