Projekt kezelése
FlexiProject egy átfogó projektmenedzsment eszköz, amely lehetővé teszi a legfontosabb részletek, például a név, a határidők és a költségvetés meghatározását. Lehetővé teszi, hogy az egyszerű atividadeshoz és a stratégiai kezdeményezésekhez egyaránt alkalmas funkciókkal testre szabja a megközelítést.
Minden projekt tartalmaz feladatokat és mérföldköveket, amelyek felvázolják a projekt céljait és fázisait. A rendszer lehetővé teszi a feladatok közötti kapcsolatok létrehozását, az erőforrások kiosztását, a munkaórák naplózását és az előrehaladás nyomon követését. Segíti továbbá a projektkockázatok kezelését, és kommunikációs eszközöket biztosít a dokumentumok megosztásához és a megbeszélésekhez. A FlexiProject emellett jelentéseket készít az előrehaladásról, az erőforrásokról és a költségekről, amelyek hasznosak a vezetők és az érdekelt felek számára.
Projektlista nézet
A fő projektlista lehetővé teszi az adatok üzleti egységek szerinti rendszerezését a Munkaterületek segítségével . Ez segít az áttekinthető struktúra fenntartásában az összetett szervezetekben:
- Munkaterület oszlop: (csak akkor látható, ha több munkaterület létezik).
- Szűrés és csoportosítás: A listát munkaterületenként szűrheti vagy csoportosíthatja, hogy vizuálisan elkülönítse a különböző működési területekhez rendelt projekteket.
Projekt attribútumok testreszabása
A projekt attribútumainak szerkesztéséhez kattintson a projekt neve melletti fogaskerék ikonra, majd válassza az „Információ” lehetőséget.
Projekt avatar szerkesztése
- A projektbeállítások oldalsó panelen keresse meg a projekt avatárját.
- Kattintson a projekt avatarjának sarkában lévő ceruzaszimbólumra a fájlválasztó ablak megnyitásához.
- Keresse meg és válassza ki a projekt avatárjaként beállítandó képfájlt, majd erősítse meg a választást.
A kiválasztott grafika megjelenik az Avatár szakaszban. - A módosítások automatikusan mentésre kerülnek.
A projekt avatárja a projekt neve mellett jelenik meg a Beállítások/Információk lap tetején, valamint mindenhol, ahol a projekt látható a FlexiProjectben, például a projektlistában, a portfólióban és a jelentésekben.
Projektnév szerkesztése
- A projektbeállítások oldalsó panelen kattintson a Név mezőre, és szerkessze a projekt nevét.
- Kattintson a névmezőn kívülre. A módosítások automatikusan mentésre kerülnek.
Projekt leírás szerkesztése
- A projektbeállítások oldalsó panelen kattintson a Leírás mezőre, és adja hozzá vagy szerkessze a projekt leírását.
- Testreszabhatja a stílust, mellékleteket és grafikákat adhat a leíráshoz.
- Kattintson a leírás mezőn kívülre. A módosítások automatikusan mentésre kerülnek.
A mentés után a projekt neve mellett egy információs ikon jelenik meg. Ha ráhúzza a mutatót, megjelenik a projekt leírása.
Projekt munkaterület szerkesztése
A projektbeállítások oldalsó panelen keresse meg a Munkaterületek mező. Ez a mező az aktuális hozzárendelést mutatja. A projektet a listából kiválasztva áthelyezheti egy másik munkaterületre (feltéve, hogy hozzáférése van a cél-munkaterülethez).
Attribútumok kitöltése a projektinformációkban
-
Nyissa meg a kívánt projektet.
-
Kattintson a projekt neve melletti fogaskerék ikonra, és válassza az Információ lehetőséget. Megjelenik a projektinformációs panel, amely a projekt attribútumokat megjeleníti.
-
Keresse meg a kitölteni kívánt attribútumot, és adja meg a megfelelő értéket.
Megjegyzés: A Függvény típusú attribútumok csak olvashatóak. Értékeik automatikusan kiszámításra kerülnek a meghatározott képlet alapján, és manuálisan nem szerkeszthetők.
Dátumattribútum összekapcsolása egy ütemterv elemmel
Ha az attribútum Dátum típusú , és egy ütemterv-elemhez kell kapcsolni:
- A projekt információs panelen keresse meg a Dátum attribútumot.
- Válassza a Link to Schedule Item(Kapcsolódás az ütemtervben szereplő elemhez) lehetőséget .
- Válassza ki a megfelelő feladatot vagy mérföldkövet, és adja meg, hogy a kezdeti vagy a befejezési dátumot kívánja-e használni.
- Változások mentése. Az attribútum mostantól automatikusan frissül a kapcsolódó ütemterv elem alapján.
Projekt funkciók
Minden projekthez tartozik egy ütemterv, amely a projekttervezés és -végrehajtás alapvető eleme. Az ütemezés mellett a projekten belül különböző funkciókat is használhat.
- Projekt irányítópult: A projekt állapotának összefoglalása, beleértve az előrehaladást, a költségvetést, a kockázatokat, az eredményeket, az erőforrásokat és a munkaidőt.
- Költségvetés: Lehetővé teszi a projektköltségek, például az erőforrásköltségek, a külső költségek és a közvetett költségek tervezését és nyomon követését.
- Kockázatok: A lehetséges projektkockázatok, például késések, minőségi problémák, terjedelmi változások vagy konfliktusok azonosítása és kezelése.
