Projekt Ellenőrzések

Az ellenőrzés egy projektcsoport időszakos felmérése egy kiválasztott napon. Az ellenőrzés minden projektjének saját ellenőrzési adatlapja van, amely sablonból épül fel (lásd: Felülvizsgálati sablonok), az egész ellenőrzésnek pedig projekttáblázata és diagramokból álló összegzése van. Az ellenőrzések a főmenüben, az Ellenőrzések menüpont alatt találhatók, feltéve, hogy az Ellenőrzések modul be van kapcsolva a szervezetnél (Rendszerbeállítások, Ellenőrzések fül). A menüpont azoknak a felhasználóknak látható, akik rendelkeznek a globális Ellenőrzések jogosultsággal (lásd: Felhasználók és jogosultságok). Két füle van: Ellenőrzések és Sablonok.

Az ellenőrzések listája fa szerkezetű: ellenőrzési csoportok és a bennük lévő ellenőrzések. Az oszlopok: Dátum, Név és Állapot (Nyitott vagy Archivált dátummal). A Szűrj név szerint mező és az Állapot szűrő szűkíti a listát, a Terjedelem választó pedig a kiválasztott időszak ellenőrzéseire korlátozza. A böngésző megjegyzi a szűrőket és az időszakot.

A projekt csapata a projekt ellenőrzéseit is látja a projekt Ellenőrzések fülén (azok a felhasználók, akik rendelkeznek az Ellenőrzések projektjogosultsággal; a fülnek be kell lennie jelölve a projekt menüjében, a Funkcionalitások pontnál, lásd: Projekt funkciók). A fül azokat az ellenőrzéseket mutatja, amelyekhez a projektet hozzáadták, a Dátum, Név és Állapot oszlopokkal. Ha a projekt egyetlen ellenőrzésben sem szerepel, a fül ezt a következő üzenettel jelzi: A projektet nem nyújtották be ellenőrzésre.

Ellenőrzési csoportok

A csoportok fába szervezik az ellenőrzéseket, például év vagy részleg szerint. Egy csoport lehet egy másik csoporton belül.

1. Kattintson az Új ellenőrzés gomb melletti nyílra, és válassza az Új csoport lehetőséget.
2. A Csoport hozzáadása ablakban adja meg a nevet, és szükség esetén válasszon szülőcsoportot a Csoport mezőben.
3. Kattintson a Hozzáadás gombra.

A listában egy csoport nevére kattintva megnyílik a Csoport szerkesztése ablak, amelyben módosíthatja a nevet és a szülőcsoportot, vagy törölheti a csoportot. Egy csoport törlése a benne lévő összes ellenőrzést és alcsoportot is törli (Egy ellenőrzőcsoport törlése a csoporthoz rendelt összes ellenőrzést törli. Biztos, hogy törölni szeretné a csoportot?). Az ellenőrzési csoportokat a fában ki- és be lehet csukni.

Ellenőrzés létrehozása

1. Kattintson az Új ellenőrzés gombra az ellenőrzések listájában.
2. Az Ellenőrzés hozzáadása ablakban adja meg a nevet (kötelező), válassza ki a sablont a Sablon mezőben (kötelező) és az ellenőrzés időpontját a Dátum mezőben, szükség esetén pedig a Csoport és a Leírás mezőt is.
3. Kattintson a Hozzáadás gombra. Az ellenőrzés Nyitott állapottal megjelenik a listában.

Ha a szervezetnek nincs felülvizsgálati sablonja, az ablak a következő üzenetet mutatja: Meghatározott felülvizsgálati sablonok hiánya a rendszerben. Az ellenőrzés a létrehozás pillanatától megkapja a sablonmezők másolatát; a sablon későbbi módosításai nem változtatják meg a meglévő ellenőrzéseket, és az ellenőrzés sablonja utólag nem módosítható.

Az ellenőrzés adatainak módosítása

Egy nyitott ellenőrzésben az ellenőrzés menüje (a név melletti menüikon) tartalmazza a Szerkesztés lehetőséget. Az Ellenőrzés szerkesztése ablakban módosíthatja a nevet, a dátumot, a csoportot és a leírást. Archivált ellenőrzésben a dátum nem módosítható. A leírás az ellenőrzés neve melletti információs ikonra kattintva látható.

Projektek hozzáadása egy ellenőrzéshez

1. Nyissa meg az ellenőrzést (kattintson a nevére a listában) és annak Projektek fülét.
2. Kattintson a Projekt hozzáadása gombra. Megnyílik a Projektek hozzáadása az ellenőrzéshez ablak a projektek szűrhető listájával.
3. Jelölje be a projekteket, és kattintson a Hozzáadás gombra.

