Správa projektu

Nastavení projektu se otevírá ozubeným kolečkem vedle názvu projektu. Nabídka obsahuje Informace, Projektové role a oprávnění, Funkce, Klonovat, Vytvořit šablonu, Archivovat (po archivaci Obnovit) a Odstranit. Nabídku vidí uživatelé, kteří smějí měnit nastavení projektu, obvykle projektový vedoucí a administrátoři.

Některé položky vyžadují další oprávnění: Klonovat vyžaduje právo vytvářet projekty v pracovním prostoru, Vytvořit šablonu právo spravovat šablony projektů a Odstranit právo odstraňovat projekty v pracovním prostoru. Role a oprávnění jsou popsány v části Projektová oprávnění.

Informace o projektu

Panel Informace se otevírá z nabídky nastavení projektu. Změny se ukládají automaticky, když kliknete mimo upravované pole.

• Avatar – obrázek změníte ikonou tužky v rohu avataru. Avatar se zobrazuje vedle názvu projektu a v seznamu projektů, v portfoliích a ve zprávách.
• Název – upravuje se přímo v poli. Prázdný název nelze uložit; vrátí se předchozí hodnota.
• Popis – editor formátovaného textu, v němž můžete formátovat text a přidávat obrázky a přílohy. Po uložení se vedle názvu projektu objeví ikona informace, která po najetí myší zobrazí popis.
• Stav projektu – vyberte stav ze seznamu definovaného ve vaší organizaci.
• Pracovní prostory – viz Pracovní prostory projektu.
• Atributy projektu – hodnoty atributů, které administrátor přidal na záložce Atributy (viz Atributy projektu).

Atributy typu Funkce jsou jen pro čtení – hodnota se vypočítá ze vzorce. Atribut s popisem má vedle názvu ikonu informace s nápovědou.

Atribut typu Datum lze propojit s prvkem harmonogramu. Kliknutím na pole data otevřete okno Vyberte datum se dvěma možnostmi: Vyberte z kalendáře (ručně zadané datum) a Propojit s prvkem harmonogramu. U druhé možnosti vyberte úkol nebo milník a jeho Datum zahájení nebo Datum ukončení. Propojené datum se mění spolu s harmonogramem a pole zobrazuje ikonu řetězu s nápovědou Datum vychází z prvku harmonogramu.

Funkce projektu

Položka Funkce otevře okno Funkce projektu, v němž vyberete, které záložky jsou v projektu dostupné. Přístrojová deska a Harmonogram jsou zapnuté vždy. Další moduly jsou Rozpočet, Rizika, Produkty, Zdroje, Sledování času, Bodování, Plán, Přehledy, Charta projektu, Chat a Soubory.

Modul se v projektu objeví, pokud je zapnutý pro organizaci (v Nastavení systému) a zaškrtnutý v okně funkcí projektu. Po kliknutí na Uložit se stránka znovu načte a záložky projektu se změní.

Vypnutí modulu pouze skryje jeho záložku. Data zůstávají v projektu a vrátí se, když modul znovu zapnete.

Klonování projektu

Klonováním vznikne nový projekt na základě existujícího.

1. Otevřete projekt, který chcete klonovat.
2. Klikněte na ozubené kolečko vedle názvu projektu a zvolte Klonovat.
3. Do pole Název zadejte název nového projektu (výchozí je název zdrojového projektu s dodatkem – kopie) a vyberte Pracovní prostory.
4. Klikněte na Klonovat. Otevře se harmonogram nového projektu.

Rozsah klonování je pevně daný:

• Zkopíruje se: harmonogram se závislostmi (bez úkolů synchronizovaných z nástroje Jira), přidělení zdrojů, rozpočet (rozpočtové položky, prognózy a pravidla mapování skutečných hodnot), rizika, produkty a přílohy těchto prvků. Vlastníci prvků zůstávají stejní.
• Vynuluje se: pokrok úkolů se vrátí na nulu. Plány harmonogramu a rozpočtu se odstraní, skutečné hodnoty rozpočtu se nekopírují, rizika dostanou stav Identifikováno a komentáře k rizikům a rozpočtovým položkám se odstraní.
• Nekopíruje se: oprávnění a role (osoba, která klonuje, se stane jediným projektovým vedoucím), členství v portfoliu, integrace s nástrojem Jira, šablona bodování, stav projektu (nový projekt dostane první stav v seznamu), chat, přehledy, plány, charty projektu a sledování času.

Klonování vyžaduje právo vytvářet projekty v pracovním prostoru. Projekt lze také uložit jako vzor – viz Vytvoření šablony z existujícího projektu.

Archivace projektu

Archivace odsune dokončený nebo neaktivní projekt stranou. Archivovaný projekt zmizí z výchozího seznamu projektů a objeví se po zapnutí filtru Zobrazit archivované (viz Seznam projektů). Vedle názvu projektu se objeví ikona s nápovědou Archivováno. Projekt lze dál upravovat.

1. Otevřete projekt.
2. Klikněte na ozubené kolečko vedle názvu projektu a zvolte Archivovat.

Chcete-li projekt vrátit, otevřete archivovaný projekt a v nabídce ozubeného kolečka zvolte Obnovit. Projekt se vrátí do výchozího seznamu.

Odstranění projektu

Odstranění projektu nelze vrátit zpět. Harmonogram s historií a závislostmi, přidělení zdrojů, schválení, rozpočet, rizika, produkty, oprávnění, komentáře, upozornění a oblíbené položky se s projektem trvale odstraní. Projekt se odpojí od strategických cílů, programů a nedokončených přehledů. Dokončené přehledy si ponechají svá data. Čas zapsaný na odstraněných úkolech zůstane zaevidován.

1. Otevřete projekt.
2. Klikněte na ozubené kolečko vedle názvu projektu a zvolte Odstranit. Otevře se okno Odstranit projekt se zprávou Odstraněním projektu se odstraní všechny jeho prvky. Tato operace je nevratná. Jste si jisti, že chcete projekt odstranit?
3. Do pole Chcete-li pokračovat, zadejte název projektu. napište název projektu. Na velikosti písmen nezáleží. Při nesprávném názvu se zobrazí zpráva Nesprávný název projektu.
4. Klikněte na Odstranit.

Poznámka: odstranit můžete jen projekty, pro které máte právo odstraňovat projekty v pracovním prostoru. Bez tohoto práva může být položka Odstranit stále vidět, ale odstranění selže. Pokud má projekt jen zmizet ze seznamu, raději ho archivujte.

Pracovní prostory projektu

Projekt patří do jednoho nebo více pracovních prostorů. Při vytváření projektu vyberte alespoň jeden pracovní prostor, ve kterém smíte vytvářet projekty. Pracovní prostory později změníte v panelu Informace v poli Pracovní prostory. Přidání a odebrání pracovního prostoru jsou samostatné změny a každá vyžaduje právo měnit projekty v daném pracovním prostoru. Poslední pracovní prostor projektu nelze odebrat.

Pole Pracovní prostory je vidět jen tehdy, pokud má organizace více než jeden pracovní prostor. Po změně pracovních prostorů se atributy projektu přizpůsobí nové sadě pracovních prostorů. Pracovní prostor také určuje, kdo projekt vidí v seznamu a kdo ho může upravovat.

Pracovní prostory jsou popsány v části Pracovní prostory, oprávnění uživatelů pro jednotlivé pracovní prostory v části Uživatelé.