Resurse

Resursele din FlexiProject se referă la persoanele implicate în implementarea proiectului. Aceștia pot include membri ai echipei de proiect, manageri, lideri de echipă, specialiști în diverse domenii, consultanți externi și furnizori de servicii. Resursele disponibile în FlexiProject sunt utilizatorii adăugați. Gestionarea adecvată a resurselor este esențială pentru succesul proiectelor în curs și poate aduce beneficii echipei și organizației.

Alocarea timpului pentru Activități fără proprietari

Alocarea de timp reprezintă timpul estimat necesar pentru a finaliza o sarcină. Programarea alocării de timp pentru activitățile din program vă permite să planificați mai exact timpul necesar pentru finalizarea proiectului.

Alocarea de timp pentru Activități fără proprietar în lista de sarcini

1. În fila Programare, faceți clic pe câmpul Alocare de timp din rândul sarcinii selectate. Câmpul trece în modul de editare.
2. Introduceți o valoare reprezentând numărul de ore alocate pentru sarcină și confirmați.
3. Pentru a valida valoarea introdusă, faceți clic în afara câmpului Consum de timp sau introduceți.

Alocarea de timp pentru activități fără proprietari în panoul de activități

1. În fila Programare, faceți clic pe numele sarcinii selectate. În partea dreaptă a ecranului s-a deschis un panou de sarcini.
2. În panoul Activități, faceți clic pe câmpul de alocare.
3. Introduceți o valoare reprezentând numărul de ore din timpul total alocat pentru sarcina selectată și confirmați.
4. Pentru a valida valoarea introdusă, faceți clic în afara câmpului Consum de timp sau introduceți.

Alocarea de timp pentru Activități cu proprietarii

Alocarea reprezintă timpul estimat de care are nevoie proprietarul pentru a finaliza sarcina. Programarea alocării utilizatorilor pe funcții vă permite să organizați și să programați mai bine munca lor simultană pe mai multe proiecte.

Alocarea timpului total al utilizatorilor pentru o activitate

1. Faceți clic pe câmpul Alocare din fila Programare, din lista de sarcini sau din panoul sarcinii selectate.
   Se va deschide fereastra cu tabelul de alocare a timpului. Puteți vedea proprietarii desemnați, alocarea totală alocată acestora și o secțiune de cronologie care arată distribuția duratei sarcinii.
2. Faceți clic pe câmpul Alocare din rândul proprietarului selectat.
3. Introduceți alocarea totală de ore pentru proprietarul selectat pe care doriți să îl atribuiți și confirmați.
4. Faceți clic în afara câmpului Alocare sau faceți clic pe ENTER.
   Orele de alocare sunt alocate și împărțite în mod egal la numărul de zile lucrătoare ale proprietarului.
   

Atribuirea unei alocări zilnice de timp unui utilizator pentru o activitate

1. Faceți clic pe câmpul Alocare din fila Programare, din lista de sarcini sau din panoul sarcinii selectate. Se va deschide fereastra cu tabelul de alocare a timpului. Puteți vedea proprietarii desemnați, alocarea totală alocată acestora și o secțiune de cronologie care arată distribuția duratei sarcinii.
2. În fereastra Alocare, mergeți la fila Alocare. Puteți vedea proprietarii desemnați, alocarea totală alocată acestora și o secțiune de cronologie care arată distribuția duratei sarcinii. Câmpurile corespunzătoare fiecărei zile a sarcinii sunt editabile.
3. Faceți clic pe câmpul alocare zilnică din rândul proprietarului selectat.
4. Introduceți alocarea de ore pentru ziua selectată.
5. Faceți clic în afara câmpului Alocare sau faceți clic pe ENTER pentru a confirma.
   Ați atribuit valoarea alocării zilnice de timp și ați actualizat alocarea totală pentru proprietarul selectat.

Notă: atunci când mai mulți utilizatori (sau departamente) sunt desemnați pentru aceeași sarcină, modul în care este împărțit efortul total depinde de setările la nivel de sistem descrise în Recalcularea efortului la adăugarea de proprietari.

Notă: atunci când modificați datele sarcinilor, proporția efortului distribuit între utilizatori și departamente este acum păstrată (anterior era resetată la împărțirea implicită).

Recalcularea efortului la adăugarea proprietarilor

Puteți decide modul în care sistemul recalculează efortul atunci când un nou utilizator sau departament este adăugat la o sarcină care are deja o alocare. Setarea se află în Setări sistem → Resurse și oferă două moduri:

• Prioritatea efortului sarcinii (implicit) – efortul total al sarcinii este păstrat și împărțit în mod egal între toți proprietarii. Exemplu: o sarcină are 100h alocate lui John. Când îl adăugați pe Peter, totalul rămâne la 100h, dar este împărțit 50h / 50h. Atunci când un utilizator este eliminat, efortul rămas este redistribuit între proprietarii rămași.
• Prioritatea efortului proprietarului – efortul alocat utilizatorilor existenți nu este modificat; un utilizator nou adăugat începe cu 0h. Exemplu: o sarcină are 100h alocate lui John. Când îl adăugați pe Peter, John are încă 100h, iar Peter are 0h. Îndepărtarea unui utilizator reduce efortul total al sarcinii.

