Přehledy projektu

Přehled je pravidelné hodnocení skupiny projektů k vybranému dni. Každý projekt v přehledu má vlastní kartu přehledu vytvořenou ze šablony (viz Šablony přehledů) a celý přehled má tabulku projektů a souhrn v grafech. Přehledy jsou v hlavním menu pod položkou Přehledy, pokud je modul Přehledy zapnutý pro vaši organizaci (Nastavení systému, záložka Přehledy). Položka je viditelná pro uživatele s globálním oprávněním Přehledy (viz Uživatelé a oprávnění). Má dvě záložky: Přehledy a Šablony.

Seznam přehledů je uspořádán do stromu: skupiny přehledů a přehledy v nich. Sloupce jsou Datum, Název a Stav (Otevřený nebo Archivováno s datem). Pole Filtrovat podle názvu a filtr Stav seznam zúží a volič Oblast působnosti ho omezí na přehledy z vybraného období. Prohlížeč si filtry i období pamatuje.

Tým projektu vidí přehledy projektu také na záložce Přehledy projektu (uživatelé s projektovým oprávněním Přehledy; záložka musí být zaškrtnutá v nabídce projektu, Funkce, viz Funkce projektu). Záložka ukazuje přehledy, do nichž byl projekt přidán, se sloupci Datum, Název a Stav. Pokud projekt není v žádném přehledu, záložka to oznámí hlášením Projekt nebyl předložen k žádnému přehledu.

Skupiny přehledů

Skupiny uspořádávají přehledy do stromu, například podle roku nebo oddělení. Skupina může být uvnitř jiné skupiny.

1. Klikněte na šipku vedle tlačítka Nový přehled a vyberte Nová skupina.
2. V okně Přidat skupinu zadejte název a volitelně vyberte nadřazenou skupinu v poli Skupina.
3. Klikněte na Přidat.

Kliknutím na název skupiny v seznamu otevřete okno Upravit skupinu, kde změníte název a nadřazenou skupinu nebo skupinu odstraníte. Odstraněním skupiny se odstraní také všechny přehledy a podskupiny v ní (Odstraněním skupiny přehledů se odstraní všechny přehledy přiřazené k této skupině. Jste si jisti, že chcete skupinu odstranit?). Skupiny přehledů se ve stromu rozbalují a sbalují.

Vytvoření přehledu

1. V seznamu přehledů klikněte na Nový přehled.
2. V okně Přidat přehled zadejte název (povinný), vyplňte pole Šablona (povinné) a Datum přehledu a volitelně pole Skupina a Popis.
3. Klikněte na Přidat. Přehled se objeví v seznamu se stavem Otevřený.

Pokud organizace nemá žádnou šablonu přehledu, okno zobrazí hlášení Nedostatek definovaných šablon přehledů v systému. Přehled dostane kopii polí šablony k okamžiku vytvoření; pozdější změny šablony stávající přehledy nemění a šablonu přehledu už nelze změnit.

Změna údajů přehledu

V otevřeném přehledu obsahuje nabídka přehledu (ikona nabídky vedle názvu) volbu Upravit. V okně Upravit přehled lze změnit název, datum, skupinu a popis. V archivovaném přehledu nelze datum změnit. Popis je vidět po kliknutí na ikonu informace vedle názvu přehledu.

Přidání projektů do přehledu

1. Otevřete přehled (kliknutím na název v seznamu) a jeho záložku Projekty.
2. Klikněte na Přidat projekt. Otevře se okno Přidat projekty do přehledu se seznamem projektů s filtrem.
3. Zaškrtněte projekty a klikněte na Přidat.

Projekty lze přidávat jen do otevřeného přehledu; archivovaný přehled takové tlačítko nemá. Jeden projekt může být v mnoha přehledech. Dokud přehled nemá žádné projekty, záložka zobrazuje nápovědu Žádné položky. Klikněte Přidat pro přidání projektů do přehledu.

Poznámka: vedoucí přidaných projektů dostanou oznámení v aplikaci a, pokud mají zapnuté oznámení Nový přehled projektu, také e-mail s názvem, popisem a datem přehledu. Oznámení se neodesílá pro archivovaný projekt ani při vypnutém modulu Přehledy.

Projekt z přehledu odeberete příkazem Odstranit v nabídce řádku. Odebráním se odstraní pole přehledu zadaná pro tento projekt a přílohy.

Vyplnění přehledu v projektu

1. Otevřete přehled a klikněte na název projektu v tabulce nebo na volbu Zobrazit podrobnosti v nabídce řádku. Přehled můžete otevřít také na vlastní záložce Přehledy projektu.
2. Vyplňte pole karty přehledu. Karta se řídí rozložením šablony.

Záhlaví karty ukazuje datum a název přehledu, projekt (odkaz na jeho harmonogram) a stav. Ikona historie v záhlaví otevře seznam všech přehledů projektu (okno Vyberte přehled) a ikona x vrátí do tabulky projektů.

• Upravovat lze textová, číselná a datová pole, seznamy voleb, tabulky, přílohy, odkazy, seznamy úkolů, milníků, rizik, produktů a rozpočtových položek a pole Vybrané…. Zadané hodnoty se ukládají okamžitě, po opuštění pole.
• Údaje projektu (název, popis, stav, vedoucí, role, atributy, data, rozpočet) a vypočtená pole jsou v přehledu jen pro čtení; změníte je v projektu.
• Pod kartou je sekce komentářů se zmínkami (Přidat komentář. Pro uvedení uživatele použijte @…).