- Termékek: Lehetővé teszi a projekttermékek, például dokumentumok, szoftverek, hardverek vagy szolgáltatások meghatározását és nyomon követését.
- Erőforrások: Az emberek, berendezések és anyagok projektativitásokhoz történő tervezésének és elosztásának megkönnyítése, valamint rendelkezésre állásuk és munkaterhelésük nyomon követése.
- Munkaidő: A felhasználók által a projektfeladatokra fordított idő nyilvántartása és ellenőrzése.
- Értékelés: A projektek értékelése és összehasonlítása különböző kritériumok, például a jövedelmezőség, a kockázatok vagy a megfelelőség alapján.
- Ellenőrzések: A projekt állapotának rendszeres értékelését tervezi és végzi, például előzetes, félidős és végső ellenőrzések.
- Projekt charta: Készítse el és ossza meg a projekt chartáját, beleértve az olyan kritikus információkat, mint a cél, a hatókör, az ütemezés, a költségvetés, a kockázatok és a teljesítendő eredmények.
- Chat: Kommunikáció a projekt résztvevőivel, üzenetek, fájlok és linkek cseréje, valamint témacsatornák létrehozása.
E funkciók elérhetőségét a projekt követelményeinek és igényeinek megfelelően testre szabhatja, akár a projekt létrehozásakor, akár később. Ne feledje, hogy egy funkció kikapcsolása nem távolítja el a kapcsolódó információkat a rendszerből. Bármikor újra aktiválhatja őket. A projekt funkcióinak elérhetőségének beállításához kövesse az alábbi lépéseket:
- Válassza ki a lapozósáv menüből a Beállítások / Függvények menüpontot. Megnyílik egy ablak, amely megjeleníti a rendelkezésre álló funkciók listáját.
- Jelölje be vagy vegye ki a megfelelő négyzeteket a kívánt funkciók be- és kikapcsolásához.
- Kattintson a „Mentés” gombra.
A kiválasztása módosítja a projektben elérhető lapok (funkciók) listáját.
Felhívjuk figyelmét, hogy a funkciók engedélyezése és letiltása nem törli a hozzájuk kapcsolódó információkat. Ha például el akar távolítani egy költségvetést a projektből, először manuálisan el kell távolítania az összes költségvetési tételt, majd le kell tiltania a funkciót a projektben.
A projekt klónozása
A klónozás lehetővé teszi, hogy egy meglévő projekt alapján új projektet hozzon létre. Az új projekt ugyanazokat a beállításokat, funkciókat és feladatokat örökli, mint a forrásprojekt. Mégsem tartalmaz olyan egyedi adatokat, mint a projektterv, a költségvetés, a kockázatok, a termékek, az erőforrások, a munkaidő, a pontozás, a felülvizsgálatok, a projekt charta vagy a chat. Egy projektet a végrehajtás során bármikor klónozhat, ha egy hasonló vagy analóg projektet szeretne létrehozni.
- Nyissa meg a klónozni kívánt projektet
- Kattintson a projekt neve melletti fogaskerék ikonra, és válassza a „Klónozás” lehetőséget.
- A megjelenő ablakban adjon nevet a klónozott projektnek, majd kattintson a Clone (Klónozás) gombra
A rendszer a forrásprojekt alapján új projektet hoz létre, és megnyitja az újonnan létrehozott projekt Ütemterv lapját.
A projekt archiválása és visszaállítása
Ha archiválja a befejezett vagy jelenleg nem aktív projekteket, azok alapértelmezés szerint elrejtődnek a projektlistában, és a felhasználók nem kapnak róluk értesítést. Az archivált projekteket az „Archiváltak megjelenítése” szűrő alkalmazásával tekintheti meg. Szükség esetén egy archivált projektet is visszaállíthat.
A projekt archiválása
- Nyissa meg az archiválni kívánt projektet
- Kattintson a projekt neve melletti fogaskerék ikonra, és válassza az „Archiválás” lehetőséget.
Az Archiválás opció visszaállítási opcióra változik. A rendszer ekkor elrejti a projektet a projektlistából, és nem küld róla értesítést a felhasználóknak.
Az archivált projektet a projekt neve mellett egy ikon jelzi.
Archivált projekt visszaállítása
- Nyissa meg a visszaállítani kívánt archivált projektet
- Kattintson a projekt neve melletti fogaskerék ikonra, és válassza a „Visszaállítás” lehetőséget.
Az Archiválás opció visszaállítási opcióra változik. A rendszer ekkor megjeleníti a projektet a projektlistában. A projektről értesítést kapnak a felhasználók
A projekt törlése
A Törlés funkcióval véglegesen eltávolíthat egy projektet a rendszerből. Ez a művelet visszafordíthatatlan, és megszünteti a rendszerben máshol látható összes projekthez kapcsolódó elemet, például a költségvetési tételeket, a projektterveket, a kockázatokat és a teljesítendő eredményeket. Csak akkor törölje a projektet, ha biztos benne, hogy már nincs rá szükség.
- Nyissa meg a törölni kívánt projektet
- Kattintson a projekt neve melletti fogaskerék ikonra, és válassza a „Törlés” lehetőséget. Megerősítő ablak nyílik meg
- Adja meg a projekt nevét, majd kattintson a Törlés gombra.
A rendszer véglegesen eltávolítja a projektet és az összes kapcsolódó elemet.
