Projektverwaltung

Die Projekteinstellungen öffnen Sie über das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen. Das Menü enthält Informationen, Projektrollen und Berechtigungen, Funktionalitäten, Klonen, Eine Vorlage erstellen, Archivieren (nach dem Archivieren Wiederherstellen) und Löschen. Das Menü ist für Benutzer sichtbar, die Projekteinstellungen ändern dürfen, in der Regel für den Projektleiter und für Administratoren.

Einige Menüpunkte erfordern zusätzliche Berechtigungen: Klonen erfordert das Recht, Projekte im Arbeitsbereich zu erstellen, Eine Vorlage erstellen das Recht, Projektvorlagen zu verwalten, und Löschen das Recht, Projekte im Arbeitsbereich zu löschen. Rollen und Berechtigungen werden unter Projektberechtigungen beschrieben.

Projektinformationen

Der Bereich Informationen wird über das Menü der Projekteinstellungen geöffnet. Änderungen werden automatisch gespeichert, sobald Sie außerhalb des bearbeiteten Felds klicken.

• Avatar – ändern Sie das Bild über das Stiftsymbol in der Ecke des Avatars. Der Avatar wird neben dem Projektnamen sowie in der Projektliste, in Portfolios und in Berichten angezeigt.
• Name – wird direkt im Feld bearbeitet. Ein leerer Name kann nicht gespeichert werden; der vorherige Wert kehrt zurück.
• Beschreibung – ein Rich-Text-Editor, in dem Sie Text formatieren sowie Bilder und Anhänge einfügen können. Nach dem Speichern erscheint neben dem Projektnamen ein Informationssymbol, das beim Überfahren mit dem Mauszeiger die Beschreibung anzeigt.
• Projektstatus – wählen Sie einen Status aus der in Ihrer Organisation definierten Liste.
• Arbeitsbereiche – siehe Arbeitsbereiche eines Projekts.
• Projektattribute – Werte der Attribute, die ein Administrator auf der Registerkarte Attribute hinzugefügt hat (siehe Projektattribute).

Attribute vom Typ Funktion sind schreibgeschützt – der Wert wird aus einer Formel berechnet. Ein Attribut mit Beschreibung hat neben seinem Namen ein Informationssymbol mit einem Tooltip.

Ein Attribut vom Typ Datum kann mit einem Zeitplanelement verknüpft werden. Klicken Sie auf das Datumsfeld, um das Fenster Wählen Sie ein Datum mit zwei Optionen zu öffnen: Wählen Sie aus dem Kalender (ein manuell eingegebenes Datum) und Mit Zeitplanelement verknüpfen. Wählen Sie bei der zweiten Option eine Aufgabe oder einen Meilenstein und deren Startdatum oder Enddatum. Das verknüpfte Datum ändert sich mit dem Zeitplan, und das Feld zeigt ein Kettensymbol mit dem Tooltip Das Datum ergibt sich aus dem Zeitplanelement.

Projektfunktionalitäten

Der Menüpunkt Funktionalitäten öffnet das Fenster Projektfunktionalitäten, in dem Sie festlegen, welche Registerkarten im Projekt verfügbar sind. Dashboard und Zeitplan sind immer aktiviert. Die übrigen Module sind Budget, Risiken, Produkte, Ressourcen, Zeiterfassung, Scoring, Basisplan, Überprüfungen, Projektcharta, Chat und Dateien.

Ein Modul erscheint im Projekt, wenn es für die Organisation eingeschaltet ist (in den Systemeinstellungen) und im Fenster der Projektfunktionalitäten angehakt wurde. Nach dem Klick auf Speichern wird die Seite neu geladen, und die Registerkarten des Projekts ändern sich.

Das Ausschalten eines Moduls blendet nur seine Registerkarte aus. Die Daten bleiben im Projekt erhalten und sind wieder da, sobald Sie das Modul erneut einschalten.

Projekt klonen

Beim Klonen wird auf der Grundlage eines vorhandenen Projekts ein neues Projekt erstellt.

1. Öffnen Sie das Projekt, das Sie klonen möchten.
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen und wählen Sie Klonen.
3. Tragen Sie im Feld Name den Namen des neuen Projekts ein (standardmäßig der Name des Quellprojekts gefolgt von – Kopie) und wählen Sie die Arbeitsbereiche.
4. Klicken Sie auf Klonen. Der Zeitplan des neuen Projekts wird geöffnet.

