Revisioni del progetto
Una revisione è una valutazione periodica di un gruppo di progetti in un giorno scelto. Ogni progetto della revisione ha la propria scheda di revisione, costruita da un modello (vedi Modelli di revisione), e l’intera revisione ha una tabella dei progetti e un riepilogo in grafici. Le revisioni si trovano nel menu principale, alla voce Revisioni, a condizione che il modulo Revisioni sia attivo per la tua organizzazione (Impostazioni del sistema, scheda Revisioni). La voce è visibile agli utenti con il permesso globale Revisioni (vedi Utenti e permessi). Ha due schede: Revisioni e Modelli.
L’elenco delle revisioni è organizzato ad albero: gruppi di revisioni e le revisioni al loro interno. Le colonne sono Data, Nome e Stato (Aperto o Archiviato con una data). Il campo Filtrare per nome e il filtro Stato restringono l’elenco, e il selettore Ambito di applicazione lo limita alle revisioni di un periodo scelto. Il browser ricorda i filtri e il periodo.
Anche il team di un progetto vede le revisioni del progetto, nella scheda Revisioni del progetto (utenti con il permesso Revisioni sul progetto; la scheda deve essere spuntata nel menu del progetto, Funzionalità, vedi Funzionalità del progetto). La scheda mostra le revisioni a cui il progetto è stato aggiunto, con le colonne Data, Nome e Stato. Se il progetto non è in nessuna revisione, la scheda lo segnala con il messaggio Il progetto non è stato sottoposto ad alcuna revisione.
Gruppi di revisioni
I gruppi organizzano le revisioni ad albero, per esempio per anno o reparto. Un gruppo può stare dentro un altro gruppo.
- Clicca sulla freccia accanto al pulsante Nuova revisione e scegli Nuovo gruppo.
- Nella finestra Aggiungi gruppo, inserisci il nome e, se vuoi, scegli un gruppo padre nel campo Gruppo.
- Clicca su Aggiungi.
Clicca sul nome di un gruppo nell’elenco per aprire la finestra Modifica gruppo, dove cambi il nome e il gruppo padre oppure cancelli il gruppo. Cancellare un gruppo cancella anche tutte le revisioni e i sottogruppi al suo interno (L’eliminazione di un gruppo di revisioni comporta l’eliminazione di tutte le revisioni assegnate al gruppo. Siete sicuri di voler eliminare il gruppo?). I gruppi di revisioni si espandono e si comprimono nell’albero.
Creazione di una revisione
- Clicca su Nuova revisione nell’elenco delle revisioni.
- Nella finestra Aggiungi revisione, inserisci il nome (obbligatorio), scegli il Modello (obbligatorio) e la Data della revisione e, se vuoi, il Gruppo e una Descrizione.
- Clicca su Aggiungi. La revisione compare nell’elenco con lo stato Aperto.
Se l’organizzazione non ha alcun modello di revisione, la finestra mostra il messaggio Mancanza di modelli di revisione definiti nel sistema. La revisione riceve una copia dei campi del modello dal momento della creazione; le modifiche successive al modello non cambiano le revisioni esistenti e il modello di una revisione non può più essere cambiato.
Modificare i dati di una revisione
In una revisione aperta, il menu della revisione (l’icona del menu accanto al nome) ha l’opzione Modifica. La finestra Modifica revisione permette di cambiare nome, data, gruppo e descrizione. In una revisione archiviata la data non si può cambiare. La descrizione è visibile dopo aver cliccato sull’icona di informazione accanto al nome della revisione.
Aggiunta di progetti a una revisione
- Apri la revisione (clicca sul nome nell’elenco) e la sua scheda Progetti.
- Clicca su Aggiungi progetto. Si apre la finestra Aggiungi progetti alla revisione con un elenco di progetti filtrabile.
- Spunta i progetti e clicca su Aggiungi.
