Ресурси

Ресурси у FlexiProject – це люди, які беруть участь у виконанні проекту. Це можуть бути члени проектної команди, менеджери, керівники груп, фахівці в різних галузях, зовнішні консультанти та постачальники послуг. Доступні ресурси у FlexiProject – це додані користувачі. Належне управління ресурсами має важливе значення для успіху поточних проектів і може принести користь команді та організації.

Розподіл часу на завдання без власників

Розподіл часу – це приблизний час, необхідний для виконання завдання. Присвоєння часу завданням у графіку дозволяє точніше планувати час, необхідний для завершення проекту.

Призначення розподілу часу на завдання без власників у списку завдань

1. На вкладці Графік натисніть поле Розподіл часу в рядку обраного завдання. Поле перейде в режим редагування.
2. Введіть значення, що відповідає кількості годин, призначених для виконання завдання, і підтвердіть.
3. Щоб підтвердити введене значення, клацніть за межами поля Витрати часу або натисніть Enter.

Призначення розподілу часу на завдання без власників на панелі завдань

1. На вкладці графіку натисніть на назву обраного завдання. У правій частині екрана відкрилася панель завдань.
2. На панелі завдань натисніть на поле розподілу.
3. Введіть значення, що відображає кількість годин загального часу, виділеного на вибране завдання, і підтвердіть.
4. Щоб підтвердити введене значення, клацніть за межами поля Витрати часу або натисніть Enter.

Розподіл часу на завдання з власниками

Розподіл являє собою оціночний час, необхідний власнику для виконання завдання. Розподіл користувачів за функціями дозволяє краще організувати і скласти графік їх одночасної роботи над декількома проектами.

Призначення загального часу користувачів на завдання

1. Клацніть поле Розподіл на вкладці Графік, у списку завдань або на панелі вибраного завдання.
   Відкриється вікно з таблицею розподілу часу. Ви можете побачити призначених власників, загальний обсяг призначених їм ресурсів, а також розділ часової шкали, що показує розподіл тривалості завдання.
2. Натисніть на поле Розподіл у рядку обраного власника.
3. Введіть загальну кількість годин для вибраного власника, яку ви хочете призначити, і підтвердіть.
4. Клацніть за межами поля Розподіл або натисніть ENTER.
   Години розподілу призначаються і діляться порівну на кількість робочих днів власника.
   

Призначення щоденний розподіл часу користувача на завдання

1. Клацніть поле Розподіл на вкладці Графіку, у списку завдань або на панелі вибраного завдання. Відкриється вікно з таблицею розподілу часу. Ви можете побачити призначених власників, загальний обсяг призначених їм ресурсів, а також розділ часової шкали, що показує розподіл тривалості завдання.
2. У вікні Розподіл перейдіть на вкладку Розподіл. Ви можете побачити призначених власників, загальний обсяг призначених їм ресурсів, а також розділ часової шкали, що показує розподіл тривалості завдання. Поля, що відповідають кожному дню завдання, можна редагувати.
3. Натисніть на поле щоденного розподілу в рядку обраного власника.
4. Введіть розподіл годин для обраного дня.
5. Клацніть за межами поля Розподіл або натисніть ENTER, щоб підтвердити.
   Ви призначили значення щоденного розподілу часу і оновили загальний розподіл для вибраного власника.

Примітка: коли до одного завдання призначено більше одного користувача (або Відділу), спосіб розподілу загальних зусиль залежить від загальносистемних налаштувань, описаних у розділі Перерахунок зусиль при додаванні власників.

Примітка: коли ви змінюєте дати завдань, пропорція розподілу зусиль між користувачами і відділами тепер зберігається (раніше вона скидалася до розподілу за замовчуванням).

Перерахунок зусиль при додаванні власників

Ви можете вирішити, як система перераховує зусилля, коли до завдання, яке вже має розподіл, додається новий користувач або Відділ. Налаштування знаходиться в Налаштуваннях системи → Ресурси і має два режими:

• Пріоритет трудомісткості завдання (за замовчуванням) – загальна трудомісткість завдання зберігається і ділиться порівну між усіма власниками. Приклад: завдання має 100 годин, призначених Джону. Коли ви додаєте Петра, загальна кількість залишається на рівні 100 годин, але ділиться 50 годин / 50 годин. Коли ви видаляєте користувача, решта зусиль перерозподіляється між власниками, що залишилися.
• Пріоритет зусиль власника – зусилля, призначені існуючим користувачам, не змінюються; новий користувач починає з 0h. Приклад: завдання має 100h зусиль, призначених Джону. Коли ви додаєте Петра, Джон все ще має 100h, а Петро – 0h. Видалення користувача зменшує загальну трудомісткість завдання.

