Revizuiri de proiecte

O revizuire este o evaluare periodică a unui grup de proiecte într-o zi aleasă. Fiecare proiect din revizuire are propria fișă de revizuire, construită dintr-un șablon (vezi Șabloane de revizuire), iar revizuirea în ansamblu are un tabel de proiecte și o sinteză în diagrame. Revizuirile se află în meniul principal, la Revizuiri, cu condiția ca modulul Revizuiri să fie activat pentru organizația dvs. (Setări de sistem, fila Revizuiri). Elementul este vizibil utilizatorilor cu permisiunea globală Revizuiri (vezi Utilizatori și permisiuni). Are două file: Revizuiri și Șabloane.

Lista revizuirilor este organizată ca un arbore: grupuri de revizuiri și revizuirile din ele. Coloanele sunt Data, Nume și Stare (Deschis sau Arhivat, cu dată). Caseta Filtrează după nume și filtrul Stare restrâng lista, iar selectorul Domeniul de aplicare o limitează la revizuirile dintr-o perioadă aleasă. Browserul reține filtrele și intervalul.

Echipa unui proiect vede și revizuirile proiectului, în fila Revizuiri a proiectului (utilizatori cu permisiunea de proiect Revizuiri; fila trebuie bifată în meniul proiectului, Funcționalități, vezi Funcționalitățile proiectului). Fila afișează revizuirile la care a fost adăugat proiectul, cu coloanele Data, Nume și Stare. Dacă proiectul nu se află în nicio revizuire, fila o spune prin mesajul Proiectul nu a fost supus niciunei revizuiri.

Grupuri de revizuiri

Grupurile organizează revizuirile într-un arbore, de exemplu pe ani sau pe departamente. Un grup poate fi inclus în alt grup.

1. Faceți clic pe săgeata de lângă butonul Revizuire nouă și alegeți Grup nou.
2. În fereastra Adaugă grup, introduceți numele și, opțional, alegeți un grup părinte în câmpul Grup.
3. Faceți clic pe Adaugă.

Faceți clic pe numele unui grup din listă pentru a deschide fereastra Editați grupul, în care schimbați numele și grupul părinte sau ștergeți grupul. Ștergerea unui grup șterge și toate revizuirile și subgrupurile din el (Ștergerea unui grup de revizuiri va șterge toate revizuirile atribuite grupului. Sunteți sigur că doriți să ștergeți grupul?). Grupurile de revizuiri se extind și se restrâng în arbore.

Crearea unei revizuiri

1. Faceți clic pe Revizuire nouă în lista de revizuiri.
2. În fereastra Adaugă revizuire, introduceți numele (obligatoriu), alegeți Șablon (obligatoriu) și Data revizuirii și, opțional, Grup și Descriere.
3. Faceți clic pe Adaugă. Revizuirea apare în listă cu starea Deschis.

Dacă organizația nu are niciun șablon de revizuire, fereastra afișează mesajul Lipsa unor șabloane de revizuire definite în sistem. Revizuirea primește o copie a câmpurilor șablonului din momentul creării; modificările ulterioare ale șablonului nu schimbă revizuirile existente, iar șablonul unei revizuiri nu mai poate fi schimbat.

Modificarea datelor revizuirii

Într-o revizuire deschisă, meniul revizuirii (pictograma de meniu de lângă nume) are opțiunea Editați. Fereastra Editați revizuirea permite schimbarea numelui, a datei, a grupului și a descrierii. Într-o revizuire arhivată data nu poate fi schimbată. Descrierea este vizibilă după clic pe pictograma de informații de lângă numele revizuirii.

Adăugarea proiectelor la o revizuire

1. Deschideți revizuirea (faceți clic pe nume în listă) și fila ei Proiecte.
2. Faceți clic pe Adaugă proiect. Se deschide fereastra Adaugă proiecte la revizuire cu o listă filtrabilă de proiecte.
3. Bifați proiectele și faceți clic pe Adaugă.

