Überprüfungen von Projekten

Eine Überprüfung ist eine regelmäßige Bewertung einer Gruppe von Projekten an einem gewählten Tag. Jedes Projekt in der Überprüfung hat eine eigene Überprüfungskarte, die aus einer Vorlage erstellt wird (siehe Überprüfungsvorlagen), und die gesamte Überprüfung hat eine Projekttabelle und eine Zusammenfassung in Diagrammen. Überprüfungen befinden sich im Hauptmenü unter Überprüfungen, sofern das Modul Überprüfungen für Ihre Organisation aktiviert ist (Systemeinstellungen, Registerkarte Überprüfungen). Der Menüpunkt ist für Benutzer mit der globalen Berechtigung Überprüfungen sichtbar (siehe Benutzer und Berechtigungen). Er hat zwei Registerkarten: Überprüfungen und Vorlagen.

Die Überprüfungsliste ist als Baum angelegt: Überprüfungsgruppen und die Überprüfungen darin. Die Spalten sind Datum, Name und Status (Offen oder Archiviert mit Datum). Das Feld Nach Namen filtern und der Filter Status schränken die Liste ein, und die Auswahl Umfang begrenzt sie auf Überprüfungen eines gewählten Zeitraums. Der Browser merkt sich die Filter und den Zeitraum.

Das Team eines Projekts sieht die Überprüfungen des Projekts auch auf der Registerkarte Überprüfungen des Projekts (Benutzer mit der Projektberechtigung Überprüfungen; die Registerkarte muss im Projektmenü unter Funktionalitäten angehakt sein, siehe Projektfunktionalitäten). Die Registerkarte zeigt die Überprüfungen, zu denen das Projekt hinzugefügt wurde, mit den Spalten Datum, Name und Status. Ist das Projekt in keiner Überprüfung, teilt die Registerkarte dies mit der Meldung Das Projekt wurde keiner Überprüfung vorgelegt. mit.

Überprüfungsgruppen

Gruppen ordnen Überprüfungen in einem Baum, zum Beispiel nach Jahr oder Abteilung. Eine Gruppe kann in einer anderen Gruppe liegen.

1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Neue Überprüfung und wählen Sie Neue Gruppe.
2. Geben Sie im Fenster Gruppe hinzufügen den Namen ein und wählen Sie optional im Feld Gruppe eine übergeordnete Gruppe.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Ein Klick auf einen Gruppennamen in der Liste öffnet das Fenster Gruppe bearbeiten, in dem Sie den Namen und die übergeordnete Gruppe ändern oder die Gruppe löschen. Beim Löschen einer Gruppe werden auch alle Überprüfungen und Untergruppen darin gelöscht (Wenn Sie eine Überprüfungsgruppe löschen, werden alle der Gruppe zugewiesenen Überprüfungen gelöscht. Sind Sie sicher, dass Sie die Gruppe löschen wollen?). Überprüfungsgruppen werden im Baum auf- und zugeklappt.

Überprüfung erstellen

1. Klicken Sie in der Überprüfungsliste auf Neue Überprüfung.
2. Geben Sie im Fenster Überprüfung hinzufügen den Namen (Pflichtfeld) ein, füllen Sie die Felder Vorlage (Pflichtfeld) und Datum der Überprüfung und optional Gruppe und Beschreibung aus.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Überprüfung erscheint in der Liste mit dem Status Offen.

Hat die Organisation keine Überprüfungsvorlage, zeigt das Fenster die Meldung Mangel an definierten Prüfvorlagen im System. Die Überprüfung erhält ab der Erstellung eine Kopie der Vorlagenfelder; spätere Änderungen der Vorlage ändern bestehende Überprüfungen nicht, und die Überprüfungsvorlage kann nicht mehr geändert werden.

Daten der Überprüfung ändern

In einer offenen Überprüfung enthält das Überprüfungsmenü (das Menüsymbol neben dem Namen) die Option bearbeiten. Im Fenster Überprüfung bearbeiten können Sie Name, Datum, Gruppe und Beschreibung ändern. In einer archivierten Überprüfung kann das Datum nicht geändert werden. Die Beschreibung ist nach einem Klick auf das Info-Symbol neben dem Namen der Überprüfung sichtbar.

Projekte zu einer Überprüfung hinzufügen

1. Öffnen Sie die Überprüfung (Klick auf den Namen in der Liste) und ihre Registerkarte Projekte.
2. Klicken Sie auf Projekt hinzufügen. Das Fenster Projekte zur Überprüfung hinzufügen mit einer filterbaren Projektliste wird geöffnet.
3. Haken Sie die Projekte an und klicken Sie auf Hinzufügen.

Projekte können nur zu einer offenen Überprüfung hinzugefügt werden; eine archivierte Überprüfung hat diese Schaltfläche nicht. Ein Projekt kann in mehreren Überprüfungen sein. Solange eine Überprüfung noch keine Projekte hat, zeigt die Registerkarte den Hinweis Keine Elemente vorhanden. Klicken Sie Hinzufügen um Projekte zur Überprüfung hinzuzufügen.

