Projekt-Charta

Eine Projektcharta ist ein Dokument, das das Projekt beschreibt: Ziele, Umfang, Erfolgskriterien, beteiligte Personen, Termine und Budget. Sie wird aus einer Vorlage erstellt, die Abschnitte und Felder festlegt (siehe Projektcharta-Vorlagen). Die Charta finden Sie auf der Registerkarte Projektcharta des Projekts, sofern das Modul Projektcharta für Ihre Organisation eingeschaltet ist (Hauptmenü: Systemeinstellungen, Registerkarte Projektcharta, Schalter Aktiviert / Aus; das Ausschalten löscht keine Daten) und im Projekt angehakt ist (Projektmenü, Funktionalitäten; siehe Projektfunktionalitäten).

Die Chartaliste hat die Spalten Name, Akzeptanz (wenn die Organisation das Modul Akzeptanz hat), Version (der Status der Charta), Erstellt und Letzte Aktualisierung. Die neuesten Chartas stehen oben. Der Filter grenzt die Liste nach einem Wort im Feld Nach Namen filtern und nach dem Status ein.

Eine Charta hat einen dieser Status: Entwurf, In Genehmigung, Genehmigt, Noch zu verbessern oder Abgelehnt. Die Registerkarte ist für Benutzer mit der Projektberechtigung Projektcharta (Vorschau oder Verwaltung) sichtbar. Die Schaltfläche Hinzufügen und das Bearbeiten der Charta erfordern die Berechtigung Verwaltung (siehe Projektberechtigungen).

Projektcharta erstellen

1. Öffnen Sie im Projekt die Registerkarte Projektcharta.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Fenster Neue Projektcharta mit der Liste der Vorlagen wird geöffnet.
3. Wählen Sie eine Vorlage aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Geben Sie den Namen der Charta ein (standardmäßig der Name der Vorlage) und klicken Sie auf Hinzufügen.

Die Charta wird mit dem Status Entwurf erstellt und sofort geöffnet. Hat die Organisation überhaupt keine Vorlage, ist die Liste leer, und es erscheint die Meldung Keine Projektchartavorlagen im System definiert. Ein Projekt kann mehrere Chartas haben, auch aus derselben Vorlage.

Neue Fassung einer Charta

1. Öffnen Sie die Charta, auf der die neue Fassung beruhen soll.
2. Klicken Sie auf Neue Fassung.
3. Prüfen Sie den Namen und klicken Sie auf Hinzufügen.

Die neue Fassung ist eine Charta im Status Entwurf mit den aus der vorherigen übernommenen Werten. Ihre Felder folgen der aktuellen Vorlage: Werte von Feldern, die es in der Vorlage nicht mehr gibt, entfallen, und Listenauswahlen sowie Tabellenspalten, die aus der Vorlage verschwunden sind, werden entfernt. Die Schaltfläche Neue Fassung ist sichtbar, wenn die Vorlage der Charta noch existiert, einen Arbeitsbereich mit dem Projekt teilt und Sie die Berechtigung Verwaltung für Chartas haben.

Arbeitsbereiche und Chartavorlagen

Beim Erstellen einer Charta zeigt die Liste Neue Projektcharta nur Vorlagen, die einen Arbeitsbereich mit dem Projekt teilen. Eine Vorlage, die nur einem anderen Arbeitsbereich zugeordnet ist, erscheint nicht in der Liste, und eine neue Fassung einer Charta aus einer solchen Vorlage lässt sich nicht erstellen.

Chartavorlagen verwalten Benutzer mit einer Berechtigung im Arbeitsbereich (siehe Arbeitsbereiche und Chartavorlagen). Was Arbeitsbereiche sind, erfahren Sie unter Arbeitsbereiche; zum Vergeben von Berechtigungen siehe Benutzer und Berechtigungen.

Projektcharta ausfüllen

Ein Klick auf einen Chartanamen in der Liste öffnet die Charta zum Ausfüllen. Die Charta hat die Felder ihrer Vorlage: Texte, Datumsangaben, Zahlen, Listen, Tabellen, Anhänge, Links sowie Daten des Projekts, des Zeitplans, des Budgets, der Risiken und der Produkte. Eine Änderung in einem Feld wird sofort gespeichert, und die Meldung Änderungen gespeichert erscheint.

• Felder mit Projektdaten ändern das Projekt selbst: Name und Beschreibung des Projekts, Projektstatus, Projektleiter, Projektrollen, Projektattribute sowie Beginn des Projekts und Ende des Projekts (diese beiden nur in einem Projekt, das noch keine Zeitplanelemente hat). Eine Änderung in der Charta ist also eine Änderung im Projekt.
• Chartafelder (Texte, Datumsangaben, Zahlen, Listen, Tabellen, Anhänge, Links) werden in der Charta selbst gespeichert.
• Berechnete Felder aus Zeitplan, Budget, Risiken und Produkten, Diagramme sowie die Felder der Arbeitsbereiche und Portfolios sind schreibgeschützt. Ein Feld eines Moduls, das in der Organisation ausgeschaltet ist, zeigt die Meldung Das Modul ist inaktiv.
• Die Felder Ausgewählte Elemente des Zeitplans, Ausgewählte Elemente des Budgets, Ausgewählte Risiken und Ausgewählte Produkte verweisen auf die Projektelemente, die in die Charta aufgenommen werden sollen.