Proiectele pot fi adăugate numai la o revizuire deschisă; o revizuire arhivată nu are acest buton. Un proiect poate fi în mai multe revizuiri. Cât timp o revizuire nu are încă proiecte, fila afișează indicația Niciun element. Faceți clic + pentru a adăuga proiecte la revizuire.

Notă: managerii proiectelor adăugate primesc o notificare în aplicație și, dacă notificarea lor Revizuire nouă a proiectului este activată, un e-mail cu numele, descrierea și data revizuirii. Notificarea nu se trimite pentru un proiect arhivat sau când modulul Revizuiri este oprit.

Eliminați un proiect dintr-o revizuire cu Ștergeți din meniul rândului. Eliminarea șterge câmpurile de revizuire introduse pentru acel proiect și atașamentele.

Completarea unei revizuiri într-un proiect

1. Deschideți revizuirea și faceți clic pe numele unui proiect din tabel sau pe opțiunea Vezi detalii din meniul rândului. Puteți deschide revizuirea și din fila Revizuiri a proiectului.
2. Completați câmpurile fișei de revizuire. Fișa urmează structura șablonului.

Antetul fișei afișează data și numele revizuirii, proiectul (un link către programarea lui) și starea. Pictograma de istoric din antet deschide lista tuturor revizuirilor proiectului (fereastra Selectați o revizuire), iar pictograma x readuce la tabelul de proiecte.

• Puteți edita câmpuri de text, de număr și de dată, liste de alegere, tabele, atașamente, linkuri, liste de activități, jaloane, riscuri, produse și linii bugetare, precum și câmpurile cu elemente selectate, de exemplu Riscuri selectate. Valorile introduse se salvează imediat, la părăsirea câmpului.
• Datele proiectului (nume, descriere, stare, manager, roluri, atribute, date, buget) și câmpurile calculate sunt numai pentru citire într-o revizuire; modificați-le în proiect.
• Sub fișă se află o secțiune de comentarii cu mențiuni (Adăugați un comentariu. Utilizați @ pentru a menționa utilizatorul…).

Editarea este posibilă într-o revizuire deschisă. Din elementul Revizuiri al meniului principal editează utilizatorii cu permisiunea globală Revizuiri, iar din fila Revizuiri a proiectului — utilizatorii cu permisiunea de proiect Revizuiri la nivelul Administrație. Ceilalți văd fișa numai pentru citire. Într-o revizuire arhivată fișa poate fi doar consultată.

Clonarea unei revizuiri

1. Deschideți revizuirea și alegeți Clonează din meniul ei.
2. În fereastra Adaugă revizuire, completată cu datele originalului, ajustați numele (i se adaugă un sufix), data, grupul și descrierea.
3. Faceți clic pe Adaugă. Se deschide revizuirea nouă.

Copia are aceleași proiecte, aceeași structură a coloanelor tabelului și aceeași structură a sintezei (diagramele) ca originalul, dar câmpuri de revizuire goale și fără comentarii, iar câmpurile ei provin din șablonul curent. Managerii proiectelor adăugate la copie sunt notificați, ca la adăugarea proiectelor (vezi Adăugarea proiectelor la o revizuire). Puteți clona o revizuire al cărei șablon încă există.

Exportul unei revizuiri

Toate proiectele unei revizuiri

1. Deschideți revizuirea, fila Proiecte.
2. Opțional, restrângeți lista cu filtrul.
3. Faceți clic pe Export.

Se deschide o filă nouă de browser cu fișele de revizuire ale tuturor proiectelor vizibile în listă, una după alta, și fereastra de tipărire în care alegeți salvarea ca PDF. Exportul cuprinde proiectele după aplicarea filtrului.

Un singur proiect

În fila Revizuiri a proiectului, deschideți revizuirea și faceți clic pe Export. Tipărirea conține numai fișa acelui proiect.

Arhivarea unei revizuiri

1. Deschideți revizuirea, fila Proiecte.
2. Faceți clic pe Arhivare.
3. Confirmați în fereastra Arhivarea revizuirii (Arhivarea revizuirii va salva datele din proiect la momentul arhivării și va bloca editarea. Arhivarea este o operațiune ireversibilă. Sunteți sigur că doriți să arhivați revizuirea?).