Виберіть режим, який краще відображає те, як ваша організація планує ресурси. Налаштування застосовується до всіх проєктів у робочій області.

Перегляньте розподіл часу проекту на вкладці "Ресурси

Ви можете налаштувати вигляд списку ресурсів у проекті, щоб ефективно аналізувати робоче навантаження. Вкладка “Ресурси” пропонує розширені можливості групування та відображення відповідно до ваших потреб планування.

1. Перейдіть на вкладку Ресурси у вашому проекті.

Переглянути конфігурацію

Панель інструментів дозволяє налаштувати спосіб представлення даних:

• Фільтри: Ви можете відфільтрувати список за іменем користувача, конкретними користувачами або Відділами (якщо активна Організаційна структура).
• Групування: Перемикайтеся між стандартним поданням Користувача та поданням Відділу > , щоб організувати ресурси за їхніми командами.
• Одиниці: Виберіть одиницю для відображення значень навантаження:
  • Години / Людино-дні Відображає навантаження в стандартних годинах або в людино-днях. Одиниця виміру та коефіцієнт перерахунку (наприклад, 1 МД = 8 год) визначається в налаштуваннях системи.
  • Завдання: Показує кількість активних завдань за період.
  • Відсоток [%]: Відображає відношення навантаження до потужності.
• Масштаб (Поточний проти всіх): Використовуйте випадаючий список, щоб вирішити, чи відображати навантаження, створене лише поточним проектом, чи загальне навантаження з усіх проектів, в яких бере участь користувач.
• Масштаб: Перемикає перегляд шкали часу між режимами ” День”,“Тиждень” і“Місяць”. Клацнувши на заголовку стовпчика певного тижня або місяця, ви побачите щоденний перегляд за цей період.

Експортуйте подання ресурсу

1. У вашому проекті перейдіть на вкладку Ресурси і натисніть кнопку Експорт.
   З’явиться список доступних варіантів експорту.
2. Виберіть формат файлу (PDF або PNG) для експорту перегляду ресурсу.
   Якщо застосовано фільтри, буде експортовано лише видиму частину.
   Буде завантажено файл з розширенням .pdf або .png, залежно від вашого вибору. Цей файл міститиме вигляд ресурсу або видиму частину, якщо були застосовані фільтри

Нова поведінка попереднього перегляду PDF: коли ви натискаєте кнопку “Експорт” з вибраним форматом PDF, документ відкривається у вбудованому переглядачі PDF у новій вкладці браузера, а не завантажується безпосередньо. З попереднього перегляду ви можете зберегти файл, роздрукувати його або закрити – за допомогою стандартних елементів керування браузера.

Відображення навантаження на ресурси на графіку розкладу

На вкладці Графік перейдіть до подання Ганта.

1. Натисніть кнопку Налаштування діаграми.
2. Перевірте перемикач поруч з пунктом ” Навантаження на ресурси”.
3. Під діаграмою Ганта з’явиться панель Ресурсів. Ви можете налаштувати цю панель для аналізу даних з різних точок зору:

• Обсяг: За замовчуванням, панель показує навантаження для поточного проекту. Ви можете переключити випадаючий список на Всі проекти, щоб побачити загальну завантаженість ресурсів по всій організації.
• Групування: Якщо в організації визначено відділи, ви можете переключити подання, щоб згрупувати ресурси за відділами. Рядок відділу відображає зведену інформацію про можливості та навантаження його працівників.

Навантаження на організаційні ресурси

Нові параметри перегляду:

• Кнопка “Налаштування” – опції “Включити невраховані проекти ” і “Показувати видалених користувачів ” тепер згруповані під однією кнопкою “Налаштування”. Видалені користувачі за замовчуванням приховані.
• Стовпчик “Загальна кількість годин” – новий стовпчик, що показує суму виділених годин за вибраний період часу, доступних для кожного користувача, проекту і завдання. У щоденному поданні ви можете бачити загальну суму за місяць в одному місці.

