Risorse

Le risorse in FlexiProject si riferiscono alle persone coinvolte nell’implementazione del progetto. Questi possono essere i membri del team di progetto, i manager, i team leader, gli specialisti di vari settori, i consulenti esterni e i fornitori di servizi. Le risorse disponibili in FlexiProject sono gli utenti aggiunti. Una corretta gestione delle risorse è essenziale per il successo dei progetti in corso e può portare benefici al team e all’organizzazione.

Assegnazione di tempo per attività senza proprietari

L’allocazione del tempo rappresenta la stima del tempo necessario per completare un’attività. L’assegnazione di tempo alle attività nel calendario ti permette di pianificare con maggiore precisione il tempo necessario per completare il progetto.

Assegnazione di tempo per attività senza proprietario nell’elenco delle attività

1. Nella scheda Pianificazione, clicca sul campo Allocazione temporale nella riga dell’attività selezionata. Il campo passa in modalità di modifica.
2. Inserisci un valore che rappresenti il numero di ore assegnate per l’attività e conferma.
3. Per convalidare il valore inserito, clicca all’esterno del campo Consumo di tempo o Invio.

Assegnazione di tempo alle attività senza proprietari nel pannello delle attività

1. Nella scheda Pianificazione, clicca sul nome dell’attività selezionata. Si è aperto un pannello di attività sul lato destro dello schermo.
2. Nel pannello Attività, clicca sul campo di assegnazione.
3. Inserisci un valore che rappresenti il numero di ore totali assegnate per l’attività selezionata e conferma.
4. Per convalidare il valore inserito, clicca all’esterno del campo Consumo di tempo o Invio.

Assegnazione del tempo per le attività con i proprietari

L’assegnazione rappresenta la stima del tempo necessario al proprietario per completare l’attività. L’assegnazione di funzioni agli utenti ti permette di organizzare e programmare meglio il loro lavoro simultaneo su più progetti.

Assegnazione del tempo totale degli utenti su un’attività

1. Clicca sul campo Assegnazione nella scheda Cronoprogramma, nell’elenco delle attività o nel pannello dell’attività selezionata.
   Si aprirà la finestra con la tabella di assegnazione del tempo. Puoi vedere i proprietari assegnati, l’allocazione totale a loro assegnata e una sezione della timeline che mostra la distribuzione della durata delle attività.
2. Clicca sul campo Allocazione nella riga del proprietario selezionato.
3. Inserisci l’assegnazione totale di ore per il proprietario selezionato che vuoi assegnare e conferma.
4. Clicca all’esterno del campo Assegnazione o clicca su INVIO.
   Le ore di assegnazione vengono assegnate e divise equamente per il numero di giorni lavorativi del proprietario.
   

Assegnare un’assegnazione di tempo giornaliera ad un utente per un’attività

1. Clicca sul campo Assegnazione nella scheda del programma, nell’elenco delle attività o nel pannello dell’attività selezionata. Si aprirà la finestra con la tabella di assegnazione del tempo. Puoi vedere i proprietari assegnati, l’allocazione totale a loro assegnata e una sezione della timeline che mostra la distribuzione della durata delle attività.
2. Nella finestra Allocazione, vai alla scheda Allocazione. Puoi vedere i proprietari assegnati, l’allocazione totale a loro assegnata e una sezione della timeline che mostra la distribuzione della durata delle attività. I campi corrispondenti a ciascun giorno dell’attività sono modificabili.
3. Clicca sul campo dell’assegnazione giornaliera nella riga del proprietario selezionato.
4. Inserisci l’assegnazione delle ore per il giorno selezionato.
5. Fai clic all’esterno del campo Assegnazione o fai clic su INVIO per confermare.
   Hai assegnato il valore di assegnazione del tempo giornaliero e aggiornato l’assegnazione totale per il proprietario selezionato.

Nota: quando più utenti (o dipartimenti) sono assegnati alla stessa attività, il modo in cui lo sforzo totale viene suddiviso dipende dall’impostazione a livello di sistema descritta in Ricalcolo dello sforzo quando si aggiungono proprietari.

Nota: quando modifichi le date delle attività, la proporzione di impegno distribuita tra utenti e dipartimenti viene mantenuta (in precedenza veniva ripristinata la suddivisione predefinita).

Ricalcolo dello sforzo quando si aggiungono proprietari

Puoi decidere come il sistema ricalcola l’impegno quando un nuovo utente o dipartimento viene aggiunto a un’attività che ha già un’assegnazione. L’impostazione si trova in Impostazioni di sistema → Risorse e offre due modalità:

• Priorità dello sforzo dell’attività (predefinita) – lo sforzo totale dell’attività viene conservato e diviso equamente tra tutti i proprietari. Esempio: un’attività ha 100 ore assegnate a John. Quando si aggiunge Peter, il totale rimane di 100h ma viene diviso 50h / 50h. Quando un utente viene rimosso, l’impegno rimanente viene ridistribuito tra gli altri proprietari.
• Priorità di impegno del proprietario – l’impegno assegnato agli utenti esistenti non viene modificato; un nuovo utente aggiunto inizia con 0h. Esempio: un’attività ha 100 ore assegnate a John. Quando si aggiunge Peter, John ha ancora 100 ore e Peter ha 0 ore. La rimozione di un utente riduce l’impegno totale dell’attività.

