Zdroje v organizaci

Modul Zdroje zobrazuje vytížení lidí napříč všemi projekty organizace a jejich dostupnost. Vytížení vychází z časové náročnosti úkolů rozdělené mezi majitele (viz Zdroje v projektu).

Úplné zobrazení — všichni lidé, přepínač zobrazení a filtr — mají k dispozici uživatelé s oprávněním k modulu Zdroje a vedoucí oddělení. Ostatní uživatelé vidí jen své vlastní vytížení. Dostupnost mohou měnit uživatelé s licencí Úplná, kteří mají oprávnění k modulu a jsou vedoucím oddělení nebo přímým nadřízeným dané osoby.

Vytížení zdrojů organizace

Tabulka zobrazuje lidi a jejich vytížení na časové ose. Nad tabulkou nastavíte měsíc, měřítko (den, týden, měsíc), zobrazení (viz Vytížení podle oddělení a projektu) a jednotku: Hodiny, Procenta nebo Úkoly. Barva buňky ukazuje, zda se vytížení vejde do dostupnosti dané osoby.

Resources module with the people workload table, filter, view, month, unit, export and settings

Tlačítko Filtr (v zobrazeních Uživatel a Uživatel > Projekt) zúží tabulku na vybrané lidi a oddělení. V nabídce Nastavení můžete zapnout:

Zobrazit nezahrnuté — vytížení z projektů, jejichž stavy se do vytížení nezapočítávají (viz Nastavení modulu Zdroje),
Smazaní uživatelé — lidé odebraní z organizace, kterým je stále přiřazena práce.

Prohlížeč si nastavení zobrazení pamatuje i pro vaši příští návštěvu.

Vytížení uživatele

Rozbalením řádku osoby zjistíte, ze kterých projektů a úkolů její vytížení pochází. V zobrazení Uživatel > Projekt je vytížení každého člověka rovnou rozdělené podle projektů. Po najetí myší na buňku uvidíte vytížení a dostupnost za dané období.

Vytížení podle oddělení a projektu

Zobrazení určuje, jak se seskupují řádky tabulky vytížení. Seznam zobrazení se otevře tlačítkem s názvem aktuálního zobrazení (výchozí je Uživatel) vedle tlačítka Filtr:

Uživatel — jeden řádek na osobu,
Uživatel > Projekt — vytížení každého člověka rozdělené podle projektů,
Oddělení — celkové vytížení a dostupnost celého oddělení,
Oddělení > Uživatel — oddělení a pod nimi jejich členové,
Oddělení > Uživatel > Projekt — úplné rozdělení od oddělení až po projekt,
Oddělení > Projekt — vytížení oddělení v jednotlivých projektech.

Open list of views in the Resources module: User, User > Project, Department, Department > User, Department > User > Project, Department > Project

Lidé, kteří nepatří do žádného oddělení, se zobrazují v samostatném řádku. Jednotka (hodiny, procenta nebo počet úkolů) a časové měřítko (den, týden, měsíc) se volí nezávisle na zobrazení.

Poznámka: seznam zobrazení mají k dispozici uživatelé s oprávněním k modulu Zdroje a vedoucí oddělení. Ostatní vidí jen své vlastní vytížení. Pokud organizace nemá žádná oddělení, je dostupné pouze zobrazení Uživatel. Oddělení se zakládají v části Organizační struktura.

Export vytížení

Tlačítko Export uloží vytížení jako soubor PDF nebo PNG (zobrazení tak, jak je na obrazovce) nebo jako soubor XLSX. Soubor XLSX zahrnuje celé období vybrané v tabulce, s aktuálním zobrazením a nastaveními Zobrazit nezahrnuté a Smazaní uživatelé.

Výchozí dostupnost uživatele

Dostupnost je počet hodin (nebo MD), které může osoba věnovat práci v jednotlivých dnech týdne. Kliknutím na ikonu dostupnosti v řádku osoby otevřete okno s její dostupností v zobrazení Kalendář nebo Seznam. Tlačítko s aktuální dostupností (například Po–Pá: 8) otevře editor:

řádek Výchozí dostupnost — hodnoty pro jednotlivé dny týdne,
další řádky — období s jinou dostupností, například práce na částečný úvazek ve vybraných měsících.

Default capacity window with hours for each weekday and the button to add a period

Období se nesmějí překrývat — jinak se zobrazí hlášení Rozsahy dat výjimek se nesmí překrývat. Dostupnost ovlivňuje rozložení časové náročnosti na jednotlivé dny a barvy vytížení.

Výjimky z dostupnosti

Jednorázovou změnu dostupnosti — dovolenou, školení, den volna — přidáte tlačítkem Přidat výjimku v okně dostupnosti osoby. V okně Výjimka z dostupnosti vyplníte Název, data Od a Do a dostupnost v těchto dnech v hodinách (pole Hodiny; 0 znamená nepřítomnost). Výjimka se zobrazí v kalendáři i v seznamu dostupnosti dané osoby.

Capacity exception window with the name, From and To dates and hours

Pokud je organizace propojená s kalendářem Outlook, celodenní nepřítomnosti z kalendáře uživatele se do jeho dostupnosti přidávají automaticky (viz Nastavení modulu Zdroje a Integrace s Microsoft Entra ID).

Dny volna v organizaci

Dny volna pro celou organizaci — státní svátky — se nastavují v Nastavení systému, na záložce Zdroje, v sekci Dny volna (zobrazení Kalendář nebo Seznam). Při přidávání dne volna zadáte jeho název a data Od–Do. Zaškrtnutím volby Opakujte každý rok se den volna nastaví i pro všechny následující roky.

Day off window with the name, dates and the Repeat every year option

Na dny volna se časová náročnost nerozkládá a dostupnost lidí je v tyto dny nulová.

Nastavení modulu Zdroje

Modul se nastavuje v Nastavení systému, na záložce Zdroje:

zapnutí modulu — vypnutím se data nesmažou, jen se skryjí záložky Zdroje,
Počítání časové náročnosti — Stavy projektů, jejichž práce se počítá do vytížení, a Zahrnout archivované projekty,
Jednotky — H (hodiny) nebo MD (Člověkoden). Změna jednotky přepočítá všechny časové hodnoty v systému, proto vyžaduje potvrzení,
Způsob výpočtu časové náročnosti — viz Přepočet časové náročnosti při přidání majitelů,
Připojení kalendáře Outlook — zobrazuje se, když je organizace propojená s Microsoft Entra ID. Celodenní nepřítomnosti z kalendářů uživatelů se přidávají do jejich dostupnosti. Odpojením se importované nepřítomnosti odstraní,
Dny volna — viz Dny volna v organizaci,
Oprávnění — kdo má oprávnění k modulu Zdroje.

Resources module system settings: allocation counting, units and calculation method