Ressourcen in der Organisation

Das Modul Ressourcen zeigt die Auslastung der Mitarbeiter in allen Projekten der Organisation sowie ihre Verfügbarkeit. Die Auslastung ergibt sich aus dem auf die Eigentümer verteilten Zeitaufwand der Aufgaben (siehe Ressourcen im Projekt).

Die vollständige Ansicht — alle Personen, die Umschaltung der Ansicht und der Filter — steht Benutzern mit der Berechtigung für das Modul Ressourcen sowie Abteilungsleitern zur Verfügung. Andere Benutzer sehen nur ihre eigene Auslastung. Die Verfügbarkeit können Benutzer mit der Lizenz Voll ändern, die die Modulberechtigung haben und entweder Abteilungsleiter oder der direkte Vorgesetzte der Person sind.

Auslastung der Ressourcen in der Organisation

Die Tabelle zeigt die Mitarbeiter und ihre Auslastung auf einer Zeitachse. Über der Tabelle stellen Sie den Monat, die Skala (Tag, Woche, Monat), die Ansicht (siehe Auslastung nach Abteilung und Projekt) und die Einheit ein: Stunden, Prozentsätze oder Aufgaben. Die Zellfarbe zeigt, ob die Auslastung innerhalb der Verfügbarkeit der Person liegt.

Die Schaltfläche Filter (in den Ansichten Benutzer und Benutzer > Projekt) schränkt die Tabelle auf ausgewählte Personen und Abteilungen ein. Im Menü Einstellungen können Sie einschalten:

• Nicht enthaltene anzeigen — Auslastung aus Projekten, deren Status nicht mitgezählt werden (siehe Einstellungen des Moduls Ressourcen),
• Gelöschte Benutzer — Personen, die aus der Organisation entfernt wurden und denen noch Arbeit zugewiesen ist.

Ihr Browser merkt sich die Ansichtseinstellungen für den nächsten Besuch.

Auslastung des Benutzers

Klappen Sie die Zeile einer Person auf, um zu sehen, aus welchen Projekten und Aufgaben ihre Auslastung stammt. In der Ansicht Benutzer > Projekt ist die Auslastung jeder Person bereits nach Projekten aufgeteilt. Wenn Sie mit der Maus über eine Zelle fahren, sehen Sie die Auslastung und die Verfügbarkeit für diesen Zeitraum.

Auslastung nach Abteilung und Projekt

Die Ansicht bestimmt, wie die Zeilen der Auslastungstabelle gruppiert werden. Die Liste der Ansichten öffnet sich über die Schaltfläche mit dem Namen der aktuellen Ansicht (standardmäßig Benutzer) neben der Schaltfläche Filter:

• Benutzer — eine Zeile pro Person,
• Benutzer > Projekt — die Auslastung jeder Person, nach Projekten aufgeteilt,
• Abteilung — die gesamte Auslastung und Verfügbarkeit einer ganzen Abteilung,
• Abteilung > Nutzer — Abteilungen mit ihren Mitgliedern darunter,
• Abteilung > Nutzer > Projekt — die vollständige Aufschlüsselung von der Abteilung bis zum Projekt,
• Abteilung > Projekt — die Auslastung einer Abteilung in den einzelnen Projekten.

Personen, die zu keiner Abteilung gehören, werden in einer eigenen Zeile angezeigt. Die Einheit (Stunden, Prozentsätze oder Anzahl der Aufgaben) und die Zeitskala (Tag, Woche, Monat) werden unabhängig von der Ansicht gewählt.

Hinweis: Die Liste der Ansichten steht Benutzern mit der Berechtigung für das Modul Ressourcen sowie Abteilungsleitern zur Verfügung. Alle anderen sehen nur ihre eigene Auslastung. Hat Ihre Organisation keine Abteilungen, ist nur die Ansicht Benutzer verfügbar. Abteilungen werden unter Organisationsstruktur eingerichtet.