Projekteket csak nyitott ellenőrzéshez lehet hozzáadni; az archivált ellenőrzésnél nincs ilyen gomb. Egy projekt több ellenőrzésben is szerepelhet. Amíg egy ellenőrzésnek még nincsenek projektjei, a fül ezt a tippet mutatja: Nincs elem. Kattintson Projekt hozzáadása projektek hozzáadásához az ellenőrzéshez.

Megjegyzés: a hozzáadott projektek vezetői értesítést kapnak az alkalmazásban, és ha be van kapcsolva az Új projektellenőrzés értesítésük, e-mailt is az ellenőrzés nevével, leírásával és dátumával. Az értesítést nem küldik el archivált projekt esetén, sem kikapcsolt Ellenőrzések modul esetén.

Egy projektet a sor menüjének Törlés lehetőségével távolíthat el az ellenőrzésből. Az eltávolítás törli az adott projekthez megadott ellenőrzési mezőket és a mellékleteket.

Az ellenőrzés kitöltése egy projektben

1. Nyissa meg az ellenőrzést, és kattintson egy projekt nevére a táblázatban, vagy a sor menüjének Részletek megtekintése lehetőségére. Az ellenőrzést a projekt saját Ellenőrzések fülén is megnyithatja.
2. Töltse ki az ellenőrzési adatlap mezőit. Az adatlap a sablon elrendezését követi.

Az adatlap fejléce mutatja az ellenőrzés dátumát és nevét, a projektet (az ütemtervére mutató hivatkozás) és az állapotot. A fejlécben lévő előzmények ikon megnyitja a projekt összes ellenőrzésének listáját (a Válasszon ellenőrzést ablak), az x ikon pedig visszavisz a projekttáblázathoz.

• Szerkeszthetők a szöveg-, szám- és dátummezők, a választólisták, a táblázatok, a mellékletek, a hivatkozások, a feladatok, mérföldkövek, kockázatok, termékek és költségvetési tételek listái, valamint a Kiválasztott… mezők. A megadott értékek azonnal mentésre kerülnek, amikor elhagyja a mezőt.
• A projekt adatai (név, leírás, állapot, vezető, szerepek, attribútumok, dátumok, költségvetés) és a számított mezők az ellenőrzésben csak olvashatók; a projektben módosíthatók.
• Az adatlap alatt hozzászólások szakasz van megemlítésekkel (Hozzászólás hozzáadása. Használja a @-et a felhasználó megemlítéséhez…).

A szerkesztés nyitott ellenőrzésben lehetséges. A főmenü Ellenőrzések menüpontjából a globális Ellenőrzések jogosultsággal rendelkező felhasználók szerkeszthetnek, a projekt Ellenőrzések fülén pedig az Ellenőrzések projektjogosultsággal rendelkező, Adminisztráció szintű felhasználók. A többiek csak olvasható adatlapot látnak. Archivált ellenőrzésben az adatlap csak megtekinthető.

Ellenőrzés klónozása

1. Nyissa meg az ellenőrzést, és válassza a Klónozás lehetőséget a menüjében.
2. Az Ellenőrzés hozzáadása ablakban, amely az eredeti adataival van kitöltve, módosítsa a nevet (utótag kerül hozzá), a dátumot, a csoportot és a leírást.
3. Kattintson a Hozzáadás gombra. Megnyílik az új ellenőrzés.

A másolatnak ugyanazok a projektjei, ugyanaz a táblázatoszlop-elrendezése és ugyanaz az összegzés-elrendezése (diagramok), mint az eredetinek, de az ellenőrzési mezői üresek és nincsenek hozzászólásai, a mezői pedig a jelenlegi sablonból származnak. A másolathoz hozzáadott projektek vezetői értesítést kapnak, ugyanúgy, mint a projektek hozzáadásakor (lásd: Projektek hozzáadása egy ellenőrzéshez). Csak olyan ellenőrzést klónozhat, amelynek sablonja még létezik.

Ellenőrzés exportálása

Egy ellenőrzés összes projektje

1. Nyissa meg az ellenőrzést, a Projektek fület.
2. Szükség esetén szűkítse a listát a szűrővel.
3. Kattintson az Exportálás gombra.

Új böngészőfül nyílik meg a listában látható összes projekt ellenőrzési adatlapjával, egymás után, valamint a nyomtatási ablakkal, ahol PDF-ként mentheti az anyagot. Az exportálás a szűrő alkalmazása utáni projekteket tartalmazza.

Egy projekt

A projekt Ellenőrzések fülén nyissa meg az ellenőrzést, és kattintson az Exportálás gombra. A nyomat csak az adott projekt adatlapját tartalmazza.

Ellenőrzés archiválása

1. Nyissa meg az ellenőrzést, a Projektek fület.
2. Kattintson az Archivál gombra.
3. Erősítse meg a megnyíló ablakban (Az ellenőrzés archiválása; üzenet: Az ellenőrzés archiválása az archiválás idejére elmenti a projekt adatait, és megakadályozza az ellenőrzés szerkesztését. Az archiválás visszafordíthatatlan művelet.).

