Керування проєктом

FlexiProject – це комплексний інструмент для управління проектами, який дозволяє вам визначати ключові деталі, такі як назва, терміни та Бюджет. Він дозволяє вам адаптувати свій підхід за допомогою функцій, придатних як для простих завдань, так і для стратегічних ініціатив.

Кожен проект складається із завдань та контрольних подій, які окреслюють цілі та етапи проекту. Система дозволяє встановлювати взаємозв’язки між завданнями, розподіляти ресурси, реєструвати робочий час і відстежувати прогрес. Вона також допомагає в управлінні проектними ризиками та надає комунікаційні інструменти для обміну документами та обговорень. Крім того, FlexiProject генерує звіти про прогрес, ресурси та витрати, корисні для менеджерів та зацікавлених сторін.

Перегляд списку проектів

Основний список проектів дозволяє організувати дані за бізнес-підрозділами за допомогою Робочих областей. Це допомагає підтримувати чітку організаційну структуру в складних організаціях:

Стовпчик робочої області: Визначає, до якої робочої області належить проект (відображається лише за наявності декількох робочих областей).
Фільтрування та групування: Ви можете відфільтрувати або згрупувати список за робочою областю, щоб візуально відокремити проекти, призначені до різних робочих областей.

Налаштування атрибутів проекту

Для редагування атрибутів проекту натисніть на значок шестерні поруч з назвою проекту і виберіть “Інформація”.

Редагувати аватар проекту

У бічній панелі налаштувань проекту знайдіть аватар проекту
Натисніть на символ олівця в кутку аватарки проекту, щоб відкрити вікно вибору файлу.
Знайдіть і виберіть файл зображення, який ви хочете встановити як аватар проекту, а потім підтвердіть свій вибір.
Обрана графіка з’явиться в розділі “Аватар”.
Ваші зміни будуть автоматично збережені.
Аватар проекту відображатиметься поруч з назвою проекту у верхній частині вкладки Налаштування/Інформація, а також скрізь, де проект видно у FlexiProject, наприклад, у списку проектів, портфоліо та звітах.

Редагувати назву проекту

На бічній панелі налаштувань проекту клацніть поле Назва та відредагуйте назву проекту.
Клацніть поза полем імені. Зміни будуть автоматично збережені.

Редагувати опис проекту

На бічній панелі налаштувань проекту натисніть поле Опис і додайте або відредагуйте опис проекту.
Ви можете налаштовувати стиль, додавати вкладення та графіку до опису.
Клацніть за межами поля опису. Зміни будуть автоматично збережені.
Після збереження поруч з назвою проекту з’явиться інформаційна піктограма. При наведенні на нього ви побачите опис проекту.

Редагування робочої області проекту

На бічній панелі налаштувань проєкту знайдіть пункт Робочі області поле. Це поле показує поточне призначення. Ви можете перемістити проект в іншу робочу область, вибравши її зі списку (за умови, що у вас є доступ до цільової робочої області).

Заповнення атрибутів проєктів

Відкрийте потрібний проект.
Клацніть значок шестерні поруч з назвою проекту і виберіть ” Інформація”. З’явиться інформаційна панель проекту, яка відображатиме всі атрибути проєктів.
Знайдіть атрибут, який ви хочете заповнити, і введіть відповідне значення.

Примітка: Атрибути типу Функція доступні лише для читання. Їх значення обчислюються автоматично на основі визначеної формули і не можуть бути відредаговані вручну.

Зв’язування атрибута дати з елементом графіку

Якщо атрибут має тип Дата і має бути пов’язаний з елементом графіку:

На панелі інформації про проект знайдіть атрибут Дата.
Виберіть опцію Зв’язати з елементом Графіку.
Виберіть відповідне завдання або проміжний етап і вкажіть, чи потрібно використовувати дату початку або закінчення.
Збережіть зміни. Тепер атрибут буде оновлюватися автоматично на основі прив’язаного елемента графіку.

Опис підказки Опис підказки

Будь-яке поле з описом відображає інформаційну піктограму; при наведенні на неї з’являється підказка.

Функціональні можливості проекту

Кожен проект включає в себе графік, який є основним елементом планування та виконання проекту. Окрім розкладу, ви можете використовувати різні функціональні можливості в рамках проекту.