I progetti si possono aggiungere solo a una revisione aperta; una revisione archiviata non ha questo pulsante. Un progetto può stare in molte revisioni. Finché una revisione non ha ancora progetti, la scheda mostra il suggerimento Nessun elemento. Fare clic Aggiungi progetto per aggiungere progetti alla revisione.
Nota: i responsabili dei progetti aggiunti ricevono una notifica nell’applicazione e, se la loro notifica Nuova revisione del progetto è attiva, un’e-mail con il nome, la descrizione e la data della revisione. La notifica non viene inviata per un progetto archiviato né quando il modulo Revisioni è disattivato.
Rimuovi un progetto da una revisione con Cancellare nel menu della riga. La rimozione cancella i campi di revisione inseriti per quel progetto e gli allegati.
Compilare una revisione in un progetto
- Apri la revisione e clicca sul nome di un progetto nella tabella oppure sull’opzione Vedi dettagli nel menu della riga. Puoi anche aprire la revisione dalla scheda Revisioni del progetto stesso.
- Compila i campi della scheda di revisione. La scheda segue la struttura del modello.
L’intestazione della scheda mostra la data e il nome della revisione, il progetto (un link al suo cronoprogramma) e lo stato. L’icona della cronologia nell’intestazione apre l’elenco di tutte le revisioni del progetto (la finestra Selezionare una revisione) e l’icona x riporta alla tabella dei progetti.
- Puoi modificare i campi di testo, numero e data, gli elenchi di scelta, le tabelle, gli allegati, i link, gli elenchi di attività, pietre miliari, rischi, prodotti e voci di budget, e i campi Selezionati…. I valori inseriti vengono salvati subito, quando esci dal campo.
- I dati del progetto (nome, descrizione, stato, responsabile, ruoli, attributi, date, budget) e i campi calcolati sono in sola lettura in una revisione; modificali nel progetto.
- Sotto la scheda c’è una sezione dei commenti con le menzioni (Aggiungere un commento. Usare @ per menzionare l’utente…).
La modifica è possibile in una revisione aperta. Dalla voce Revisioni del menu principale modificano gli utenti con il permesso globale Revisioni, e dalla scheda Revisioni del progetto gli utenti con il permesso Revisioni sul progetto a livello Amministrazione. Gli altri vedono la scheda in sola lettura. In una revisione archiviata la scheda si può solo consultare.
Clonazione di una revisione
- Apri la revisione e scegli Clona nel suo menu.
- Nella finestra Aggiungi revisione, compilata con i dati dell’originale, modifica il nome (viene aggiunto un suffisso), la data, il gruppo e la descrizione.
- Clicca su Aggiungi. Si apre la nuova revisione.
La copia ha gli stessi progetti, la stessa disposizione delle colonne della tabella e la stessa disposizione del riepilogo (grafici) dell’originale, ma campi di revisione vuoti e nessun commento, e i suoi campi derivano dal modello attuale. I responsabili dei progetti aggiunti alla copia ricevono una notifica, come all’aggiunta di progetti (vedi Aggiunta di progetti a una revisione). Puoi clonare una revisione il cui modello esiste ancora.
Esportazione di una revisione
Tutti i progetti di una revisione
- Apri la revisione, la scheda Progetti.
- Se vuoi, restringi l’elenco con il filtro.
- Clicca su Esportazione.
Si apre una nuova scheda del browser con le schede di revisione di tutti i progetti visibili nell’elenco, una dopo l’altra, e la finestra di stampa in cui scegli di salvare come PDF. L’esportazione riguarda i progetti dopo l’applicazione del filtro.
Un progetto
Nella scheda Revisioni del progetto, apri la revisione e clicca su Esportazione. La stampa contiene solo la scheda di quel progetto.
Archiviazione di una revisione
- Apri la revisione, la scheda Progetti.
- Clicca su Archivia.
- Conferma nella finestra Archiviazione della revisione (L’archiviazione della revisione salva i dati del progetto per il tempo dell’archiviazione e blocca la modifica della revisione. L’archiviazione è un’operazione irreversibile.).
