Огляди проектів

Циклічні огляди проектів дозволяють організаціям відстежувати хід виконання проекту, виявляти ризики, вдосконалювати процеси, ефективніше управляти ресурсами, покращувати комунікацію та залучати зацікавлені сторони.

Структура огляду в організації

Для кращої організації та наочності огляди проектів структуровані за групами. Рівні вкладеності дозволяють точно розділити великі групи. Групи відгуків можна розгортати і згортати, дозволяючи користувачам відображати або приховувати певні відгуки за потребою.

Візуалізація результатів експертизи проектів

Процес огляду також включає графічні звіти, які представляють ключові показники проекту в інтерактивному, візуальному форматі. Ці інформаційні панелі надають швидкий огляд стану проекту, допомагаючи користувачам аналізувати тенденції та приймати обґрунтовані рішення.

Створення оглядової групи

1. У головному меню розгорніть групу PMO і перейдіть до модуля “Огляди ” .
2. Натисніть стрілку поруч із кнопкою ” Новий відгук ” і виберіть “Створити групу“.
3. У вікні Додати групу:
   • Введіть назву групи рецензування.
   • (Необов’язково) Виберіть батьківську групу, щоб вкласти нову групу в існуючу.
4. Натисніть ” Зберегти”. Нова група рецензування з’явиться у відповідному місці на вкладці Огляди.

Створення огляду проекту

1. У головному меню розгорніть групу PMO і перейдіть до модуля ” Огляди ” .
2. Натисніть “Новий відгук“.
   
3. У вікні ” Додати відгук “:
   • Введіть назву для відгуку.
   • Виберіть шаблон відгуку.
   • Виберіть дату з календаря.
   • (Необов’язково) Приєднайте рецензію до існуючої групи рецензування і додайте опис.
4. Натисни ” Додати“. Буде створено новий огляд проекту, який відображатиме його назву та дату вгорі

Призначення проєктів на огляд

1. У головному меню розгорніть групу PMO і перейдіть до модуля ” Огляди ” .
2. Відкрийте існуючий відгук, натиснувши на його назву, або створіть новий.
3. Переконайтеся, що огляд має статус ” Відкритий “, оскільки проекти можна додавати лише до відкритих оглядів.
4. На сторінці огляду натисніть Додати проект.
5. У вікні Додати проекти для огляду:
   • Шукайте проекти і встановлюйте прапорці навпроти тих, які хочете додати.
6. Натисніть ” Зберегти”. Відібрані проекти будуть додані до огляду.

Проєкти можна додавати лише до відкритих оглядів. Після того, як рецензію буде заархівовано, її зміни, включаючи додавання проектів, стають неможливими.
Крім того, кожен проект може бути призначений до кількох рецензій.

Заповнення огляду проекту

Кожен огляд проекту містить структуровані поля на основі шаблону огляду, використаного при його створенні.

Для отримання додаткової інформації зверніться до розділу Створення шаблону рецензії.

1. Відкрийте вкладку “Огляди “: безпосередньо з проекту або за посиланням у сповіщенні.
2. Виберіть відгук зі списку відкритих відгуків.
3. Натисніть на кожне поле окремо і введіть необхідні дані.
4. Зміни автоматично зберігаються під час заповнення відгуку.

Огляди можна редагувати лише тоді, коли вони мають статус “Відкритий”. Після того, як рецензію буде заархівовано, її редагування стане неможливим.

Деталі редагування Рецензії на проект

1. Перейдіть до групи PMO і виберіть вкладку ” Огляди “.
2. Відкрийте існуючий відгук, натиснувши на його назву.
3. Натисніть на іконку з шестернею поруч з назвою відгуку і виберіть ” Редагувати“.
4. За потреби змініть інформацію про рецензію.
5. Натисніть ” Зберегти “, щоб застосувати зміни.

Клонування огляду проекту

1. Перейдіть до групи PMO і виберіть вкладку ” Огляди “.
2. Відкрийте існуючий відгук, натиснувши на його назву.
3. Клацніть на іконку з шестернею поруч з назвою огляду і виберіть Клонувати.
4. Відредагуйте інформацію про новий огляд за потреби.
5. Натисніть ” Зберегти”.

Клонований огляд міститиме той самий перелік проектів, структуру огляду та макет резюме, що й оригінал.

Експорт огляду проекту

Експорт усіх проектів з огляду

1. Перейдіть до групи PMO і виберіть вкладку ” Огляди “.
2. Відкрийте огляд, натиснувши на його назву.
3. Натисніть кнопку “Експорт “.
4. Файл, що містить дані всіх проектів, включених до огляду, буде автоматично завантажено у форматі PDF.