Az ellenőrzés Archivált állapotot kap dátummal. Az ellenőrzés minden projektjének adatai az archiválás pillanatában elmentődnek, így a projekttáblázat és a diagramok az adott nap értékeit mutatják a projektek későbbi módosításai után is. Archivált ellenőrzés nem szerkeszthető, nem lehet hozzáadni projekteket vagy eltávolítani belőle, és az archiválás nem vonható vissza. Exportálni, klónozni és törölni továbbra is lehet.

Ellenőrzés törlése

1. Nyissa meg az ellenőrzést.
2. Válassza a Törlés lehetőséget az ellenőrzés menüjében (vagy a törlés gombot az Ellenőrzés szerkesztése ablakban).
3. Erősítse meg az Ellenőrzés törlése ablakban (Az ellenőrzés törlése visszafordíthatatlan. Biztos, hogy törölni szeretné az ellenőrzést?).

A törlés eltávolítja az ellenőrzést a projektekben megadott ellenőrzési mezőkkel és az archiváláskor elmentett adatokkal együtt. Archivált ellenőrzés is törölhető. A törlés nem vonható vissza.

Grafikus áttekintés

Az ellenőrzés Áttekintés füle az ellenőrzés projektjeinek adataiból épített diagramok irányítópultja. A diagramokat ugyanúgy lehet hozzáadni, szerkeszteni és elrendezni, mint a jelentések és a portfóliók grafikus áttekintésében (lásd: A jelentés grafikus áttekintése).

1. Kattintson a Diagram hozzáadása gombra. Megnyílik a Diagram hozzáadása ablak.
2. Válassza ki az adatok körét (Az adatok köre; például Projektek, Feladatok haladása, Mérföldkövek előrehaladása vagy a kockázati Mátrix) és a diagram típusát (Diagram típusa: Kördiagram, Oszlop, Számláló, Százalék, Lista). Kör- és oszlopdiagramnál a Csoportosítás mező például a következőket kínálja: Projekt státusz, Projekt egészsége, A projektek előrehaladása, Költségvetés túllépése, Projektvezető vagy egy projektattribútum (lásd: Az adatok köre és a diagramtípusok).
3. Adjon nevet a diagramnak (nem kötelező), állítsa be a szűrőket, és kattintson a Mentés gombra.

A diagram menüje (három pont) a Szerkesztés, a Klónozás és a Törlés lehetőséget kínálja. A diagramok az ellenőrzés projektjeiből számolódnak (archivált ellenőrzésben az archiválás pillanatának adataiból). A diagramok elrendezése az ellenőrzéssel együtt másolódik, amikor azt klónozzák.

Projektek listája egy ellenőrzésben

Az ellenőrzés Projektek füle táblázatban mutatja az ellenőrzés projektjeit. Az alapértelmezett oszlopok: név, munkaterületek, projektvezető, állapot, egészség, haladás, mérföldkövek és befejezési dátum.

• Az Oszlopok gomb megnyitja az Oszlop beállítások ablakot: válasszon oszlopokat a listából, és húzással állítsa be a sorrendjüket. A választható csoportok: Projekt, Ütemterv (dátumok, időtartam, eltérések a jelenlegi és a kezdeti alaptervtől), Költségvetés (költségek, bevétel, alapterv és eltérések), Projekt attribútumok, Projektszerepek és Felülvizsgálati mezők. Az oszlopbeállítás az ellenőrzésben mentődik, így mindenki ugyanazt látja.
• Az alul található Összesen sor összeadja a numerikus oszlopokat, beleértve a szám típusú attribútumokat és ellenőrzési mezőket.
• A szűrő név, projektállapot, egészség, projektvezető és munkaterület szerint szűkíti a listát. Rendezéshez kattintson az oszlop fejlécére.
• A sor menüje tartalmazza a Részletek megtekintése (a projekt ellenőrzési adatlapja, lásd: Az ellenőrzés kitöltése egy projektben) és a Törlés (a projekt eltávolítása az ellenőrzésből) lehetőséget. Ugyanez az adatlap nyílik meg, ha a projekt nevére kattint.

A Projekt hozzáadása gomb projekteket ad hozzá (lásd: Projektek hozzáadása egy ellenőrzéshez), az Exportálás kinyomtatja az adatlapokat (lásd: Ellenőrzés exportálása), az Archivál pedig lezárja az ellenőrzést (lásd: Ellenőrzés archiválása). Az ellenőrzés állapotcímkéje a sáv jobb oldalán van.

Archivált ellenőrzésben a táblázat az archiváláskor elmentett adatokat mutatja, a hozzáadás, törlés és archiválás gombok nélkül.