In Listen von Aufgaben und Meilensteinen ändern Sie die Zeilenreihenfolge per Klick auf eine Spaltenüberschrift. Die gewählte Reihenfolge bleibt im Export der Charta erhalten.

Eine Charta lässt sich nur in den Status Entwurf und Noch zu verbessern bearbeiten, und nur mit der Berechtigung Verwaltung für Chartas. Eine Charta im Status In Genehmigung, Genehmigt oder Abgelehnt ist schreibgeschützt und zeigt die Projektdaten zum Zeitpunkt der Einreichung zur Genehmigung. Neue Werte tragen Sie in einer neuen Fassung der Charta ein (siehe Projektcharta erstellen).

Eine Charta löschen

Die Schaltfläche Löschen über der Charta löscht sie nach einer Bestätigung (Die Operation zur Entfernung kann irreversibel sein. Sind Sie sicher, dass Sie weitermachen wollen?). Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Löschen können Sie eine Charta im Status Entwurf oder Noch zu verbessern. Eine gelöschte Charta verschwindet auch aus der Genehmigungsanfrage, an die sie angehängt war.

Projektcharta exportieren

1. Öffnen Sie die Charta.
2. Klicken Sie auf Export.
3. Wählen Sie bei einer Charta im Status Genehmigt oder Abgelehnt die Option Ohne Akzeptanz (nur der Inhalt der Charta) oder Mit Akzeptanz (die Charta samt Genehmigungsverlauf). Bei anderen Chartas beginnt der Export sofort.

Es öffnet sich ein neuer Browser-Tab mit der druckfertigen Charta und das Druckfenster, in dem Sie das Speichern als PDF wählen. Die Datei trägt den Namen der Charta mit Datum und Uhrzeit. Danach schließt sich der Tab von selbst, und der Ausdruck verwendet immer das helle Design.

Die Option Mit Akzeptanz fügt den aktuellen Genehmigungspfad und alle früheren hinzu: Ebenen, Namen der Genehmiger, ihre Entscheidungen mit Datum und Kommentare, einschließlich Formatierung, Links und Bildern.

Projektcharta genehmigen

Eine Charta im Status Entwurf wird von ihrem eigenen Bildschirm aus zur Genehmigung eingereicht. Die Schaltfläche steht Benutzern mit der Berechtigung Verwaltung für den Plan (Registerkarte Basisplan) und für Chartas zur Verfügung.

1. Klicken Sie auf Zur Akzeptanz senden.
2. Wählen Sie im Fenster Akzeptanz in der Liste Genehmigungspfad einen Genehmigungspfad aus. Die Liste zeigt die Pfade aus den Arbeitsbereichen des Projekts und die Option Kein Pfad (die Option kann fehlen, siehe Erforderlicher Genehmigungspfad).
3. Stellen Sie die Schalter Zeitplan und Budget ein, die festlegen, ob die Genehmigung der Charta auch den Basisplan des Zeitplans und des Budgets speichert (siehe Projektcharta genehmigen).
4. Klicken Sie auf Zur Akzeptanz senden (ohne Pfad: Basisplan genehmigen).

Folgen des Sendens:

• Die Charta erhält den Status In Genehmigung und wird schreibgeschützt. Sie zeigt den Zustand des Projekts zum Zeitpunkt des Sendens.
• Personen auf der ersten Ebene des Pfads erhalten eine Benachrichtigung in der Anwendung und, wenn ihre Benachrichtigung Akzeptanz ausstehend eingeschaltet ist, eine E-Mail. Sie erhalten für die Dauer der Genehmigung Zugriff auf das Projekt.
• Ohne Pfad wird die Charta sofort genehmigt, und der Status wechselt zu Genehmigt. Der Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen.
• Nach dem Senden wechselt die Schaltfläche zu Akzeptanz. Sie öffnet das Basisplan-Fenster auf der Registerkarte Akzeptanz, in der die Genehmiger ihre Entscheidungen treffen und der gesamte Verlauf sichtbar ist.

Nach einer Entscheidung hat die Charta den Status Genehmigt, Abgelehnt oder Noch zu verbessern. Eine Charta im Status Noch zu verbessern wird korrigiert und erneut gesendet: Wählen Sie im Basisplan-Fenster (Schaltfläche Akzeptanz) einen Pfad und klicken Sie auf Zur Akzeptanz senden. Eine Charta im Status Abgelehnt bleibt im Verlauf, und die Arbeit wird in einer neuen Fassung fortgesetzt. Das Zurückziehen einer laufenden Genehmigung (Akzeptanz widerrufen im Basisplan-Fenster) stellt den Status Entwurf wieder her.

Zum Ablauf der Genehmigung siehe Akzeptanzen, zu den Pfaden Genehmigungspfade.