Der Umfang des Klonens ist festgelegt:

• Kopiert: der Zeitplan mit Abhängigkeiten (ohne aus Jira synchronisierte Aufgaben), Ressourcenzuweisungen, das Budget (Budgetlinien, Prognosen und Zuordnungsregeln für Ist-Werte), Risiken, Produkte und die Anhänge dieser Elemente. Die Eigentümer der Elemente bleiben dieselben.
• Zurückgesetzt: Der Aufgabenfortschritt geht auf null zurück. Basispläne von Zeitplan und Budget werden entfernt, Ist-Werte des Budgets werden nicht kopiert, Risiken erhalten den Status Identifiziert, und Kommentare zu Risiken und Budgetlinien werden entfernt.
• Nicht kopiert: Berechtigungen und Rollen (die Person, die das Projekt klont, wird zum einzigen Projektleiter), die Zugehörigkeit zu Portfolios, die Jira-Integration, die Scoring-Vorlage, der Projektstatus (das neue Projekt erhält den ersten Status der Liste), Chat, Überprüfungen, Basispläne, Projektchartas und Zeiterfassung.

Das Klonen erfordert das Recht, Projekte im Arbeitsbereich zu erstellen. Ein Projekt lässt sich auch als Vorlage speichern – siehe Vorlage aus einem bestehenden Projekt erstellen.

Projekt archivieren

Durch das Archivieren wird ein abgeschlossenes oder inaktives Projekt aus dem Blickfeld genommen. Ein archiviertes Projekt verschwindet aus der Standardprojektliste und erscheint, wenn Sie den Filter Archivierte anzeigen einschalten (siehe Projektliste). Neben dem Projektnamen erscheint ein Symbol mit dem Tooltip Archiviert. Das Projekt kann weiterhin bearbeitet werden.

1. Öffnen Sie das Projekt.
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen und wählen Sie Archivieren.

Um ein Projekt zurückzuholen, öffnen Sie das archivierte Projekt und wählen Sie im Zahnradmenü Wiederherstellen. Das Projekt kehrt in die Standardliste zurück.

Projekt löschen

Das Löschen eines Projekts kann nicht rückgängig gemacht werden. Der Zeitplan samt Verlauf und Abhängigkeiten, Ressourcenzuweisungen, Genehmigungen, Budget, Risiken, Produkte, Berechtigungen, Kommentare, Benachrichtigungen und Favoriten werden zusammen mit dem Projekt endgültig entfernt. Das Projekt wird von strategischen Zielen, Programmen und nicht abgeschlossenen Überprüfungen getrennt. Abgeschlossene Überprüfungen behalten ihre Daten. Die auf den gelöschten Aufgaben erfasste Zeit bleibt weiterhin registriert.

1. Öffnen Sie das Projekt.
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen und wählen Sie Löschen. Das Fenster Projekt löschen wird mit der Meldung Wenn Sie ein Projekt löschen, werden alle seine Elemente gelöscht. Dieser Vorgang ist nicht umkehrbar. Sind Sie sicher, dass Sie das Projekt löschen möchten? geöffnet.
3. Geben Sie in das Feld Geben Sie einen Projektnamen ein, um fortzufahren. den Namen des Projekts ein. Die Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Bei einem falschen Namen erscheint die Meldung Falscher Projektname.
4. Klicken Sie auf Löschen.

Hinweis: Sie können nur Projekte löschen, für die Sie das Recht zum Löschen von Projekten im Arbeitsbereich haben. Ohne dieses Recht kann der Menüpunkt Löschen weiterhin sichtbar sein, aber das Löschen schlägt fehl. Soll ein Projekt nur aus der Liste verschwinden, archivieren Sie es stattdessen.

Arbeitsbereiche eines Projekts

Ein Projekt gehört zu einem oder mehreren Arbeitsbereichen. Wählen Sie beim Erstellen eines Projekts mindestens einen Arbeitsbereich, in dem Sie Projekte erstellen dürfen. Die Arbeitsbereiche ändern Sie später im Bereich Informationen im Feld Arbeitsbereiche. Das Hinzufügen und das Entfernen eines Arbeitsbereichs sind getrennte Änderungen, und für beide ist das Recht erforderlich, Projekte in diesem Arbeitsbereich zu ändern. Der letzte Arbeitsbereich eines Projekts kann nicht entfernt werden.

Das Feld Arbeitsbereiche ist nur sichtbar, wenn die Organisation mehr als einen Arbeitsbereich hat. Nach einer Änderung der Arbeitsbereiche passen sich die Projektattribute an die neue Auswahl an. Der Arbeitsbereich entscheidet außerdem, wer das Projekt in der Liste sieht und wer es bearbeiten darf.

Arbeitsbereiche werden unter Arbeitsbereiche beschrieben, die Benutzerberechtigungen pro Arbeitsbereich unter Benutzer.