Gestión del proyecto

FlexiProject es una completa herramienta de gestión de proyectos que te permite definir detalles clave como el nombre, los plazos y el Presupuesto. Te permite adaptar tu enfoque con funciones adecuadas tanto para tareas sencillas como para iniciativas estratégicas.

Cada proyecto consta de tareas e hitos, que describen sus objetivos y fases. El sistema te permite establecer relaciones entre tareas, asignar recursos, registrar horas de trabajo y hacer un seguimiento del progreso. También ayuda a gestionar los riesgos del proyecto y proporciona herramientas de comunicación para compartir documentos y debates. Además, FlexiProject genera Informes sobre el progreso, los Recursos y los Costes, útiles para los gestores y las partes interesadas.

Vista de la lista de proyectos

La lista principal de proyectos te permite organizar los datos por unidades de negocio mediante Espacios de trabajo. Esto ayuda a mantener una estructura clara en organizaciones complejas:

Columna de Espacios de trabajo: Identifica a qué Espacio de trabajo pertenece el proyecto (sólo visible si existen varios espacios de trabajo).
Filtrar y Agrupar: Puedes filtrar o agrupar la lista por Espacios de trabajo para separar visualmente los proyectos asignados a distintas áreas operativas.

Personalizar los atributos del proyecto

Para editar los atributos del proyecto, haz clic en el icono de engranaje junto al nombre del proyecto y selecciona «Información».

Editar el avatar del proyecto

En el panel lateral de configuración del proyecto, localiza el avatar del proyecto
Haga clic en el símbolo del lápiz situado en la esquina del avatar del proyecto para abrir la ventana de selección de archivos.
Busca y selecciona el archivo de imagen que quieras establecer como avatar del proyecto y, a continuación, confirma tu selección.
El gráfico seleccionado aparecerá en la sección Avatar.
Tus cambios se guardarán automáticamente.
El avatar del proyecto se mostrará junto al nombre del proyecto en la parte superior de la pestaña Configuración/Información y dondequiera que el proyecto sea visible en FlexiProject, como en la lista de proyectos, la cartera y los informes.

Editar el nombre del proyecto

En el panel lateral de configuración del proyecto, haz clic en el campo Nombre y edita el nombre del proyecto.
Haz clic fuera del campo del nombre. Los cambios se guardarán automáticamente.

Editar la descripción del proyecto

En el panel lateral de configuración del proyecto, haz clic en el campo Descripción y añade o edita la descripción del proyecto.
Puedes personalizar el estilo, añadir adjuntos y gráficos a la descripción.
Haz clic fuera del campo de descripción. Los cambios se guardarán automáticamente.
Tras guardar, aparecerá un icono de información junto al nombre del proyecto. Al pasar el ratón por encima, aparecerá la descripción del proyecto.

Editar espacio de trabajo del proyecto

En el panel lateral de configuración del proyecto, localiza el Espacios de trabajo campo. Este campo muestra la asignación actual. Puedes mover el proyecto a otro espacio de trabajo seleccionándolo de la lista (siempre que tengas acceso al espacio de trabajo de destino).

Rellenar atributos en la información del proyecto

Abre el proyecto deseado.
Haz clic en el icono de engranaje situado junto al nombre del proyecto y selecciona Información. Aparecerá el panel de información del proyecto, mostrando todos los atributos del proyecto.
Localiza el atributo que deseas rellenar e introduce el valor adecuado.

Nota: Los atributos de tipo Función son de sólo lectura. Sus valores se calculan automáticamente a partir de la fórmula definida y no pueden editarse manualmente.

Vincular un atributo de fecha a un elemento del Cronograma

Si el atributo es del tipo Fecha y debe vincularse a un elemento del Cronograma:

En el panel de información del proyecto, localiza el atributo Fecha.
Selecciona la opción Vincular a Elemento del Cronograma.
Elige la tarea o hito correspondiente y especifica si quieres utilizar la fecha de inicio o de fin.
Guarda los cambios. El atributo se actualizará automáticamente en función del elemento del Cronograma vinculado.

Descripciones Tooltip

Cualquier campo con una descripción muestra un icono de información; al pasar el ratón sobre él se muestra la información sobre herramientas.

Funcionalidades del proyecto

Todo proyecto incluye un calendario, elemento fundamental de la planificación y ejecución del proyecto. Además del calendario, puede utilizar varias funcionalidades dentro del proyecto.

