Správa projektu

FlexiProject je komplexní nástroj pro správu projektů, který umožňuje definovat klíčové údaje, jako je název, termíny a Rozpočet. Umožňuje vám přizpůsobit přístup díky funkcím vhodným pro jednoduché úkoly i strategické iniciativy.

Každý projekt obsahuje úkoly a milníky, které popisují cíle a fáze projektu. Systém umožňuje vytvářet vztahy mezi úkoly, přidělovat zdroje, zaznamenávat pracovní hodiny a sledovat pokrok. Pomáhá také při řízení rizik projektu a poskytuje komunikační nástroje pro sdílení dokumentů a diskuse. FlexiProject navíc generuje zprávy o postupu, zdrojích a nákladech, které jsou užitečné pro manažery a zúčastněné strany.

Zobrazení seznamu projektů

Hlavní seznam projektů umožňuje uspořádat data podle obchodních jednotek pomocí Pracovních prostorů. To pomáhá udržovat přehlednou organizační strukturu ve složitých organizacích:

Sloupec pracovního prostoru: (viditelné pouze v případě, že existuje více Pracovních prostorů).
Filtrování a seskupování: Můžete filtrovat nebo seskupovat seznam podle Pracovních prostorů a vizuálně tak oddělit projekty přiřazené k různým provozním oblastem.

Přizpůsobení atributů projektu

Chcete-li upravit atributy projektu, klikněte na ikonu ozubeného kola vedle názvu projektu a vyberte možnost „Informace“.

Upravit avatar projektu

V postranním panelu nastavení projektu vyhledejte avatar projektu.
Kliknutím na symbol tužky v rohu avatara projektu otevřete okno pro výběr souborů.
Vyhledejte a vyberte soubor s obrázkem, který chcete nastavit jako avatar projektu, a potvrďte výběr.
Vybraná grafika se zobrazí v části Avatar.
Vaše změny se automaticky uloží.
Avatar projektu se zobrazí vedle názvu projektu v horní části karty Nastavení/Informace a všude tam, kde je projekt ve FlexiProject viditelný, například v seznamu projektů, portfoliu a přehledech.

Upravit název projektu

V postranním panelu nastavení projektu klikněte na pole Název a upravte název projektu.
Klikněte mimo pole s názvem. Změny se automaticky uloží.

Upravit popis projektu

V postranním panelu nastavení projektu klikněte na pole Popis a přidejte nebo upravte popis projektu.
Můžete si přizpůsobit styl, přidat přílohy a grafiku do popisu.
Klikněte mimo pole popisu. Změny se automaticky uloží.
Po uložení se vedle názvu projektu zobrazí informační ikona. Po najetí na něj se zobrazí popis projektu.

Upravit pracovní prostor projektu

V postranním panelu nastavení projektu vyhledejte položku Pracovní prostory pole. Toto pole zobrazuje aktuální přiřazení. Projekt můžete přesunout do jiného pracovního prostoru výběrem ze seznamu (za předpokladu, že máte přístup k cílovému pracovnímu prostoru).

Vyplňování atributů v informacích o projektu

Otevřete požadovaný projekt.
Klikněte na ikonu ozubeného kola vedle názvu projektu a vyberte možnost Informace. Zobrazí se panel informací o projektu se všemi atributy projektů.
Vyhledejte atribut, který chcete vyplnit, a zadejte příslušnou hodnotu.

Poznámka: Atributy typu Funkce jsou určeny pouze pro čtení. Jejich hodnoty se vypočítávají automaticky na základě definovaného vzorce a nelze je ručně upravovat.

Propojení atributu data s položkou harmonogramu

Pokud je atribut typu Date a má být spojen s položkou harmonogramu:

Na panelu informací o projektu vyhledejte atribut Datum.
Vyberte možnost Odkaz na položku harmonogramu.
Vyberte příslušný úkol nebo milník a zadejte, zda chcete použít datum zahájení nebo ukončení.
Uložení změn. Atribut se nyní automaticky aktualizuje na základě propojené položky harmonogramu.

Popisy tipů nástrojů

V každém poli s popisem se zobrazí informační ikona; po najetí na ni se zobrazí nápověda.

Funkce projektu

Každý projekt obsahuje harmonogram, který je základním prvkem plánování a realizace projektu. Kromě harmonogramu můžete v rámci projektu využívat různé funkce.

