Przeglądy

Przegląd to cykliczna ocena grupy projektów w wybranym dniu. Każdy projekt w przeglądzie ma własną kartę przeglądu, zbudowaną z szablonu (zobacz Szablony przeglądów), a całość ma tabelę projektów i podsumowanie w wykresach. Przeglądy są w menu głównym, w pozycji Przeglądy, o ile moduł Przeglądy jest włączony w organizacji (Ustawienia systemowe, zakładka Przeglądy). Pozycję widzi osoba z uprawnieniem globalnym Przeglądy (zobacz Użytkownicy i uprawnienia). Pozycja ma dwie zakładki: Przeglądy i Szablony.

Lista przeglądów ma układ drzewa: grupy przeglądów i przeglądy w nich. Kolumny to Data, Nazwa i Status (Otwarty albo Zarchiwizowano z datą). Pole Filtruj po nazwie i filtr Status zawężają listę, a selektor Zakres ogranicza ją do przeglądów z wybranego okresu. Filtry i zakres zapamiętuje przeglądarka.

Przeglądy projektu widzi też zespół projektu, w zakładce Przeglądy projektu (osoba z uprawnieniem projektowym Przeglądy; zakładka musi być zaznaczona w menu projektu, Funkcjonalności, zobacz Funkcjonalności projektu). Zakładka pokazuje przeglądy, do których dodano projekt, z kolumnami Data, Nazwa i Status. Jeśli projekt nie jest w żadnym przeglądzie, zakładka informuje o tym komunikatem Projekt nie został zgłoszony do żadnego przeglądu.

Grupy przeglądów

Grupy porządkują przeglądy w drzewie, na przykład według roku albo działu. Grupa może leżeć w innej grupie.

1. Należy kliknąć strzałkę obok przycisku Nowy przegląd i wybrać opcję Nowa grupa. Otworzy się okno Dodaj grupę.
2. W tym oknie należy wpisać nazwę i, opcjonalnie, wybrać nadrzędną grupę w polu Grupa.
3. Po kliknięciu przycisku Dodaj grupa pojawi się w drzewie przeglądów.

Po kliknięciu nazwy grupy na liście otwiera się okno Edytuj grupę, w którym zmienia się nazwę i grupę nadrzędną albo usuwa grupę. Usunięcie grupy usuwa też wszystkie przeglądy i podgrupy, które w niej leżą (Usunięcie grupy przeglądów spowoduje usunięcie wszystkich przeglądów przypisanych do grupy. Czy na pewno chcesz usunąć grupę?). Grupy przeglądów rozwija się i zwija w drzewie.

Tworzenie przeglądu

1. Na liście przeglądów należy kliknąć przycisk Nowy przegląd. Otworzy się okno Dodaj przegląd.
2. W tym oknie należy wpisać nazwę (wymagana), wybrać Szablon (wymagany) i Datę przeglądu oraz, opcjonalnie, wybrać Grupę i wpisać Opis.
3. Po kliknięciu przycisku Dodaj przegląd pojawi się na liście ze statusem Otwarty.

Jeśli w organizacji nie ma żadnego szablonu przeglądu, okno pokazuje komunikat Brak zdefiniowanych szablonów przeglądów w systemie. Przegląd dostaje kopię pól szablonu z chwili utworzenia; późniejsze zmiany szablonu nie zmieniają istniejących przeglądów, a szablonu przeglądu nie można już zmienić.

Zmiana danych przeglądu

W otwartym przeglądzie należy otworzyć menu przeglądu (ikona menu przy nazwie) i wybrać opcję Edytuj. Otworzy się okno Edytuj przegląd, w którym można zmienić nazwę, datę, grupę i opis. W zarchiwizowanym przeglądzie daty nie da się zmienić. Opis widać po kliknięciu ikony informacji obok nazwy przeglądu.

Dodawanie projektów do przeglądu

1. Należy otworzyć przegląd (kliknąć nazwę na liście) i przejść do zakładki Projekty.
2. Po kliknięciu przycisku Dodaj projekt otworzy się okno Dodaj projekty do przeglądu z listą projektów, którą można filtrować.
3. Należy zaznaczyć projekty i kliknąć Dodaj. Projekty pojawią się w tabeli przeglądu.

Projekty dodaje się tylko do przeglądu otwartego; w zarchiwizowanym przycisku nie ma. Jeden projekt może być w wielu przeglądach. Gdy w przeglądzie nie ma jeszcze projektów, zakładka podpowiada Brak elementów. Kliknij Dodaj projekt aby dodać projekty do przeglądu.

