Gestionarea proiectului

FlexiProject este un instrument cuprinzător de gestionare a proiectelor care vă permite să definiți detalii cheie precum numele, termenele limită și bugetul. Vă permite să vă adaptați abordarea cu caracteristici potrivite atât pentru activități simple, cât și pentru inițiative strategice.

Fiecare proiect cuprinde Activități și Jaloane, subliniind obiectivele și fazele proiectului. Sistemul vă permite să stabiliți relații între sarcini, să alocați Resurse, să înregistrați orele de lucru și să urmăriți progresul. De asemenea, vă ajută să gestionați Riscurile proiectului și oferă instrumente de comunicare pentru schimbul de documente și discuții. În plus, FlexiProject generează Rapoarte privind progresul, Resursele și costurile, utile pentru manageri și părțile interesate.

Vizualizare listă de proiecte

Lista principală de proiecte vă permite să organizați datele pe unități de afaceri utilizând Spații de lucru. Acest lucru ajută la menținerea unei structuri clare în organizațiile complexe:

Coloana Spații de lucru: Identifică Spațiul de lucru din care face parte proiectul (vizibil numai dacă există mai multe Spații de lucru).
Filtrare și grupare: Puteți filtra sau grupa lista în funcție de Spații de lucru pentru a separa vizual proiectele atribuite diferitelor zone operaționale.

Personalizați atributele proiectului

Pentru a edita atributele proiectului, faceți clic pe pictograma rotiță de lângă numele proiectului și selectați „Informații”.

Editați avatarul proiectului

În panoul lateral al setărilor proiectului, localizați avatarul proiectului
Faceți clic pe simbolul creionului din colțul avatarului proiectului pentru a deschide fereastra de selectare a fișierelor.
Căutați și selectați fișierul imagine pe care doriți să îl setați ca avatar al proiectului, apoi confirmați selecția.
Grafica selectată va apărea în secțiunea Avatar.
Modificările dvs. vor fi salvate automat.
Avatarul proiectului va fi afișat lângă numele proiectului în partea de sus a filei Setări/Informații și oriunde proiectul este vizibil în FlexiProject, cum ar fi în lista de proiecte, portofoliu și rapoarte.

Editați numele proiectului

În panoul lateral Setări proiect, faceți clic pe câmpul Nume și editați numele proiectului.
Faceți clic în afara câmpului de nume. Modificările vor fi salvate automat.

Editați descrierea proiectului

În panoul lateral al setărilor proiectului, faceți clic pe câmpul Descriere și adăugați sau editați descrierea proiectului.
Puteți personaliza stilul, adăuga atașamente și grafice la descriere.
Faceți clic în afara câmpului de descriere. Modificările vor fi salvate automat.
După salvare, va apărea o pictogramă de informare lângă numele proiectului. Dacă treceți cu degetul pe el, se va afișa descrierea proiectului.

Editați Spațiile de lucru ale proiectului

În panoul lateral al setărilor proiectului, localizați Spații de lucru câmp. Acest câmp arată alocarea curentă. Puteți muta proiectul într-un alt spațiu de lucru selectându-l din listă (cu condiția să aveți acces la spațiul de lucru țintă).

Completarea atributelor în informațiile despre proiect

Deschideți proiectul dorit.
Faceți clic pe pictograma rotiță de lângă numele proiectului și selectați Informații. Va apărea panoul de informații al proiectului, care afișează toate atributele proiectului.
Localizați atributul pe care doriți să îl completați și introduceți valoarea corespunzătoare.

Notă: Atributele de tip Funcție sunt numai pentru citire. Valorile lor sunt calculate automat pe baza formulei definite și nu pot fi editate manual.

Legătura unui atribut de programare a datei cu un element de programare

În cazul în care atributul este de tip Data și ar trebui să fie legat de un element de planificare:

În panoul de informații al proiectului, localizați atributul Data.
Selectați opțiunea Link to Programare element.
Alegeți sarcina sau etapa relevantă și specificați dacă doriți să utilizați data de început sau de sfârșit.
Salvați modificările. Atributul de programare se va actualiza acum automat pe baza elementului de programare legat.

Descrieri tooltip

Orice câmp cu o descriere afișează o pictogramă de informații; dacă treceți deasupra acesteia, se afișează tooltip-ul.

Funcționalitățile proiectului

Fiecare proiect include un calendar, elementul fundamental al planificării și executării proiectului. În afară de program, puteți utiliza diverse funcționalități în cadrul proiectului.

