Огляди проектів

Огляд — це періодичне оцінювання групи проєктів у вибраний день. Кожен проєкт в огляді має власну картку огляду, створену за шаблоном (див. Шаблони оглядів), а весь огляд має таблицю проєктів і підсумок у діаграмах. Огляди розташовані в головному меню, у пункті Огляди, за умови, що модуль Оглядів ввімкнено для вашої організації (Системні налаштування, вкладка Огляди). Пункт видимий користувачам із глобальним правом Огляди (див. Користувачі та права доступу). У ньому дві вкладки: Огляди і Шаблони.

Список оглядів розташовано у вигляді дерева: групи оглядів і огляди в них. Стовпці: Дата, Назва і Статус (Відкритий або Архівовано з датою). Поле Фільтрувати за назвою і фільтр Статус звужують список, а вибір Діапазон обмежує його оглядами за вибраний період. Браузер запам’ятовує фільтри й діапазон.

Команда проєкту також бачить огляди проєкту — на вкладці Огляди проєкту (користувачі з правом Огляди у проєкті; вкладку потрібно позначити в меню проєкту, Функціональні можливості, див. Функціональні можливості проєкту). На вкладці показано огляди, до яких додано проєкт, зі стовпцями Дата, Назва і Статус. Якщо проєкту немає в жодному огляді, вкладка повідомляє про це текстом Проєкт не був заявлений для жодного огляду.

Групи оглядів

Групи впорядковують огляди в дерево, наприклад за роками чи відділами. Група може бути вкладена в іншу групу.

1. Натисніть стрілку біля кнопки Новий огляд і виберіть Нова група.
2. У вікні Додати групу введіть назву й за потреби виберіть батьківську групу в полі Група.
3. Натисніть Додати.

Клацніть назву групи у списку, щоб відкрити вікно Редагувати групу, де можна змінити назву й батьківську групу або видалити групу. Видалення групи видаляє також усі огляди й підгрупи в ній (Видалення групи оглядів призведе до видалення всіх оглядів, призначених для цієї групи. Ви впевнені, що хочете видалити групу?). Групи оглядів розгортаються й згортаються в дереві.

Створення огляду

1. Натисніть Новий огляд у списку оглядів.
2. У вікні Додати огляд введіть назву (обов’язково), у полі Шаблон виберіть шаблон (обов’язково), у полі Дата — дату огляду, а за потреби заповніть поля Група та Опис.
3. Натисніть Додати. Огляд з’явиться у списку зі статусом Відкритий.

Якщо в організації немає шаблону огляду, у вікні показано повідомлення Відсутність визначених шаблонів оглядів в системі. Огляд отримує копію полів шаблону на момент створення; пізніші зміни шаблону не змінюють наявні огляди, а шаблон огляду вже не можна змінити.

Зміна даних огляду

У відкритому огляді в меню огляду (іконка меню біля назви) є пункт Редагувати. У вікні Редагувати огляд можна змінити назву, дату, групу й опис. В архівному огляді дату змінити не можна. Опис видно після натискання іконки інформації біля назви огляду.

Додавання проєктів до огляду

1. Відкрийте огляд (клацніть назву в списку) і його вкладку Проєкти.
2. Натисніть Додати проєкт. Відкриється вікно Додати проєкти до перегляду зі списком проєктів, який можна фільтрувати.
3. Позначте проєкти й натисніть Додати.

Проєкти можна додавати лише до відкритого огляду; в архівному огляді такої кнопки немає. Один проєкт може бути в кількох оглядах. Поки в огляді ще немає проєктів, на вкладці показано підказку Немає елементів. Натисніть +, щоб додати проєкти до огляду.

Примітка: керівники доданих проєктів отримують сповіщення в застосунку та, якщо в них увімкнено сповіщення Новий огляд проєкту, електронний лист з назвою, описом і датою огляду. Сповіщення не надсилається для архівного проєкту або коли модуль Оглядів вимкнено.

Видалити проєкт з огляду можна пунктом Видалити в меню рядка. Видалення прибирає поля огляду, введені для цього проєкту, і вкладення.

Заповнення огляду в проєкті

1. Відкрийте огляд і клацніть назву проєкту в таблиці або пункт Подивитися деталі в меню рядка. Огляд можна відкрити і на власній вкладці Огляди проєкту.
2. Заповніть поля картки огляду. Картка відповідає розкладці шаблону.

У заголовку картки показано дату й назву огляду, проєкт (посилання на його графік) і статус. Іконка історії в заголовку відкриває список усіх оглядів проєкту (вікно Виберіть огляд), а іконка x повертає до таблиці проєктів.

• Можна редагувати поля тексту, числа й дати, списки вибору, таблиці, вкладення, посилання, списки завдань, контрольних подій, ризиків, продуктів і бюджетних позицій, а також поля вибраних елементів, наприклад Вибрані ризики. Введені значення зберігаються одразу, коли ви залишаєте поле.
• Дані проєкту (назва, опис, статус, керівник, ролі, атрибути, дати, бюджет) і обчислювані поля в огляді доступні лише для читання; змінюйте їх у проєкті.
• Під карткою є розділ коментарів зі згадками (Додати коментар. Використовуйте @, щоб згадати користувача…).