Alegeți modul care reflectă mai bine modul în care organizația dvs. planifică Resursele. Setarea se aplică tuturor proiectelor din Spațiile de lucru.

Previzualizare alocare timp proiect în fila Resurse

Puteți personaliza vizualizarea listei de resurse într-un proiect pentru a analiza eficient volumul de lucru. Fila Resurse oferă opțiuni avansate de grupare și afișare pentru a se potrivi nevoilor dvs. de planificare.

1. Navigați la fila Resurse din proiect.

Vezi configurația

Bara de instrumente vă permite să ajustați modul de prezentare a datelor:

• Filtre: Puteți filtra lista după numele utilizatorului, utilizatori specifici sau departamente (dacă Structura organizatorică este activă).
• Gruparea: Comutați între vizualizarea Standard a utilizatorului și vizualizarea Departament > a utilizatorului pentru a organiza Resursele în funcție de echipele lor.
• Unități: Alegeți unitatea pentru afișarea valorilor volumului de lucru:
  • Ore / zile-om Afișează volumul de lucru în ore standard sau în zile-om. Unitatea și rata de conversie (de exemplu, 1 MD = 8h) sunt definite în setările sistemului.
  • Activități: Indică numărul de sarcini active pe perioadă.
  • Procent [%]: Afișează raportul sarcină de lucru-capacitate.
• Domeniul de aplicare (curent vs. toate): Utilizați lista derulantă pentru a decide dacă doriți să vedeți volumul de lucru generat doar de proiectul curent sau volumul total de lucru din toate proiectele în care este implicat utilizatorul.
• Scară: Comutați vizualizarea cronologică între zi, săptămână și lună. Făcând clic pe un anumit antet de coloană al săptămânii sau lunii, se va detalia vizualizarea zilnică pentru perioada respectivă.

Exportați vizualizarea resurselor

1. În proiect, mergeți la fila Resurse și faceți clic pe butonul Export.
   Va apărea o listă cu opțiunile de export disponibile.
2. Selectați formatul de fișier (PDF sau PNG) pentru exportul vizualizării resurselor.
   Dacă sunt aplicate filtre, se va exporta numai partea vizibilă.
   Se va descărca un fișier cu extensia .pdf sau .png, în funcție de selecția dvs. Acest fișier va include o vizualizare a resursei sau partea vizibilă dacă au fost aplicate filtre

Noul comportament al previzualizării PDF: când faceți clic pe Export cu formatul PDF selectat, documentul se deschide în previzualizarea PDF încorporată în browser într-un nou tab, în loc să fie descărcat direct. Din previzualizare puteți salva fișierul, îl puteți imprima sau închide – utilizând comenzile standard ale browserului.

Programarea încărcării resurselor pe graficul de planificare

În fila Programare, mergeți la vizualizarea Gantt.

1. Faceți clic pe butonul Setări diagramă.
2. Bifați comutatorul de lângă Resurse Workload.
3. Sub graficul Gantt, va apărea un panou Resurse. Puteți configura acest panou pentru a analiza datele din diferite perspective:

• Domeniul de aplicare: În mod implicit, panoul afișează volumul de lucru pentru proiectul curent. Puteți comuta dropdown-ul la Toate proiectele pentru a vedea volumul total de lucru al Resurselor din întreaga organizație.
• Gruparea: Dacă organizația are departamente definite, puteți comuta vizualizarea pentru a grupa Resursele în funcție de Departament. Rândul Departamentului afișează rezumatul agregat al capacității și volumului de lucru al angajaților săi.

Resurse organizaționale Volumul de muncă

Noi opțiuni de vizualizare:

• Butonul Setări – opțiunile Includeți proiectele necomptate și Afișați utilizatorii șterși sunt acum grupate sub un singur buton Setări. Utilizatorii șterși sunt ascunși în mod implicit.
• Coloana Efort total – o nouă coloană care arată suma orelor alocate în perioada de timp selectată, disponibilă per utilizator, per proiect și per activitate. Într-o vizualizare zilnică, puteți vedea totalul lunar într-un singur loc.

