Projektverwaltung
FlexiProject ist ein umfassendes Projektmanagement-Tool, mit dem Sie wichtige Details wie Namen, Fristen und Budget festlegen können. Es ermöglicht Ihnen eine maßgeschneiderte Vorgehensweise mit Funktionen, die sowohl für einfache Aufgaben als auch für strategische Initiativen geeignet sind.
Jedes Projekt besteht aus Aufgaben und Meilensteinen, die die Ziele und Phasen des Projekts umreißen. Das System ermöglicht es Ihnen, Aufgabenbeziehungen herzustellen, Ressourcen zuzuweisen, Arbeitsstunden zu protokollieren und den Fortschritt zu verfolgen. Es hilft auch bei der Verwaltung von Projektrisiken und bietet Kommunikationswerkzeuge für den Austausch von Dokumenten und Diskussionen. Darüber hinaus erstellt FlexiProject Berichte über Fortschritt, Ressourcen und Kosten, die für Manager und Beteiligte nützlich sind.
Projektlistenansicht
In der Hauptprojektliste können Sie die Daten mithilfe von Arbeitsbereichen nach Geschäftsbereichen organisieren. Dies hilft, eine klare Struktur in komplexen Organisationen zu erhalten:
- Arbeitsbereich-Spalte: Gibt an, zu welchem Arbeitsbereich das Projekt gehört (nur sichtbar, wenn mehrere Arbeitsbereiche existieren).
- Filtern & Gruppieren: Sie können die Liste nach Arbeitsbereichen filtern oder gruppieren, um Projekte, die verschiedenen Arbeitsbereichen zugewiesen sind, visuell zu trennen.
Anpassen von Projektattributen
Um Projektattribute zu bearbeiten, klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen und wählen Sie „Informationen“.
Projekt-Avatar bearbeiten
- Suchen Sie in den Projekteinstellungen den Avatar des Projekts
- Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol in der Ecke des Projektavatars, um das Dateiauswahlfenster zu öffnen.
- Suchen und wählen Sie die Bilddatei, die Sie als Projektavatar festlegen möchten, und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Die ausgewählte Grafik erscheint im Bereich Avatar. - Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
Der Avatar des Projekts wird neben dem Projektnamen oben auf der Registerkarte Einstellungen/Informationen und überall dort angezeigt, wo das Projekt in FlexiProject sichtbar ist, z. B. in der Projektliste, im Portfolio und in den Berichten.
Projektname bearbeiten
- Klicken Sie im Seitenbereich der Projekteinstellungen auf das Feld Name und bearbeiten Sie den Projektnamen.
- Klicken Sie außerhalb des Namensfeldes. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
Projektbeschreibung bearbeiten
- Klicken Sie im Seitenbereich der Projekteinstellungen auf das Feld Beschreibung und fügen Sie die Projektbeschreibung hinzu oder bearbeiten Sie sie.
- Sie können den Stil anpassen und der Beschreibung Anhänge und Grafiken hinzufügen.
- Klicken Sie außerhalb des Beschreibungsfeldes. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
Nach dem Speichern wird ein Informationssymbol neben dem Projektnamen angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger über das Symbol bewegen, wird die Projektbeschreibung angezeigt.
Projekt Arbeitsbereich bearbeiten
Suchen Sie in der Seitenleiste der Projekteinstellungen die Option Arbeitsbereich Feld. In diesem Feld wird die aktuelle Zuordnung angezeigt. Sie können das Projekt in einen anderen Arbeitsbereich verschieben, indem Sie es in der Liste auswählen (vorausgesetzt, Sie haben Zugriff auf den Zielarbeitsbereich).
Ausfüllen von Attributen in den Projektinformationen
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Öffnen Sie das gewünschte Projekt.
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Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen und wählen Sie Informationen. Das Projektinformationsfenster erscheint und zeigt alle Projektattribute an.
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Suchen Sie das Attribut, das Sie ausfüllen möchten, und geben Sie den entsprechenden Wert ein.
Hinweis: Attribute vom Typ Funktion sind schreibgeschützt. Ihre Werte werden automatisch auf der Grundlage der definierten Formel berechnet und können nicht manuell bearbeitet werden.
Verknüpfung eines Datumsattributs mit einem Zeitplaneintrag
Wenn das Attribut vom Typ Datum ist und mit einer Zeitplanposition verknüpft werden soll:
- Suchen Sie im Projektinformationsfenster das Attribut Datum.
- Wählen Sie die Option Mit Zeitplanartikel verknüpfen.
- Wählen Sie die entsprechende Aufgabe oder den Meilenstein und geben Sie an, ob Sie das Start- oder Enddatum verwenden möchten.
- Speichern Sie die Änderungen. Das Attribut wird nun automatisch auf der Grundlage der verknüpften Zeitplanposition aktualisiert.
Projektfunktionalitäten
Zu jedem Projekt gehört ein Zeitplan – das grundlegende Element der Projektplanung und -ausführung. Neben dem Zeitplan können Sie verschiedene Funktionalitäten innerhalb des Projekts nutzen.
- Projekt-Dashboard: Zeigen Sie eine Zusammenfassung des Projektstatus an, einschließlich Fortschritt, Budget, Risiken, Ergebnisse, Ressourcen und Arbeitszeit.
- Budget: Ermöglicht die Planung und Überwachung von Projektkosten, wie Ressourcenkosten, externe Kosten und indirekte Kosten.
- Risiken: Identifizieren und managen Sie potenzielle Projektrisiken, wie z.B. Verzögerungen, Qualitätsprobleme, Umfangsänderungen oder Konflikte.