Scegli la modalità che meglio riflette il modo in cui la tua organizzazione pianifica le risorse. L’impostazione si applica a tutti i progetti dell’area di lavoro.

Anteprima dell'allocazione del tempo del progetto nella scheda Risorse

Puoi personalizzare la visualizzazione dell’elenco delle risorse in un progetto per analizzare il carico di lavoro in modo efficiente. La scheda Risorse offre opzioni avanzate di raggruppamento e visualizzazione per soddisfare le tue esigenze di pianificazione.

1. Vai alla scheda Risorse del tuo progetto.

Visualizza la configurazione

La barra degli strumenti ti permette di regolare la presentazione dei dati:

• Filtri: Puoi filtrare l’elenco per nome utente, utenti specifici o dipartimenti (se la Struttura organizzativa è attiva).
• Raggruppamento: Passa dalla vista Utente standard alla vista Utente Dipartimento > per organizzare le risorse in base alle loro squadre.
• Unità: Scegli l’unità di misura per la visualizzazione dei valori del carico di lavoro:
  • Ore / Giorni-uomo Visualizza il carico di lavoro in ore standard o in giorni-uomo. L’unità e il tasso di conversione (ad esempio, 1 MD = 8h) sono definiti nelle impostazioni del sistema.
  • Attività: Mostra il numero di attività attive per periodo.
  • Percentuale [%]: Visualizza il rapporto tra carico di lavoro e capacità.
• Ambito (corrente o tutti): Usa il menu a tendina per decidere se visualizzare il carico di lavoro generato solo dal Progetto corrente o il carico di lavoro totale di tutti i Progetti in cui l’utente è coinvolto.
• Scala: Alterna la visualizzazione della linea temporale tra Giorno, Settimana e Mese. Cliccando sull’intestazione di una colonna di una settimana o di un mese specifico, si accede alla visualizzazione giornaliera per quel periodo.

Esportazione della vista delle risorse

1. Nel tuo progetto, vai alla scheda Risorse e clicca sul pulsante Esportazione.
   Apparirà un elenco delle opzioni di esportazione disponibili.
2. Seleziona il formato del file (PDF o PNG) per esportare la visualizzazione delle risorse.
   Se sono stati applicati dei filtri, verrà esportata solo la parte visibile.
   Verrà scaricato un file con estensione .pdf o .png, a seconda della selezione effettuata. Questo file includerà una vista della risorsa o la parte visibile se sono stati applicati dei filtri.

Nuovo comportamento dell’anteprima PDF: quando fai clic su Esportazione con il formato PDF selezionato, il documento si apre nell’anteprima PDF integrata del browser in una nuova scheda invece di essere scaricato direttamente. Dall’anteprima puoi salvare il file, stamparlo o chiuderlo, utilizzando i controlli standard del browser.

Mostra i carichi delle risorse sul grafico del calendario

Nella scheda Cronoprogramma, vai alla vista Gantt.

1. Clicca sul pulsante Impostazioni grafico.
2. Seleziona l’interruttore accanto a Carico di lavoro delle risorse.
3. Sotto il diagramma di Gantt, apparirà un pannello di risorse. Puoi configurare questo pannello per analizzare i dati da diverse prospettive:

• Ambito: Per impostazione predefinita, il pannello mostra il carico di lavoro del progetto corrente. Puoi spostare il menu a tendina su Tutti i progetti per vedere il carico di lavoro totale delle risorse nell’intera organizzazione.
• Raggruppamento: Se l’organizzazione ha dei dipartimenti definiti, puoi cambiare la vista per raggruppare le risorse per Dipartimento. La riga del Dipartimento mostra il riepilogo aggregato della capacità e del carico di lavoro dei suoi dipendenti.

Carico di lavoro delle Risorse Organizzative

Nuove opzioni di visualizzazione:

• Pulsante Impostazioni: le opzioni Includi progetti non conteggiati e Mostra utenti cancellati sono ora raggruppate in un unico pulsante Impostazioni. Gli utenti cancellati sono nascosti per impostazione predefinita.
• Colonna sforzo totale: una nuova colonna che mostra la somma delle ore assegnate nel periodo di tempo selezionato, disponibile per utente, per progetto e per attività. Nella vista giornaliera, puoi vedere il totale mensile in un unico punto.