Uwaga: kierownicy dodanych projektów dostają powiadomienie w aplikacji, a jeśli mają włączone powiadomienie Nowy przegląd projektu — także wiadomość e-mail z nazwą, opisem i datą przeglądu. Powiadomienie nie idzie w projekcie zarchiwizowanym ani przy wyłączonym module Przeglądy.

Aby usunąć projekt z przeglądu, należy wybrać opcję Usuń w menu wiersza. Projekt zniknie z tabeli. Usunięcie kasuje wpisane dla tego projektu pola przeglądu i załączniki.

Wypełnianie przeglądu w projekcie

1. Należy otworzyć przegląd i kliknąć nazwę projektu w tabeli albo opcję Zobacz szczegóły w menu wiersza. Można też otworzyć przegląd w zakładce Przeglądy samego projektu. Otworzy się karta przeglądu projektu.
2. Następnie należy wypełnić pola karty przeglądu. Karta ma układ szablonu, a wpisane wartości zostaną zapisane w przeglądzie.

Nagłówek karty pokazuje datę i nazwę przeglądu, projekt (link do harmonogramu) i status. Ikona historii w nagłówku otwiera listę wszystkich przeglądów projektu (okno Wybierz przegląd), a ikona x wraca do tabeli projektów.

• Edytować można pola tekstowe, liczbowe i daty, listy wyboru, tabele, załączniki, linki, listy zadań, kamieni milowych, ryzyk, produktów i pozycji budżetu oraz pola Wybrane…. Wpisane wartości zapisują się od razu, po opuszczeniu pola.
• Dane projektu (nazwa, opis, status, kierownik, role, atrybuty, daty, budżet) i pola wyliczane są w przeglądzie tylko do odczytu; zmienia się je w projekcie.
• Pod kartą jest sekcja komentarzy z wzmiankami (Dodaj komentarz. Użyj @, aby wspomnieć użytkownika…).

Edycja jest możliwa w otwartym przeglądzie. Z poziomu przeglądów w menu głównym edytuje osoba z uprawnieniem globalnym Przeglądy, a z poziomu zakładki Przeglądy projektu — osoba z uprawnieniem projektowym Przeglądy na poziomie Administracja. Pozostali widzą kartę bez możliwości zmian. W zarchiwizowanym przeglądzie kartę tylko się ogląda.

Klonowanie przeglądu

1. Należy otworzyć przegląd i wybrać opcję Klonuj w jego menu. Otworzy się okno Dodaj przegląd, wypełnione danymi oryginału.
2. W tym oknie należy poprawić nazwę (do nazwy dodaje się dopisek), datę, grupę i opis.
3. Po kliknięciu przycisku Dodaj zostanie utworzony i otwarty nowy przegląd.

Kopia ma te same projekty, układ kolumn tabeli i układ podsumowania (wykresy) co oryginał, ale puste pola przeglądu i bez komentarzy, a jej pola pochodzą z aktualnego szablonu. Kierownicy projektów dodanych do kopii dostają powiadomienie, tak jak przy dodawaniu projektów (zobacz Dodawanie projektów do przeglądu). Sklonować można przegląd, którego szablon nadal istnieje.

Eksport przeglądu

Wszystkie projekty przeglądu

1. Należy otworzyć przegląd i przejść do zakładki Projekty.
2. W razie potrzeby należy zawęzić listę filtrem.
3. Po kliknięciu przycisku Eksport otworzy się nowa karta przeglądarki z kartami przeglądu wszystkich widocznych na liście projektów, po jednej po drugiej, oraz okno drukowania, w którym wybiera się zapis do PDF.

Eksport obejmuje projekty po zastosowaniu filtra.

Jeden projekt

W zakładce Przeglądy projektu należy otworzyć przegląd i kliknąć Eksport. Otworzy się wydruk z kartą tylko tego projektu.

Archiwizacja przeglądu

1. Należy otworzyć przegląd i przejść do zakładki Projekty.
2. Po kliknięciu przycisku Archiwizuj otworzy się okno Archiwizacja przeglądu.
3. W tym oknie należy potwierdzić archiwizację (Archiwizacja projektu spowoduje zapisanie danych na projekcie na moment archiwizacji oraz zablokuje przegląd przed edycją. Archiwizacja jest operacją nieodwracalną.). Przegląd zostanie zarchiwizowany.

