Zasoby

Zasoby w FlexiProject odnoszą się do osób zaangażowanych w realizację projektu. Mogą to być członkowie zespołu projektowego, kierownicy, liderzy zespołów, specjaliści z różnych dziedzin, zewnętrzni konsultanci i dostawcy usług. Zasoby dostępne w FlexiProject to dodani użytkownicy. Właściwe zarządzanie zasobami jest niezbędne dla powodzenia trwających projektów i może przynieść korzyści zespołowi i organizacji.

Przydział czasu na zadania bez właścicieli

Alokacja czasu reprezentuje szacowany czas wymagany do ukończenia zadania. Przypisanie alokacji czasu do zadań w harmonogramie pozwala dokładniej zaplanować czas potrzebny na ukończenie projektu.

Przydzielanie czasu na zadania bez właścicieli na liście zadań

1. Na karcie harmonogramu kliknij pole przydziału czasu w wierszu wybranego zadania. Pole zmieni się w tryb edycji.
2. Wprowadź wartość reprezentującą liczbę godzin przypisanych do zadania i potwierdź.
3. Aby zatwierdzić wprowadzoną wartość, kliknij poza polem Time Consumption lub Enter.

Przypisywanie przydziału czasu do zadań bez właścicieli w panelu zadań

1. Na karcie harmonogramu kliknij nazwę wybranego zadania. Po prawej stronie ekranu otworzył się panel zadań.
2. W panelu Zadania kliknij pole alokacji.
3. Wprowadź wartość reprezentującą liczbę godzin całkowitego czasu przydzielonego dla wybranego zadania i potwierdź.
4. Aby zatwierdzić wprowadzoną wartość, kliknij poza polem Time Consumption lub Enter.

Przydział czasu na zadania z właścicielami

Alokacja reprezentuje szacowany czas wymagany przez właściciela do ukończenia zadania. Przypisywanie użytkownikom funkcji pozwala lepiej organizować i planować ich jednoczesną pracę nad wieloma projektami.

Przypisywanie całkowitego przydziału czasu użytkowników do zadania

1. Kliknij pole przydziału na karcie Harmonogram, na liście zadań lub w panelu wybranego zadania.
   Otworzy się okno z tabelą przydziału czasu. Możesz zobaczyć przypisanych właścicieli, całkowitą alokację przypisaną do nich oraz sekcję osi czasu pokazującą rozkład czasu trwania zadania.
2. Kliknij pole przydziału w wierszu wybranego właściciela.
3. Wprowadź łączny przydział godzin dla wybranego właściciela, który chcesz przypisać, i potwierdź.
4. Kliknij poza polem przydziału lub kliknij przycisk ENTER.
   Godziny przydziału są przydzielane i dzielone równo przez liczbę dni roboczych właściciela.
   

Przypisywanie dzienny przydział czasu użytkownika na zadanie

1. Kliknij pole przydziału na karcie harmonogramu, na liście zadań lub w panelu wybranego zadania. Otworzy się okno z tabelą przydziału czasu. Możesz zobaczyć przypisanych właścicieli, całkowitą alokację przypisaną do nich oraz sekcję osi czasu pokazującą rozkład czasu trwania zadania.
2. W oknie przydziału przejdź do zakładki przydziału. Możesz zobaczyć przypisanych właścicieli, całkowitą alokację przypisaną do nich oraz sekcję osi czasu pokazującą rozkład czasu trwania zadania. Pola odpowiadające poszczególnym dniom zadania można edytować.
3. Kliknij pole dziennego przydziału w wierszu wybranego właściciela.
4. Wprowadź przydział godzin dla wybranego dnia.
5. Kliknij poza polem przydziału lub kliknij ENTER, aby potwierdzić.
   Przypisałeś dzienną wartość przydziału czasu i zaktualizowałeś całkowity przydział dla wybranego właściciela.

Uwaga: gdy do tego samego zadania jest przypisanych więcej niż jeden użytkownik (lub dział), sposób podziału łącznej czasochłonności zależy od ustawienia systemowego opisanego w Przeliczanie czasochłonności przy dodawaniu właścicieli.

Uwaga: przy zmianie dat zadania proporcje czasochłonności rozłożonej między użytkowników i działy są teraz zachowywane (wcześniej były resetowane do domyślnego podziału).

Przeliczanie czasochłonności przy dodawaniu właścicieli

Możesz zdecydować, w jaki sposób system przelicza czasochłonność po dodaniu nowego użytkownika lub działu do zadania, które ma już zdefiniowaną alokację. Ustawienie znajduje się w Ustawienia systemowe → Zasoby i oferuje dwa tryby:

• Priorytet czasochłonności zadania (domyślny) — łączna czasochłonność zadania jest zachowana i dzielona po równo między wszystkich właścicieli. Przykład: zadanie ma 100h przypisane Janowi. Po dodaniu Piotra łączna nadal wynosi 100h, ale jest podzielona 50h / 50h. Po usunięciu użytkownika pozostała czasochłonność jest redystrybuowana między pozostałych właścicieli.
• Priorytet czasochłonności właściciela — czasochłonność przypisana istniejącym użytkownikom nie zmienia się; nowo dodany użytkownik otrzymuje 0h. Przykład: zadanie ma 100h przypisane Janowi. Po dodaniu Piotra Jan nadal ma 100h, a Piotr 0h. Usunięcie użytkownika redukuje łączną czasochłonność zadania.

