NÁVOD PRO UŽIVATELE

Přidělení času na úkoly bez vlastníků

Časový příděl představuje odhadovaný čas potřebný k dokončení úkolu. Přiřazení časového rozvrhu k úkolům v harmonogramu vám umožní přesněji naplánovat čas potřebný k dokončení projektu.

Přiřazení časového přídělu na úkoly bez vlastníků v seznamu úkolů

1. Na kartě harmonogramu klikněte na pole Časové přidělení v řádku vybraného úkolu. Pole se přepne do režimu úprav.
2. Zadejte hodnotu představující počet hodin přidělených pro úkol a potvrďte.
3. Chcete-li zadanou hodnotu ověřit, klikněte mimo pole Spotřeba času nebo Enter.

Přiřazení časového přídělu úkolům bez vlastníků na panelu úkolů

1. Na kartě harmonogramu klikněte na název vybraného úkolu. Na pravé straně obrazovky se otevřel panel úloh.
2. Na panelu Úkoly klikněte na pole přidělení.
3. Zadejte hodnotu představující počet hodin celkového času přiděleného na vybraný úkol a potvrďte.
4. Chcete-li zadanou hodnotu ověřit, klikněte mimo pole Spotřeba času nebo Enter.

Časové rozdělení úkolů s vlastníky

Alokace představuje odhadovaný čas, který vlastník potřebuje k dokončení úkolu. Přiřazení funkcí uživatelům umožňuje lépe organizovat a vytvořit harmonogram jejich souběžné práce na více projektech.

Přiřazení celkového časového přídělu uživatelům na úkol

1. Klikněte na pole Přidělení na kartě Harmonogramu, v seznamu úkolů nebo na panelu vybrané úlohy.
   Otevře se okno s tabulkou přidělení času. Můžete si prohlédnout přiřazené vlastníky, celkovou alokaci, která jim byla přidělena, a část časové osy zobrazující rozložení doby trvání úkolů.
2. Klikněte na pole Přidělení v řádku vybraného vlastníka.
3. Zadejte celkový příděl hodin pro vybraného vlastníka, který chcete přidělit, a potvrďte.
4. Klikněte mimo pole Přidělení nebo klikněte na tlačítko ENTER.
   Přidělené hodiny se přiřadí a rozdělí rovným dílem podle počtu pracovních dnů vlastníka.
   

Přiřazení denní přidělení času uživateli na úkol

1. Klikněte na pole Přidělení na kartě harmonogramu, v seznamu úloh nebo na panelu vybrané úlohy. Otevře se okno s tabulkou přidělení času. Můžete si prohlédnout přiřazené vlastníky, celkovou alokaci, která jim byla přidělena, a část časové osy zobrazující rozložení doby trvání úkolů.
2. V okně Přidělení přejděte na kartu Přidělení. Můžete si prohlédnout přiřazené vlastníky, celkovou alokaci, která jim byla přidělena, a část časové osy zobrazující rozložení doby trvání úkolů. Pole odpovídající jednotlivým dnům úkolu lze upravovat.
3. Klikněte na pole denního přídělu v řádku vybraného vlastníka.
4. Zadejte přidělení hodin pro vybraný den.
5. Klikněte mimo pole Přidělení nebo potvrďte kliknutím na tlačítko ENTER.
   Přiřadili jste hodnotu denního časového přídělu a aktualizovali celkový příděl pro vybraného vlastníka.

Poznámka: pokud je ke stejnému úkolu přiřazen více než jeden uživatel (nebo Oddělení), způsob rozdělení celkového úsilí závisí na nastavení celého systému popsaném v části Přepočet úsilí při přidávání vlastníků.

Poznámka: při změně termínů úkolů se nyní zachovává poměr rozdělení úsilí mezi uživatele a oddělení (dříve se resetovalo na výchozí rozdělení).

Přepočet úsilí při přidávání vlastníků

Můžete rozhodnout, jakým způsobem systém přepočítá úsilí, když je k úkolu, který již má přiděleno úsilí, přidán nový uživatel nebo Oddělení. Nastavení se nachází v části Nastavení systému → Zdroje a nabízí dva režimy:

• Priorita úsilí úlohy (výchozí) – celkové úsilí úlohy je zachováno a rozděleno rovnoměrně mezi všechny vlastníky. Příklad: úloha má 100h přiřazeno Johnovi. Když přidáte Petra, celková hodnota zůstane 100h, ale rozdělí se na 50h / 50h. Při odebrání uživatele se zbývající úsilí přerozdělí mezi zbývající vlastníky.
• Priorita úsilí vlastníka – úsilí přidělené stávajícím uživatelům se nemění; nově přidaný uživatel začíná s hodnotou 0h. Příklad: úloha má přiřazeno 100h pro Johna. Po přidání Petra má John stále 100h a Petr 0h. Odebráním uživatele se sníží celkové úsilí úlohy.

