Zarządzanie projektem

Ustawienia projektu otwiera się za pomocą ikony koła zębatego obok nazwy projektu.

Dostępne opcje menu:

• Informacje,
• Role projektowe i uprawnienia,
• Funkcjonalności,
• Klonuj,
• Utwórz szablon,
• Archiwizuj (po zarchiwizowaniu opcja zmienia się na Przywróć),
• Usuń.

Menu jest widoczne dla:

• administratorów projektu, w tym kierownika projektu — uprawnienie wynika z uprawnień nadanych w projekcie albo z roli projektowej (zobacz Uprawnienia użytkowników i Role projektowe),
• osób z uprawnieniem Administracja do projektów w obszarze pracy projektu (zobacz Dostęp do projektów obszaru),
• administratora systemu (zobacz Licencja i uprawnienia użytkownika).

Dwie opcje wymagają dodatkowych uprawnień:

• Klonuj — uprawnienie do tworzenia projektów (Dodawanie) w co najmniej jednym obszarze pracy,
• Utwórz szablon — uprawnienie Szablony w co najmniej jednym obszarze pracy.

Informacje projektowe

Panel Informacje otwiera się z menu ustawień projektu (ikona koła zębatego obok nazwy projektu). Wszystkie zmiany zapisują się automatycznie po kliknięciu poza edytowanym polem.

Pola i funkcje w panelu Informacje:

• Awatar — obrazek zmienia się po kliknięciu ikony ołówka w rogu awatara. Awatar jest wyświetlany obok nazwy projektu, na liście projektów, w portfelach oraz w raportach.
• Nazwa — edycja bezpośrednio w polu. Pusta nazwa nie zostanie zapisana — system przywróci poprzednią wartość.
• Opis — edytor tekstu sformatowanego, który pozwala zmieniać style oraz dodawać grafiki i załączniki. Po zapisaniu opisu obok nazwy projektu pojawi się ikona informacji, która po najechaniu kursorem pokazuje treść opisu.
• Status projektu — wybór z listy statusów zdefiniowanych w organizacji.
• Obszary pracy — obszary przypisane do projektu (zobacz Obszary pracy).
• Atrybuty projektu — wartości atrybutów zdefiniowanych w zakładce Atrybuty dla obszarów pracy projektu (zobacz Atrybuty projektu).

Zasady dotyczące atrybutów w panelu Informacje:

• Atrybuty typu Funkcja — pola tylko do odczytu; wartość przelicza się automatycznie według formuły (zobacz Atrybut typu Funkcja). Jeśli atrybut ma opis, przy jego nazwie wyświetla się ikona informacji.
• Atrybuty typu Data — po kliknięciu pola daty otwiera się okno Wybierz datę z opcjami:
  • Wybierz z kalendarza — ręczny wybór daty,
  • Powiąż z elementem harmonogramu — wybór zadania lub kamienia milowego wyznaczający wartość w tym polu (zobacz Data powiązana z harmonogramem).

Funkcjonalności projektu

W oknie Funkcjonalności projektu (dostępnym w menu ustawień) określa się, które moduły są aktywne w projekcie.

• Moduł Harmonogram jest zawsze włączony i nie można go wyłączyć.
• Moduły opcjonalne: Podsumowanie, Budżet, Ryzyka, Produkty, Zasoby, Czas pracy, Scoring, Plan, Przeglądy, Karta projektu, Czat oraz Pliki.

Moduły są dostępne w projekcie, jeśli zostały włączone w Ustawieniach systemowych (zobacz Włączanie i wyłączanie modułów).

Ważne: Wyłączenie modułu nie usuwa informacji w nim zapisanych. Wprowadzone dane pozostają w projekcie i staną się ponownie widoczne po ponownym włączeniu modułu.

Klonowanie projektu

Klonowanie umożliwia utworzenie nowego projektu na podstawie struktury i danych istniejącego projektu.

1. Otwórz projekt źródłowy.
2. Kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy projektu i wybierz opcję Klonuj. Otworzy się okno Klonowanie projektu.
3. Wpisz Nazwę nowego projektu (domyślnie podpowiadana jest nazwa źródłowa z dopiskiem – kopia) oraz wybierz Obszary pracy.
4. Kliknij przycisk Klonuj. System utworzy nowy projekt i otworzy jego harmonogram.

