Gestione del progetto

FlexiProject è uno strumento completo per la gestione dei progetti che ti permette di definire dettagli chiave come nome, scadenze e budget. Ti permette di personalizzare il tuo approccio con funzioni adatte sia a semplici attività che a iniziative strategiche.

Ogni progetto comprende attività e Pietre miliari, che delineano gli obiettivi e le fasi del progetto. Il sistema consente di stabilire relazioni tra le attività, assegnare le risorse, registrare le ore di lavoro e monitorare i progressi. Aiuta anche a gestire i rischi del progetto e fornisce strumenti di comunicazione per la condivisione di documenti e discussioni. Inoltre, FlexiProject genera Rapporti sui progressi, sulle risorse e sui costi, utili per i manager e gli stakeholder.

Vista dell’elenco dei progetti

L’elenco principale dei progetti ti permette di organizzare i dati per unità aziendali utilizzando gli Spazi di lavoro. Questo aiuta a mantenere una struttura chiara in organizzazioni complesse:

Colonna Spazi di lavoro: Identifica lo Spazi di lavoro a cui appartiene il progetto (visibile solo se esistono più spazi di lavoro).
Filtro e raggruppamento: Puoi filtrare o raggruppare l’elenco per Spazi di lavoro per separare visivamente i progetti assegnati a diverse aree operative.

Personalizzare gli attributi del progetto

Per modificare gli attributi del progetto, clicca sull’icona a forma di ingranaggio accanto al nome del progetto e seleziona “Informazioni”.

Modifica l’avatar del progetto

Nel pannello laterale delle impostazioni del progetto, individua l’avatar del progetto.
Fare clic sul simbolo della matita nell’angolo dell’avatar del progetto per aprire la finestra di selezione dei file.
Cerca e seleziona il file immagine che vuoi impostare come avatar del progetto, quindi conferma la selezione.
La grafica selezionata apparirà nella sezione Avatar.
Le modifiche verranno salvate automaticamente.
L’avatar del progetto verrà visualizzato accanto al nome del progetto nella parte superiore della scheda Impostazioni/Informazioni e ovunque il progetto sia visibile in FlexiProject, ad esempio nell’elenco dei progetti, nel portfolio e nei report.

Modifica del nome del progetto

Nel pannello laterale delle impostazioni del progetto clicca sul campo Nome e modifica il nome del progetto.
Clicca fuori dal campo del nome. Le modifiche verranno salvate automaticamente.

Modifica della descrizione del progetto

Nel pannello laterale delle impostazioni del progetto clicca sul campo Descrizione e aggiungi o modifica la descrizione del progetto.
Puoi personalizzare lo stile, aggiungere allegati e grafici alla descrizione.
Clicca fuori dal campo della descrizione. Le modifiche verranno salvate automaticamente.
Dopo il salvataggio, accanto al nome del progetto apparirà un’icona informativa. Se ci si passa sopra, viene visualizzata la descrizione del progetto.

Modifica lo Spazi di lavoro del progetto

Nel pannello laterale delle impostazioni del progetto, individua la voce Spazi di lavoro campo. Questo campo mostra l’assegnazione corrente. Puoi spostare il progetto in un altro spazio di lavoro selezionandolo dall’elenco (a condizione che tu abbia accesso allo spazio di lavoro di destinazione).

Compilazione degli attributi nelle informazioni del progetto

Apri il progetto desiderato.
Clicca sull’icona dell’ingranaggio accanto al nome del progetto e seleziona Informazioni. Apparirà il pannello informativo del progetto, con tutti gli attributi del progetto.
Individua l’attributo che vuoi inserire e inserisci il valore appropriato.

Nota: gli attributi di tipo Funzione sono di sola lettura. I loro valori vengono calcolati automaticamente in base alla formula definita e non possono essere modificati manualmente.

Collegare un attributo di data a un elemento del Cronoprogramma

Se l’attributo è di tipo Data e deve essere collegato a un elemento del Cronoprogramma:

Nel pannello delle informazioni del progetto, individua l’attributo Data.
Seleziona l’opzione Collega a un elemento del Cronoprogramma.
Scegli l’attività o la milestone in questione e specifica se utilizzare la data di inizio o di fine.
Salva le modifiche. L’attributo si aggiornerà automaticamente in base all’elemento del Cronoprogramma collegato.

Descrizioni dei tooltip

Tutti i campi con una descrizione visualizzano un’icona informativa; passandoci sopra viene visualizzato il tooltip.

Funzionalità del progetto

Ogni progetto prevede una scaletta, elemento fondamentale della pianificazione e dell’esecuzione del progetto. Oltre alla pianificazione, è possibile utilizzare diverse funzionalità all’interno del progetto.