Export der Auslastung

Die Schaltfläche Export speichert die Auslastung als PDF oder PNG (die Ansicht wie auf dem Bildschirm) oder als XLSX-Datei. Die XLSX-Datei umfasst den gesamten in der Tabelle ausgewählten Datumsbereich, mit der aktuellen Ansicht sowie den Einstellungen Nicht enthaltene anzeigen und Gelöschte Benutzer.

Standardverfügbarkeit des Benutzers

Die Verfügbarkeit ist die Anzahl der Stunden (oder MD), die eine Person an jedem Wochentag für die Arbeit aufwenden kann. Klicken Sie in der Zeile einer Person auf das Symbol für die Verfügbarkeit, um ein Fenster mit ihrer Verfügbarkeit in der Ansicht Kalender oder Liste zu öffnen. Die Schaltfläche mit der aktuellen Verfügbarkeit (zum Beispiel Mo–Fr: 8) öffnet den Editor:

• die Zeile Standardverfügbarkeit — Werte für jeden Wochentag,
• weitere Zeilen — Zeiträume mit einer abweichenden Verfügbarkeit, zum Beispiel Teilzeitarbeit in bestimmten Monaten.

Zeiträume dürfen sich nicht überschneiden — andernfalls erscheint die Meldung Datumsbereiche der Ausnahmen dürfen sich nicht überschneiden. Die Verfügbarkeit bestimmt, wie der Zeitaufwand auf die Tage verteilt wird, und wirkt sich auf die Farben der Auslastung aus.

Ausnahmen bei der Verfügbarkeit

Um eine einmalige Änderung der Verfügbarkeit hinzuzufügen — Urlaub, Schulung, ein freier Tag — klicken Sie im Verfügbarkeitsfenster der Person auf Ausnahme hinzufügen. Geben Sie im Fenster Ausnahme bei der Verfügbarkeit im Feld Name die Bezeichnung, in den Feldern Von und Bis die Daten und im Feld Stunden die Verfügbarkeit für diese Tage an (0 bedeutet Abwesenheit). Die Ausnahme erscheint im Verfügbarkeitskalender und in der Liste der Person.

Ist Ihre Organisation mit dem Outlook-Kalender verbunden, werden ganztägige Abwesenheiten aus dem Kalender des Benutzers automatisch zu seiner Verfügbarkeit hinzugefügt (siehe Einstellungen des Moduls Ressourcen und Microsoft Entra ID-Integration).

Freie Tage in der Organisation

Freie Tage für die gesamte Organisation — gesetzliche Feiertage — werden in den Systemeinstellungen, auf der Registerkarte Ressourcen, im Bereich Freie Tage festgelegt (Ansicht Kalender oder Liste). Wenn Sie einen freien Tag hinzufügen, geben Sie seinen Namen und die Daten Von–Bis an. Mit Jedes Jahr wiederholen gilt der freie Tag auch für jedes folgende Jahr.

An freien Tagen wird kein Zeitaufwand verteilt, und die Verfügbarkeit der Personen beträgt an diesen Tagen null.

Einstellungen des Moduls Ressourcen

Das Modul wird in den Systemeinstellungen, auf der Registerkarte Ressourcen, konfiguriert:

• Modul einschalten — das Ausschalten löscht keine Daten, es blendet nur die Registerkarten Ressourcen aus,
• Zählen des Zeitaufwands — die Projektstatusse, deren Arbeit in die Auslastung einfließt, sowie Archivierte Projekte einbeziehen,
• Einheiten — H (Stunden) oder MD (Personentag). Das Ändern der Einheit rechnet alle Zeitwerte im System um und muss deshalb bestätigt werden,
• Berechnungsweise des Zeitaufwands — siehe Neuberechnung des Zeitaufwands beim Hinzufügen von Eigentümern,
• Outlook-Kalenderverbindung — wird angezeigt, wenn Ihre Organisation mit Microsoft Entra ID verbunden ist. Ganztägige Abwesenheiten aus den Kalendern der Benutzer werden ihrer Verfügbarkeit hinzugefügt. Beim Trennen der Verbindung werden die importierten Abwesenheiten entfernt,
• Freie Tage — siehe Freie Tage in der Organisation,
• Berechtigungen — wer die Berechtigung für das Modul Ressourcen hat.