Recursos

Recursos en FlexiProject se refiere a las personas implicadas en la ejecución del proyecto. Puede tratarse de miembros del equipo del proyecto, gestores, jefes de equipo, especialistas en diversos campos, consultores externos y proveedores de servicios. Los Recursos disponibles en FlexiProject son los usuarios añadidos. Una gestión adecuada de los recursos es esencial para el éxito de los proyectos en curso y puede beneficiar al equipo y a la organización.

Asignación de tiempo a Tareas sin propietarios

La asignación de tiempo representa el Tiempo estimado necesario para completar una tarea. Asignar una asignación de tiempo a las tareas del Cronograma te permite planificar con mayor precisión el Tiempo necesario para completar el proyecto.

Asignación de asignación de tiempo en tareas sin propietarios en la lista de tareas

1. En la pestaña Cronograma, haz clic en el campo Asignación de tiempo de la fila de la tarea seleccionada. El campo cambia al modo edición.
2. Introduce un valor que represente el número de horas asignadas a la tarea y confirma.
3. Para validar el valor que has introducido, pulsa fuera del campo Consumo de Tiempo o Intro.

Asignación de tiempo en tareas sin propietarios en el panel de tareas

1. En la pestaña Cronograma, haz clic en el nombre de la tarea seleccionada. Se abrió un panel de tareas en la parte derecha de la pantalla.
2. En el panel Tareas, haz clic en el campo Asignación.
3. Introduce un valor que represente el número de horas de tiempo total asignado a la tarea seleccionada, y confirma.
4. Para validar el valor que has introducido, pulsa fuera del campo Consumo de Tiempo o Intro.

Asignación de tiempo para las Tareas con los propietarios

La asignación representa el Tiempo estimado que el propietario necesita para completar la tarea. Asignar funciones a los usuarios te permite organizar y programar mejor su trabajo simultáneo en varios proyectos.

Asignar el tiempo total de los usuarios a una tarea

1. Haz clic en el campo Asignación en la pestaña Cronograma, en la lista de tareas o en el panel de la tarea seleccionada.
   Se abrirá la ventana con la tabla de asignación de tiempo. Puedes ver los propietarios asignados, la asignación total que tienen asignada y una sección de cronograma que muestra la distribución de la duración de las tareas.
2. Haz clic en el campo Asignación de la fila del propietario seleccionado.
3. Introduce la asignación total de horas para el propietario seleccionado que quieras asignar y confirma.
4. Haz clic fuera del campo Asignación o pulsa INTRO.
   Las horas de asignación se asignan y se dividen a partes iguales por el número de días laborables del propietario.
   

Asignación de una asignación diaria de tiempo del usuario en una tarea

1. Haz clic en el campo Asignación en la pestaña Cronograma, en la lista de tareas o en el panel de la tarea seleccionada. Se abrirá la ventana con la tabla de asignación de tiempos. Puedes ver los propietarios asignados, la asignación total que tienen asignada y una sección de cronograma que muestra la distribución de la duración de las tareas.
2. En la ventana Asignación, ve a la pestaña Asignación. Puedes ver los propietarios asignados, la asignación total que tienen asignada y una sección de cronograma que muestra la distribución de la duración de las tareas. Los campos correspondientes a cada día de la tarea son editables.
3. Haz clic en el campo de asignación diaria de la fila del propietario seleccionado.
4. Introduce la asignación de horas para el día seleccionado.
5. Haz clic fuera del campo Asignación o pulsa INTRO para confirmar.
   Has asignado el valor de la asignación horaria diaria y actualizado la asignación total del propietario seleccionado.

Nota: cuando hay más de un usuario (o departamento) asignado a la misma tarea, la forma en que se divide el esfuerzo total depende de la configuración de todo el sistema descrita en Recálculo del esfuerzo al añadir propietarios.

Nota: cuando cambias las fechas de las tareas, ahora se conserva la proporción de esfuerzo distribuido entre usuarios y departamentos (antes se restablecía la división por defecto).

Recálculo del esfuerzo al añadir propietarios

Puedes decidir cómo recalcula el sistema el esfuerzo cuando se añade un nuevo usuario o departamento a una tarea que ya tiene una asignación. El ajuste se encuentra en Configuración del Sistema → Recursos y ofrece dos modos:

• Prioridad del esfuerzo de la tarea (por defecto): el esfuerzo total de la tarea se conserva y se divide por igual entre todos los propietarios. Ejemplo: una tarea tiene 100h asignadas a Juan. Cuando añades a Pedro, el total se mantiene en 100h pero se divide 50h / 50h. Cuando se elimina un usuario, el esfuerzo restante se redistribuye entre los propietarios restantes.
• Prioridad de esfuerzo del propietario: el esfuerzo asignado a los usuarios existentes no se modifica; un usuario recién añadido comienza con 0h. Ejemplo: una tarea tiene 100h asignadas a Juan. Cuando añades a Pedro, Juan sigue teniendo 100h y Pedro tiene 0h. Eliminar un usuario reduce el esfuerzo total de la tarea.