Tablou de bord al proiectului: Afișați un rezumat al stării proiectului, inclusiv progresul, bugetul, Riscurile, Livrabilele, Resursele și timpul de lucru.
Buget: Permite planificarea și monitorizarea costurilor proiectului, cum ar fi costurile resurselor, costurile externe și costurile indirecte.
Riscuri: Identificați și gestionați riscurile potențiale ale proiectului, cum ar fi întârzierile, problemele de calitate, modificările domeniului de aplicare sau conflictele.
Produse: Permite definirea și urmărirea produselor livrabile ale proiectului, cum ar fi documente, software, hardware sau servicii.
Resurse: Facilitarea planificării și alocării de persoane, echipamente și materiale pentru activitățile proiectului și urmărirea disponibilității și a volumului de lucru al acestora.
Timp de lucru: Înregistrează și controlează timpul pe care utilizatorii îl petrec în cadrul sarcinilor proiectului.
Scorare: Evaluați și comparați proiectele pe baza diferitelor criterii, cum ar fi rentabilitatea, riscul sau conformitatea.
Revizuiri: Planificați și efectuați evaluări periodice ale stadiului proiectului, cum ar fi revizuiri preliminare, intermediare și finale.
Carta proiectului: Creați și partajați o cartă a proiectului dumneavoastră, care să includă informații esențiale precum scopul, domeniul de aplicare, programul, bugetul, riscurile și rezultatele așteptate.
Chat: Comunicați cu participanții la proiect, schimbați mesaje, fișiere și link-uri și creați canale de discuții.

Puteți personaliza disponibilitatea acestor funcționalități în funcție de cerințele și nevoile proiectului, fie în timpul creării proiectului, fie ulterior. Nu uitați că dezactivarea unei funcții nu elimină informațiile asociate din sistem. Le puteți reactiva în orice moment. Pentru a ajusta disponibilitatea funcționalităților proiectului, urmați acești pași:

Din meniul barei de taburi, selectați Setări / Funcții. Se va deschide o fereastră în care se va afișa o listă a funcționalităților disponibile.
Bifați sau debifați căsuțele corespunzătoare pentru a activa și dezactiva funcționalitățile dorite.
Faceți clic pe butonul „Salvare”.
Selecția dvs. va ajusta lista de file (funcționalități) disponibile în proiect.

Vă rugăm să rețineți că activarea și dezactivarea funcțiilor nu șterge informațiile asociate cu acestea. De exemplu, dacă doriți să eliminați un buget din proiect, trebuie mai întâi să eliminați manual toate elementele de buget și apoi să dezactivați funcția în proiect.

Clonarea proiectului

Clonarea vă permite să creați un nou proiect pe baza unuia existent. Noul proiect va moșteni aceleași setări, funcționalități și sarcini ca și proiectul sursă. Cu toate acestea, nu va conține date individuale, cum ar fi planul proiectului, bugetul, riscurile, produsele, resursele, timpul de lucru, punctajul, revizuirile, carta proiectului sau chat-ul. Puteți clona un proiect în orice moment al execuției sale, dacă aveți nevoie să creați un proiect similar sau analog.

Deschideți proiectul pe care doriți să îl clonați
Faceți clic pe pictograma rotiță de lângă numele proiectului și selectați „Clonare”.
În fereastra care apare, introduceți un nume pentru proiectul clonat și faceți clic pe Clonare

Sistemul va crea un nou proiect bazat pe proiectul sursă și va deschide fila Programare a proiectului nou creat.

Arhivarea și restaurarea proiectului

Atunci când arhivați proiecte care au fost finalizate sau care nu sunt active în prezent, acestea devin ascunse în mod implicit în lista de proiecte, iar utilizatorii nu mai primesc notificări cu privire la acestea. Puteți vizualiza proiectele arhivate prin aplicarea filtrului „Show archived” (Afișare arhivate). Dacă este necesar, puteți, de asemenea, să restaurați un proiect arhivat.

Arhivarea proiectului

Deschideți proiectul pe care doriți să îl arhivați
Faceți clic pe pictograma rotiță de lângă numele proiectului și selectați „Arhiva”.
Opțiunea Arhiva se va schimba în opțiunea Restaurare. Sistemul va ascunde apoi proiectul în lista de proiecte și nu va mai trimite notificări utilizatorilor cu privire la acesta.
Proiectul arhivat este marcat cu o pictogramă lângă numele proiectului

Restaurarea unui proiect arhivat

Deschideți proiectul arhivat pe care doriți să îl restaurați
Faceți clic pe pictograma rotiță de lângă numele proiectului și selectați „Restaurare”.

Opțiunea Arhiva se va schimba în opțiunea Restaurare. Sistemul va afișa apoi proiectul în lista de proiecte. Notificările de proiect vor fi trimise utilizatorilor

Ștergeți proiectul

Funcția de ștergere vă permite să eliminați definitiv un proiect din sistem. Această acțiune este ireversibilă și va elimina toate elementele legate de proiect care sunt vizibile în altă parte în sistem, cum ar fi elementele de buget, cartelele de proiect, riscurile și produsele livrabile. Ar trebui să ștergeți un proiect doar atunci când sunteți sigur că nu mai este necesar.

Deschideți proiectul pe care doriți să îl ștergeți
Faceți clic pe pictograma rotiță de lângă numele proiectului și selectați „Ștergere”. Se va deschide fereastra de confirmare
Introduceți numele proiectului și faceți clic pe butonul Ștergere.
Sistemul va elimina definitiv proiectul și toate elementele aferente.