- Produkte: Ermöglichen die Definition und Verfolgung von Projektleistungen wie Dokumenten, Software, Hardware oder Dienstleistungen.
- Ressourcen: Erleichtern Sie die Planung und Zuweisung von Mitarbeitern, Ausrüstung und Materialien für Projektaufgaben und verfolgen Sie deren Verfügbarkeit und Arbeitsbelastung.
- Arbeitszeiten: Erfassen und kontrollieren Sie die Zeit, die Benutzer für Projektaufgaben aufwenden.
- Scoring: Bewerten und vergleichen Sie Projekte anhand verschiedener Kriterien, wie Rentabilität, Risiko oder Einhaltung von Vorschriften.
- Überprüfungen: Planen und führen Sie regelmäßige Überprüfungen des Projektstatus durch, z.B. vorläufige, mittelfristige und abschließende Überprüfungen.
- Projektcharta: Erstellen Sie die Charta Ihres Projekts und teilen Sie sie mit anderen, einschließlich wichtiger Informationen wie Zweck, Umfang, Zeitplan, Budget, Risiken und Ergebnisse.
- Chat: Kommunizieren Sie mit Projektteilnehmern, tauschen Sie Nachrichten, Dateien und Links aus und erstellen Sie Themenkanäle.
Sie können die Verfügbarkeit dieser Funktionen an die Anforderungen und Bedürfnisse des Projekts anpassen, entweder während der Projekterstellung oder zu jedem späteren Zeitpunkt. Denken Sie daran, dass durch das Ausschalten einer Funktion die zugehörigen Informationen nicht aus dem System entfernt werden. Sie können sie jederzeit wieder aktivieren. Gehen Sie wie folgt vor, um die Verfügbarkeit der Funktionen des Projekts anzupassen:
- Wählen Sie im Menü der Registerkarte Einstellungen / Funktionen. Es öffnet sich ein Fenster, das eine Liste der verfügbaren Funktionen anzeigt.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die entsprechenden Kästchen, um die gewünschten Funktionen ein- oder auszuschalten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Durch Ihre Auswahl wird die Liste der verfügbaren Registerkarten (Funktionalitäten) im Projekt angepasst.
Bitte beachten Sie, dass das Aktivieren und Deaktivieren von Funktionen die damit verbundenen Informationen nicht löscht. Wenn Sie z.B. ein Budget aus Ihrem Projekt entfernen möchten, müssen Sie zunächst alle Budgetposten manuell entfernen und dann die Funktion im Projekt deaktivieren.
Klonen Sie das Projekt
Mit dem Klonen können Sie ein neues Projekt auf der Grundlage eines bestehenden Projekts erstellen. Das neue Projekt übernimmt die gleichen Einstellungen, Funktionen und Aufgaben wie das Ausgangsprojekt. Sie enthält jedoch keine individuellen Daten wie den Projektplan, das Budget, die Risiken, die Produkte, die Ressourcen, die Arbeitszeit, die Bewertung, die Überprüfungen, die Projektcharta oder den Chat. Sie können ein Projekt zu jedem Zeitpunkt seiner Ausführung klonen, wenn Sie ein ähnliches oder analoges Projekt erstellen müssen.
- Öffnen Sie das Projekt, das Sie klonen möchten
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen und wählen Sie „Klonen“.
- Geben Sie in dem daraufhin angezeigten Fenster einen Namen für das geklonte Projekt ein und klicken Sie auf Klonen
. Das System erstellt ein neues Projekt auf der Grundlage des Quellprojekts und öffnet die Registerkarte Zeitplan des neu erstellten Projekts.
Archivieren und Wiederherstellen des Projekts
Wenn Sie abgeschlossene oder nicht aktive Projekte archivieren, werden sie in der Projektliste standardmäßig ausgeblendet, und die Benutzer erhalten keine Benachrichtigungen mehr über sie. Sie können archivierte Projekte anzeigen, indem Sie den Filter „Archivierte anzeigen“ anwenden. Bei Bedarf können Sie auch ein archiviertes Projekt wiederherstellen.
Archivierung des Projekts
- Öffnen Sie das Projekt, das Sie archivieren möchten
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen und wählen Sie „Archivieren“.
Die Option Archivieren ändert sich in eine Option Wiederherstellen. Das System blendet das Projekt dann in der Projektliste aus und sendet keine Benachrichtigungen mehr darüber an die Benutzer.
Das archivierte Projekt wird mit einem Symbol neben dem Projektnamen gekennzeichnet
Wiederherstellung eines archivierten Projekts
- Öffnen Sie das archivierte Projekt, das Sie wiederherstellen möchten
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen und wählen Sie „Wiederherstellen“.
Die Option Archivieren ändert sich in eine Option Wiederherstellen. Das System zeigt das Projekt dann in der Projektliste an. Projektbenachrichtigungen werden an Benutzer gesendet
Löschen Sie das Projekt
Mit der Funktion Löschen können Sie ein Projekt endgültig aus dem System entfernen. Diese Aktion ist nicht rückgängig zu machen und beseitigt alle projektbezogenen Elemente, die an anderer Stelle im System sichtbar sind, z. B. Budgetelemente, Projektchartas, Risiken und Leistungen. Sie sollten ein Projekt nur dann löschen, wenn Sie sicher sind, dass es nicht mehr benötigt wird.
- Öffnen Sie das Projekt, das Sie löschen möchten
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Projektnamen und wählen Sie „Löschen“. Ein Bestätigungsfenster wird geöffnet
- Geben Sie den Namen des Projekts ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Das System entfernt das Projekt und alle damit verbundenen Elemente endgültig.