Carico di lavoro degli utenti

Disponibilità predefinita dell'utente

1. Nel menu principale, vai al modulo Risorse. Si apre un elenco di utenti e una timeline che mostra la distribuzione del tempo degli utenti per giorno.
2. Clicca sul nome dell’utente selezionato. La scheda Allocazione mostra l’allocazione giornaliera dell’utente sui progetti a cui partecipa.
3. Nella vista dell’utente selezionato, vai alla scheda Capacità.
4. Clicca sul pulsante Capacità. Si apre la finestra Capacità predefinita.
5. Clicca sul campo accanto al giorno della settimana.
6. Digita il numero di ore di lavoro per quel giorno.
7. Premi Invio o clicca all’esterno della casella per salvarla.
8. Clicca su Salva per modificare la disponibilità predefinita dell’utente.

Allocazione e disponibilità in un’unica visualizzazione: le schede Allocazione e Disponibilità, precedentemente separate, sono state riunite in un’unica finestra di dettagli sulle attività. Da qui puoi visualizzare e modificare il carico di lavoro di un utente a tre livelli: per giorno della settimana, per singolo giorno o per mese (ad esempio 20 ore a maggio, 30 ore a giugno). Il totale rimane invariato ma la sua distribuzione mensile cambia.

La stessa distribuzione mensile può ora essere definita quando solo un reparto (senza un utente specifico) è assegnato a un’attività: ad esempio, per un’attività di 100 ore puoi impostare 10 ore a maggio e 90 ore a giugno per il reparto assegnato.

Aggiungi l'eccezione di disponibilità dell'utente

1. Nel menu principale, vai al modulo Risorse.
   Si aprirà un elenco di utenti e una timeline che mostra la distribuzione degli utenti per giorno.
2. Clicca sul nome dell’utente selezionato.
   Si aprirà la scheda Allocazione, che mostra l’allocazione giornaliera dell’utente sui progetti a cui partecipa.
3. Nella vista dell’utente selezionato, vai alla scheda Capacità.
   Si aprirà la scheda con la visualizzazione del calendario.
4. Nella visualizzazione del calendario o nell’elenco delle eccezioni di disponibilità dell’utente, clicca sul giorno del calendario in cui vuoi aggiungere un’eccezione di disponibilità.
   Si aprirà la finestra Eccezione di capacità.
5. Inserisci il nome dell’eccezione di accessibilità, ad esempio “Vacanza”.
6. Imposta le date in cui vuoi che venga applicata l’eccezione di disponibilità.
7. Usa la tastiera o le frecce per inserire le ore di lavoro giornaliere dell’utente. Se l’utente non è disponibile in un determinato giorno, inserisci zero.
8. Clicca su Aggiungi.
9. La nuova eccezione di disponibilità apparirà sul calendario. I giorni in cui l’utente non è disponibile saranno evidenziati in rosso, mentre i giorni in cui è disponibile saranno evidenziati in giallo.

Integrazione del calendario di Outlook

Quando FlexiProject è integrato con il servizio Azure Active Directory, è possibile recuperare le assenze di tutto il giorno degli utenti sincronizzati dal calendario dell’organizzazione direttamente come eccezioni alla loro disponibilità.
Per ulteriori informazioni, consulta: Azure: Sincronizzare i calendari degli utenti

Disponibilità limitata nel tempo: ora è possibile definire una modifica della disponibilità per un periodo specifico (data di inizio e data di fine), senza sovrascrivere la disponibilità predefinita o influenzare i progetti storici.

Esempio: un utente passa a metà tempo dal 1 giugno al 31 dicembre. Aggiungi una nuova voce di disponibilità valida dal 1° giugno al 31 dicembre con 4 ore al giorno. Durante questo periodo lo sforzo massimo rispetto al quale viene calcolato il sovraccarico è di 4 ore al giorno; prima di giugno e dopo dicembre si applica ancora il valore predefinito di 8 ore.

Gestire i giorni di riposo nell'organizzazione

1. Espandi il gruppo Amministrazione dal menu principale, quindi vai al modulo Impostazioni di sistema. Si apre un elenco di possibili impostazioni di sistema.
2. Nelle Impostazioni di sistema, seleziona la scheda Risorse. Si aprirà un modulo risorse con una vista calendario predefinita.
3. Clicca sul pulsante Aggiungi o sul giorno del calendario in cui vuoi aggiungere il giorno libero di un’organizzazione. Si aprirà la finestra Giorni di riposo.
4. Inserisci il nome del giorno di riposo, ad esempio “Capodanno”.
5. Imposta le date in cui vuoi che vengano applicati i giorni di riposo.
6. Opzionale: seleziona la casella per l’opzione “Ripeti ogni anno”. Selezionando l’opzione “Ripeti ogni anno”, il giorno di riposo inserito verrà ripetuto ogni anno entro le date esatte.
7. Fare clic sul pulsante Aggiungi. Aggiungerai i giorni di ferie, che verranno visualizzati in rosso sul calendario. Puoi visualizzare questi giorni nei calendari dell’organizzazione e degli utenti.