Řídicí panel projektu: Zobrazení přehledu o stavu projektu, včetně postupu, rozpočtu, rizik, výsledků, zdrojů a pracovní doby.
Rozpočet: Umožňuje plánovat a sledovat náklady na projekt, jako jsou náklady na zdroje, externí náklady a nepřímé náklady.
Rizika: Identifikace a řízení potenciálních rizik projektu, jako jsou zpoždění, problémy s kvalitou, změny rozsahu nebo konflikty.
Produkty: Umožňují definovat a sledovat výstupy projektu, jako jsou dokumenty, software, hardware nebo služby.
Zdroje: Usnadňuje plánování a přidělování lidí, vybavení a materiálů k projektovým úkolům a sledování jejich dostupnosti a pracovního zatížení.
Pracovní doba: Záznam a kontrola času, který uživatelé stráví na projektových úkolech.
Bodování: Hodnotí a porovnává projekty na základě různých kritérií, jako je ziskovost, rizika nebo soulad s předpisy.
Přehledy: Plánuje a provádí pravidelné hodnocení stavu projektu, například předběžné, průběžné a závěrečné přehledy.
Charta projektu: Vytvořte a sdílejte chartu projektu, včetně důležitých informací, jako je účel, rozsah, harmonogram, rozpočet, rizika a výsledky.
Chat: Komunikujte s účastníky projektu, vyměňujte si zprávy, soubory a odkazy a vytvářejte tematické kanály.

Dostupnost těchto funkcí můžete přizpůsobit požadavkům a potřebám projektu, a to buď při jeho vytváření, nebo kdykoli později. Nezapomeňte, že vypnutím funkce neodstraníte související informace ze systému. Můžete je kdykoli znovu aktivovat. Chcete-li upravit dostupnost funkcí projektu, postupujte podle následujících kroků:

V nabídce na pásu karet vyberte možnost Nastavení / Funkce. Otevře se okno se seznamem dostupných funkcí.
Zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí příslušných políček zapnete nebo vypnete požadované funkce.
Klikněte na tlačítko „Uložit“.
Váš výběr upraví seznam dostupných karet (funkcí) v projektu.

Vezměte prosím na vědomí, že povolením nebo zakázáním funkcí nedojde k odstranění informací, které jsou s nimi spojeny. Pokud [PŘÍKLAD] chcete z projektu odebrat rozpočet, musíte nejprve ručně odebrat všechny položky rozpočtu a poté tuto funkci v projektu zakázat.

Klonování projektu

Klonování umožňuje vytvořit nový projekt na základě stávajícího. Nový projekt zdědí stejná nastavení, funkce a úkoly jako zdrojový projekt. Přesto nebude obsahovat jednotlivé údaje, jako je plán projektu, rozpočet, rizika, produkty, zdroje, pracovní doba, bodové hodnocení, recenze, projektová charta nebo chat. Pokud potřebujete vytvořit podobný nebo analogický projekt, můžete jej kdykoli během jeho provádění naklonovat.

Otevřete projekt, který chcete klonovat
Klikněte na ikonu ozubeného kola vedle názvu projektu a vyberte možnost „Klonovat“.
V zobrazeném okně zadejte název klonovaného projektu a klikněte na tlačítko Klonovat

. Systém vytvoří nový projekt na základě zdrojového projektu a otevře kartu Harmonogram nově vytvořeného projektu.

Archivace a obnovení projektu

Pokud archivujete projekty, které byly dokončeny nebo nejsou v současné době aktivní, ve výchozím nastavení se v seznamu projektů skryjí a uživatelé o nich přestanou dostávat oznámení. Archivované projekty můžete zobrazit pomocí filtru „Zobrazit archivované“. V případě potřeby můžete také obnovit archivovaný projekt.

Archivace projektu

Otevřete projekt, který chcete archivovat
Klikněte na ikonu ozubeného kola vedle názvu projektu a vyberte možnost „Archivovat“.
Možnost Archivovat se změní na možnost Obnovit. Systém poté projekt skryje v seznamu projektů a přestane o něm uživatelům zasílat oznámení.
Archivovaný projekt je označen ikonou vedle názvu projektu.

Obnovení archivovaného projektu

Otevřete archivovaný projekt, který chcete obnovit
Klikněte na ikonu ozubeného kola vedle názvu projektu a vyberte možnost „Obnovit“.

Možnost Archivovat se změní na možnost Obnovit. Systém poté zobrazí projekt v seznamu projektů. Uživatelům budou zasílána oznámení o projektu

Odstranění projektu

Funkce Odstranit umožňuje trvale odstranit projekt ze systému. Tato akce je nevratná a odstraní všechny položky související s projektem, které jsou viditelné jinde v systému, jako jsou položky rozpočtu, karty projektů, rizika a výstupy. Projekt byste měli odstranit pouze tehdy, když jste si jisti, že již není potřeba.

Otevřete projekt, který chcete odstranit
Klikněte na ikonu ozubeného kola vedle názvu projektu a vyberte možnost „Odstranit“. Otevře se potvrzovací okno
Zadejte název projektu a klikněte na tlačítko Odstranit.
Systém trvale odstraní projekt a všechny související prvky.