Zasoby w organizacji

Moduł Zasoby pokazuje obciążenie pracowników we wszystkich projektach organizacji i ich dostępność. Obciążenie wynika z czasochłonności zadań rozłożonej na właścicieli (zobacz Zasoby w projekcie).

Pełny widok — wszystkie osoby, zmiana widoku i filtr — ma osoba z uprawnieniem do modułu Zasoby i kierownik działu. Pozostali użytkownicy widzą tylko własne obciążenie. Dostępność zmienia użytkownik z licencją Pełna, który ma uprawnienie do modułu i jest kierownikiem działu albo przełożonym tej osoby.

Obciążenie zasobów organizacji

Tabela pokazuje pracowników i ich obciążenie na osi czasu. Nad tabelą ustawia się miesiąc, skalę (dzień, tydzień, miesiąc), widok (zobacz Obciążenie po działach i projektach) oraz jednostkę: Godziny, Procenty albo Zadania. Kolor komórki pokazuje, czy obciążenie mieści się w dostępności osoby.

Po kliknięciu przycisku Filtr (w widokach Użytkownik i Użytkownik > Projekt) i wybraniu osób lub działów tabela zawęży się do nich. W menu Ustawienia można włączyć:

• Projekty niewliczone — obciążenie z projektów, których statusy nie są wliczane do obciążenia (zobacz Ustawienia modułu Zasoby),
• Użytkownicy usunięci — osoby usunięte z organizacji, które wciąż mają przypisaną pracę.

Ustawienia widoku przeglądarka zapamiętuje na kolejne wizyty.

Obciążenie użytkownika

Po rozwinięciu wiersza osoby widać, z których projektów i zadań wynika jej obciążenie. W widoku Użytkownik > Projekt obciążenie każdej osoby jest od razu rozbite na projekty. Po najechaniu na komórkę widać obciążenie i dostępność w danym okresie.

Obciążenie po działach i projektach

Widok decyduje o grupowaniu wierszy tabeli obciążenia. Po kliknięciu przycisku z nazwą bieżącego widoku (domyślnie Użytkownik) obok przycisku Filtr rozwinie się lista widoków:

• Użytkownik — jeden wiersz na osobę,
• Użytkownik > Projekt — obciążenie każdej osoby rozbite na projekty,
• Dział — suma obciążenia i dostępności całego działu,
• Dział > Użytkownik — działy, a w nich ich członkowie,
• Dział > Użytkownik > Projekt — pełne rozbicie od działu do projektu,
• Dział > Projekt — obciążenie działu w poszczególnych projektach.

Osoby, które nie należą do żadnego działu, trafiają do osobnego wiersza. Jednostkę (godziny, procenty albo liczba zadań) i skalę czasu (dzień, tydzień, miesiąc) wybiera się niezależnie od widoku.

Uwaga: listę widoków ma osoba z uprawnieniem do modułu Zasoby i kierownik działu. Pozostali użytkownicy widzą tylko własne obciążenie. Gdy w organizacji nie ma działów, dostępny jest tylko widok Użytkownik. Działy zakłada się w dziale Struktura organizacyjna.

Eksport obciążenia

Po kliknięciu przycisku Eksportuj i wybraniu formatu obciążenie zostanie zapisane jako PDF albo PNG (widok taki, jak na ekranie) albo jako plik XLSX. Plik XLSX obejmuje cały zakres dat wybrany w tabeli, z bieżącym widokiem oraz ustawieniami Projekty niewliczone i Użytkownicy usunięci.

Domyślna dostępność użytkownika

Dostępność to liczba godzin (albo MD), które osoba może poświęcić na pracę w poszczególne dni tygodnia. Po kliknięciu ikony dostępności przy wierszu osoby otworzy się okno z jej dostępnością w widoku Kalendarz albo Lista. Po kliknięciu przycisku z bieżącą dostępnością (na przykład pn–pt: 8) otworzy się edycja:

• wiersz Domyślna dostępność — wartości dla każdego dnia tygodnia,
• kolejne wiersze — okresy z inną dostępnością, na przykład czas pracy w niepełnym wymiarze w wybranych miesiącach.

Okresy nie mogą się nakładać — w przeciwnym razie pojawia się komunikat Zakresy dat wyjątków nie mogą się nakładać. Dostępność wpływa na rozkład czasochłonności na dni i na kolory obciążenia.

Wyjątki dostępności

Jednorazową zmianę dostępności — urlop, szkolenie, dzień wolny — dodaje się w oknie dostępności osoby. Po kliknięciu przycisku Dodaj wyjątek otworzy się okno Wyjątek dostępności, w którym należy podać Nazwę, daty Od i Do oraz liczbę Godzin dostępności w tych dniach (0 oznacza nieobecność). Wyjątek widać w kalendarzu i na liście dostępności osoby.

Jeśli organizacja ma połączenie z kalendarzem Outlook, całodniowe nieobecności z kalendarza użytkownika trafiają do jego dostępności automatycznie (zobacz Ustawienia modułu Zasoby i Integracja z Microsoft Entra ID).

Dni wolne w organizacji

Dni wolne całej organizacji — święta i dni ustawowo wolne — ustawia się w Ustawieniach systemowych, w zakładce Zasoby, w sekcji Dni wolne (widok Kalendarz albo Lista). Przy dodawaniu dnia wolnego należy podać nazwę i daty Od–Do. Po zaznaczeniu opcji Powtarzaj co roku dzień wolny zostanie ustawiony na każdy kolejny rok.

W dni wolne czasochłonność nie jest rozkładana, a dostępność osób wynosi zero.

Ustawienia modułu Zasoby

Moduł konfiguruje się w Ustawieniach systemowych, w zakładce Zasoby:

• włączenie modułu — wyłączenie nie usuwa danych, tylko chowa zakładki Zasoby,
• Zliczanie czasochłonności — Statusy projektów, z których praca wlicza się do obciążenia, oraz opcja Uwzględnij projekty zarchiwizowane,
• Jednostki — H (godziny) albo MD (man-day). Zmiana jednostki przelicza wszystkie wartości czasu w systemie, dlatego wymaga potwierdzenia,
• Sposób przeliczania czasochłonności — zobacz Przeliczanie czasochłonności przy dodawaniu właścicieli,
• Połączenie z kalendarzem Outlook — widoczne, gdy organizacja jest połączona z Microsoft Entra ID. Całodniowe nieobecności z kalendarzy użytkowników trafiają do ich dostępności. Rozłączenie usuwa pobrane nieobecności,
• Dni wolne — zobacz Dni wolne w organizacji,
• Uprawnienia — kto ma uprawnienie do modułu Zasoby.