Навантаження на користувача

Доступність користувачів за замовчуванням

1. У головному меню перейдіть до модуля “Ресурси”. Відкривається список користувачів і часова шкала, що показує розподіл часу користувачів за днями.
2. Натисніть на ім’я обраного користувача. Вкладка “Розподіл” показує щоденний розподіл користувача на проекти, в яких він бере участь.
3. У поданні вибраного користувача перейдіть на вкладку Потужність.
4. Натисніть кнопку “Потужність”. Відкриється вікно Потужності за замовчуванням.
5. Натисніть на поле поруч із днем тижня.
6. Введіть кількість робочих годин у цей день.
7. Натисніть Enter або клацніть за межами поля, щоб зберегти його.
8. Натисніть кнопку Зберегти, щоб змінити доступність користувачів за замовчуванням.

Розподіл і доступність в одному вікні: раніше окремі вкладки ” Розподіл” і “Доступність” були об’єднані в єдине вікно з деталями зусиль. Звідси ви можете переглядати і редагувати навантаження користувача на трьох рівнях: за днями тижня, за окремими днями або за місяцями (наприклад, 20 годин у травні, 30 годин у червні). Загальна сума залишається незмінною, але її розподіл по місяцях змінюється.

Такий самий місячний розподіл тепер можна визначити, коли до завдання призначено лише відділ ( без конкретного користувача) – наприклад, для завдання тривалістю 100 годин ви можете призначити 10 годин у травні і 90 годин у червні для призначеного відділу.

Додати виняток доступності користувача

1. У головному меню перейдіть до модуля Ресурси.
   Відкриється список користувачів і часова шкала, що показує розподіл користувачів за днями.
2. Натисніть на ім’я обраного користувача.
   Відкриється вкладка “Розподіл”, яка показує щоденний розподіл користувача на проекти, в яких він бере участь.
3. У поданні обраного користувача перейдіть на вкладку Потужність.
   Відкриється вкладка з поданням календаря.
4. У поданні календаря або списку винятків доступності користувача клацніть календарний день, до якого ви хочете додати виняток доступності.
   Відкриється вікно Виняток доступності.
5. Введіть назву винятку доступності, наприклад, “Відпустка”.
6. Встановіть дати, на які ви хочете застосувати виняток щодо доступності.
7. За допомогою клавіатури або стрілок введіть щоденні робочі години користувача. Якщо користувач недоступний у певний день, введіть нуль.
8. Натисни “Додати “.
9. Новий виняток доступності з’явиться в календарі. Дні, коли користувач недоступний, будуть виділені червоним кольором, а дні, коли він доступний, будуть виділені жовтим.

Інтеграція календаря Outlook

Коли FlexiProject інтегровано зі службою Azure Active Directory, можна отримувати дані про цілоденну відсутність синхронізованих користувачів безпосередньо з календаря організації як винятки з їхньої доступності.
Для отримання додаткової інформації див: Azure: Синхронізація календарів користувачів

Обмежена в часі доступність: зміна доступності тепер може бути визначена на певний період ( дата початку і дата закінчення), без перезапису доступності за замовчуванням або впливу на історичні проекти.

[ПРИКЛАД]: користувач переходить на половину робочого дня з 1 червня по 31 грудня. Додайте новий запис про доступність з 1 червня по 31 грудня з 4 годинами на день. У цей період максимальне навантаження, за яким розраховується перевантаження, становить 4 години на день; до червня і після грудня застосовується значення за замовчуванням 8 годин.

Керуйте вихідними днями в організації

1. Розгорніть групу “Адміністрування” у головному меню і перейдіть до модуля “Системні налаштування”. Відкриється список можливих налаштувань системи.
2. У Налаштуваннях системи виберіть вкладку Ресурси. Відкриється модуль ресурсів з календарем за замовчуванням.
3. Натисніть кнопку Додати або день у календарі, до якого ви хочете додати вихідний день організації. Відкриється вікно Вихідні дні.
4. Введіть назву вихідного дня, наприклад, “Новий рік”.
5. Встановіть Дати, до яких ви хочете застосувати вихідні дні.
6. Необов’язково: встановіть прапорець біля опції “Повторювати щороку”. Позначка “Повторювати щороку” призведе до того, що введений вихідний буде повторюватися щороку в точні дати.
7. Натисніть кнопку Додати. Ви додасте вихідні дні, які відображаються в календарі червоним кольором. Ви можете переглянути ці дні в календарях організації та користувачів.