Wybierz tryb, który lepiej odpowiada sposobowi planowania zasobów w Twojej organizacji. Ustawienie obowiązuje we wszystkich projektach w obszarze pracy.

Podgląd alokacji czasu projektu w zakładce zasobów

Można dostosować widok listy Zasobów w projekcie, aby efektywnie analizować obciążenie pracą. Zakładka Zasoby oferuje zaawansowane opcje grupowania i wyświetlania w celu dostosowania do potrzeb planowania.

1. Przejdź do zakładki Zasoby w swoim projekcie.

Wyświetl konfigurację

Pasek narzędzi umożliwia dostosowanie sposobu prezentacji danych:

• Filtry: Listę można filtrować według nazwy użytkownika, określonych użytkowników lub działów (jeśli aktywna jest Struktura organizacyjna).
• Grupowanie: Przełączanie między standardowym widokiem użytkownika a widokiem użytkownika Działu > w celu organizowania Zasobów według ich zespołów.
• Jednostki: Wybierz jednostkę wyświetlania wartości obciążenia:
  • Hours / Man-Days Wyświetla obciążenie pracą w standardowych godzinach lub w osobodniach. Jednostka i współczynnik konwersji (np. 1 MD = 8h) są zdefiniowane w ustawieniach systemu.
  • Zadania: Pokazuje liczbę aktywnych Zadań w danym okresie.
  • Procent [%]: Wyświetla stosunek obciążenia do przepustowości.
• Zakres (bieżący vs. wszystkie): Użyj listy rozwijanej, aby zdecydować, czy chcesz zobaczyć obciążenie pracą wygenerowane tylko przez bieżący projekt, czy całkowite obciążenie pracą ze wszystkich projektów, w które zaangażowany jest użytkownik.
• Skala: Przełączanie widoku osi czasu między dniem, tygodniem i miesiącem. Kliknięcie nagłówka kolumny określonego tygodnia lub miesiąca spowoduje przejście do widoku dziennego dla tego okresu.

Eksport widoku Zasoby

1. W projekcie przejdź do zakładki Zasoby i kliknij przycisk Eksport.
   Pojawi się lista dostępnych opcji eksportu.
2. Wybierz format pliku (PDF lub PNG) do wyeksportowania widoku Zasobów.
   Jeśli zastosowano filtry, wyeksportowana zostanie tylko widoczna część.
   Pobrany zostanie plik z rozszerzeniem .pdf lub .png, w zależności od dokonanego wyboru. Plik ten będzie zawierał widok zasobu lub widoczną część, jeśli zastosowano filtry

Nowe działanie podglądu PDF: po kliknięciu Eksport z wybranym formatem PDF dokument otwiera się w wbudowanym podglądzie PDF przeglądarki w nowej karcie, zamiast być pobranym bezpośrednio. W podglądzie możesz zapisać plik, wydrukować lub zamknąć — korzystając ze standardowych przycisków przeglądarki.

Wyświetlanie obciążenia zasobów na wykresie harmonogramu

Na karcie Harmonogram przejdź do widoku Gantta.

1. Kliknij przycisk Ustawienia wykresu.
2. Zaznacz przełącznik obok pozycji Obciążenie Zasobów.
3. Poniżej wykresu Gantta otworzy się panel Zasoby. Panel ten można skonfigurować do analizowania danych z różnych perspektyw:

• Zakres: Domyślnie panel pokazuje obciążenie dla bieżącego projektu. Możesz przełączyć listę rozwijaną na Wszystkie projekty, aby zobaczyć całkowite obciążenie Zasobów w całej organizacji.
• Grupowanie: Jeśli organizacja ma zdefiniowane Działy, można przełączyć widok na grupowanie Zasobów według Działu. Wiersz Działu wyświetla zagregowane podsumowanie pojemności i obciążenia pracą jego pracowników.

Obciążenie Zasobów Organizacyjnych

Nowe opcje widoku:

• Przycisk Ustawienia — opcje Uwzględnij projekty niezliczane oraz Pokaż usuniętych użytkowników zostały zgrupowane pod jednym przyciskiem Ustawienia. Domyślnie usunięci użytkownicy są ukryci.
• Kolumna sumy czasochłonności — nowa kolumna pokazująca sumę zaalokowanych godzin w wybranym okresie czasu, dostępna per użytkownik, per projekt i per zadanie. W widoku dziennym możesz zobaczyć sumę miesięczną w jednym miejscu.