Przegląd dostaje status Zarchiwizowano z datą. Dane każdego projektu z przeglądu zapisują się w chwili archiwizacji, więc tabela projektów i wykresy pokazują wartości z tego dnia, także po późniejszych zmianach w projektach. Zarchiwizowanego przeglądu nie można edytować, nie można w nim dodawać ani usuwać projektów i nie da się cofnąć archiwizacji. Można go nadal wyeksportować, sklonować i usunąć.

Usunięcie przeglądu

1. Należy otworzyć przegląd.
2. Następnie należy wybrać opcję Usuń w menu przeglądu (albo przycisk usuwania w oknie Edytuj przegląd). Otworzy się okno Usunięcie przeglądu.
3. W tym oknie należy potwierdzić usunięcie (Usunięcie przeglądu jest nieodwracalne. Czy na pewno chcesz usunąć przegląd?). Przegląd zostanie usunięty.

Usunięcie kasuje przegląd razem z polami przeglądu wpisanymi w projektach i zapisanymi danymi z archiwizacji. Można usunąć także przegląd zarchiwizowany. Usunięcie jest nieodwracalne.

Podsumowanie graficzne

Zakładka Podsumowanie przeglądu to pulpit z wykresami zbudowanymi z danych projektów przeglądu. Wykresy dodaje się, edytuje i układa tak samo jak w podsumowaniu graficznym raportów i portfeli (zobacz Podsumowanie graficzne w raporcie projektu).

1. Po kliknięciu przycisku Dodaj wykres otworzy się okno Dodaj wykres.
2. W tym oknie należy wybrać Zakres danych (na przykład Projekty, Postęp zadań, Postęp kamieni milowych albo Matryca ryzyk) i Rodzaj wykresu (Kołowy, Kolumnowy, Licznik, Procent, Lista). Dla wykresów kołowych i kolumnowych w polu Grupowanie można wybrać na przykład Status projektu, Kondycję projektu, Postęp projektów, Przekroczenie budżetu, Kierownika projektu albo atrybut projektu (zobacz Zakres danych i rodzaje wykresów).
3. Następnie można nadać nazwę (opcjonalnie) i ustawić filtry. Po kliknięciu przycisku Zapisz wykres pojawi się w podsumowaniu.

Menu wykresu (trzy kropki) zawiera opcje Edytuj, Klonuj i Usuń. Wykresy liczą się z projektów przeglądu (w zarchiwizowanym — z danych z chwili archiwizacji). Układ wykresów kopiuje się razem z przeglądem przy klonowaniu.

Lista projektów w przeglądzie

Zakładka Projekty przeglądu pokazuje projekty przeglądu w tabeli. Domyślne kolumny to nazwa, obszary pracy, kierownik projektu, status, kondycja, postęp, kamienie milowe i data zakończenia.

• Przycisk Kolumny otwiera okno Ustawienia kolumn: kolumny wybiera się z listy i układa przeciągnięciem. Do wyboru są grupy Projekt, Harmonogram (daty, czas trwania, odchylenia od ostatniego i pierwszego planu), Budżet (koszty, przychody, plan i odchylenia), Atrybuty projektów, Role projektowe i Pola przeglądu. Ustawienie kolumn zapisuje się w przeglądzie, więc widzą je wszyscy.
• Wiersz Suma na dole sumuje kolumny liczbowe, także atrybuty i pola przeglądu typu liczba.
• Filtr zawęża listę po nazwie, statusie projektu, kondycji, kierowniku projektu i obszarze pracy. Kliknięcie nagłówka kolumny sortuje.
• Menu wiersza zawiera Zobacz szczegóły (karta przeglądu projektu, zobacz Wypełnianie przeglądu w projekcie) i Usuń (usunięcie projektu z przeglądu). Ta sama karta otwiera się po kliknięciu nazwy projektu.

Przycisk Dodaj projekt dodaje projekty (zobacz Dodawanie projektów do przeglądu), Eksport drukuje karty (zobacz Eksport przeglądu), a Archiwizuj zamyka przegląd (zobacz Archiwizacja przeglądu). Znacznik statusu przeglądu jest po prawej stronie paska.

W zarchiwizowanym przeglądzie tabela pokazuje dane zapisane w chwili archiwizacji, bez przycisków dodawania, usuwania i archiwizacji.