Vyberte si režim, který lépe odráží způsob, jakým vaše organizace plánuje zdroje. Nastavení se vztahuje na všechny projekty v pracovním prostoru.

Náhled Přidělení času projektu na kartě zdrojů

Zobrazení seznamu zdrojů v projektu můžete přizpůsobit tak, abyste mohli efektivně analyzovat pracovní zátěž. Karta Zdroje nabízí pokročilé možnosti seskupování a zobrazení, které vyhovují vašim potřebám plánování.

1. Přejděte na kartu Zdroje v projektu.

Zobrazit konfiguraci

Panel nástrojů umožňuje nastavit způsob prezentace dat:

• Filtry: Můžete filtrovat seznam podle jména uživatele, konkrétních uživatelů nebo Oddělení (pokud je aktivní Organizační struktura).
• Seskupení: Přepínejte mezi standardním zobrazením uživatele a zobrazením uživatele oddělení > a uspořádejte zdroje podle jejich týmů.
• Jednotky: Jednotky: Zvolte jednotku pro zobrazení hodnot pracovního zatížení:
  • Hodiny / osobodny Zobrazuje pracovní zátěž ve standardních hodinách nebo v osobodnech. Jednotka a přepočítací koeficient (např. 1 MD = 8 h) jsou definovány v nastavení systému.
  • Úkoly: Zobrazuje počet aktivních úkolů za období.
  • Procenta [%]: Zobrazuje poměr pracovní zátěže ke kapacitě.
• Rozsah (aktuální vs. všechny): Pomocí rozevíracího seznamu se můžete rozhodnout, zda chcete zobrazit pracovní zátěž generovanou pouze aktuálním projektem, nebo celkovou pracovní zátěž ze všech projektů, na kterých se uživatel podílí.
• Měřítko: Přepínejte zobrazení časové osy mezi dny, týdny a měsíci. Kliknutím na záhlaví konkrétního sloupce týdne nebo měsíce se dostanete do denního zobrazení pro dané období.

Exportovat zobrazení zdrojů

1. V projektu přejděte na kartu Zdroje a klikněte na tlačítko Exportovat.
   Zobrazí se seznam dostupných možností exportu.
2. Vyberte formát souboru (PDF nebo PNG) pro Export zobrazení zdrojů.
   Pokud jsou použity filtry, bude Exportována pouze viditelná část.
   V závislosti na výběru bude stažen soubor s příponou .pdf nebo .png. Tento soubor bude obsahovat zobrazení zdroje nebo jeho viditelnou část, pokud byly použity filtry.

Nové chování náhledu PDF: po kliknutí na tlačítko Exportovat s vybraným formátem PDF se dokument otevře na nové kartě v integrovaném náhledu PDF prohlížeče, místo aby byl stažen přímo. Z náhledu můžete soubor uložit, vytisknout nebo zavřít – pomocí Standardních ovládacích prvků prohlížeče.

Zobrazení zatížení zdrojů v grafu harmonogramu

Na kartě Harmonogram přejděte do zobrazení Gantt.

1. Klikněte na tlačítko Nastavení grafu.
2. Zaškrtněte přepínač vedle položky Zatížení zdrojů.
3. Pod Ganttovým diagramem se zobrazí panel zdrojů. Tento panel můžete nakonfigurovat pro analýzu dat z různých pohledů:

• Rozsah: Ve výchozím nastavení panel zobrazuje pracovní zátěž pro Aktuální projekt. Rozbalovací nabídku můžete přepnout na Všechny projekty, abyste viděli celkové pracovní zatížení zdrojů v rámci celé organizace.
• Seskupení: Pokud má organizace definovaná oddělení, můžete zobrazení přepnout na seskupování zdrojů podle oddělení. V řádku oddělení se zobrazí souhrnný přehled kapacity a pracovní zátěže jeho zaměstnanců.

Pracovní zatížení organizačních zdrojů

Nové možnosti zobrazení:

• Tlačítko Nastavení – možnosti Zahrnout nezapočítané projekty a Zobrazit smazané uživatele jsou nyní seskupeny pod jediným tlačítkem Nastavení. Odstranění uživatelé jsou ve výchozím nastavení skryti.
• Sloupec Celkové úsilí – nový sloupec zobrazující součet přidělených hodin ve zvoleném časovém období, který je k dispozici pro uživatele, projekt a Úkoly. V denním zobrazení můžete na jednom místě vidět celkový měsíční součet.