Експорт включає дані для всіх проектів, що входять до огляду. Якщо вам потрібно експортувати дані для одного проекту, виконайте наведені нижче дії.

Експорт даних для одного проекту в огляді

1. Відкрийте проект, для якого ви хочете експортувати дані перегляду.
2. Перейдіть на вкладку “Огляди ” у проекті.
3. Знайдіть потрібний відгук і відкрийте його.
4. Натисніть кнопку “Експорт “.
5. Файл, що містить дані тільки для цього конкретного проекту в рамках огляду, буде завантажено у форматі PDF.

Нова поведінка попереднього перегляду PDF: коли ви натискаєте кнопку “Експорт” з вибраним форматом PDF, документ відкривається у вбудованому переглядачі PDF у новій вкладці браузера, а не завантажується безпосередньо. З попереднього перегляду ви можете зберегти файл, роздрукувати його або закрити – за допомогою стандартних елементів керування браузера.

Архівування огляду проекту

1. Перейдіть до групи PMO і виберіть вкладку ” Огляди “.
2. Відкрийте огляд, натиснувши на його назву.
3. Натисніть ” Архів”.

Статус рецензії зміниться на Архівований, і подальші зміни будуть недоступні.

Видалення огляду проекту

1. Перейдіть до групи PMO і виберіть вкладку ” Огляди “.
2. Відкрийте існуючий відгук, натиснувши на його назву.
3. Клацніть на іконку із зображенням шестерні поруч із назвою відгуку і виберіть Видалити.
4. Підтвердіть видалення у спливаючому вікні.

Попередження: Ця дія є незворотною.

Графічне резюме огляду

Вкладка “Підсумки ” надає візуальне представлення ключових показників оцінки проекту за допомогою інтерактивних діаграм. Він дозволяє користувачам відстежувати ефективність, аналізувати тенденції та налаштовувати відображення даних огляду для кращого прийняття рішень.

Вкладка “Зведення” повністю настроюється, що дозволяє користувачам додавати, редагувати, дублювати, переставляти і змінювати розмір діаграм відповідно до їхніх потреб.

Доступ до вкладки “Зведення

1. У головному меню розгорніть групу PMO і перейдіть до модуля ” Огляди ” .
2. Натисніть на відгук, який ви хочете проаналізувати.
3. Перейдіть на вкладку Підсумки.

Додавання нової діаграми

1. На вкладці Зведення натисніть кнопку Додати діаграму.
2. З’явиться вікно конфігурації.
3. Визначте наступні параметри:
   • Діапазон даних – виберіть, які дані огляду слід візуалізувати.
   • Тип діаграми – Виберіть один з доступних форматів (наприклад, гістограма, кругова діаграма, лінійна діаграма).
   • Фільтри – Застосовуйте певні умови для уточнення даних, що відображаються.
4. (Необов’язково) Введіть назву діаграми. Якщо залишити поле порожнім, буде призначено назву за замовчуванням на основі діапазону даних.
5. Натисніть ” Зберегти”. Нова діаграма з’явиться на вкладці Зведення.

Редагування існуючої діаграми

1. Знайдіть діаграму на вкладці ” Зведення “.
2. Клацніть меню з трьома крапками (⋮ ) у верхньому правому куті діаграми.
3. Виберіть ” Редагувати“.
4. За потреби змініть наступні налаштування:
   • Діапазон даних – Налаштуйте, які дані відображатимуться.
   • Тип діаграми – зміна формату візуалізації.
   • Фільтри – Налаштуйте представлення даних.
   • Назва – оновити назву діаграми.
5. Натисніть ” Зберегти “, щоб застосувати зміни.

Налаштування макета звіту

Діаграми на вкладці “Зведення” розміщуються на основі сітки, що дозволяє гнучко змінювати їх розташування та розмір.

Перегрупування діаграм

• Клацніть і перетягніть діаграму, щоб перемістити її в нову позицію в сітці.
• Графіки автоматично підлаштовуються, щоб уникнути перекриття.

Зміна розміру діаграм

• Наведіть курсор на нижній правий кут діаграми.
• Клацніть і перетягніть, щоб змінити розмір діаграми за потреби.

Клонування діаграми

• Клацніть меню з трьома крапками (⋮) у верхньому правому куті.
• Виберіть “Клон”.
• Дублікат діаграми з’явиться поруч з оригіналом.
• Якщо вихідна діаграма не містить даних, клонування буде вимкнено.