Редагування можливе у відкритому огляді. З пункту «Огляди» головного меню редагують користувачі з глобальним правом Огляди, а з вкладки Огляди проєкту — користувачі з правом Огляди у проєкті на рівні Адміністрація. Решта бачить картку лише для читання. В архівному огляді картку можна лише переглядати.

Клонування огляду

1. Відкрийте огляд і виберіть Клонувати в його меню.
2. У вікні Додати огляд, заповненому даними оригіналу, змініть назву (до неї додається суфікс), дату, групу й опис.
3. Натисніть Додати. Відкриється новий огляд.

Копія має ті самі проєкти, розкладку стовпців таблиці й розкладку підсумку (діаграм), що й оригінал, але порожні поля огляду й без коментарів, а її поля беруться з поточного шаблону. Керівники проєктів, доданих до копії, отримують сповіщення, як під час додавання проєктів (див. Додавання проєктів до огляду). Клонувати можна огляд, шаблон якого ще існує.

Експорт огляду

Усі проєкти огляду

1. Відкрийте огляд, вкладку Проєкти.
2. За потреби звузьте список фільтром.
3. Натисніть Експорт.

Відкриється нова вкладка браузера з картками огляду всіх проєктів, видимих у списку, одна за одною, і вікно друку, де можна вибрати збереження у форматі PDF. Експорт охоплює проєкти після застосування фільтра.

Один проєкт

На вкладці Огляди проєкту відкрийте огляд і натисніть Експорт. Друкована версія містить лише картку цього проєкту.

Архівування огляду

1. Відкрийте огляд, вкладку Проєкти.
2. Натисніть Архівувати.
3. Підтвердьте у вікні Архівування огляду (Архівування огляду збереже дані про проєкт на час архівування і заблокує його. Архівування є незворотною операцією. Ви впевнені, що хочете архівувати огляд?).

Огляд отримує статус Архівовано з датою. Дані кожного проєкту в огляді зберігаються на момент архівування, тому таблиця проєктів і діаграми показують значення за цей день, також після пізніших змін у проєктах. Архівний огляд не можна редагувати, до нього не можна додавати проєкти й не можна їх видаляти, а архівування не можна скасувати. Його й надалі можна експортувати, клонувати й видаляти.

Видалення огляду

1. Відкрийте огляд.
2. Виберіть Видалити в меню огляду (або кнопку видалення у вікні Редагувати огляд).
3. Підтвердьте у вікні Видалення огляду (Видалення огляду є незворотнім. Ви впевнені, що хочете видалити огляд?).

Видалення прибирає огляд разом із полями огляду, введеними в проєктах, і даними, збереженими під час архівування. Архівний огляд також можна видалити. Видалення не можна скасувати.

Графічний підсумок

Вкладка Огляд — це панель діаграм, побудованих за даними проєктів цього огляду. Діаграми додають, редагують і розташовують так само, як у графічному огляді звітів і портфелів (див. Графічний огляд звіту).

1. Натисніть Додати діаграму. Відкриється вікно Додати діаграму.
2. Виберіть Діапазон даних (наприклад, Проєкти, Прогрес завдань, Прогрес контрольних подій або Матриця ризиків) і Тип діаграми (Круговий, Стовпцевий, Лічильник, Відсоток, Список). Для кругових і стовпцевих діаграм поле Групування пропонує, наприклад, Статус проєкту, Стан проєкту, Прогрес проєктів, Перевищення бюджету, Керівник проєкту або атрибут проєкту (див. Діапазон даних і типи діаграм).
3. Дайте діаграмі назву (необов’язково), задайте фільтри й натисніть Зберегти.

У меню діаграми (три крапки) є пункти Редагувати, Клонувати і Видалити. Діаграми обчислюються за проєктами огляду (в архівному огляді — за даними на момент архівування). Розкладка діаграм копіюється разом з оглядом під час його клонування.

Список проєктів в огляді

Вкладка Проєкти огляду показує проєкти огляду в таблиці. Стовпці за замовчуванням: назва, робочі області, керівник проєкту, статус, стан, прогрес, контрольні події й дата завершення.

• Кнопка Стовпці відкриває вікно Налаштування стовпчиків: виберіть стовпці зі списку й задайте їхній порядок перетягуванням. Доступні групи: Проєкт, Графік (дати, тривалість, відхилення від поточного й початкового базового плану), Бюджет (витрати, доходи, базовий план і відхилення), Атрибути проєктів, Проєктні ролі і Поля огляду. Налаштування стовпців зберігається в огляді, тому його бачать усі.
• Рядок Сума внизу підсумовує числові стовпці, зокрема атрибути й поля огляду числового типу.
• Фільтр звужує список за назвою, статусом проєкту, станом, керівником проєкту й робочою областю. Клацніть заголовок стовпця, щоб відсортувати.
• У меню рядка є Подивитися деталі (картка огляду проєкту, див. Заповнення огляду в проєкті) і Видалити (вилучення проєкту з огляду). Ту саму картку відкриває клацання назви проєкту.

Кнопка Додати проєкт додає проєкти (див. Додавання проєктів до огляду), Експорт друкує картки (див. Експорт огляду), а Архівувати закриває огляд (див. Архівування огляду). Позначка статусу огляду розташована праворуч на панелі.

В архівному огляді таблиця показує дані, збережені на момент архівування, без кнопок додавання, видалення й архівування.