Hinweis: Die Leiter der hinzugefügten Projekte erhalten eine Benachrichtigung in der Anwendung und, wenn ihre Benachrichtigung Neue Projektüberprüfung aktiviert ist, eine E-Mail mit Name, Beschreibung und Datum der Überprüfung. Die Benachrichtigung wird für ein archiviertes Projekt oder bei ausgeschaltetem Modul Überprüfungen nicht gesendet.

Ein Projekt entfernen Sie mit Löschen im Zeilenmenü aus der Überprüfung. Beim Entfernen werden die für dieses Projekt eingegebenen Überprüfungsfelder und die Anhänge gelöscht.

Überprüfung im Projekt ausfüllen

1. Öffnen Sie die Überprüfung und klicken Sie in der Tabelle auf einen Projektnamen oder auf die Option Details anzeigen im Zeilenmenü. Sie können die Überprüfung auch auf der eigenen Registerkarte Überprüfungen des Projekts öffnen.
2. Füllen Sie die Felder der Überprüfungskarte aus. Die Karte folgt dem Layout der Vorlage.

Der Kopf der Karte zeigt Datum und Namen der Überprüfung, das Projekt (ein Link zu seinem Zeitplan) und den Status. Das Verlaufssymbol im Kopf öffnet die Liste aller Überprüfungen des Projekts (das Fenster Wählen Sie Überprüfung), und das Symbol x führt zur Projekttabelle zurück.

• Sie können Text-, Zahlen- und Datumsfelder, Auswahllisten, Tabellen, Anhänge, Links, Listen von Aufgaben, Meilensteinen, Risiken, Produkten und Budgetpositionen sowie die Felder Ausgewählte… bearbeiten. Eingegebene Werte werden sofort gespeichert, wenn Sie das Feld verlassen.
• Projektdaten (Name, Beschreibung, Status, Leiter, Rollen, Attribute, Termine, Budget) und berechnete Felder sind in einer Überprüfung schreibgeschützt; ändern Sie sie im Projekt.
• Unter der Karte befindet sich ein Kommentarbereich mit Erwähnungen (Kommentar hinzufügen. Verwenden Sie @, um den Benutzer zu erwähnen…).

Bearbeiten ist in einer offenen Überprüfung möglich. Über den Punkt Überprüfungen im Hauptmenü bearbeiten Benutzer mit der globalen Berechtigung Überprüfungen, über die Registerkarte Überprüfungen des Projekts Benutzer mit der Projektberechtigung Überprüfungen auf der Stufe Verwaltung. Alle anderen sehen die Karte schreibgeschützt. In einer archivierten Überprüfung wird die Karte nur angezeigt.

Überprüfung klonen

1. Öffnen Sie die Überprüfung und wählen Sie in ihrem Menü Klonen.
2. Passen Sie im Fenster Überprüfung hinzufügen, das mit den Daten des Originals gefüllt ist, Name (ein Suffix wird angehängt), Datum, Gruppe und Beschreibung an.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die neue Überprüfung wird geöffnet.

Die Kopie hat dieselben Projekte, dieselbe Spaltenanordnung der Tabelle und dieselbe Anordnung der Zusammenfassung (Diagramme) wie das Original, aber leere Überprüfungsfelder und keine Kommentare, und ihre Felder stammen aus der aktuellen Vorlage. Die Leiter der in die Kopie aufgenommenen Projekte werden benachrichtigt, wie beim Hinzufügen von Projekten (siehe Projekte zu einer Überprüfung hinzufügen). Sie können eine Überprüfung klonen, deren Vorlage noch existiert.

Überprüfung exportieren

Alle Projekte einer Überprüfung

1. Öffnen Sie die Überprüfung, Registerkarte Projekte.
2. Schränken Sie die Liste optional mit dem Filter ein.
3. Klicken Sie auf Export.

Es öffnet sich eine neue Browser-Registerkarte mit den Überprüfungskarten aller in der Liste sichtbaren Projekte, eine nach der anderen, sowie das Druckfenster, in dem Sie das Speichern als PDF wählen. Der Export umfasst die Projekte nach Anwendung des Filters.

Ein Projekt

Öffnen Sie auf der Registerkarte Überprüfungen des Projekts die Überprüfung und klicken Sie auf Export. Der Ausdruck enthält nur die Karte dieses Projekts.

Überprüfung archivieren

1. Öffnen Sie die Überprüfung, Registerkarte Projekte.
2. Klicken Sie auf Archivieren.
3. Bestätigen Sie im Fenster Archivierung der Überprüfung (Bei der Archivierung einer Überprüfung werden die Daten des Projekts für die Zeit der Archivierung gespeichert und die Überprüfung wird für die Bearbeitung gesperrt. Die Archivierung ist ein unumkehrbarer Vorgang. Sind Sie sicher, dass Sie die Überprüfung archivieren wollen?).