Uživatelská zátěž

Výchozí dostupnost uživatele

1. Na panelu nabídek záložek přejděte na kartu Zdroje. Otevře se seznam uživatelů a časová osa, která ukazuje časové rozdělení uživatelů podle dnů.
2. Klikněte na jméno vybraného uživatele. Na kartě Přidělení se zobrazuje denní přidělení prostředků uživateli na projekty, kterých se účastní.
3. V zobrazení vybraného uživatele přejděte na kartu Kapacita.
4. Klikněte na tlačítko Kapacita. Otevře se okno Výchozí kapacita.
5. Klikněte na pole vedle dne v týdnu.
6. Zadejte počet pracovních hodin pro daný den.
7. Stiskněte klávesu Enter nebo klikněte mimo pole pro uložení.
8. Kliknutím na tlačítko Uložit změňte výchozí dostupnost uživatele.

Alokace a dostupnost v jednom zobrazení: dříve oddělené karty Alokace a Dostupnost byly sloučeny do jednoho okna s podrobnostmi o úsilí. Z tohoto jednoho místa můžete zobrazit a upravovat pracovní vytížení uživatele na třech úrovních: na den v týdnu, na jednotlivý den nebo na měsíc (například 20 h v květnu, 30 h v červnu). Celková hodnota zůstává stejná, ale mění se její měsíční rozložení.

Stejné měsíční rozdělení lze nyní definovat, pokud je k úkolu přiřazeno pouze oddělení ( bez konkrétního uživatele) – např. u 100hodinového úkolu lze nastavit 10 hodin v květnu a 90 hodin v červnu pro přiřazené oddělení.

Přidání výjimky dostupnosti uživatele

1. Na panelu záložek přejděte na kartu Zdroje..
   Otevře se seznam uživatelů a časová osa, která zobrazuje rozdělení uživatelů podle dnů.
2. Klikněte na jméno vybraného uživatele.
   Otevře se karta Přidělení, kde se zobrazí denní přidělení uživatele na projekty, kterých se účastní.
3. V zobrazení vybraného uživatele přejděte na kartu Kapacita.
   Otevře se karta se zobrazením kalendáře.
4. V zobrazení kalendáře nebo v seznamu výjimek z dostupnosti uživatele klikněte na kalendářní den, ke kterému chcete přidat výjimku z dostupnosti.
   Otevře se okno Výjimka z dostupnosti.
5. Zadejte název výjimky z přístupnosti, např. „Dovolená“.
6. Nastavte data, na která se má výjimka z dostupnosti vztahovat.
7. Pomocí klávesnice nebo šipek zadejte denní pracovní dobu uživatele. Pokud uživatel není v určitý den k dispozici, zadejte nulu.
8. Klikněte na tlačítko Přidat .
9. Nová výjimka dostupnosti se zobrazí v kalendáři. Dny, kdy je uživatel nedostupný, budou zvýrazněny červeně, zatímco dny, kdy je dostupný, budou zvýrazněny žlutě.

Integrace kalendáře aplikace Outlook

Pokud je FlexiProject integrován se službou Azure Active Directory, je možné načítat celodenní nepřítomnosti synchronizovaných uživatelů přímo z kalendáře organizace jako výjimky z jejich dostupnosti.
Další informace naleznete v části: Azure: Synchronizace kalendářů uživatelů

Časově omezená dostupnost: změnu dostupnosti lze nyní definovat pro určité období ( datum zahájení a ukončení), aniž by se přepsala výchozí dostupnost nebo ovlivnily historické projekty.

Příklad: uživatel přejde na poloviční úvazek od 1. června do 31. prosince. Přidejte nový záznam o dostupnosti platný od 1. června do 31. prosince se 4 hodinami denně. Během tohoto období je maximální úsilí, podle kterého se počítá přetížení, 4 h denně; před červnem a po prosinci stále platí výchozí 8 h.

Správa volných dnů v organizaci

1. Rozbalte skupinu Správa na panelu nabídek záložek a přejděte na kartu Nastavení systému. Otevře se seznam možných nastavení systému.
2. V okně Nastavení systému vyberte kartu Zdroje. Otevře se modul zdrojů s výchozím zobrazením kalendáře.
3. Klikněte na tlačítko Přidat nebo na den v kalendáři, který chcete přidat jako volný den organizace. Otevře se okno Dny volna.
4. Zadejte název volného dne, např. „Nový rok“.
5. Nastavte data, na která se mají volné dny vztahovat.
6. Volitelně: zaškrtněte políčko pro možnost „Opakovat každý rok“. Zaškrtnutím možnosti „Opakovat každý rok“ se zadaný volný den bude opakovat každý rok v rámci přesných dat.
7. Klikněte na tlačítko Přidat. Přidáte volné dny, které se v kalendáři zobrazí červeně. Tyto dny můžete zobrazit v kalendářích organizace a uživatelů.