Gestión del proyecto
Los ajustes del proyecto se abren desde la rueda dentada situada junto al nombre del proyecto. El menú contiene Información, Roles del proyecto y permisos, Funcionalidades, Clonar, Crear una plantilla, Archivar (Restaurar una vez archivado) y Borrar. El menú es visible para los usuarios que pueden cambiar los ajustes del proyecto, normalmente el gerente de proyecto y los administradores.
Algunas opciones requieren permisos adicionales: Clonar requiere el derecho de crear proyectos en el espacio de trabajo, Crear una plantilla requiere el derecho de gestionar plantillas de proyecto y Borrar requiere el derecho de eliminar proyectos en el espacio de trabajo. Los roles y permisos se describen en Permisos del proyecto.
Información del proyecto
El panel Información se abre desde el menú de ajustes del proyecto. Los cambios se guardan automáticamente al hacer clic fuera del campo que estás editando.
- Avatar – cambia la imagen con el icono del lápiz situado en la esquina del avatar. El avatar se muestra junto al nombre del proyecto y en la lista de proyectos, en las carteras y en los informes.
- Nombre – se edita directamente en el campo. No se puede guardar un nombre vacío; vuelve el valor anterior.
- Descripción – un editor de texto enriquecido en el que puedes dar formato al texto y añadir imágenes y archivos adjuntos. Tras guardar, aparece un icono de información junto al nombre del proyecto que muestra la descripción al pasar el cursor.
- Estado del proyecto – elige un estado de la lista definida en tu organización.
- Espacios de trabajo – consulta Espacios de trabajo del proyecto.
- Atributos del proyecto – valores de los atributos que un administrador añadió en la pestaña Atributos (consulta Atributos de proyecto).
Los atributos de tipo Función son de solo lectura – el valor se calcula a partir de una fórmula. Un atributo con descripción tiene junto a su nombre un icono de información con un cuadro emergente.
Un atributo de tipo Fecha se puede vincular a un elemento del cronograma. Haz clic en el campo de fecha para abrir la ventana Seleccione una fecha con dos opciones: Seleccione del calendario (una fecha escrita a mano) y Vincular con elemento de cronograma. Con la segunda, elige una tarea o un hito y su Fecha de inicio o Fecha final. La fecha vinculada cambia junto con el cronograma, y el campo muestra un icono de cadena con el cuadro emergente La fecha resulta del elemento del cronograma.
Funcionalidades del proyecto
La opción Funcionalidades abre la ventana Funcionalidades del proyecto, donde eliges qué pestañas están disponibles en el proyecto. Cuadro de mandos y Cronograma están siempre activados. Los demás módulos son Presupuesto, Riesgos, Productos, Recursos, Registro de tiempo, Puntuación, Plan, Revisiones, Carta de proyecto, Chat y Archivos.
Un módulo aparece en el proyecto cuando está activado para la organización (en Configuración del sistema) y marcado en la ventana de funcionalidades del proyecto. Después de hacer clic en Guardar, la página se recarga y las pestañas del proyecto cambian.
Desactivar un módulo solo oculta su pestaña. Los datos permanecen en el proyecto y vuelven cuando activas de nuevo el módulo.
Clonar un proyecto
Al clonar se crea un proyecto nuevo a partir de uno existente.
- Abre el proyecto que quieres clonar.
- Haz clic en la rueda dentada junto al nombre del proyecto y elige Clonar.
- Escribe en el campo Nombre el nombre del proyecto nuevo (por defecto, el nombre del origen seguido de – copia) y elige los Espacios de trabajo.
- Haz clic en Clonar. Se abre el cronograma del proyecto nuevo.
El alcance de la clonación es fijo:
- Se copia: el cronograma con las dependencias (sin las tareas sincronizadas desde Jira), las asignaciones de recursos, el presupuesto (líneas, previsiones y reglas de asignación de los reales), los riesgos, los productos y los archivos adjuntos de estos elementos. Los propietarios de los elementos siguen siendo los mismos.
- Se restablece: el progreso de las tareas vuelve a cero. Se eliminan los planes del cronograma y del presupuesto, no se copian los reales del presupuesto, los riesgos reciben el estado Identificado y se eliminan los comentarios de los riesgos y de las líneas presupuestarias.
- No se copia: los permisos y roles (la persona que clona pasa a ser el único gerente de proyecto), la pertenencia a carteras, la integración con Jira, la plantilla de puntuación, el estado del proyecto (el proyecto nuevo recibe el primer estado de la lista), el chat, las revisiones, los planes, las cartas de proyecto y el registro de tiempo.
Clonar requiere el derecho de crear proyectos en el espacio de trabajo. Un proyecto también se puede guardar como patrón – consulta Crear una plantilla a partir de un proyecto existente.
Archivar un proyecto
Archivar retira de la vista un proyecto terminado o inactivo. Un proyecto archivado desaparece de la lista de proyectos predeterminada y aparece cuando activas el filtro Mostrar archivados (consulta Lista de proyectos). Junto al nombre del proyecto aparece un icono con el cuadro emergente Archivado. El proyecto se puede seguir editando.
- Abre el proyecto.
- Haz clic en la rueda dentada junto al nombre del proyecto y elige Archivar.
Para recuperar un proyecto, abre el proyecto archivado y elige Restaurar en el menú de la rueda dentada. El proyecto vuelve a la lista predeterminada.
Borrar un proyecto
Borrar un proyecto no se puede deshacer. El cronograma con su historial y sus dependencias, las asignaciones de recursos, las aprobaciones, el presupuesto, los riesgos, los productos, los permisos, los comentarios, las notificaciones y los favoritos se eliminan definitivamente junto con el proyecto. El proyecto se desvincula de los objetivos estratégicos, los programas y las revisiones sin terminar. Las revisiones terminadas conservan sus datos. El tiempo registrado en las tareas borradas sigue registrado.
- Abre el proyecto.
- Haz clic en la rueda dentada junto al nombre del proyecto y elige Borrar. Se abre la ventana Borrar proyecto con el mensaje Al eliminar un proyecto se borrarán todos sus elementos. Esta operación es irreversible. ¿Está seguro de que desea borrar el proyecto?
- Escribe el nombre del proyecto en el campo Introduzca un nombre de proyecto para continuar. No se distingue entre mayúsculas y minúsculas. Si el nombre es incorrecto, aparece el mensaje Nombre de proyecto incorrecto.
- Haz clic en Borrar.
Nota: solo puedes borrar proyectos para los que tengas el derecho de eliminar proyectos en el espacio de trabajo. Sin ese derecho, la opción Borrar puede seguir siendo visible, pero el borrado falla. Si un proyecto solo tiene que desaparecer de la lista, archívalo en su lugar.
Espacios de trabajo del proyecto
Un proyecto pertenece a uno o varios espacios de trabajo. Al crear un proyecto, elige al menos un espacio de trabajo en el que puedas crear proyectos. Más adelante cambias los espacios de trabajo en el panel Información, en el campo Espacios de trabajo. Añadir un espacio de trabajo y quitarlo son cambios independientes, y cada uno requiere el derecho de modificar proyectos en ese espacio de trabajo. No se puede quitar el último espacio de trabajo de un proyecto.
El campo Espacios de trabajo solo es visible cuando la organización tiene más de un espacio de trabajo. Tras cambiar los espacios de trabajo, los atributos de proyecto se ajustan al nuevo conjunto de espacios de trabajo. El espacio de trabajo también decide quién ve el proyecto en la lista y quién puede editarlo.
Los espacios de trabajo se describen en Espacios de trabajo, y los permisos de usuario por espacio de trabajo, en Usuarios.