Cuadro de mando del proyecto: Muestra un resumen del estado del proyecto, incluidos el progreso, el presupuesto, los riesgos, los entregables, los recursos y el tiempo de trabajo.
Presupuesto: Permite planificar y controlar los costes del proyecto, como los costes de los recursos, los costes externos y los costes indirectos.
Riesgos: Identificar y gestionar los riesgos potenciales del proyecto, como retrasos, problemas de calidad, cambios de alcance o conflictos.
Productos: Permiten la definición y el seguimiento de los entregables del proyecto, como documentos, software, hardware o servicios.
Recursos: Facilita la planificación y asignación de personas, equipos y materiales a las tareas del proyecto y el seguimiento de su disponibilidad y carga de trabajo.
Tiempo de trabajo: Registra y controla el tiempo que los usuarios dedican a las tareas del proyecto.
Puntuación: Evalúa y compara los proyectos en función de varios criterios, como la rentabilidad, el riesgo o el cumplimiento.
Revisiones: Planifica y realiza evaluaciones periódicas del estado de los proyectos, como revisiones preliminares, intermedias y finales.
Carta del proyecto: elabore y comparta una carta del proyecto que incluya información esencial como el objetivo, el alcance, el calendario, el presupuesto, los riesgos y los resultados.
Chat: Comunícate con los participantes del proyecto, intercambia mensajes, archivos y enlaces, y crea canales temáticos.

Puede personalizar la disponibilidad de estas funcionalidades según los requisitos y necesidades del proyecto, ya sea durante la creación del proyecto o en cualquier momento posterior. Recuerde que la desactivación de una función no elimina la información asociada del sistema. Puede reactivarlas en cualquier momento. Para ajustar la disponibilidad de las funcionalidades del proyecto, siga estos pasos:

En el menú de la barra de pestañas, selecciona Configuración / Funciones. Se abrirá una ventana con una lista de las funciones disponibles.
Marque o desmarque las casillas correspondientes para activar o desactivar las funcionalidades que desee.
Haz clic en el botón «Guardar».
Tu selección ajustará la lista de pestañas (funcionalidades) disponibles en el proyecto.

Ten en cuenta que activar y desactivar funciones no elimina la información asociada a ellas. Por ejemplo, si quieres eliminar un presupuesto de tu proyecto, primero debes eliminar manualmente todas las partidas presupuestarias y luego desactivar la función en el proyecto.

Clonar el proyecto

La clonación permite crear un nuevo proyecto a partir de uno existente. El nuevo proyecto heredará los mismos ajustes, funcionalidades y tareas que el proyecto de origen. Aun así, no contendrá datos individuales como el plan del proyecto, el presupuesto, los riesgos, los productos, los recursos, el tiempo de trabajo, la puntuación, las revisiones, la carta del proyecto o el chat. Puede clonar un proyecto en cualquier momento de su ejecución si necesita crear un proyecto similar o análogo.

Abre el proyecto que quieres clonar
Haz clic en el icono del engranaje junto al nombre del proyecto y selecciona «Clonar».
En la ventana que aparece, introduce un nombre para el proyecto clonado y haz clic en Clonar

El sistema creará un nuevo proyecto basado en el proyecto fuente y abrirá la pestaña Cronograma del proyecto recién creado.

Archivar y restaurar el proyecto

Cuando se archivan proyectos que han finalizado o no están activos en ese momento, se ocultan por defecto en la lista de proyectos y los usuarios dejan de recibir notificaciones sobre ellos. Puede ver los proyectos archivados aplicando el filtro «Mostrar archivados». En caso necesario, también puede restaurar un proyecto archivado.

Archivar el proyecto

Abre el proyecto que quieras archivar
Haz clic en el icono del engranaje junto al nombre del proyecto y selecciona «Archivar».
La opción Archivar cambiará a la opción Restaurar. El sistema ocultará entonces el proyecto en la lista de proyectos y dejará de enviar notificaciones sobre él a los usuarios.
El proyecto archivado se marca con un icono junto al nombre del proyecto.

Restaurar un proyecto archivado

Abre el proyecto archivado que quieres restaurar
Haz clic en el icono del engranaje junto al nombre del proyecto y selecciona «Restaurar».

La opción Archivar cambiará a la opción Restaurar. El sistema mostrará entonces el proyecto en la lista de proyectos. Se enviarán notificaciones del proyecto a los usuarios

Eliminar el proyecto

La función Borrar permite eliminar un proyecto del sistema de forma permanente. Esta acción es irreversible y eliminará todos los elementos relacionados con el proyecto visibles en otras partes del sistema, como las partidas presupuestarias, los estatutos del proyecto, los riesgos y los entregables. Sólo debes eliminar un proyecto cuando estés seguro de que ya no es necesario.

Abre el proyecto que quieres eliminar
Haz clic en el icono de engranaje situado junto al nombre del proyecto y selecciona «Eliminar». Se abrirá una ventana de confirmación
Introduce el nombre del proyecto y haz clic en el botón Eliminar.
El sistema eliminará permanentemente el proyecto y todos los elementos relacionados.