Upravovat lze v otevřeném přehledu. Z položky Přehledy v hlavním menu upravují uživatelé s globálním oprávněním Přehledy, z projektové záložky Přehledy uživatelé s projektovým oprávněním Přehledy na úrovni Správa. Ostatní vidí kartu jen pro čtení. V archivovaném přehledu se karta pouze prohlíží.

Klonování přehledu

1. Otevřete přehled a v jeho nabídce zvolte Klonovat.
2. V okně Přidat přehled, vyplněném údaji originálu, upravte název (přidá se k němu přípona), datum, skupinu a popis.
3. Klikněte na Přidat. Nový přehled se otevře.

Kopie má stejné projekty, rozložení sloupců tabulky a rozložení souhrnu (grafů) jako originál, ale prázdná pole přehledu a žádné komentáře; její pole pocházejí z aktuální šablony. Vedoucí projektů přidaných do kopie dostanou oznámení stejně jako při přidávání projektů (viz Přidání projektů do přehledu). Naklonovat lze přehled, jehož šablona stále existuje.

Export přehledu

Všechny projekty přehledu

1. Otevřete přehled, záložku Projekty.
2. Volitelně zúžte seznam filtrem.
3. Klikněte na Export.

Otevře se nová záložka prohlížeče s kartami přehledu všech projektů viditelných v seznamu, jedna za druhou, a tiskové okno, v němž zvolíte uložení do PDF. Export zahrnuje projekty po použití filtru.

Jeden projekt

Na záložce Přehledy projektu otevřete přehled a klikněte na Export. Výtisk obsahuje jen kartu tohoto projektu.

Archivace přehledu

1. Otevřete přehled, záložku Projekty.
2. Klikněte na Archivovat.
3. Potvrďte v okně Archivace přehledu (Archivace přehledu uloží data projektu na dobu archivace a zablokuje možnost úpravy přehledu. Archivace je nevratná operace. Jste si jisti, že chcete přehled archivovat?).

Přehled získá stav Archivováno s datem. Data každého projektu v přehledu se uloží v okamžiku archivace, takže tabulka projektů a grafy ukazují hodnoty z onoho dne i po pozdějších změnách projektů. Archivovaný přehled nelze upravovat, nelze do něj přidávat projekty ani je z něj odebírat a archivaci nelze vrátit zpět. Přehled lze i nadále exportovat, klonovat a odstranit.

Odstranění přehledu

1. Otevřete přehled.
2. V nabídce přehledu zvolte Odstranit (nebo tlačítko odstranění v okně Upravit přehled).
3. Potvrďte v okně Vymazání přehledu (Vymazání přehledu je nevratné. Opravdu chcete přehled smazat?).

Odstraněním se odstraní přehled spolu s hodnotami polí přehledu zadanými v projektech a s daty uloženými při archivaci. Odstranit lze i archivovaný přehled. Odstranění nelze vrátit zpět.

Grafický souhrn

Záložka Přehled v detailu přehledu je nástěnka grafů vytvořených z dat projektů přehledu. Grafy se přidávají, upravují a uspořádávají stejně jako v grafickém souhrnu zpráv a portfolií (viz Grafický přehled zprávy).

1. Klikněte na Přidat graf. Otevře se okno Přidat graf.
2. Vyberte Rozsah údajů (například Projekty, Pokrok úkolů, Pokrok v milnících nebo riziková Matrice) a Typ grafu (Kruhový, Sloupec, Počítadlo, Procento, Seznam). U kruhových a sloupcových grafů nabízí pole Seskupení například Stav projektu, Kondice projektu, Pokrok v projektech, Překročení rozpočtu, Projektový vedoucí nebo atribut projektu (viz Rozsah údajů a typy grafů).
3. Grafu dejte název (volitelné), nastavte filtry a klikněte na Uložit.

Nabídka grafu (tři tečky) obsahuje volby Upravit, Klonovat a Odstranit. Grafy se počítají z projektů přehledu (v archivovaném přehledu z dat okamžiku archivace). Rozložení grafů se při klonování přehledu zkopíruje spolu s ním.

Seznam projektů v přehledu

Záložka Projekty přehledu ukazuje projekty přehledu v tabulce. Výchozí sloupce jsou název, pracovní prostory, projektový vedoucí, stav, kondice, pokrok, milníky a datum konce.

• Tlačítko Sloupce otevře okno Nastavení sloupců: vyberte sloupce ze seznamu a přetažením nastavte jejich pořadí. K výběru jsou skupiny Projekt, Harmonogram (data, doba trvání, rozdíly oproti aktuálnímu a prvnímu plánu), Rozpočet (náklady, příjmy, plán a rozdíly), Atributy projektů, Projektové role a Pole přehledu. Nastavení sloupců se ukládá v přehledu, takže je vidí všichni.
• Řádek Celkem dole sčítá číselné sloupce, včetně atributů a polí přehledu číselného typu.
• Filtr zúží seznam podle názvu, stavu projektu, kondice, projektového vedoucího a pracovního prostoru. Kliknutím na záhlaví sloupce seřadíte.
• Nabídka řádku obsahuje volby Zobrazit podrobnosti (karta přehledu projektu, viz Vyplnění přehledu v projektu) a Odstranit (odebrání projektu z přehledu). Stejná karta se otevře kliknutím na název projektu.

Tlačítko Přidat projekt přidává projekty (viz Přidání projektů do přehledu), Export tiskne karty (viz Export přehledu) a Archivovat přehled uzavře (viz Archivace přehledu). Štítek stavu přehledu je vpravo v liště.

V archivovaném přehledu tabulka ukazuje data uložená v okamžiku archivace, bez tlačítek přidání, odstranění a archivace.