Панель керування проєкту: Відображає зведену інформацію про стан проекту, включаючи прогрес, бюджет, ризики, результати, ресурси та робочий час.
Бюджет: Забезпечити планування та моніторинг витрат проекту, таких як витрати на ресурси, зовнішні витрати та непрямі витрати.
Ризики: Визначайте та керуйте потенційними ризиками проекту, такими як затримки, проблеми з якістю, зміни в обсязі або конфлікти.
Продукти: Дозволяють визначати та відстежувати результати проекту, такі як документи, програмне забезпечення, обладнання або послуги.
Ресурси: Сприяти плануванню та розподілу людей, обладнання та матеріалів для виконання завдань проекту, а також відстеженню їхньої доступності та завантаженості.
Робочий час: Реєструйте та контролюйте час, який користувачі витрачають на виконання завдань проекту.
Скорінґ: Оцінка та порівняння проектів на основі різних критеріїв, таких як прибутковість, ризики або відповідність вимогам.
Огляди: Планування та проведення регулярних оцінок стану проєкту, таких як попередні, проміжні та фінальні огляди.
Статут проекту: створіть і опублікуйте статут вашого проекту, включаючи таку важливу інформацію, як мета, обсяг, графік, бюджет, ризики та результати.
Чат: Спілкуйтеся з учасниками проекту, обмінюйтеся повідомленнями, файлами та посиланнями, створюйте тематичні канали.

Ви можете налаштувати доступність цих функцій відповідно до вимог і потреб проекту або під час створення проекту, або пізніше. Пам’ятайте, що вимкнення функції не видаляє пов’язану з нею інформацію з системи. Ви можете активувати їх у будь-який час. Щоб налаштувати доступність функціональних можливостей проекту, виконайте наступні кроки:

У меню панелі вкладок виберіть Налаштування / Функції. Відкриється вікно з переліком доступних функцій.
Встановіть або зніміть відповідні прапорці, щоб увімкнути або вимкнути потрібні вам функції.
Натисніть кнопку “Зберегти”.
Ваш вибір змінить список доступних вкладок (функціональних можливостей) у проекті.

Зверніть увагу, що ввімкнення та вимкнення функцій не видаляє пов’язану з ними інформацію. Наприклад, якщо ви хочете видалити бюджет з вашого проекту, ви повинні спочатку вручну видалити всі статті бюджету, а потім вимкнути цю функцію в проекті.

Клонувати проект

Клонування дозволяє створити новий проект на основі вже існуючого. Новий проект успадкує ті самі налаштування, функції та завдання, що й вихідний проект. Проте він не міститиме індивідуальних даних, таких як план проекту, бюджет, ризики, продукти, ресурси, робочий час, оцінка, відгуки, статут проекту або чат. Ви можете клонувати проект на будь-якому етапі його виконання, якщо вам потрібно створити подібний або аналогічний проект.

Відкрийте проект, який потрібно клонувати
Натисніть значок шестерні поруч з назвою проекту і виберіть “Клонувати”.
У вікні, що з’явиться, введіть назву клонованого проекту і натисніть Клонувати

Система створить новий проект на основі вихідного проекту і відкриє вкладку Графік новоствореного проекту.

Архівування та відновлення проекту

Коли ви архівуєте завершені або неактивні проекти, вони за замовчуванням стають прихованими у списку проектів, а користувачі перестають отримувати сповіщення про них. Ви можете переглянути заархівовані проекти, застосувавши фільтр “Показати заархівовані”. За потреби ви також можете відновити заархівований проект.

Архівування проекту

Відкрийте проект, який хочете заархівувати
Натисніть на іконку з шестернею поруч з назвою проекту і виберіть “Архівувати”.
Опція Архівувати зміниться на опцію Відновити. Після цього система приховає проект у списку проектів і перестане надсилати сповіщення про нього користувачам.
Заархівований проект позначається іконкою поруч з назвою проекту

Відновлення заархівованого проекту

Відкрийте заархівований проект, який ви хочете відновити
Натисніть на значок шестерні поруч з назвою проекту і виберіть “Відновити”.

Опція Архівувати зміниться на опцію Відновити. Після цього система покаже проект у списку проектів. Сповіщення про проєкт будуть надсилатися користувачам

Видалити проект

Функція Видалити дозволяє назавжди видалити проект із системи. Ця дія є незворотною і усуне всі пов’язані з проектом елементи, видимі в інших частинах системи, такі як статті бюджету, статути проектів, ризики та результати. Видаляти проект слід лише тоді, коли ви впевнені, що він більше не потрібен.

Відкрийте проект, який ви хочете видалити
Натисніть на іконку із зображенням шестерні поруч із назвою проекту і виберіть “Видалити”. Відкриється вікно підтвердження
Введіть назву проекту і натисніть кнопку Видалити.
Система назавжди видалить проект і всі пов’язані з ним елементи.