Revizuirea primește starea Arhivat, cu dată. Datele fiecărui proiect din revizuire sunt salvate în momentul arhivării, astfel încât tabelul proiectelor și diagramele arată valorile din acea zi, și după modificările ulterioare ale proiectelor. O revizuire arhivată nu poate fi editată, nu i se pot adăuga proiecte și nici elimina, iar arhivarea nu poate fi anulată. Ea poate fi în continuare exportată, clonată și ștearsă.

Ștergerea unei revizuiri

1. Deschideți revizuirea.
2. Alegeți Ștergeți din meniul revizuirii (sau butonul de ștergere din fereastra Editați revizuirea).
3. Confirmați în fereastra Ștergerea revizuirii (Ștergerea revizuirii este ireversibilă. Sunteți sigur că doriți să ștergeți revizuirea?).

Ștergerea elimină revizuirea împreună cu câmpurile de revizuire introduse în proiecte și datele salvate la arhivare. Și o revizuire arhivată poate fi ștearsă. Ștergerea nu poate fi anulată.

Sinteza grafică

Fila Prezentare generală a unei revizuiri este un panou de diagrame construite din datele proiectelor revizuirii. Diagramele se adaugă, se editează și se aranjează la fel ca în prezentarea generală grafică a rapoartelor și a portofoliilor (vezi Prezentarea generală grafică a raportului).

1. Faceți clic pe Adaugă diagramă. Se deschide fereastra Adaugă diagramă.
2. Alegeți Interval de date (de exemplu Proiecte, Progresul activităților, Progres jaloanelor sau Matrice de riscuri) și Tip de diagramă (Circular, Coloană, Contor, Procent, Lista). Pentru diagramele circulare și cu coloane, câmpul Gruparea oferă, de exemplu, Starea proiectului, Sănătatea proiectului, Progres proiectelor, Depășirea bugetului, Manager de proiect sau un atribut de proiect (vezi Interval de date și tipuri de diagrame).
3. Dați diagramei un nume (opțional), setați filtrele și faceți clic pe Salvare.

Meniul diagramei (trei puncte) are opțiunile Editați, Clonează și Ștergeți. Diagramele sunt calculate din proiectele revizuirii (într-o revizuire arhivată — din datele momentului arhivării). Aranjarea diagramelor este copiată odată cu revizuirea când aceasta este clonată.

Lista proiectelor dintr-o revizuire

Fila Proiecte a unei revizuiri afișează proiectele revizuirii într-un tabel. Coloanele implicite sunt numele, spațiile de lucru, managerul de proiect, starea, sănătatea, progresul, jaloanele și data de încheiere.

• Butonul Coloane deschide fereastra Setări coloană: alegeți coloane din listă și stabiliți ordinea lor prin tragere. Grupurile din care puteți alege sunt Proiect, Programare (date, durată, diferențe față de baza curentă și cea inițială), Buget (costuri, venituri, baza și diferențe), Atributele proiectelor, Roluri de proiect și Câmpuri de revizuire. Configurația coloanelor se salvează în revizuire, astfel încât o văd toți.
• Rândul Total din partea de jos însumează coloanele numerice, inclusiv atributele și câmpurile de revizuire de tip număr.
• Filtrul restrânge lista după nume, starea proiectului, sănătate, managerul de proiect și spațiul de lucru. Faceți clic pe antetul unei coloane pentru a sorta.
• Meniul rândului are Vezi detalii (fișa de revizuire a proiectului, vezi Completarea unei revizuiri într-un proiect) și Ștergeți (eliminarea proiectului din revizuire). Aceeași fișă se deschide când faceți clic pe numele proiectului.

Butonul Adaugă proiect adaugă proiecte (vezi Adăugarea proiectelor la o revizuire), Export tipărește fișele (vezi Exportul unei revizuiri), iar Arhivare închide revizuirea (vezi Arhivarea unei revizuiri). Eticheta stării revizuirii se află în dreapta barei.

Într-o revizuire arhivată, tabelul afișează datele salvate în momentul arhivării, fără butoanele de adăugare, ștergere și arhivare.