Elige el modo que mejor refleje la forma en que tu organización planifica los recursos. La configuración se aplica a todos los proyectos del espacio de trabajo.

Vista previa del proyecto Asignación de tiempo en la pestaña Recursos

Puedes personalizar la vista de la lista de Recursos de un proyecto para analizar eficazmente la carga de trabajo. La pestaña Recursos ofrece opciones avanzadas de agrupación y visualización para adaptarse a tus necesidades de planificación.

1. Ve a la pestaña Recursos de tu proyecto.

Ver configuración

La barra de herramientas te permite ajustar cómo se presentan los datos:

• Filtros: Puedes filtrar la lista por Nombre de usuario, Usuarios concretos o Departamentos (si la Estructura organizativa está activa).
• Agrupación: Cambia entre la vista de Usuario Estándar y la vista de Usuario de Departamento > para organizar los recursos por sus equipos.
• Unidades: Elige la unidad para mostrar los valores de la carga de trabajo:
  • Horas / Días-Hombre Muestra la carga de trabajo en horas Estándar o en Días-Hombre. La unidad y el tipo de conversión (por ejemplo, 1 MD = 8h) se definen en los ajustes del sistema.
  • Tareas: Muestra el recuento de Tareas activas por periodo.
  • Porcentaje [%]: Muestra la relación carga de trabajo/capacidad.
• Alcance (Actual vs. Todos): Utiliza el desplegable para decidir si quieres ver la carga de trabajo generada sólo por el Proyecto Actual o la carga de trabajo total de Todos los Proyectos en los que participa el usuario.
• Escala: Alterna la vista de la línea de tiempo entre Día, Semana y Mes. Si haces clic en la cabecera de la columna de una semana o un mes concretos, accederás a la vista diaria de ese periodo.

Exportación de la vista de recursos

1. En tu proyecto, ve a la pestaña Recursos y haz clic en el botón Exportación.
   Aparecerá una lista con las opciones de exportación disponibles.
2. Selecciona el formato de archivo (PDF o PNG) para exportar la vista de recursos.
   Si se aplican filtros, sólo se exportará la parte visible.
   Se descargará un archivo con extensión .pdf o .png, dependiendo de tu selección. Este archivo incluirá una vista del recurso, o la parte visible si se aplicaron filtros

Nuevo comportamiento de la vista previa de PDF: cuando haces clic en Exportación con el formato PDF seleccionado, el documento se abre en la vista previa de PDF integrada en el navegador, en una nueva pestaña, en lugar de descargarse directamente. Desde la vista previa puedes guardar el archivo, imprimirlo o cerrarlo, utilizando los controles estándar del navegador.

Mostrar la carga de Recursos en el Cronograma

En la pestaña Cronograma, ve a la vista Gantt.

1. Haz clic en el botón Configuración del gráfico.
2. Activa el conmutador situado junto a Carga de trabajo de Recursos.
3. Debajo del diagrama de Gantt, aparecerá un panel de recursos. Puedes configurar este panel para analizar los datos desde distintas perspectivas:

• Alcance: Por defecto, el panel muestra la carga de trabajo del proyecto Actual. Puedes cambiar el desplegable a Todos los proyectos para ver la carga de trabajo total de los recursos de toda la organización.
• Agrupación: Si la organización tiene departamentos definidos, puedes cambiar la vista para agrupar los recursos por Departamento. La fila del Departamento muestra el resumen agregado de la capacidad y carga de trabajo de sus empleados.

Carga de trabajo de los Recursos Organizativos

Nuevas opciones de vista:

• Botón Configuración – las opciones Incluir proyectos no contabilizados y Mostrar usuarios eliminados están ahora agrupadas en un único botón Configuración. Los usuarios eliminados están ocultos por defecto.
• Columna Esfuerzo total: una nueva columna que muestra la suma de horas asignadas en el periodo de tiempo seleccionado, disponible por usuario, por proyecto y por tarea. En una vista diaria, puedes ver el total mensual en un solo lugar.