Volumul de lucru al utilizatorului

Disponibilitatea implicită a utilizatorului

1. Din bara de meniu a marcajelor, mergeți la fila Resurse. Se deschide o listă de utilizatori și o cronologie, care arată alocarea de timp a utilizatorilor pe zi.
2. Faceți clic pe numele utilizatorului selectat. Fila Alocare arată alocarea zilnică a utilizatorului pentru proiectele la care participă.
3. În vizualizarea utilizatorului selectat, mergeți la fila Capacitate.
4. Faceți clic pe butonul Capacitate. Se deschide fereastra Capacitate implicită.
5. Faceți clic pe câmpul de lângă ziua săptămânii.
6. Introduceți numărul de ore de lucru pentru ziua respectivă.
7. Apăsați Enter sau faceți clic în afara casetei pentru a o salva.
8. Faceți clic pe Salvare pentru a modifica disponibilitatea implicită a utilizatorului.

Alocare și disponibilitate într-o singură vizualizare: filele Alocare și Disponibilitate, separate anterior, au fost fuzionate într-o singură fereastră de detalii privind efortul. Din acest singur loc puteți vizualiza și edita volumul de lucru al unui utilizator la trei niveluri: pe zi a săptămânii, pe zi individuală sau pe lună (de exemplu, 20h în mai, 30h în iunie). Totalul rămâne același, dar distribuția sa lunară se modifică.

Aceeași distribuție lunară poate fi definită acum atunci când doar un departament (fără un anumit utilizator) este atribuit unei sarcini – de exemplu, pentru o sarcină de 100 de ore, puteți seta 10 ore în mai și 90 de ore în iunie pentru departamentul atribuit.

Adăugați excepția privind disponibilitatea utilizatorului

1. Din bara de meniu a marcajelor, mergeți la fila Resurse.
   Se vor deschide o listă de utilizatori și o cronologie, care arată alocarea utilizatorilor în funcție de zi.
2. Faceți clic pe numele utilizatorului selectat.
   Se va deschide fila Alocare, care va afișa alocarea zilnică a utilizatorului pentru proiectele la care participă.
3. În vizualizarea utilizatorului selectat, mergeți la fila Capacity (Capacitate).
   Se va deschide fila cu vizualizarea calendarului.
4. În vizualizarea calendarului sau în lista de excepții de disponibilitate a utilizatorului, faceți clic pe ziua calendaristică în care doriți să adăugați o excepție de disponibilitate.
   Se va deschide fereastra Excepție de capacitate.
5. Introduceți numele excepției de accesibilitate, de exemplu, „Vacanță”.
6. Setați datele la care doriți să se aplice excepția de disponibilitate.
7. Utilizați tastatura sau săgețile pentru a introduce orele de lucru zilnice ale utilizatorului. Dacă utilizatorul nu este disponibil într-o anumită zi, introduceți zero.
8. Faceți clic pe Adăugare.
9. Noua excepție de disponibilitate va apărea în calendar. Zilele în care utilizatorul nu este disponibil vor fi evidențiate cu roșu, în timp ce zilele în care acesta este disponibil vor fi evidențiate cu galben.

Integrarea calendarului Outlook

Atunci când FlexiProject este integrat cu serviciul Azure Active Directory, este posibil să recuperați absențele de o zi ale utilizatorilor sincronizați din calendarul organizației direct ca excepții de la disponibilitatea acestora.
Pentru mai multe informații, consultați: Azure: Sincronizarea calendarelor utilizatorilor

Disponibilitate limitată în timp: o modificare a disponibilității poate fi acum definită pentru o perioadă specifică (data de începere și data de încheiere), fără a suprascrie disponibilitatea implicită sau a afecta proiectele istorice.

Exemplu: un utilizator trece la jumătate de normă de la 1 iunie la 31 decembrie. Adăugați o nouă intrare de disponibilitate valabilă de la 1 iunie la 31 decembrie cu 4h pe zi. În această perioadă, efortul maxim în raport cu care se calculează suprasolicitarea este de 4h pe zi; înainte de iunie și după decembrie, se aplică în continuare norma implicită de 8h.

Gestionarea zilelor libere în cadrul organizației

1. Extindeți grupul Administrare din bara de meniu a marcajelor, apoi mergeți la fila Setări sistem. Se deschide o listă de setări posibile ale sistemului.
2. În Setările sistemului, selectați fila Resurse. Se va deschide un modul Resurse cu o vizualizare calendar implicită.
3. Faceți clic pe butonul Adăugare sau pe ziua din calendar în care doriți să adăugați ziua liberă a unei organizații. Se va deschide fereastra Zile libere.
4. Introduceți numele zilei libere, de exemplu, „Anul Nou”.
5. Setați datele la care doriți să se aplice zilele libere.
6. Opțional: bifați caseta pentru opțiunea „Repetați în fiecare an”. Dacă bifați opțiunea „Repetare în fiecare an”, ziua liberă introdusă se repetă în fiecare an la datele exacte.
7. Faceți clic pe butonul Add (Adăugare). Veți adăuga zilele libere, care sunt afișate în roșu pe calendar. Puteți vizualiza aceste zile în calendarele organizației și ale utilizatorilor.