Do nowego projektu kopiowane są:

• harmonogram wraz z zależnościami (z wyjątkiem zadań zsynchronizowanych z systemem Jira),
• alokacje zasobów,
• budżet: pozycje, prognozy i reguły mapowania wykonań,
• ryzyka i produkty,
• załączniki powiązane z tymi elementami,
• właściciele elementów.

Część danych kopiowana jest bez historii realizacji:

• postęp zadań zostaje wyzerowany,
• plany bazowe harmonogramu i budżetu są usuwane,
• ryzyka otrzymują status Zidentyfikowane,
• komentarze do ryzyk i pozycji budżetowych są usuwane.

Nie są kopiowane:

• uprawnienia i role — kierownikiem nowego projektu zostaje osoba, która go sklonowała,
• status projektu — nowy projekt otrzymuje pierwszy status z listy,
• przynależność do portfeli,
• integracja z Jira,
• szablon scoringu,
• wykonania budżetu,
• czat, przeglądy, plany i karty projektu,
• zarejestrowany czas pracy.

Aby zapisać projekt jako szablon do tworzenia kolejnych projektów, zobacz Tworzenie szablonu z istniejącego projektu.

Archiwizacja projektu

Archiwizacja służy do ukrywania zakończonych lub nieaktywnych projektów. Zarchiwizowany projekt znika z domyślnej listy projektów — można go wyświetlić po włączeniu filtra Pokaż zarchiwizowane (zobacz Lista projektów).

Obok nazwy zarchiwizowanego projektu pojawia się ikona z podpowiedzią Zarchiwizowano. Zarchiwizowany projekt można nadal w pełni edytować.

Ważne: Dla zarchiwizowanego projektu aplikacja nie wysyła powiadomień e-mail, m.in. o przypisaniu właściciela, zmianach w harmonogramie (także w podsumowaniu dziennym), zakończeniu poprzednika, wzmiankach, akceptacjach planu i scoringu. Po przywróceniu projektu powiadomienia wracają.

1. Otwórz projekt.
2. Kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy projektu i wybierz Archiwizuj.
3. Aby przywrócić zarchiwizowany projekt, otwórz go, kliknij ikonę koła zębatego i wybierz opcję Przywróć.

Usuwanie projektu

Uwaga: Usunięcie projektu jest trwałe i nieodwracalne.

Wpływ usunięcia projektu na dane:

• Trwale usuwane — harmonogram wraz z historią i zależnościami, alokacje zasobów, akceptacje, budżet, ryzyka, produkty, uprawnienia, komentarze, powiadomienia oraz przypisania do ulubionych.
• Powiązania — projekt przestaje być powiązany z celami strategii, programami oraz niezakończonymi przeglądami (zakończone przeglądy zachowują zebrane dane).
• Czas pracy — czas pracy zarejestrowany na usuniętych zadaniach pozostaje zapisany.

1. Otwórz projekt.
2. Kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy projektu i wybierz Usuń. Otworzy się okno Usuń projekt.
3. Na potwierdzenie wpisz nazwę usuwanego projektu w polu Wprowadź nazwę projektu, aby kontynuować.
4. Kliknij przycisk Usuń.

Jeśli projekt ma tylko zniknąć z listy projektów, wystarczy go zarchiwizować.

Obszary pracy

Obszar pracy to wydzielona część organizacji, na przykład spółka, oddział albo pion biznesowy, która ma własne projekty, szablony i ustawienia.

Każdy projekt jest przypisany do co najmniej jednego obszaru pracy. Obszar decyduje o tym, kto widzi projekt i kto może go edytować (zobacz Dostęp do projektów obszaru), oraz o tym, które atrybuty projektu są w nim dostępne (zobacz Obszary pracy i atrybuty projektu).

Użytkownik dodając nowy projekt możne go umieścić tylko w obszarach pracy, gdzie ma uprawnienie do tworzenia projektów (zobacz Tworzenie projektu).

Obszary istniejącego projektu zmienia się w panelu Informacje. Obszary, w których nie masz uprawnienia Administracja do projektów, są na liście wyszarzone.

Ważne: Jeśli w organizacji jest zdefiniowany tylko jeden obszar pracy, obszarów nie widać ani na liście projektów, ani w panelu Informacje projektu. Wszystkie projekty należą wtedy do tego jednego obszaru (zobacz Obszary pracy na liście).

Po zmianie obszarów w panelu Informacje widać tylko atrybuty przypisane do obszarów projektu. Więcej o obszarach przeczytasz w dziale Obszary pracy, a o nadawaniu uprawnień do nich w dziale Użytkownicy.