Zarządzanie projektem

FlexiProject to kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala zdefiniować kluczowe szczegóły, takie jak nazwa, terminy i budżet. Pozwala dostosować podejście dzięki funkcjom odpowiednim zarówno dla prostych Zadań, jak i strategicznych inicjatyw.

Każdy projekt składa się z zadań i kamieni milowych, określających cele i etapy projektu. System umożliwia ustalanie relacji między zadaniami, przydzielanie Zasobów, rejestrowanie godzin pracy i śledzenie postępów. Pomaga również w zarządzaniu ryzykiem projektowym i zapewnia narzędzia komunikacyjne do udostępniania dokumentów i dyskusji. Dodatkowo FlexiProject generuje raporty dotyczące postępów, zasobów i kosztów, przydatne dla menedżerów i interesariuszy.

Widok listy projektów

Główna lista projektów umożliwia organizowanie danych według jednostek biznesowych przy użyciu Obszarów pracy. Pomaga to zachować przejrzystą strukturę w złożonych organizacjach:

Kolumna Obszary pracy: Określa, do którego Obszaru pracy należy projekt (widoczne tylko w przypadku istnienia wielu obszarów pracy).
Filtrowanie i grupowanie: Listę można filtrować lub grupować według Obszarów pracy, aby wizualnie oddzielić projekty przypisane do różnych obszarów operacyjnych.

Dostosowywanie atrybutów projektu

Aby edytować atrybuty projektu, kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy projektu i wybierz „Informacje”.

Edytuj awatar projektu

W panelu bocznym ustawień projektu znajdź awatar projektu
Kliknij symbol ołówka w rogu awatara projektu, aby otworzyć okno wyboru pliku.
Wyszukaj i wybierz plik graficzny, który chcesz ustawić jako awatar projektu, a następnie potwierdź wybór.
Wybrana grafika pojawi się w sekcji Awatar.
Zmiany zostaną automatycznie zapisane.
Awatar projektu będzie wyświetlany obok nazwy projektu w górnej części zakładki Ustawienia/Informacje i wszędzie tam, gdzie projekt jest widoczny w FlexiProject, np. na liście projektów, w Portfelu projektów i Raportach.

Edytuj nazwę projektu

W panelu bocznym ustawień projektu kliknij pole Nazwa i edytuj nazwę projektu.
Kliknij poza polem nazwy. Zmiany zostaną automatycznie zapisane.

Edytuj opis projektu

W panelu bocznym ustawień projektu kliknij pole Opis i dodaj lub edytuj opis projektu.
Możesz dostosować styl, dodać załączniki i grafiki do opisu.
Kliknij poza polem opisu. Zmiany zostaną automatycznie zapisane.
Po zapisaniu obok nazwy projektu pojawi się ikona informacyjna. Po najechaniu na nią wyświetlony zostanie opis projektu.

Edycja obszaru roboczego projektu

W panelu bocznym ustawień projektu znajdź pozycję Obszary pracy Pole. W tym polu wyświetlane jest bieżące przypisanie. Możesz przenieść projekt do innego obszaru roboczego, wybierając go z listy (pod warunkiem, że masz dostęp do docelowego obszaru roboczego).

Wypełnianie atrybutów w informacjach o projekcie

Otwórz żądany projekt.
Kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy projektu i wybierz opcję Informacje. Otworzy się panel informacji o projekcie, wyświetlający wszystkie atrybuty projektu.
Znajdź atrybut, który chcesz wypełnić i wprowadź odpowiednią wartość.

Uwaga: Atrybuty typu Funkcja są tylko do odczytu. Ich wartości są obliczane automatycznie na podstawie zdefiniowanej formuły i nie mogą być edytowane ręcznie.

Powiązanie atrybutu daty z pozycją harmonogramu

Jeśli atrybut jest typu Date i powinien być powiązany z pozycją harmonogramu:

W panelu informacji o projekcie znajdź atrybut Data.
Wybierz opcję Link to Harmonogram Item.
Wybierz odpowiednie zadanie lub kamień milowy i określ, czy chcesz użyć daty początkowej czy końcowej.
Zapisz zmiany. Atrybut będzie teraz aktualizowany automatycznie w oparciu o powiązany element Harmonogramu.

Opisy podpowiedzi

Każde pole z opisem wyświetla ikonę informacyjną; najechanie na nią powoduje wyświetlenie podpowiedzi.

Funkcjonalności projektu

Każdy projekt zawiera Harmonogram – podstawowy element planowania i realizacji projektu. Oprócz harmonogramu, w ramach projektu można korzystać z różnych funkcji.