La revisione riceve lo stato Archiviato con una data. I dati di ogni progetto della revisione vengono salvati nel momento dell’archiviazione, perciò la tabella dei progetti e i grafici mostrano i valori di quel giorno, anche dopo successive modifiche ai progetti. Una revisione archiviata non può essere modificata, non si possono aggiungere né rimuovere progetti e l’archiviazione non si può annullare. Può comunque essere esportata, clonata e cancellata.
Cancellazione di una revisione
- Apri la revisione.
- Scegli Cancellare nel menu della revisione (oppure il pulsante di cancellazione nella finestra Modifica revisione).
- Conferma nella finestra Cancellazione della revisione (La cancellazione della revisione è irreversibile. Siete sicuri di voler cancellare la revisione?).
La cancellazione rimuove la revisione insieme ai campi di revisione inseriti nei progetti e ai dati salvati all’archiviazione. Si può cancellare anche una revisione archiviata. La cancellazione non si può annullare.
Panoramica grafica
La scheda Panoramica di una revisione è una dashboard di grafici costruiti con i dati dei progetti della revisione. I grafici si aggiungono, si modificano e si dispongono come nella panoramica grafica dei rapporti e dei portafogli (vedi Panoramica grafica di un rapporto).
- Clicca su Aggiungi grafico. Si apre la finestra Aggiungi grafico.
- Scegli l’Intervallo di dati (per esempio Progetti, Progresso delle attività, Progresso delle pietre miliari o la Matrice dei rischi) e il Tipo di grafico (Circolare, Colonna, Contatore, Percentuale, Elenco). Per i grafici circolari e a colonne, il campo Raggruppamento offre per esempio Stato del progetto (la fase del progetto), Stato del progetto (la salute del progetto), Progresso dei progetti, Superamento del budget, Project Manager o un attributo del progetto (vedi Intervallo di dati e tipi di grafico).
- Dai un nome al grafico (facoltativo), imposta i filtri e clicca su Salva.
Il menu del grafico (tre puntini) ha le opzioni Modifica, Clona e Cancellare. I grafici sono calcolati dai progetti della revisione (in una revisione archiviata, dai dati del momento dell’archiviazione). La disposizione dei grafici viene copiata insieme alla revisione quando viene clonata.
Elenco dei progetti in una revisione
La scheda Progetti di una revisione mostra i progetti della revisione in una tabella. Le colonne predefinite sono nome, spazi di lavoro, project manager, stato, salute, progresso, pietre miliari e data di fine.
- Il pulsante Colonne apre la finestra Impostazioni della colonna: scegli le colonne dall’elenco e imposta il loro ordine trascinandole. I gruppi tra cui scegliere sono Progetto, Cronoprogramma (date, durata, differenze rispetto alla baseline attuale e iniziale), Budget (costi, ricavi, baseline e differenze), Attributi dei progetti, Ruoli del progetto e Campi di revisione. La configurazione delle colonne viene salvata nella revisione, quindi tutti la vedono.
- La riga Totale in fondo somma le colonne numeriche, compresi gli attributi e i campi di revisione di tipo numero.
- Il filtro restringe l’elenco per nome, stato del progetto, salute, project manager e spazio di lavoro. Clicca sull’intestazione di una colonna per ordinare.
- Il menu della riga ha Vedi dettagli (la scheda di revisione del progetto, vedi Compilare una revisione in un progetto) e Cancellare (rimozione del progetto dalla revisione). La stessa scheda si apre quando clicchi sul nome del progetto.
Il pulsante Aggiungi progetto aggiunge progetti (vedi Aggiunta di progetti a una revisione), Esportazione stampa le schede (vedi Esportazione di una revisione) e Archivia chiude la revisione (vedi Archiviazione di una revisione). L’etichetta dello stato della revisione si trova a destra della barra.
In una revisione archiviata la tabella mostra i dati salvati nel momento dell’archiviazione, senza i pulsanti di aggiunta, cancellazione e archiviazione.