Die Überprüfung erhält den Status Archiviert mit einem Datum. Die Daten jedes Projekts der Überprüfung werden im Moment der Archivierung gespeichert, sodass die Projekttabelle und die Diagramme die Werte von diesem Tag auch nach späteren Änderungen der Projekte zeigen. Eine archivierte Überprüfung kann nicht bearbeitet werden, Projekte können weder hinzugefügt noch entfernt werden, und die Archivierung kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie kann weiterhin exportiert, geklont und gelöscht werden.

Überprüfung löschen

1. Öffnen Sie die Überprüfung.
2. Wählen Sie im Überprüfungsmenü Löschen (oder die Löschschaltfläche im Fenster Überprüfung bearbeiten).
3. Bestätigen Sie im Fenster Löschung der Überprüfung (Die Löschung der Überprüfung ist unwiderruflich. Sind Sie sicher, dass Sie die Überprüfung löschen möchten?).

Beim Löschen wird die Überprüfung zusammen mit den in den Projekten eingegebenen Überprüfungsfeldern und den bei der Archivierung gespeicherten Daten entfernt. Auch eine archivierte Überprüfung kann gelöscht werden. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.

Grafische Übersicht

Die Registerkarte Übersicht einer Überprüfung ist ein Dashboard aus Diagrammen, die aus den Daten der Projekte der Überprüfung erstellt werden. Diagramme werden genauso hinzugefügt, bearbeitet und angeordnet wie in der grafischen Übersicht von Berichten und Portfolios (siehe Grafische Übersicht eines Berichts).

1. Klicken Sie auf Diagramm hinzufügen. Das Fenster Diagramm hinzufügen wird geöffnet.
2. Wählen Sie den Datenbereich (zum Beispiel Projekte, Fortschritt der Aufgaben, Fortschritt der Meilensteine oder die Risiko-Matrix) und den Diagrammtyp (Kreisdiagramm, Säule, Zähler, Prozent, Liste). Für Kreis- und Säulendiagramme bietet das Feld Gruppierung zum Beispiel Projektstatus, Projektzustand, Fortschritt der Projekte, Budgetüberschreitung, Projektleiter oder ein Projektattribut (siehe Datenbereich und Diagrammtypen).
3. Geben Sie dem Diagramm optional einen Namen, legen Sie Filter fest und klicken Sie auf Speichern.

Das Diagrammmenü (drei Punkte) enthält die Optionen bearbeiten, Klonen und Löschen. Die Diagramme werden aus den Projekten der Überprüfung berechnet (in einer archivierten Überprüfung aus den Daten des Archivierungszeitpunkts). Die Anordnung der Diagramme wird beim Klonen der Überprüfung mitkopiert.

Projektliste in einer Überprüfung

Die Registerkarte Projekte einer Überprüfung zeigt die Projekte der Überprüfung in einer Tabelle. Die Standardspalten sind Name, Arbeitsbereiche, Projektleiter, Status, Zustand, Fortschritt, Meilensteine und Enddatum.

• Die Schaltfläche Spalten öffnet das Fenster Spalteneinstellungen: Wählen Sie Spalten aus der Liste und legen Sie ihre Reihenfolge durch Ziehen fest. Zur Auswahl stehen die Gruppen Projekt, Zeitplan (Termine, Dauer, Abweichungen vom aktuellen und vom ersten Basisplan), Budget (Kosten, Erlöse, Basisplan und Abweichungen), Projektattribute, Projektrollen und Überprüfungsfelder. Die Spaltenkonfiguration wird in der Überprüfung gespeichert, sodass alle sie sehen.
• Die Zeile Insgesamt unten addiert numerische Spalten, einschließlich Attributen und Überprüfungsfeldern vom Typ Zahl.
• Der Filter schränkt die Liste nach Name, Projektstatus, Zustand, Projektleiter und Arbeitsbereich ein. Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert.
• Das Zeilenmenü enthält Details anzeigen (die Überprüfungskarte des Projekts, siehe Überprüfung im Projekt ausfüllen) und Löschen (das Entfernen des Projekts aus der Überprüfung). Dieselbe Karte öffnet sich mit einem Klick auf den Projektnamen.

Die Schaltfläche Projekt hinzufügen fügt Projekte hinzu (siehe Projekte zu einer Überprüfung hinzufügen), Export druckt die Karten (siehe Überprüfung exportieren), und Archivieren schließt die Überprüfung (siehe Überprüfung archivieren). Die Statusmarkierung der Überprüfung befindet sich rechts in der Leiste.

In einer archivierten Überprüfung zeigt die Tabelle die im Moment der Archivierung gespeicherten Daten, ohne die Schaltflächen zum Hinzufügen, Löschen und Archivieren.