Pulpit projektu: Wyświetla podsumowanie statusu projektu, w tym postęp, budżet, ryzyko, rezultaty, Zasoby i czas pracy.
Budżet: Umożliwia planowanie i monitorowanie kosztów projektu, takich jak koszty Zasobów, koszty zewnętrzne i koszty pośrednie.
Ryzyka: Identyfikacja i zarządzanie potencjalnymi ryzykami projektu, takimi jak opóźnienia, kwestie jakości, zmiany zakresu lub konflikty.
Produkty: Umożliwiają definiowanie i śledzenie rezultatów projektu, takich jak dokumenty, oprogramowanie, sprzęt lub usługi.
Zasoby: Ułatwienie planowania i przydzielania ludzi, sprzętu i materiałów do Zadań projektowych oraz śledzenia ich dostępności i obciążenia pracą.
Czas pracy: Rejestruje i kontroluje czas spędzony przez użytkowników na zadaniach projektowych.
Scoring: Oceniaj i porównuj projekty w oparciu o różne kryteria, takie jak rentowność, ryzyko lub zgodność z przepisami.
Przeglądy: Planuje i przeprowadza regularne oceny statusu projektów, takie jak przeglądy wstępne, śródokresowe i końcowe.
Karta projektu: Utwórz i udostępnij kartę projektu, w tym kluczowe informacje, takie jak cel, zakres, harmonogram, budżet, ryzyko i rezultaty.
Czat: Komunikacja z uczestnikami projektu, wymiana wiadomości, plików i linków oraz tworzenie kanałów tematycznych.

Dostępność tych funkcjonalności można dostosować do wymagań i potrzeb projektu, zarówno podczas jego tworzenia, jak i w dowolnym późniejszym czasie. Pamiętaj, że wyłączenie funkcji nie powoduje usunięcia powiązanych z nią informacji z systemu. Można je ponownie aktywować w dowolnym momencie. Aby dostosować dostępność funkcjonalności projektu, wykonaj następujące kroki:

Z menu paska kart wybierz Ustawienia / Funkcje. Otworzy się okno z listą dostępnych funkcjonalności.
Zaznacz lub odznacz odpowiednie pola, aby włączyć lub wyłączyć wybrane funkcjonalności.
Kliknij przycisk „Zapisz”.
Twój wybór dostosuje listę dostępnych zakładek (funkcji) w projekcie.

Należy pamiętać, że włączanie i wyłączanie funkcji nie powoduje usunięcia powiązanych z nimi informacji. Na przykład, jeśli chcesz usunąć budżet z projektu, musisz najpierw ręcznie usunąć wszystkie pozycje budżetu, a następnie wyłączyć funkcję w projekcie.

Klonowanie projektu

Klonowanie umożliwia utworzenie nowego projektu na podstawie już istniejącego. Nowy projekt odziedziczy te same ustawienia, funkcjonalności i zadania, co projekt źródłowy. Nie będzie on jednak zawierał indywidualnych danych, takich jak plan projektu, budżet, ryzyko, produkty, zasoby, czas pracy, scoring, przeglądy, karta projektu czy czat. Projekt można sklonować w dowolnym momencie jego wykonywania, jeśli zajdzie potrzeba utworzenia podobnego lub analogicznego projektu.

Otwórz projekt, który chcesz sklonować
Kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy projektu i wybierz „Klonuj”.
W wyświetlonym oknie wprowadź nazwę sklonowanego projektu i kliknij przycisk Clone

. System utworzy nowy projekt na podstawie projektu źródłowego i otworzy zakładkę Harmonogram nowo utworzonego projektu.

Archiwizowanie i przywracanie projektu

Po zarchiwizowaniu projektów, które zostały ukończone lub nie są obecnie aktywne, zostają one domyślnie ukryte na liście projektów, a użytkownicy przestają otrzymywać o nich powiadomienia. Zarchiwizowane projekty można wyświetlić, stosując filtr „Pokaż zarchiwizowane”. W razie potrzeby można również przywrócić zarchiwizowany projekt.

Archiwizacja projektu

Otwórz projekt, który chcesz zarchiwizować
Kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy projektu i wybierz „Archiwizuj”.
Opcja Archiwizuj zmieni się na opcję Przywróć. System ukryje wówczas projekt na liście projektów i zaprzestanie wysyłania powiadomień o nim do użytkowników.
Zarchiwizowany projekt jest oznaczony ikoną obok nazwy projektu.

Przywracanie zarchiwizowanego projektu

Otwórz zarchiwizowany projekt, który chcesz przywrócić
Kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy projektu i wybierz „Przywróć”.

Opcja Archiwum zmieni się na opcję Przywróć. System wyświetli wówczas projekt na liście projektów. Powiadomienia o projektach będą wysyłane do użytkowników

Usuń projekt

Funkcja Usuń umożliwia trwałe usunięcie projektu z systemu. Działanie to jest nieodwracalne i wyeliminuje wszystkie elementy związane z projektem widoczne w innych miejscach systemu, takie jak pozycje budżetowe, karty projektów, ryzyka i rezultaty. Projekt należy usuwać tylko wtedy, gdy ma się pewność, że nie jest już potrzebny.

Otwórz projekt, który chcesz usunąć
Kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy projektu i wybierz „Usuń”. Otworzy się okno potwierdzenia
Wprowadź nazwę projektu i kliknij przycisk Usuń.
System trwale usunie projekt i wszystkie powiązane z nim elementy.