Dashboard del progetto: Visualizza un riepilogo dello stato del progetto, compresi i progressi, il budget, i rischi, le consegne, le risorse e il tempo di lavoro.
Budget: Consente di pianificare e monitorare i costi del progetto, come i costi delle risorse, i costi esterni e i costi indiretti.
Rischi: Identificare e gestire i potenziali rischi del progetto, come ritardi, problemi di qualità, modifiche dell’ambito o conflitti.
Prodotti: Consentono di definire e tracciare i prodotti del progetto, come documenti, software, hardware o servizi.
Risorse: Facilita la pianificazione e l’assegnazione di persone, attrezzature e materiali alle attività del progetto, monitorandone la disponibilità e il carico di lavoro.
Tempo di lavoro: Registra e controlla il tempo che gli utenti dedicano alle attività del progetto.
Punteggio: Valuta e confronta i progetti in base a vari criteri, come la redditività, il rischio o la conformità.
Revisioni: Pianifica e conduce valutazioni periodiche dello stato del progetto, come le revisioni preliminari, intermedie e finali.
Carta del progetto: create e condividete la carta del vostro progetto, includendo informazioni critiche come lo scopo, l’ambito, il calendario, il budget, i rischi e i risultati.
Chat: Comunica con i partecipanti al progetto, scambia messaggi, file e link e crea canali tematici.

È possibile personalizzare la disponibilità di queste funzionalità in base ai requisiti e alle esigenze del progetto, sia durante la creazione del progetto che in qualsiasi momento successivo. Ricordate che la disattivazione di una funzione non elimina le informazioni associate dal sistema. È possibile riattivarli in qualsiasi momento. Per regolare la disponibilità delle funzionalità del progetto, procedere come segue:

Dal menu della barra delle schede, seleziona Impostazioni / Funzioni. Si aprirà una finestra con l’elenco delle funzionalità disponibili.
Selezionare o deselezionare le caselle appropriate per attivare o disattivare le funzionalità desiderate.
Clicca sul pulsante “Salva”.
La tua selezione modificherà l’elenco delle schede (funzionalità) disponibili nel progetto.

Tieni presente che l’attivazione e la disattivazione delle funzioni non comporta la cancellazione delle informazioni ad esse associate. Ad esempio, se vuoi rimuovere un budget dal tuo progetto, devi prima rimuovere manualmente tutte le voci di budget e poi disabilitare la funzione nel progetto.

Clonare il progetto

La clonazione consente di creare un nuovo progetto basato su uno esistente. Il nuovo progetto erediterà le stesse impostazioni, funzionalità e attività del progetto di partenza. Tuttavia, non conterrà dati individuali come il piano di progetto, il budget, i rischi, i prodotti, le risorse, il tempo di lavoro, il punteggio, le revisioni, la carta del progetto o la chat. È possibile clonare un progetto in qualsiasi momento della sua esecuzione, se è necessario creare un progetto simile o analogo.

Apri il progetto che vuoi clonare
Clicca sull’icona a forma di ingranaggio accanto al nome del progetto e seleziona “Clona”.
Nella finestra che appare, inserisci un nome per il progetto clonato e clicca su Clona

Il sistema creerà un nuovo progetto basato sul progetto sorgente e aprirà la scheda Cronoprogramma del nuovo progetto creato.

Archiviare e ripristinare il progetto

Quando si archiviano i progetti completati o non più attivi, questi vengono nascosti nell’elenco dei progetti per impostazione predefinita e gli utenti non ricevono più le relative notifiche. È possibile visualizzare i progetti archiviati applicando il filtro “Mostra archiviati”. Se necessario, è anche possibile ripristinare un progetto archiviato.

Archiviazione del progetto

Apri il progetto che vuoi archiviare
Clicca sull’icona a forma di ingranaggio accanto al nome del progetto e seleziona “Archivia”.
L’opzione Archivia cambierà in un’opzione Ripristina. Il sistema nasconde il progetto nell’elenco dei progetti e smette di inviare notifiche agli utenti.
Il progetto archiviato è contrassegnato da un’icona accanto al nome del progetto.

Ripristino di un progetto archiviato

Apri il progetto archiviato che vuoi ripristinare
Clicca sull’icona a forma di ingranaggio accanto al nome del progetto e seleziona “Ripristina”.

L’opzione Archivia cambierà in un’opzione Ripristina. Il sistema mostrerà quindi il progetto nell’elenco dei progetti. Le notifiche del progetto saranno inviate agli utenti

Eliminare il progetto

La funzione Elimina consente di rimuovere definitivamente un progetto dal sistema. Questa azione è irreversibile ed eliminerà tutte le voci relative al progetto visibili altrove nel sistema, come le voci di budget, le carte di progetto, i rischi e i deliverable. Si dovrebbe eliminare un progetto solo quando si è certi che non è più necessario.

Apri il progetto che vuoi eliminare
Clicca sull’icona a forma di ingranaggio accanto al nome del progetto e seleziona “Elimina”. Si aprirà una finestra di conferma
Inserisci il nome del progetto e clicca sul pulsante Elimina.
Il sistema rimuoverà definitivamente il progetto e tutti gli elementi correlati.