Obciążenie użytkownika

Domyślna dostępność użytkownika

1. W menu głównym przejdź do modułu Zasoby. Zostanie otwarta lista użytkowników i oś czasu, pokazująca przydział czasu użytkowników według dnia.
2. Kliknij nazwę wybranego użytkownika. Zakładka Alokacja pokazuje dzienną alokację użytkownika na projekty, w których uczestniczy.
3. W widoku wybranego użytkownika przejdź do zakładki Pojemność.
4. Kliknij przycisk Pojemność. Otworzy się okno Default Capacity (Pojemność domyślna).
5. Kliknij pole obok dnia tygodnia.
6. Wpisz liczbę godzin pracy w danym dniu.
7. Naciśnij Enter lub kliknij poza polem, aby je zapisać.
8. Kliknij Zapisz, aby zmienić domyślną dostępność użytkownika.

Alokacja i dostępność w jednym widoku: dotychczasowe osobne zakładki Alokacja i Dostępność zostały połączone w jedno okno szczegółów czasochłonności. Z tego jednego miejsca możesz przeglądać i edytować obciążenie użytkownika na trzech poziomach: per dzień tygodnia, per pojedynczy dzień lub per miesiąc (np. 20h w maju, 30h w czerwcu). Łączna wartość pozostaje ta sama, ale jej rozkład miesięczny się zmienia.

Ten sam rozkład miesięczny można teraz zdefiniować, gdy do zadania jest przypisany tylko dział (bez konkretnego użytkownika) — na przykład w zadaniu 100h można ustawić 10h w maju i 90h w czerwcu dla przypisanego działu.

Dodaj wyjątek dostępności użytkownika

1. W menu głównym przejdź do modułu Zasoby.
   Otworzy się lista użytkowników i oś czasu, pokazująca przydział użytkowników według dnia.
2. Kliknij nazwę wybranego użytkownika.
   Otworzy się zakładka Alokacja, pokazująca dzienną alokację użytkownika na projekty, w których uczestniczy.
3. W widoku wybranego użytkownika przejdź do zakładki Pojemność.
   Otworzy się zakładka z widokiem kalendarza.
4. W widoku kalendarza lub na liście wyjątków dostępności użytkownika kliknij dzień kalendarzowy, dla którego chcesz dodać wyjątek dostępności.
   Otworzy się okno Wyjątek dostępności.
5. Wprowadź nazwę wyjątku dostępności, np. „Urlop”.
6. Ustaw daty, w których ma obowiązywać wyjątek dostępności.
7. Użyj klawiatury lub strzałek, aby wprowadzić dzienne godziny pracy użytkownika. Jeśli użytkownik nie jest dostępny w danym dniu, wprowadź zero.
8. Kliknij przycisk Dodaj.
9. Nowy wyjątek dostępności pojawi się w kalendarzu. Dni, w których użytkownik jest niedostępny, zostaną podświetlone na czerwono, a dni, w których jest dostępny, zostaną podświetlone na żółto.

Integracja z kalendarzem programu Outlook

Gdy FlexiProject jest zintegrowany z usługą Azure Active Directory, możliwe jest pobieranie całodniowych nieobecności zsynchronizowanych użytkowników z kalendarza organizacji bezpośrednio jako wyjątków od ich dostępności.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz: Azure: Synchronizowanie kalendarzy użytkowników

Dostępność ograniczona w czasie: zmiana dostępności może być teraz zdefiniowana dla określonego okresu (data początkowa i końcowa), bez nadpisywania domyślnej dostępności i bez wpływu na projekty historyczne.

Przykład: użytkownik przechodzi na pół etatu od 1 czerwca do 31 grudnia. Dodaj nowy wpis dostępności obowiązujący od 1 czerwca do 31 grudnia z 4h dziennie. W tym okresie maksymalna czasochłonność, względem której liczone jest przeciążenie, wynosi 4h dziennie; przed czerwcem i po grudniu obowiązuje nadal domyślne 8h.

Zarządzanie dniami wolnymi w organizacji

1. Rozwiń grupę Administracja w menu głównym, a następnie przejdź do modułu Ustawienia systemowe. Zostanie otwarta lista możliwych ustawień systemowych.
2. W Ustawieniach systemu przejdź do zakładki Zasoby. Otworzy się moduł zasobów z domyślnym widokiem kalendarza.
3. Kliknij przycisk Dodaj lub dzień w kalendarzu, do którego chcesz dodać dzień wolny organizacji. Otworzy się okno Dni wolne.
4. Wprowadź nazwę dnia wolnego, np. „Nowy Rok”.
5. Ustaw daty, w których mają obowiązywać dni wolne.
6. Opcjonalnie: zaznacz pole opcji „Powtarzaj co roku”. Zaznaczenie opcji „Powtarzaj co roku” powoduje, że wprowadzony dzień wolny będzie powtarzany co roku w dokładnych datach.
7. Kliknij przycisk Dodaj. Dodasz dni wolne, które są wyświetlane na czerwono w kalendarzu. Dni te można wyświetlić w kalendarzach organizacji i użytkowników.