Carga de trabajo del usuario

Disponibilidad del usuario por defecto

1. En el menú principal, ve al módulo Recursos. Se abre una lista de usuarios y una línea de tiempo que muestra la asignación de tiempo de los usuarios por día.
2. Haz clic en el nombre del usuario seleccionado. La pestaña Asignación muestra la asignación diaria del usuario en los proyectos en los que participa.
3. En la vista del usuario seleccionado, ve a la pestaña Capacidad.
4. Pulsa el botón Capacidad. Se abre la ventana Capacidad por defecto.
5. Haz clic en el campo situado junto al día de la semana.
6. Introduce el número de horas de trabajo para ese día.
7. Pulsa Intro o haz clic fuera de la casilla para guardarlo.
8. Haz clic en Guardar para cambiar la disponibilidad de usuario por defecto.

Asignación y disponibilidad en una sola vista: las pestañas de Asignación y Disponibilidad, antes separadas, se han fusionado en una única ventana de detalles del esfuerzo. Desde este único lugar puedes ver y editar la carga de trabajo de un usuario en tres niveles: por día de la semana, por día individual o por mes (por ejemplo, 20h en mayo, 30h en junio). El total permanece igual, pero cambia su distribución mensual.

Ahora se puede definir la misma distribución mensual cuando sólo se asigna un Departamento (sin un usuario concreto) a una tarea – por ejemplo, en una tarea de 100h puedes establecer 10h en Mayo y 90h en Junio para el Departamento asignado.

Añadir excepción de disponibilidad de usuario

1. En el menú principal, ve al módulo Recursos.
   Se abrirá una lista de usuarios y una línea de tiempo, mostrando la asignación de usuarios por día.
2. Haz clic en el nombre del usuario seleccionado.
   Se abrirá la pestaña Asignación, que muestra la asignación diaria del usuario en los proyectos en los que participa.
3. En la vista del usuario seleccionado, ve a la pestaña Capacidad.
   Se abrirá la pestaña con la vista de calendario.
4. En la vista de calendario o en la lista de excepciones de disponibilidad del usuario, haz clic en el día del calendario en el que quieras añadir una excepción de disponibilidad.
   Se abrirá la ventana Excepción de capacidad.
5. Introduce el nombre de la excepción de accesibilidad, por ejemplo, «Vacaciones».
6. Establece las fechas en las que quieres que se aplique la excepción de disponibilidad.
7. Utiliza el teclado o las flechas para introducir las horas de trabajo diarias del usuario. Si el usuario no está disponible un día concreto, introduce cero.
8. Haz clic en Añadir.
9. La nueva excepción de disponibilidad aparecerá en el calendario. Los días en los que el usuario no esté disponible se resaltarán en rojo, mientras que los días en los que esté disponible se resaltarán en amarillo.

Integración con el calendario de Outlook

Cuando FlexiProject está integrado con el servicio Azure Active Directory, es posible recuperar las ausencias de todo el día de los usuarios sincronizados desde el calendario de la organización directamente como excepciones a su disponibilidad.
Para obtener más información, consulta: Azure: Sincronizar calendarios de usuarios

Disponibilidad limitada en el tiempo: ahora se puede definir un cambio de disponibilidad para un periodo concreto (fecha de inicio y fecha de fin), sin sobrescribir la disponibilidad por defecto ni afectar a los proyectos históricos.

Ejemplo: un usuario pasa a media jornada del 1 de junio al 31 de diciembre. Añade una nueva entrada de disponibilidad válida del 1 de junio al 31 de diciembre con 4h al día. Durante este periodo, el esfuerzo máximo sobre el que se calcula la sobrecarga es de 4h al día; antes de junio y después de diciembre se siguen aplicando las 8h por defecto.

Gestionar los días libres en la organización

1. Despliega el grupo Administración del menú principal y, a continuación, ve al módulo Configuración del sistema. Se abre una lista de posibles ajustes del sistema.
2. En la Configuración del Sistema, selecciona la pestaña Recursos. Se abrirá un módulo de recursos con una vista de calendario por defecto.
3. Haz clic en el botón Añadir o en el día del calendario en el que quieras añadir el día libre de una organización. Se abrirá la ventana Días libres.
4. Introduce el nombre del día libre, por ejemplo, «Año Nuevo».
5. Establece las Fechas en las que quieres que se apliquen los días libres.
6. Opcional: marca la casilla de la opción «Repetir cada año». Marcar la opción «Repetir cada año» hace que el día libre introducido se repita anualmente dentro de las fechas exactas.
7. Haz clic en el botón Añadir. Añadirás los días libres, que se muestran en rojo en el calendario. Puedes ver estos días en los calendarios de la organización y de los usuarios.